أفضل 8 قوالب سجل الدوام لتتبع الوقت الذي يقضيه الموظفون

تكون سجلات الدوام مفيدة في إنشاء كشوف المرتبات أو المحاسبة أو إعداد الميزانية لمشروع ودفع الفواتير للعملاء.

الجدول الزمني هو أحد المكونات الأساسية التي تساهم في التشغيل السلس لأي عمل تجاري. إنها مستندات تحتفظ بسجل ساعات عمل الموظفين في الشركة.

تعد ساعات عمل المحاسبة للموظفين مهمة معقدة تتطلب درجة عالية من الدقة. ومع ذلك ، ستندهش أكثر من معرفة أن العديد من الشركات لا تزال ملتزمة بالطرق القديمة لتتبع ساعات الدفع لموظفيها والفرق البعيدة والعاملين المستقلين.

ليس هناك من ينكر أن التتبع اليدوي للوقت الذي يقضيه في المهام غير فعال للغاية. فيما يلي سلبيات استخدام الجداول الزمنية الورقية:

• لا يمكن للجداول الزمنية الورقية أن تضمن الدقة أبدًا ، كما أن الدقائق التي لم يتم تتبعها تساعدك على خسارة الكثير من العائدات من عملائك.
• لا تملك الجداول الزمنية الورقية أي وسيلة لتحويل الوقت الذي يقضيه في المشاريع إلى مقاييس إنتاجية الموظف ، ولا تحصل على أي فكرة عن مدى كفاءة موظفيك
• يعد التعامل مع الجداول الزمنية اليدوية من الصعب كسرها لأنها تبدأ في التراكم مع مرور الوقت. إعادة النظر فيها يعني إضاعة وقتك الثمين في المهمة التافهة المتمثلة في المرور عبر كومة من الأوراق.
• تستغرق الجداول الزمنية اليدوية الكثير من الوقت لمراجعتها لمعرفة ما إذا كانت الحسابات تضيف شيئًا. إلى جانب ذلك ، يستغرق إنشاء الفواتير وكشوف المرتبات الكثير من الوقت.
• الطرق التقليدية لتتبع الوقت عرضة للخطأ البشري ، ولا بد أن ترى أخطاء في الإجراء. من ناحية أخرى ، تزيد العملية الآلية للحفاظ على الجداول الزمنية من الإنتاجية ولا تترك مجالًا للخطأ.

الآن بعد أن عرفت كيف تضر الطريقة التقليدية للجداول الزمنية بعملك ، فقد حان الوقت لاختيار نموذج جدول زمني يمكنه تتبع ساعات الدفع لموظفيك بدقة ويوفر لك الوقت والمال.

دعنا نرى لماذا يجب عليك اختيار قالب الجدول الزمني بدلاً من أداة تتبع الوقت عبر الإنترنت.

• يمكن تنزيل قالب الجدول الزمني مجانًا لأي شخص ؛ ومن ثم فهو خيار ممتاز للشركات الصغيرة وأصحاب الأعمال الحرة الذين لا يمكنهم استخدام أدوات تتبع الوقت المستندة إلى السحابة المدفوعة.
• تتوفر قوالب الجدول الزمني هذه في العديد من تنسيقات الملفات ؛ ومن ثم يمكنك استخدامها على أي منصة من اختيارك. الى جانب ذلك ، لا تحتاج إلى أي خبرة فنية. قم بتنزيل هذه القوالب وابدأ في استخدامها على الفور.
• تحتوي قوالب الجدول الزمني المجانية المستندة إلى Excel على صيغ مضمنة تعمل على تسريع الحساب. لذلك فهي خيار مناسب للعاملين لحسابهم الخاص لإضافة الساعات المستحقة الدفع وأسعار الساعة عند إنشاء فواتير لعملائهم.
• لا يمكن للمترجمين المستقلين المزامنة طوال الوقت في برامج التتبع التي يستخدمها عملاؤهم المختلفون في وقت واحد لأنه قد يؤدي إلى الكثير من الارتباك ولا بد أن يؤثر على سير عملهم. وبالتالي ، يمكنهم اختيار أي قوالب جداول زمنية مجانية لتتبع ساعات العمل المستحقة الدفع في نهايتها.

بشكل عام ، يعد قالب الجدول الزمني المجاني مثاليًا لك إذا كنت تعمل بالقطعة أو تعمل في مجال الأعمال الصغيرة. هنا ، نوصي بأفضل ثمانية قوالب جداول زمنية يمكن أن تساعد في الاحتفاظ بسجل لساعات عملك وإدخال الشفافية في عملك.

كلوكيفي

Clockify هي أداة ممتازة لتتبع الوقت للاستخدام من قبل الشركات والمستقلين وحتى الشركات التي لديها بيئة عمل مختلطة تضم أعضاء فريق عمل في الموقع وعن بعد.

يوفر قوالب جداول زمنية قابلة للطباعة مجانًا بتنسيقات ملفات مختلفة مثل Word و Excel و PDF و Google Docs. النسخة المجانية ليس لها قيود على حجم الفريق. هذا يعني أنك تضيف العديد من أعضاء الفريق كما يحلو لك وتتبع ساعات عمل الموظفين القابلة للفوترة والإنتاجية في مشاريع مختلفة.

يمكن للمديرين تنزيل قوالب الجدول الزمني هذه بسهولة وتخصيصها وفقًا لسياسة الشركة. يوفر Clockify أشكالاً مختلفة من قوالب الجدول الزمني:

• شهريا
• نصف شهري
• أسبوعي
• نصف أسبوعي
• يوميا كل ساعة
• الجدول الزمني للمشرف اليومي
• الجدول الزمني للمشاريع: هذا مفيد لتتبع نفقات المشروع والمدة اللازمة في النهاية لإنشاء الفاتورة. يمكن لقالب المشروع التعامل بسهولة مع العديد من المشاريع والتقاط الوقت المستغرق لكل مهمة ، والنفقات ، والساعات القابلة للفوترة ، والمزيد.

يمكنك تنزيل قالب الجدول الزمني Clockify مجانًا من موقعه على الويب بأي تنسيق تختاره.

الاثنين

يوم الإثنين هو نظام تشغيل عمل مستند إلى مجموعة النظراء يوفر قالب جدول عمل لتعيين المهام في الورديات الأسبوعية. يعمل قالب جدولة العمل الأسبوعي هذا على تبسيط جدول عمل زملائك في الفريق ويقدم لك صورة واضحة عن المشروع.

يعد إنشاء جدول العمل الأسبوعي باستخدام قالب الجدول الزمني الأسبوعي ليوم الاثنين طريقة رائعة لتنفيذ جدولة العمل السلس في مؤسستك. إلى جانب ذلك ، فإن قالب الجدولة الأسبوعية المستند إلى السحابة قابل للتطوير وفقًا لحجم شركتك وأقسامها. علاوة على ذلك ، فهي مرنة بما يكفي للتكيف مع معايير شركتك وسير العمل والمشاريع والمهام. يمكنك إنشاء الجدول الأسبوعي في ثلاث خطوات بسيطة:

اختر قالبًا أسبوعيًا مناسبًا لجدولة العمل من بين العديد من القوالب البديهية المصممة لتلبية احتياجات مؤسستك. الآن قم بتخصيص هذه القوالب وفقًا لسياسة الشركة من خلال إضافة مهام قابلة للتنفيذ وتحديد أولوياتها وفقًا لطلب المشروع. أخيرًا ، كل ما تبقى هو تقسيم هذه العناصر القابلة للتنفيذ بين أعضاء الفريق. يمكنك الآن الإشراف على حالة المهام والمشاريع في كل مرحلة.

يسمح لك قالب جدول العمل الأسبوعي ليوم الاثنين بأداء المهام التالية.

استيراد أوراق Excel وتصديرها: قم بتصدير جدول العمل بسهولة إلى تنسيق Excel لمزيد من الاستخدام. وبالمثل ، يمكنك استيراد أوراق جدولة عمل Excel إلى لوحة القيادة لتحسين وظائفها.

إدارة الأذونات: يمكنك منح أذونات "للقراءة فقط" لأعضاء فريقك حتى يتمكنوا من عرض المهام المعينة لهم. لا داعي للقلق من أن أعضاء الفريق يمكنهم تغيير الجدول.

إجراء عمليات البحث: تتيح لك إمكانيات البحث والمرشحات المتقدمة إمكانية الاطلاع بسرعة على تفاصيل الموظفين العاملين في وردية معينة. ما عليك سوى إدخال اسم الموظفين أو تغيير التفاصيل للحصول على التفاصيل التي تحتاجها.

قالب الجدول الزمني يوم الإثنين مجاني لفريق يصل إلى عضوين. إذا كان حجم فريقك أكثر من اثنين ، فيمكنك اختيار واحدة من الخطط الأربع المتميزة ، وهي Basic و Standard و Pro و Enterprise ، بدءًا من 24 دولارًا في الشهر. خطة المؤسسة قابلة للتخصيص وفقًا لمتطلباتك.

سجل الدوام في Office 365

Office 365 Timesheet عبارة عن أداة بسيطة ولكنها منتجة ومتوافقة مع SharePoint 2013 و SharePoint 2016 و SharePoint Online داخل Office 365. يوفر جدول Excel هذا للمديرين طريقة بسيطة داخل SharePoint لتتبع الوقت الذي يقضيه أعضاء الفريق في إكمال مختلف المهام والمشاريع.

يعد Office 365 Timesheet قالبًا مثاليًا لتتبع الوقت للشركات الصغيرة أو الموظفين المتعاقدين أو العاملين لحسابهم الخاص. يسمح لهم بتتبع وإدارة ساعات العمل العادية وساعات العمل الإضافي الممنوحة للمشروع الحالي. في وقت لاحق ، يمكن للمشرف تقييم هذه الجداول الزمنية والموافقة عليها أسبوعيا. يمكنهم أيضًا استخدام قالب الجدول الزمني الفعال هذا لتتبع ومقارنة كفاءة وإنتاجية أعضاء الفريق الفرديين العاملين في المشروع.

قالب الجدول الزمني المستند إلى Excel قابل للتخصيص بدرجة كبيرة ويسجل بسهولة الوقت المستغرق ، والوقت المستقطع ، ووقت استراحات الغداء للموظفين في كل يوم من أيام الأسبوع. وبالمثل ، يمكن للمديرين بسهولة حساب إجمالي الساعات القابلة للفوترة عن طريق الفصل التلقائي بين ساعات العمل العادية وساعات العمل الإضافي للموظفين.

Office 365 Timesheet قابل للتحرير بسهولة ويمكن الوصول إليه على أنظمة أساسية وأجهزة مختلفة. يمكنك تصدير قوالب الجدول الزمني هذه بتنسيقات Excel و CSV و PSD. تأتي هذه لاحقًا في متناول يدي لمراجعة وتحليل وإنشاء الفواتير في المستقبل.

يخزن قالب الجدول الزمني لـ Office 365 البيانات في مثيلات SharePoint المحمية. يضمن ذلك أن المستخدمين المصرح لهم فقط هم من يمكنهم استرداد البيانات السرية للشركة. بفضل تكامل Power BI ، يمكن أيضًا أن يتكامل Office 365 Timesheet مع نظام قاعدة بيانات الموظف ويوفر رؤى قابلة للتنفيذ حول أداء الموظف للإدارة.

يوفر Office 365 Timesheet المستند إلى SharePoint المزايا التالية لموظفي الشركة:

•   القدرة على تسجيل ساعات عملك اليومية المدفوعة في شكل مسودات
• قم بتقديم مسودات الجداول الزمنية أسبوعيًا إلى المديرين أو المسؤولين
• قم بتحرير أو تعديل الجداول الزمنية التي تمت صياغتها قبل تحميلها
• قم بتمييز المهام المكتملة على أنها قابلة للفوترة وغير قابلة للفوترة
• قم بالإبلاغ بسهولة عن المهام القابلة للفوترة وغير القابلة للفوترة

ليس فقط الموظفين ، تساعد جداول Office 365 Times أيضًا الإدارة بالطرق التالية:

• مراجعة واعتماد ورفض والتعليق على الجداول الزمنية المقدمة من قبل الموظفين
• قم بتعيين عدة موظفين لمدير واحد في القالب
• أضف الموظفين ومديريهم بسهولة في قالب الجدول الزمني
• قم بتخصيص الجدول الزمني وفقًا لاحتياجات شركتك

الإصدار القياسي من Office 365 Timesheet مجاني ، ويمكنك تنزيله من موقع قوالب Microsoft على الويب.

أكتي تايم

ActiTime هو نموذج تتبع وقت Excel يساعد الشركة على تبني النهج المركزي في إدارة الوقت والمشروع. إنه يمكّن الشركات من جعل عملية تتبع الوقت سهلة وخالية من الأخطاء من خلال توفير طرق لمراجعة أداء الموظف ، وجميع المشاريع النشطة ، والحصول على رؤى أخرى ذات صلة.

يساعدك قالب الجدول الزمني على تحسين سير العمل عن طريق تعيين مهام المشروع لأعضاء الفريق. يمكن أن يتكامل قالب الجدول الزمني الخاص بـ ActiTIME بسهولة مع أكثر من 200 تطبيق مثل Trello و Asana و JIRA و GitHub والمزيد.

تقدم ActiTIME المزايا الرئيسية التالية لمستخدميها:

• منصة واحدة لإدارة أعضاء الفريق والمشاريع والعملاء والساعات المدفوعة
• تقديم رؤى للمساعدة في إنشاء الفواتير عن طريق تصنيف المهام القابلة للفوترة وغير القابلة للفوترة ، والأجر بالساعة ، والمزيد
• المساعدة في مراجعة أداء أعضاء الفريق عن بعد وفي الموقع باستخدام الجدول الزمني
• مرنة بما يكفي لتبسيط معايير شركتك

هناك أنواع مختلفة من قوالب الجدول الزمني لـ ActiTime ، ويمكنك اختيار أي منها يناسب سياسة شركتك. علاوة على ذلك ، تتوفر هذه القوالب في العديد من تنسيقات الملفات وبدون تكلفة.

• اليومي
• أسبوعي
• كل أسبوعين
• شهريا

يمكنك تنزيل جميع قوالب جداول أوقات ActiTime المذكورة أعلاه مجانًا من مواقع الويب الخاصة بهم بثلاثة تنسيقات ملفات - Excel و Google Sheets و PDF.

توجل تراك

Toggl Track هو قالب جدول زمني شائع يوفر للشركات طريقة سريعة وموثوقة لتتبع الوقت الذي يقضيه العمال في إكمال مهمة ما. يساعد الجدول الزمني هذا الشركات على تبني طريقة أفضل لإدارة الوقت وتسجيل ساعات عمل الموظف بشكل أكثر دقة. إذا كان لديك موظفون يعملون عن بعد ، فإن Toogl Track يمكّنك من مراقبة عملهم.

يتوفر Toogl Track Timesheet Template بجميع تنسيقات الملفات الشائعة مثل محرّر مستندات Google و Google Sheet و Excel Spreadsheets و Word Documents و PDFs. إلى جانب ذلك ، فهي مرنة بما يكفي للتكيف مع أي قطاع أعمال. وبالتالي ، فهي تحظى بشعبية لدى الجميع ؛ المشرفون أو الموظفون أو المستقلون أو المجندون.

يقدم Toogl Track أربعة أنواع مختلفة من قوالب الجدول الزمني:

• اليومي
• أسبوعي
• كل أسبوعين
• شهريا

يقلل ذلك من الحاجة إلى تخصيصها يدويًا لتتوافق مع الجدول الزمني لشركتك.

يقدم قالب الجدول الزمني Toogl Track الميزات التالية:

تتبع الوقت الخالي من المتاعب: قالب الجدول الزمني هذا سهل الاستخدام ولا يتطلب تكوينًا شاملاً. انقر على السطر الجديد لعمل إدخال جديد! يمكنك أيضًا التبديل بين الوضعين اليدوي والتقويم.

إعداد التقارير الدقيقة: يمكّنك Toogl Track أيضًا من تتبع أداء الموظف. إلى جانب ذلك ، يمكنك تصدير هذه الجداول الزمنية إلى تنسيقات CSV و PDF لاستخدامها لاحقًا.

تكامل سلس: يمكن مزامنة الجدول الزمني Toggl Track بسهولة مع أكثر من 100 تطبيق. ومن ثم ، فإن جميع المعلومات متوفرة في مكان واحد بشكل منظم للغاية.

التتبع الآلي: يمكّنك قالب الجدول الزمني المستند إلى السحابة من تتبع تطبيقاتك لإعداد تقارير دقيقة عن الوقت.

جميع قوالب جدول وقت Toggl Track متاحة مجانًا على موقع الويب الخاص بهم.

كلوكيت

ClockIt هو برنامج لتتبع الوقت والموقع عبر الإنترنت يوفر قوالب جداول زمنية لمراقبة وتسجيل ساعات عمل موظفيك وانتهائهم. مناسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة ، هذه طريقة بسيطة لتتبع حضور الموظفين وساعات عمل الموظفين داخل الشركة أو أولئك الذين يعملون عن بُعد.

يمكن أن تساعد قوالب الجدول الزمني هذه الإدارة في أتمتة سير العمل وتسجيل الحضور وإنشاء التقارير لمزيد من التحليل.

يوفر ClockIt العديد من المتغيرات لقالب الجدول الزمني ، ويمكنك تنزيله كملفات Excel أو PDF أو كجدول Google.

• شهريا
• أسبوعي
• نصف أسبوعي
• الجدول الزمني للمدير اليومي
• الجدول الزمني للمشروع

يتوفر قالب الجدول الزمني الخاص بـ ClockIt مجانًا ، ويمكنك تنزيله على هيئة ورقة Excel أو ملف PDF أو جداول بيانات Google.

دوفيكو

Dovico هي أداة لتتبع الوقت تقدم قوالب جداول زمنية مجانية مثل ورقة عمل Excel ، ومستند Word ، وجداول بيانات Google. تساعد هذه القوالب الشركات الصغيرة على تتبع حضور الموظفين ، وساعات العمل الإضافي ، والوقت الذي يقضيه في إكمال كل مهمة ومشروع.

تقدم Dovico قوالب الجدول الزمني التالية لمراقبة الوقت وتتبعه:

• قالب قائمة مهام إدارة الوقت
• قالب سجل الدوام الأسبوعي
• قالب الجدول الزمني اليومي
• قالب الجدول الزمني للمشروع الأسبوعي مع المهام (مناسب للموظفين الذين يعملون في مشاريع متعددة)
• قالب سجل دوام الموظف الأسبوعي

يمكن للقوالب تتبع ساعات الدفع للموظفين والعمل الإضافي والإجازات المرضية والإجازات. يمكن للموظفين حساب الإجمالي والتوقيع على الجدول الزمني قبل إرساله إلى مديريهم.

يمكن تنزيل جميع الإصدارات المذكورة أعلاه من قوالب الجدول الزمني لدوفيكو مجانًا بأي تنسيق ملف من اختيارك.

هوبستاف

Hubstaff هو برنامج تتبع الوقت المباشر الذي يوفر قوالب جداول زمنية بسيطة لتسهيل تتبع الساعات المستحقة الدفع دون قضاء الكثير من الوقت عليها. يمكنك تنزيل قوالب الجدول الزمني هذه كملف PDF ، ورقة Excel ، مستند Word وتنسيقات ملفات Google الأخرى. تحتاج إلى تقديم التفاصيل الخاصة بك والاستمرار في إضافة الساعات أثناء عملك.

تتوفر قوالب الجدول الزمني التالية:

• أسبوعي
• شهريا
• كل أسبوعين
• يوميا كل ساعة
• الجدول الزمني للمشروع

يمكن تنزيل قوالب جداول زمنية Hubstaff من موقع الويب مجانًا ، ويمكنك البدء في استخدامها على الفور.

تلخيص لما سبق

إذا كنت ترغب في غرس الدقة في تتبع الساعات المستحقة الدفع لأعضاء فريقك ، فأنت بحاجة إلى نشر أحد قوالب الجدول الزمني المذكورة أعلاه والتي تناسب ثقافة ومعايير عمل شركتك. تعمل قوالب سجل الدوام على تتبع أداء الموظفين بدقة مما يقلل من متاعب إدارة الساعات المستحقة الدفع يدويًا وبالتالي استبعاد مخاطر الأخطاء البشرية.

قد تكون مهتمًا أيضًا بأفضل أدوات تتبع حضور الموظفين وأفضل أدوات تتبع الوقت للفرق أو برامج إدارة الموظفين على نطاق واسع.