6 Tips Agar Rapat Bisnis Berhasil

Di hari dan waktu sekarang ini, menjalankan bisnis tidak kurang dari sebuah tantangan. Karyawan harus menjaga operasi, keuangan, rekrutmen, kampanye pemasaran, dan banyak lagi. Pada saat yang sama, mereka harus mengalokasikan sumber daya untuk memastikan tingkat efisiensi yang optimal.

Posting Terkait: 9 Tips Terbukti untuk Manajemen Rapat yang Efektif

Seluruh manajemen harus tetap mengikuti hal-hal yang terjadi dalam bisnis. Untuk itu, Anda harus memasukkan pertemuan bisnis ke dalam jadwal rutin. Pertemuan-pertemuan ini adalah bagian tak terelakkan dari kehidupan kerja. Hal ini memungkinkan tim untuk mendiskusikan isu-isu mendesak, proyek, dan rencana secara real-time, membuka pintu untuk diskusi praktis. Mengundang pendapat yang berbeda ke meja juga dapat membantu menghasilkan ide-ide baru untuk bisnis.

Namun, pertemuan juga bisa menjadi tantangan. Terkadang, orang datang tepat waktu, namun rapat dimulai terlambat. Terkadang, agendanya tidak jelas, orang yang berbeda berdebat tentang berbagai hal, dan tuan rumah tidak bisa mengaturnya. Pertemuan seperti itu lebih merusak daripada menguntungkan bisnis. Oleh karena itu, Anda harus mempelajari beberapa aturan untuk menjalankan rapat yang efektif. Untuk membantu Anda, kami telah membuat daftar enam tips untuk melakukan pertemuan bisnis dengan sukses.

1. Atur Suasana yang Tepat

Sebagai pemilik atau manajer bisnis, Anda harus mengatur nada yang tepat untuk rapat. Terserah Anda apakah Anda ingin pertemuan itu formal atau informal. Demikian juga, putuskan apakah Anda ingin mengadakan rapat waktu nyata atau virtual. Anda harus membuat tautan untuk rapat virtual dan membagikannya dengan semua orang setidaknya sehari sebelumnya.

Demikian pula, Anda harus memesan ruang konferensi atau pertemuan dengan ruang yang cukup untuk melakukan pertemuan langsung. Either way, Anda harus menciptakan suasana saling menghormati di mana peserta dapat berbagi ide dan pendapat mereka tanpa ragu-ragu.

Selain itu, pertimbangkan untuk mengubah suasana bila memungkinkan. Sebagian besar rapat bersifat formal dan tampak seperti urusan yang membosankan bagi karyawan. Untuk mengatasinya, Anda bisa pergi ke luar ruangan untuk rapat guna meringankan suasana. Jika tidak, Anda dapat mengadakan diskusi informal setiap minggu untuk membuat sesi terlihat kurang formal dan mencapai tujuan sambil membiarkan karyawan menjadi tenang.

2. Tetapkan Agenda Rapat

Menetapkan rencana mungkin terdengar mudah, tetapi sayangnya, bukan itu masalahnya. Orang yang berbeda mengangkat topik yang berbeda, menyimpang dari tujuan pertemuan. Sangat penting untuk menetapkan agenda pertemuan. Anda dapat meringkasnya pada selebaran atau menuliskannya di papan tulis sehingga semua orang tahu mengapa mereka berkumpul. Bisa untuk mendiskusikan ide produk baru, mengidentifikasi masalah, mengatasi hambatan, atau apapun yang terjadi dalam bisnis.

Baca Juga: Bagaimana Cara Mengecek Apakah Mobil Anda Memiliki Asuransi Yang Sah Dan Bebas Pajak?

Setelah tujuan rapat jelas, buat daftar topik yang ingin Anda diskusikan. Tetapkan durasi tertentu untuk setiap mata pelajaran untuk menghindari perpanjangan pertemuan. Kirimkan jadwal pertemuan ke setiap peserta sebelumnya agar semua orang bisa bersiap. Ingat, menetapkan agenda menyediakan kompas untuk percakapan. Ini memastikan pertemuan kembali ke jalurnya setiap kali diskusi mengembara keluar jalur.

3. Perhatikan Jam

Karyawan meninggalkan tugas rutin mereka untuk berpartisipasi dalam pertemuan ini; karenanya, mereka tidak suka terus menunggu. Oleh karena itu, tetapkan waktu yang tegas untuk memulai pertemuan Anda tanpa penundaan. Daripada menunggu orang untuk bergabung, pastikan semua peserta datang lima menit lebih awal untuk mulai tepat waktu. Demikian juga, jaga kecepatan rapat di jalur dan berakhir tepat waktu daripada menyeretnya.

Selanjutnya, pilih waktu yang tepat untuk rapat. Sebagian besar hari Senin dan Jumat adalah yang tersibuk jadi hindari memetik hari ini. Waspadalah terhadap waktu yang tepat untuk mengadakan sesi tertentu. Anda selalu dapat menghubungi tim Anda untuk menemukan waktu terbaik untuk menjadwalkan rapat.

4. Arahkan Diskusi

Seringkali, diskusi pertemuan menyimpang dari topik. Satu hal mengarah ke hal lain, yang berarti peserta dapat menyimpang dari subjek. Mengarahkan percakapan ke topik atau agenda yang sesuai selama pertemuan bisnis sangat penting. Namun, pertanyaannya tetap, "bagaimana?"

Pertama, Anda dapat memilih beberapa kalimat dari catatan Anda sebagai bahan diskusi atau mengajukan pertanyaan terkait. Demikian juga, jika topiknya tampak menarik atau berharga, sarankan untuk menjadwalkan pertemuan terpisah untuk membahas gagasan tersebut lebih lanjut. Jika tidak, Anda dapat menyatakan bahwa percakapan keluar dari topik dan Anda ingin mengarahkannya kembali ke rencana. Anda mungkin ragu-ragu dalam situasi seperti itu, tetapi selalu yang terbaik adalah berbicara untuk memimpin rapat dengan sukses.

5. Buat Catatan & Sirkulasikan Menit

Tidak peduli seberapa penuh perhatian Anda dalam rapat, membuat catatan dan tetap di atas semua takeaways sangat penting. Ini bisa berupa poin diskusi, wawasan tentang proyek yang akan datang, atau pertanyaan terbuka. Memiliki petunjuk ini secara tertulis akan sangat membantu dalam mengingat sesuatu. Berdasarkan ini, Anda dapat merencanakan tugas dan mengirimkan proyek.

Sebagai tuan rumah rapat, Anda dapat menugaskan seseorang untuk tugas ini dan memastikan mereka mencatat setiap keputusan dan diskusi penting. Kemudian, bagikan notulen rapat ini agar semua orang tahu apa yang terjadi di rapat. Ini akan memastikan bahwa semua karyawan berada di halaman yang sama dan tidak ada yang salah menafsirkan apa yang dikatakan dalam rapat. Memiliki catatan terperinci juga akan meningkatkan kredibilitas, menghilangkan kemungkinan kesalahan dan kemunduran.

Baca Juga: Langkah Mudah Cara Menemukan Akun Instagram yang Langsung Follow Back

6. Akhiri dengan Rencana Aksi

Manajer sering meninggalkan daftar hal-hal yang harus diselesaikan sebelum rapat berakhir, tetapi itu bukan pendekatan yang tepat. Anda harus meninggalkan beberapa menit terakhir rapat untuk membahas langkah selanjutnya. Diskusi harus berkisar pada siapa yang bertanggung jawab atas apa. Demikian juga, berikan wawasan tentang tenggat waktu sehingga karyawan tahu bahwa mereka memiliki target yang harus dicapai.

Yang terpenting, akhiri rapat secara positif agar karyawan merasa termotivasi. Mungkin, beri tahu mereka tentang kesepakatan yang akan datang atau klien terakhir yang Anda dapatkan. Berita bahagia dan positif meningkatkan moral dan mendorong mereka untuk bekerja lebih keras menuju tujuan bisnis.

Pikiran Akhir

Mengadakan rapat secara efektif tidak lain adalah seni dan ilmu. Anda harus memastikan peserta aktif dan mengemukakan pandangan mereka. Demikian juga, menetapkan rencana adalah tugas penting lainnya. Ini membantu orang memahami apa yang diharapkan dari pertemuan tersebut. Secara keseluruhan, sesi Anda dapat berhasil jika mencapai tujuan yang diinginkan. Oleh karena itu, arahkan diskusi, sambut sudut pandang yang berbeda, dan akhiri dengan rencana aksi.