8 лучших шаблонов расписания для отслеживания времени, затрачиваемого сотрудниками

Табель рабочего времени пригодится при расчете заработной платы, учете или составлении бюджета проекта и выставлении счетов клиентам.

Расписание является одним из основных компонентов, которые способствуют бесперебойной работе любого бизнеса. Это документы, которые ведут учет рабочего времени сотрудников компании.

Учет оплачиваемого рабочего времени сотрудников – сложная задача, требующая высокой степени точности. Однако вы будете более чем удивлены, узнав, что многие компании до сих пор придерживаются устаревших способов учета рабочего времени своих сотрудников, удаленных команд и фрилансеров.

Нельзя отрицать, что вручную отслеживать время, потраченное на задачи, очень неэффективно. Вот недостатки использования бумажных табелей учета рабочего времени:

• Бумажные табели учета рабочего времени никогда не могут гарантировать точность, а неучтенные минуты помогают вам потерять большую часть дохода от ваших клиентов.
• В бумажных табелях нет возможности преобразовать время, затраченное на проекты, в показатели производительности сотрудников, и вы не получите никакого представления о том, насколько эффективны ваши сотрудники.
• Работа с табелями учета рабочего времени — крепкий орешек, поскольку со временем они начинают накапливаться. Пересматривать их — значит тратить свое драгоценное время на тривиальную задачу — просмотреть стопку бумаг.
• Введенные вручную табели занимают много времени, чтобы просмотреть их, чтобы увидеть, складываются ли расчеты. Кроме того, выставление счетов и начисление заработной платы занимает много времени.
• Традиционные методы отслеживания времени подвержены человеческим ошибкам, и вы обязательно увидите неточности в процедуре. С другой стороны, автоматизированный процесс ведения табелей повышает производительность и не оставляет места для ошибок.

Теперь, когда вы знаете, как традиционный метод табеля учета рабочего времени наносит ущерб вашему бизнесу, самое время выбрать шаблон табеля учета рабочего времени, который может точно отслеживать оплачиваемые часы ваших сотрудников и экономить ваше время и деньги.

Давайте посмотрим, почему вам следует использовать шаблон расписания вместо онлайн-инструмента отслеживания времени.

• Шаблон табеля рабочего времени может быть бесплатно загружен для всех; следовательно, это отличный выбор для малого бизнеса и фрилансеров, которые не могут использовать платные облачные инструменты отслеживания времени.
• Эти шаблоны расписаний доступны во многих форматах файлов; следовательно, вы можете использовать их на любой платформе по вашему выбору. Кроме того, вам не нужны никакие технические знания; скачайте эти шаблоны и начните их использовать прямо сейчас.
• Бесплатные шаблоны табелей учета рабочего времени на основе Excel имеют встроенные формулы, которые ускоряют расчет. Таким образом, они являются подходящим выбором для фрилансеров, чтобы суммировать оплачиваемые часы и почасовые ставки при выставлении счетов для своих клиентов.
• Фрилансеры не могут одновременно синхронизировать все программное обеспечение для отслеживания рабочего времени, используемое их разными клиентами, поскольку это может привести к путанице и неизбежно повлияет на их рабочий процесс. Следовательно, они могут выбрать любые бесплатные шаблоны табелей учета рабочего времени, чтобы отслеживать свое оплачиваемое рабочее время в конце.

В целом, бесплатный шаблон расписания идеально подходит для вас, если вы фрилансер или малый бизнес. Здесь мы рекомендуем восемь лучших шаблонов табелей учета рабочего времени, которые помогут вести учет вашего рабочего времени и обеспечить прозрачность вашей работы.

Часы

Clockify — отличный инструмент для отслеживания рабочего времени, который могут использовать корпоративные сотрудники, фрилансеры и даже компании с гибридной рабочей средой, в которых есть члены команды, работающие как на месте, так и удаленно.

Он предлагает бесплатные шаблоны расписаний для печати в различных форматах файлов, таких как Word, Excel, PDF и Google Docs. Бесплатная версия не имеет ограничений по размеру команды. Это означает, что вы можете добавить столько членов команды, сколько пожелаете, и отслеживать оплачиваемые рабочие часы и производительность сотрудников в различных проектах.

Менеджеры могут легко загрузить эти шаблоны расписаний и настроить их в соответствии с политикой своей компании. Clockify предоставляет различные варианты шаблонов расписаний:

• Ежемесячно
• Раз в полмесяца
• Еженедельно
• Раз в две недели
• Ежедневно-Почасово
• Ежедневный табель рабочего времени супервайзера
• Табель учета рабочего времени проектов: Это удобно для отслеживания расходов и продолжительности проекта, необходимых в конце для выставления счета. Шаблон проекта может легко обрабатывать несколько проектов и фиксировать время, затраченное на задачу, расходы, оплачиваемые часы и многое другое.

Вы можете бесплатно загрузить шаблон табеля учета рабочего времени Clockify с их веб-сайта в любом формате по вашему выбору.

Понедельник

Monday — это облачная рабочая ОС, которая предлагает шаблон рабочего расписания для назначения задач на еженедельные смены. Этот шаблон еженедельного планирования работы оптимизирует рабочий график ваших товарищей по команде и дает вам четкое представление о проекте.

Создание еженедельного графика работы с использованием шаблона недельного табеля учета рабочего времени в понедельник — отличный способ обеспечить плавное планирование работы в вашей организации. Кроме того, этот облачный шаблон еженедельного расписания масштабируется в зависимости от размера и отделов вашей компании. Кроме того, он достаточно гибок, чтобы адаптироваться к стандартам вашей компании, рабочему процессу, проектам и задачам. Вы можете создать недельное расписание, выполнив три простых шага:

Выберите подходящий шаблон еженедельного планирования работы из множества интуитивно понятных шаблонов, созданных для удовлетворения потребностей вашей организации. Теперь адаптируйте эти шаблоны в соответствии с политикой компании, добавив действенные задачи и расставив их по приоритетам в соответствии с потребностями проекта. Наконец, все, что осталось сделать, это распределить эти действия между членами команды. Теперь вы можете контролировать статус задач и проектов на каждом этапе.

Шаблон графика работы по сменам на неделю в понедельник позволяет выполнять следующие задачи.

Импорт и экспорт листов Excel: легко экспортируйте график работы в формат Excel для дальнейшего использования. Точно так же вы можете импортировать листы планирования работы Excel в панель управления, чтобы улучшить их функциональность.

Управление разрешениями: вы можете предоставить разрешения «только чтение» членам вашей команды, чтобы они могли просматривать назначенные им задачи. Вам не нужно беспокоиться о том, что члены команды могут изменить расписание.

Выполнение поиска. Возможности поиска и расширенные фильтры позволяют быстро просматривать сведения о сотрудниках, работающих в определенной смене. Просто введите имя сотрудника или сведения о смене, чтобы получить необходимую информацию.

Шаблон расписания на понедельник предоставляется бесплатно для команды до двух человек. Если в вашей команде больше двух человек, вы можете выбрать один из четырех премиальных планов, а именно «Базовый», «Стандартный», «Про» и «Предприятие», по цене от 24 долларов в месяц. План Enterprise настраивается в соответствии с вашими требованиями.

Расписание Office 365

Office 365 Timesheet — это простой, но продуктивный инструмент, совместимый с SharePoint 2013, SharePoint 2016 и SharePoint Online в Office 365. Этот Excel Timesheet предоставляет менеджерам простой способ в SharePoint отслеживать время, затрачиваемое членами команды на выполнение различных заданий. задачи и проекты.

Office 365 Timesheet — идеальный шаблон учета рабочего времени для малого бизнеса, контрактных сотрудников или фрилансеров. Это позволяет им отслеживать и управлять обычными и сверхурочными рабочими часами, отведенными для текущего проекта. Позже супервайзер может оценивать эти расписания и утверждать их еженедельно. Они также могут использовать этот эффективный шаблон расписания для отслеживания и сравнения эффективности и производительности отдельных членов команды, работающих над проектом.

Этот шаблон табеля учета рабочего времени на основе Excel легко настраивается и легко записывает время прихода и ухода, а также время обеденных перерывов сотрудников в каждый день недели. Точно так же менеджеры могут легко рассчитать общее количество оплачиваемых часов, автоматически разделив обычные и сверхурочные часы сотрудников.

Расписание Office 365 легко редактируется и доступно на разных платформах и устройствах. Вы можете экспортировать эти шаблоны табелей учета рабочего времени в форматы Excel, CSV и PSD. Позже они пригодятся для просмотра, анализа и создания счетов в будущем.

Шаблон расписания Office 365 хранит данные в защищенных экземплярах SharePoint. Это гарантирует, что только авторизованные пользователи могут получить конфиденциальные данные компании. Благодаря интеграции с Power BI, Office 365 Timesheet также может интегрироваться с системой базы данных вашего сотрудника и предоставлять руководству полезную информацию о производительности сотрудника.

Табель учета рабочего времени Office 365 на основе SharePoint предоставляет сотрудникам компании следующие преимущества:

•   Возможность записи вашего ежедневного оплачиваемого рабочего времени в виде черновиков
• Еженедельно отправляйте составленные табели учета рабочего времени менеджерам или администраторам
• Отредактируйте или измените черновики расписаний перед их загрузкой
• Отметьте выполненные задачи как оплачиваемые и неоплачиваемые
• Легко сообщайте о оплачиваемых и неоплачиваемых задачах

Табели учета рабочего времени Office 365 помогают не только сотрудникам, но и следующим образом:

• Просмотрите, одобрите, отклоните и прокомментируйте табели учета рабочего времени, представленные сотрудниками
• Назначьте нескольких сотрудников одному руководителю в шаблоне
• Легко добавляйте сотрудников и их руководителей в шаблон расписания
• Настройте табель учета рабочего времени в соответствии с потребностями вашей компании

Стандартная версия Office 365 Timesheet бесплатна, ее можно загрузить с веб-сайта Microsoft Templates.

ActiTIME

ActiTime — это шаблон отслеживания времени в Excel, который помогает компании применять централизованный подход к управлению временем и проектом. Это позволяет компаниям сделать процесс отслеживания времени легким и безошибочным, предоставляя способы проверки производительности сотрудника, всех активных проектов и получения других связанных сведений.

Шаблон расписания помогает улучшить рабочий процесс, назначая задачи проекта членам команды. Шаблон расписания ActiTIME можно легко интегрировать с более чем 200 приложениями, такими как Trello, Asana, JIRA, GitHub и другими.

ActiTIME предлагает своим пользователям следующие ключевые преимущества:

• Единая платформа для управления членами команды, проектами, клиентами и оплачиваемыми часами
• Предоставляйте аналитические сведения, помогающие создавать счета и счета, классифицируя оплачиваемые и неоплачиваемые задачи, почасовую ставку и т. д.
• Помощь в анализе производительности удаленных и локальных членов команды с помощью табеля учета рабочего времени.
• Достаточно гибкий, чтобы соответствовать стандартам вашей компании

Существуют различные варианты шаблонов расписаний ActiTime, и вы можете выбрать любой, который соответствует политике вашей компании. Более того, эти шаблоны доступны во многих форматах файлов и абсолютно бесплатны.

• Повседневная
• Еженедельно
• раз в две недели
• Ежемесячно

Вы можете бесплатно загрузить все вышеперечисленные шаблоны расписаний ActiTime с их веб-сайтов в трех форматах файлов: Excel, Google Sheets и PDF.

Тугл Трек

Toggl Track — это популярный шаблон табеля учета рабочего времени, который предлагает компаниям быстрый и надежный способ отслеживать время, затрачиваемое работниками на выполнение задачи. Этот табель помогает компаниям лучше управлять временем и точнее фиксировать рабочее время сотрудников. Если у вас есть сотрудники, которые работают удаленно, Toogl Track позволяет контролировать их работу.

Шаблон Toogl Track Timesheet доступен во всех популярных форматах файлов, таких как Google Docs, Google Sheet, электронные таблицы Excel, документы Word и PDF-файлы. Кроме того, они достаточно гибки, чтобы адаптироваться к любому сегменту бизнеса. Таким образом, они популярны у всех; администраторы, сотрудники, фрилансеры или рекрутеры.

Toogl Track предлагает четыре варианта шаблонов расписаний:

• Повседневная
• Еженедельно
• раз в две недели
• Ежемесячно

Это уменьшает необходимость настраивать их вручную в соответствии с графиком вашей компании.

Шаблон табеля учета рабочего времени Toogl Track предлагает следующие функции:

Простое отслеживание времени: этот шаблон расписания прост в использовании и не требует сложной настройки. Нажмите на новую строку, чтобы сделать новую запись! Вы также можете переключаться между ручным и календарным режимами.

Точная отчетность: Toogl Track также позволяет отслеживать производительность сотрудника. Кроме того, вы можете экспортировать эти расписания в форматы CSV и PDF для последующего использования.

Полная интеграция: расписание Toggl Track может легко синхронизироваться с более чем 100 приложениями. Следовательно, вся информация доступна в одном месте в хорошо организованной форме.

Автоматическое отслеживание: облачный шаблон табеля учета рабочего времени позволяет отслеживать ваши приложения для получения точных отчетов о времени.

Все шаблоны расписаний Toggl Track доступны бесплатно на их веб-сайте.

ClockIt

ClockIt — это онлайн-программное обеспечение для отслеживания времени и местоположения, которое предлагает шаблоны табелей учета рабочего времени для отслеживания и записи времени прихода и ухода ваших сотрудников. Подходит для малого и среднего бизнеса, это простой способ отслеживания посещаемости сотрудников и рабочего времени штатных сотрудников или тех, кто работает удаленно.

Эти шаблоны расписаний могут помочь руководству автоматизировать рабочий процесс, записывать посещаемость и создавать отчеты для дальнейшего анализа.

ClockIt предлагает несколько вариантов шаблона расписания, и вы можете загрузить его в виде файлов Excel или PDF или в виде Google Sheet.

• Ежемесячно
• Еженедельно
• Раз в две недели
• Ежедневный табель учета рабочего времени менеджера
• График проекта

Шаблон расписания ClockIt доступен бесплатно, и вы можете загрузить его в виде листа Excel, файла PDF или Google Sheets.

Довико

Dovico — это инструмент для отслеживания времени, который предлагает бесплатные шаблоны табелей учета рабочего времени в виде рабочего листа Excel, документа Word и Google Sheets. Эти шаблоны помогают малым предприятиям отслеживать посещаемость сотрудников, сверхурочные часы и время, затрачиваемое на выполнение каждой задачи и проекта.

Dovico предлагает следующие шаблоны расписаний для мониторинга и отслеживания времени:

• Шаблон списка дел по тайм-менеджменту
• Шаблон еженедельного расписания
• Шаблон ежедневного расписания
• Еженедельный шаблон расписания проекта с задачами (подходит для сотрудников, работающих над несколькими проектами)
• Еженедельный шаблон расписания сотрудников

Шаблоны могут отслеживать оплачиваемые часы сотрудников, сверхурочные, больничные и отпуска. Сотрудники могут подсчитать общую сумму и подписать табель учета рабочего времени перед отправкой его своим руководителям.

Все вышеперечисленные версии шаблонов табелей учета рабочего времени Dovico можно скачать бесплатно в любом формате по вашему выбору.

Хабстафф

Hubstaff — это простое программное обеспечение для отслеживания времени, которое предлагает простые шаблоны табелей учета рабочего времени, чтобы облегчить отслеживание оплачиваемых часов, не тратя на это слишком много времени. Вы можете скачать эти шаблоны табелей учета рабочего времени в виде файла PDF, листа Excel, документа Word и файлов других форматов Google. Вам нужно предоставить свои данные и продолжать добавлять часы, когда вы работаете.

Доступны следующие шаблоны табеля учета рабочего времени:

• Еженедельно
• Ежемесячно
• Раз в две недели
• Ежедневно почасово
• Табель учета рабочего времени проекта

Шаблоны табелей учета рабочего времени Hubstaff можно бесплатно загрузить с веб-сайта, и вы можете сразу начать их использовать.

Подводя итоги

Если вы хотите обеспечить точность отслеживания оплачиваемых часов членов вашей команды, вам необходимо развернуть один из упомянутых выше шаблонов табелей учета рабочего времени, который лучше всего соответствует культуре и стандартам работы вашей компании. Шаблоны табелей учета рабочего времени точно отслеживают производительность сотрудников, избавляя от необходимости управлять оплачиваемыми часами вручную, тем самым исключая риск человеческих ошибок.

Вас также могут заинтересовать лучшие трекеры посещаемости сотрудников и лучшие трекеры времени для команд или полномасштабное программное обеспечение для управления персоналом.