I migliori 8 modelli di schede attività per tenere traccia del tempo trascorso dai dipendenti

I fogli presenze sono utili nella generazione delle buste paga, nella contabilità o nella definizione del budget di un progetto e nella fatturazione ai clienti.

Il timesheet è uno dei componenti principali che contribuiscono al buon funzionamento di qualsiasi azienda. Sono documenti che mantengono un record di ore di lavoro dei dipendenti in un'azienda.

Le ore fatturabili dei dipendenti della contabilità sono un'attività complicata che richiede un alto grado di precisione. Tuttavia, sarai più che sorpreso di sapere che molte aziende si attengono ancora ai metodi obsoleti per tenere traccia delle ore pagabili dei loro dipendenti, team remoti e liberi professionisti.

Non si può negare che il monitoraggio manuale del tempo dedicato alle attività sia molto inefficiente. Ecco gli svantaggi dell'utilizzo di fogli presenze cartacei:

• Le schede attività cartacee non possono mai garantire l'accuratezza e i minuti non tracciati ti aiutano a perdere molte entrate dai tuoi clienti.
• Le schede attività cartacee non hanno modo di convertire il tempo dedicato ai progetti in metriche di produttività dei dipendenti e non hai idea di quanto fossero efficienti i tuoi dipendenti
• Gestire i fogli presenze manuali è un dado difficile da decifrare poiché iniziano ad accumularsi con il tempo. Rivisitarli significa sprecare il tuo tempo prezioso nel banale compito di sfogliare una pila di carte.
• Le schede attività manuali richiedono molto tempo per esaminarle per vedere se i calcoli si sommano. Inoltre, la generazione di fatture e buste paga richiede molto tempo.
• I metodi tradizionali di tracciamento del tempo sono soggetti a errori umani e sei obbligato a vedere imprecisioni nella procedura. D'altra parte, il processo automatizzato di gestione delle schede attività aumenta la produttività e non lascia spazio a errori.

Ora che sai in che modo il metodo tradizionale delle schede attività sta danneggiando la tua attività, è giunto il momento di scegliere un modello di scheda attività in grado di tracciare accuratamente le ore di pagamento dei tuoi dipendenti e farti risparmiare tempo e denaro.

Vediamo perché dovresti scegliere un modello di scheda attività anziché uno strumento di monitoraggio del tempo online.

• Un modello di timesheet è scaricabile gratuitamente per chiunque; quindi è una scelta eccellente per le piccole imprese e i liberi professionisti che non possono utilizzare gli strumenti di monitoraggio del tempo basati su cloud a pagamento.
• Questi modelli di schede attività sono disponibili in molti formati di file; quindi puoi usarli su qualsiasi piattaforma di tua scelta. Inoltre, non è necessaria alcuna competenza tecnica; scarica questi modelli e inizia a usarli subito.
• I modelli di fogli presenze gratuiti basati su Excel dispongono di formule integrate che velocizzano il calcolo. Quindi sono una scelta adatta per i liberi professionisti per sommare le ore pagabili e le tariffe orarie quando generano fatture per i loro clienti.
• I freelance non possono sincronizzarsi con tutto il software di monitoraggio del tempo utilizzato dai loro diversi clienti in una volta poiché potrebbe creare molta confusione ed è destinato a influenzare il loro flusso di lavoro. Pertanto, possono optare per qualsiasi modello di scheda attività gratuito per tenere traccia delle ore di lavoro pagabili alla fine.

Nel complesso, un modello di scheda attività gratuito è perfetto per te se sei un libero professionista o una piccola impresa. Qui ti consigliamo gli otto migliori modelli di schede attività che possono aiutarti a tenere traccia delle tue ore di lavoro e introdurre trasparenza nel tuo lavoro.

Orologio

Clockify è un eccellente strumento di monitoraggio del tempo per l'uso da parte di aziende, liberi professionisti e persino aziende con un ambiente di lavoro ibrido che hanno membri del team sia in loco che in remoto.

Offre modelli di fogli presenze stampabili gratuiti in diversi formati di file come Word, Excel, PDF e Google Docs. La versione gratuita non ha restrizioni sulle dimensioni della squadra. Ciò significa che puoi aggiungere tutti i membri del team che desideri e monitorare le ore di lavoro fatturabili e la produttività dei dipendenti su diversi progetti.

I manager possono facilmente scaricare questi modelli di schede attività e personalizzarli in base alla politica della loro azienda. Clockify fornisce diverse varianti dei modelli di schede attività:

• Mensile
• Semestrale
• settimanalmente
• Bisettimanale
• Giornaliero-Orario
• Scheda attività del supervisore giornaliero
• Scheda attività progetti: è utile per tenere traccia delle spese e della durata del progetto necessarie alla fine per generare il conto. Il modello di progetto può gestire facilmente diversi progetti e acquisire il tempo speso per attività, spese, ore fatturabili e altro.

Puoi scaricare gratuitamente il modello di scheda attività di Clockify dal loro sito Web in qualsiasi formato a tua scelta.

Lunedi

Monday è un sistema operativo di lavoro basato su cloud che offre un modello di pianificazione del lavoro per assegnare le attività nei turni settimanali. Questo modello di pianificazione del lavoro settimanale semplifica il programma di lavoro dei tuoi compagni di squadra e ti presenta un quadro chiaro del progetto.

La creazione del tuo programma di lavoro settimanale utilizzando il modello di foglio presenze settimanale di lunedì è un ottimo modo per eseguire la pianificazione del lavoro senza intoppi nella tua organizzazione. Inoltre, questo modello di pianificazione settimanale basato su cloud è scalabile in base alle dimensioni e ai reparti della tua azienda. Inoltre, è sufficientemente flessibile da adattarsi agli standard, al flusso di lavoro, ai progetti e alle attività della tua azienda. Puoi creare il programma settimanale in tre semplici passaggi:

Scegli un modello di pianificazione del lavoro settimanale adatto tra le tonnellate di modelli intuitivi creati per soddisfare le esigenze della tua organizzazione. Ora personalizza questi modelli in base alla politica dell'azienda aggiungendo attività attuabili e assegnando loro la priorità in base alla richiesta del progetto. Infine, tutto ciò che resta da fare è dividere questi elementi utilizzabili tra i membri del team. Ora puoi controllare lo stato delle attività e dei progetti in ogni fase.

Il modello di pianificazione del lavoro a turni settimanale di lunedì consente di eseguire le seguenti attività.

Importa ed esporta fogli excel: esporta facilmente il programma di lavoro in formato excel per un ulteriore utilizzo. Allo stesso modo, puoi importare i tuoi fogli di pianificazione del lavoro di Excel nella dashboard per migliorarne la funzionalità.

Gestisci autorizzazioni: puoi concedere autorizzazioni di "sola lettura" ai membri del tuo team in modo che possano visualizzare le attività loro assegnate. Non devi preoccuparti che i membri del team possano modificare il programma.

Esegui ricerche: le funzionalità di ricerca e i filtri avanzati consentono di visualizzare rapidamente i dettagli dei dipendenti che lavorano in un determinato turno. Basta inserire il nome dei dipendenti o i dettagli del turno per ottenere i dettagli di cui hai bisogno.

Il modello di scheda attività del lunedì è gratuito per un team composto da un massimo di due membri. Se la dimensione del tuo team è superiore a due, puoi optare per uno dei quattro piani premium, ovvero Basic, Standard, Pro ed Enterprise, a partire da $ 24 al mese. Il piano Enterprise è personalizzabile in base alle tue esigenze.

Scheda attività di Office 365

La scheda attività di Office 365 è uno strumento semplice ma produttivo compatibile con SharePoint 2013, SharePoint 2016 e SharePoint Online all'interno di Office 365. Questa scheda attività di Excel offre ai manager un modo semplice all'interno di SharePoint per tenere traccia del tempo impiegato dai membri del team per completare le diverse compiti e progetti.

Office 365 Timesheet è un modello di monitoraggio del tempo perfetto per piccole imprese, dipendenti a contratto o liberi professionisti. Consente loro di monitorare e gestire le ore di lavoro regolari e straordinarie assegnate al progetto corrente. Successivamente, il supervisore può valutare queste schede attività e approvarle settimanalmente. Possono anche utilizzare questo efficiente modello di scheda attività per monitorare e confrontare l'efficienza e la produttività dei singoli membri del team che lavorano a un progetto.

Questo modello di foglio presenze basato su Excel è altamente personalizzabile e registra facilmente l'orario di ingresso, il timeout e le pause pranzo dei dipendenti in ogni giorno della settimana. Allo stesso modo, i gestori possono calcolare facilmente le ore totali fatturabili separando automaticamente le ore regolari e straordinarie dei dipendenti.

La scheda attività di Office 365 è facilmente modificabile e accessibile su piattaforme e dispositivi diversi. Puoi esportare questi modelli di fogli presenze nei formati Excel, CSV e PSD. Questi in seguito tornano utili per la revisione, l'analisi e la generazione di fatture in futuro.

Il modello di scheda attività di Office 365 archivia i dati in istanze di SharePoint protette. Ciò garantisce che solo gli utenti autorizzati possano recuperare i dati riservati dell'azienda. Grazie all'integrazione di Power BI, Office 365 Timesheet può anche integrarsi con il sistema di database del tuo dipendente e fornire alla direzione informazioni utili sulle prestazioni del dipendente.

La scheda attività di Office 365 basata su SharePoint offre i seguenti vantaggi ai dipendenti dell'azienda:

•   Possibilità di registrare le ore di lavoro fatturabili giornaliere sotto forma di bozze
• Invia settimanalmente le schede attività redatte ai gestori o agli amministratori
• Modifica o modifica i fogli presenze in bozza prima di caricarli
• Contrassegna le attività completate come fatturabili e non fatturabili
• Segnala facilmente le attività fatturabili e non fatturabili

Non solo i dipendenti, le schede attività di Office 365 aiutano anche la gestione nei seguenti modi:

• Rivedere, approvare, rifiutare e commentare le schede attività presentate dai dipendenti
• Assegna più dipendenti a un manager nel modello
• Aggiungi facilmente i dipendenti e i loro manager nel modello del foglio presenze
• Personalizza il timesheet in base alle esigenze della tua azienda

La versione standard di Office 365 Timesheet è gratuita ed è possibile scaricarla dal sito Web dei modelli Microsoft.

ActiTIME

ActiTime è un modello di monitoraggio del tempo excel che aiuta l'azienda ad adottare l'approccio centralizzato nella gestione del tempo e del progetto. Consente alle aziende di rendere il processo di monitoraggio del tempo semplice e privo di errori, fornendo modi per rivedere le prestazioni del dipendente, tutti i progetti attivi e ottenere altre informazioni correlate.

Il modello di scheda attività ti aiuta a migliorare il flusso di lavoro assegnando le attività di un progetto ai membri del team. Il modello di scheda attività di ActiTIME può integrarsi facilmente con più di 200 app come Trello, Asana, JIRA, GitHub e altre.

ActiTIME offre ai suoi utenti i seguenti vantaggi chiave:

• Una piattaforma per gestire i membri del team, i progetti, i clienti e le ore fatturabili
• Fornisci informazioni utili per generare fatture e fatture classificando le attività fatturabili e non fatturabili, la tariffa oraria e altro ancora
• Aiuta a rivedere le prestazioni dei membri del team remoti e in loco utilizzando la scheda attività
• Abbastanza flessibile da essere conforme agli standard della tua azienda

Esistono diverse varianti dei modelli di schede attività ActiTime e puoi scegliere quelli che si adattano alla politica della tua azienda. Inoltre, questi modelli sono disponibili in molti formati di file ea costo zero.

• Quotidiano
• settimanalmente
• Bisettimanale
• Mensile

Puoi scaricare gratuitamente tutti i modelli di schede attività ActiTime sopra riportati dai loro siti Web in tre formati di file: Excel, Fogli Google e PDF.

Traccia degli strumenti

Toggl Track è un popolare modello di scheda attività che offre alle aziende un metodo rapido e affidabile per tenere traccia del tempo impiegato dai lavoratori per completare un'attività. Questa scheda attività aiuta le aziende ad adottare un modo migliore di gestione del tempo e registrare le ore lavorabili del dipendente in modo più accurato. Se hai dipendenti che lavorano in remoto, Toogl Track ti consente di monitorare il loro lavoro.

Il modello di foglio presenze Toogl Track è disponibile in tutti i formati di file più diffusi come Google Docs, Google Sheet, Excel Spreadsheets, Word Documents e PDF. Inoltre, sono sufficientemente flessibili per adattarsi a qualsiasi segmento di attività. Pertanto, sono apprezzati da tutti; amministratori, dipendenti, liberi professionisti o reclutatori.

Tooll Track offre quattro varianti di modelli di schede attività:

• Quotidiano
• settimanalmente
• Bisettimanale
• Mensile

Questi riducono la necessità di personalizzarli manualmente per rispettare la pianificazione della tua azienda.

Il modello di foglio presenze Toolgl Track offre le seguenti funzionalità:

Monitoraggio del tempo senza problemi: questo modello di scheda attività è facile da usare e non richiede una configurazione estesa. Clicca sulla nuova riga per creare una nuova voce! Puoi anche passare dalla modalità manuale a quella calendario.

Reporting accurato: Tooll Track ti consente anche di tenere traccia delle prestazioni del dipendente. Inoltre, puoi esportare questi fogli presenze nei formati CSV e PDF per un uso successivo.

Integrazione perfetta: la scheda attività Toggl Track può essere facilmente sincronizzata con più di 100 app. Quindi, tutte le informazioni sono disponibili in un unico luogo in una forma molto organizzata.

Tracciamento automatizzato: il modello di scheda attività basato su cloud ti consente di tenere traccia delle tue app per rapporti temporali accurati.

Tutti i modelli di schede attività Toggl Track sono disponibili gratuitamente sul loro sito Web.

ClockIt

ClockIt è un software di monitoraggio dell'ora e della posizione online che offre modelli di schede attività per monitorare e registrare l'ingresso e l'uscita dei dipendenti. Adatto alle piccole e medie imprese, questo è un modo semplice per tenere traccia delle presenze e degli orari di lavoro dei dipendenti interni o di quelli che lavorano in remoto.

Questi modelli di schede attività possono aiutare la direzione ad automatizzare il flusso di lavoro, registrare le presenze e generare i report per ulteriori analisi.

ClockIt offre diverse varianti del modello di foglio presenze e puoi scaricarlo come file Excel o PDF o come foglio Google.

• Mensile
• settimanalmente
• Bisettimanale
• Scheda attività giornaliera del manager
• Scheda attività del progetto

Il modello di timesheet di ClockIt è disponibile gratuitamente e puoi scaricarlo come foglio Excel, file PDF o Fogli Google.

Dovico

Dovico è uno strumento di monitoraggio del tempo che offre modelli di fogli presenze gratuiti come foglio di lavoro Excel, documento Word e Fogli Google. Questi modelli aiutano le piccole imprese a tenere traccia delle presenze dei dipendenti, delle ore di straordinario e del tempo impiegato per completare ogni attività e progetto.

Dovico offre i seguenti modelli di schede attività per monitorare e tenere traccia del tempo:

• Modello di elenco delle cose da fare per la gestione del tempo
• Modello di foglio presenze settimanale
• Modello di foglio presenze giornaliero
• Modello di scheda attività settimanale del progetto con attività (adatto per i dipendenti che lavorano su più progetti)
• Modello di foglio presenze settimanale dei dipendenti

I modelli possono tenere traccia delle ore pagabili, degli straordinari, dei congedi per malattia e delle ferie dei dipendenti. I dipendenti possono calcolare il totale e firmare la scheda attività prima di inviarla ai propri dirigenti.

Tutte le versioni precedenti dei modelli di schede attività di Dovico possono essere scaricate gratuitamente in qualsiasi formato di file a tua scelta.

Hubstaff

Hubstaff è un semplice software di monitoraggio del tempo che offre semplici modelli di schede attività per facilitare il monitoraggio delle ore pagabili senza dedicarci troppo tempo. Puoi scaricare questi modelli di fogli presenze come file PDF, fogli Excel, documenti Word e altri formati di file Google. Devi fornire i tuoi dettagli e continuare ad aggiungere le ore mentre lavori.

Sono disponibili i seguenti modelli di schede attività:

• settimanalmente
• Mensile
• Bisettimanale
• Ogni ora ogni giorno
• Scheda attività del progetto

I modelli di schede attività Hubstaff possono essere scaricati gratuitamente dal sito Web e puoi iniziare a utilizzarli immediatamente.

Riassumendo

Se vuoi infondere precisione nel tracciare le ore pagabili dei membri del tuo team, devi distribuire uno dei modelli di schede attività sopra menzionati che si adatta meglio alla cultura e agli standard di lavoro della tua azienda. I modelli di schede attività tracciano accuratamente le prestazioni dei dipendenti eliminando il fastidio di gestire manualmente le ore pagabili, escludendo così il rischio di errori umani.

Potresti anche essere interessato ai migliori tracker delle presenze dei dipendenti e ai migliori time tracker per i team o al software di gestione dei dipendenti su vasta scala.