Estratégia de boletim informativo: seu guia de 7 dias para criar um boletim informativo por e-mail

Começar é a parte mais difícil da criação de newsletters. Como você planeja quando enviará — e o que você deve escrever? Como deve ser e como você pode tornar um boletim informativo da empresa interessante?

Esteja você segmentando consumidores (B2C) ou empresas (B2B), existem certas práticas recomendadas de newsletter que você deve seguir para envolver seu público e aumentar as conversões. Este guia de sete dias o guiará pelo processo de criação de um boletim informativo, desde a elaboração de seu conteúdo até o envio para o mundo.

Como todo diretor de marketing e estrategista de conteúdo sabe, planejar um calendário editorial e criar espaço para revisões e contratempos salvará sua sanidade – e melhorará seu desempenho geral.

Aqui está o seu guia para criar seu boletim informativo por e-mail:

Primeiro dia: crie alguma estrutura

Para evitar se sentir sobrecarregado com a tarefa, Zoe Bjornson – ex-líder de marketing do About.Me e atual produtor do Bynd.com – diz que seu processo deve sempre começar com um pouco de planejamento de calendário.

Bjornson explica que seu calendário não deve apenas descrever sobre o que você vai escrever e quando vai enviá-lo, mas também as outras partes do seu processo: não se deparam apenas com um grande prazo, mas com vários prazos menores”, explica ela.

Você pode criar seu plano no Outlook, Evernote ou em qualquer outra plataforma que o ajude a manter o foco. Certifique-se de usar seu plano para criar tempo em sua agenda de trabalho todos os dias para criar o boletim informativo.

Aqui é onde a gestão do tempo se torna essencial. Bjornson enfatiza a importância de dar a cada parte do boletim informativo espaço para se transformar e mudar ao longo da semana - do design às linhas de assunto. “ Planeje seu calendário para otimizar cada etapa do processo ”, acrescenta ela.

Se você seguir a estrutura apresentada neste post, terá um mini-prazo por dia durante sete dias.

Enquanto você está em um estado de espírito de planejamento, você também pode criar sua estrutura de boletim informativo. Se você já tem uma estratégia de conteúdo de newsletter, isso lhe dará uma estrutura gerenciável. Por exemplo, sua estratégia de conteúdo pode se parecer com uma destas:

• Duas postagens de blog recentes, um perfil de cliente e um link externo para uma ferramenta online útil.
• Uma dica de produto, uma atualização do setor e um item sazonal.
• Três dicas de usuário (com links para mais detalhes), duas postagens recentes no blog e um perfil de um produto novo ou futuro.
• Uma dica de produto, uma postagem no blog e um conteúdo útil de terceiros.

Você pode ver que criar uma estratégia de conteúdo torna o trabalho muito menos assustador. A estrutura pode ser flexível, permitindo espaço para anúncios de novos produtos e outros itens essenciais.

Esteja você usando uma estrutura estabelecida ou começando do zero, seu primeiro passo será fazer uma lista de tópicos. Tenha em mente que o objetivo do seu boletim informativo não é compartilhar atualizações sobre sua empresa – o objetivo é servir seus leitores. Tente fornecer algo único e útil para eles em cada e-mail que você enviar.

Aqui estão algumas ideias de conteúdo de newsletter da empresa que os leitores vão adorar:

• Notícias do setor que afetam seus empregos ou vidas.
• Tendências de tópicos ou eventos.
• Histórias sobre como outros clientes usam seus produtos para melhorar suas vidas.
• Previsões de especialistas.
• Dicas rápidas para tornar a vida deles mais fácil/melhor.
• Respostas para perguntas frequentes.
• Histórias curtas e divertidas.
• Links para ferramentas online.
• Conteúdo gerado pelo usuário (peça que seus usuários compartilhem fotos e histórias).

Aqui estão algumas ideias de conteúdo de boletins informativos para funcionários para boletins internos:

• Próximos eventos e feriados.
• Atualizações sobre seus 401K e outros planos de benefícios.
• Histórias sobre como sua empresa está melhorando a vida dos clientes.
• Anedotas pouco conhecidas sobre a história da empresa.
• Vagas internas e como se candidatar.

O importante é manter seu público-alvo em mente e escrever conteúdos que eles ficarão emocionados em receber.

Depois de ter uma lista de tópicos, numere-os em ordem de importância. Muitas pessoas não vão ler além do primeiro item, então coloque seu conteúdo mais importante no topo. Apenas seus fãs mais obstinados vão ler até o final (como talvez sua mãe), então não enterre nada vital lá.

Três ou quatro tópicos são suficientes para a maioria dos boletins, mas você pode usar quantos ou quantos quiser. Experimente e veja o que parece certo.

Dica profissional: muitos provedores de serviços de e-mail, como Constant Contact e Mailchimp, permitem rastrear em quais links as pessoas clicam em suas mensagens. Observe o que é popular e onde seus links aparecem em cada boletim informativo. Por exemplo, se ninguém clicar nos links que aparecem após o quarto parágrafo, você pode enviar mensagens mais curtas.

Dia dois: Escreva o conteúdo

Agora que você mapeou sobre o que escreverá, estará pronto para mergulhar na tarefa no segundo dia.

É importante criar um espaço tranquilo e livre de distrações para colocar a caneta no papel. Ou, se você não for o ferreiro das palavras, dê orientação ao escritor sobre a voz e a missão do seu boletim informativo. Independentemente de como você faz isso, Bjornson aconselha você a digitar livremente, sabendo que não vai apertar o botão enviar imediatamente. Ela diz: “Dar a si mesmo um pouco de liberdade – espero que na forma de um calendário bem projetado – lhe dará mais espaço para escrever e cometer erros. O mais importante é divulgar seu conteúdo. Então você pode se concentrar em refinar e ajustar.”

Kimberly Devitt, gerente de marketing da Corkcicle, também sugere ficar confortável e deixar fluir. “A criatividade vem em ondas. Portanto, certifique-se de estar no espaço certo antes de começar a escrever. Descobri que, ao arrumar minha mesa, não estou apenas limpando meu espaço físico, mas também estou liberando minha mente da desordem”, ela compartilha.

Como regra geral, Bjornson sugere criar seu conteúdo separado de onde você o distribuirá – principalmente porque erros tecnológicos e humanos podem acontecer. Isso significa rabiscar no Google Docs e apenas copiar/colar no HubSpot ou em outro aplicativo de e-mail (a menos que você tenha uma integração perfeita) quando estiver pronto para começar.

Se você tiver bloqueio de escritor, divida a escrita em pequenos pedaços. Em vez de encarar um artigo inteiro, pense em criar o próximo item que você precisa – um esboço, uma introdução, um parágrafo. Prometa a si mesmo a recompensa de uma pequena pausa depois de terminar esse item e, em seguida, aborde o próximo.

Algumas pessoas têm o problema oposto – elas escrevem muito, muito livremente. É melhor mantê-lo simples, curto e doce. Uma parede de texto não é muito convidativa para o leitor. Você quer dar a eles pedaços curtos, divididos com imagens, texto maior e listas ou gráficos.

Por exemplo, muitos boletins informativos dão a cada tópico apenas um título digno de um tablóide, uma foto e uma ou duas frases de texto teaser. Em seguida, eles terminam com um link para o blog da empresa. Essa é uma ótima maneira de manter seu boletim legível. Também é uma jogada inteligente se você fizer qualquer publicidade de remarketing para os visitantes do seu site.

Pergunte a si mesmo se você pode transmitir algumas das informações que gostaria de cobrir com uma imagem ou foto com uma legenda. Se você quiser compartilhar uma estatística rápida ou um fato divertido, use o Canva ou os recursos de design integrados do seu aplicativo de boletim informativo para criar um gráfico.

Dica profissional: se você adicionou conteúdo consistentemente ao seu blog durante todo o mês, você tem conteúdo pré-escrito pronto para uso. Pegue o título, a imagem de destaque e as primeiras frases de cada postagem do blog e coloque-as em seu boletim informativo com um link para o conteúdo completo para pessoas que desejam mais.

Terceiro dia: necessidades de design do mapa

Se você nunca trabalhou para uma revista, editora ou jornal, aqui vai uma lição rápida sobre copy e layout: eles andam de mãos dadas, às vezes em uníssono, e outras vezes em desacordo. Você não pode ter um sem o outro, e eles devem se complementar para criar um design coeso que atraia o leitor para o conteúdo.

Na maioria das vezes, o conteúdo vem em primeiro lugar. Ter o conteúdo escrito primeiro permite que um artista gráfico entenda como usar imagens e design para complementar as palavras. Uma vez que o artista consegue visualizar o espaço para texto e a área para fotografia ou outros elementos, ele pode arregaçar as mangas e começar a criar. Se você tem uma equipe pequena, Bjornson sugere gastar o dinheiro extra suado para contratar um designer experiente para levar seu boletim informativo do centro de imagens para a obra-prima cativante que os leitores vão querer abrir. Se o seu orçamento não permite um designer, ela diz que ferramentas como o Canva são ótimas para visuais rápidos.

Muitos provedores de serviços de e-mail vêm pré-carregados com modelos projetados por profissionais. O segredo para usá-los bem é manter as coisas simples e não adicionar muito ao design do modelo. Lembre-se de que o espaço em branco é um recurso de design; torna as coisas fáceis de digerir.

Se você estiver usando um modelo, considere estas perguntas: Com quanto conteúdo você está trabalhando? Você precisa de uma coluna ou duas? Qual é o seu conteúdo mais importante – o título, a imagem ou o botão de call-to-action?

Você também pode ser criativo com tipos de letra. Misturar e combinar fontes diferentes pode tornar seu boletim informativo mais visualmente atraente. Apenas certifique-se de usar no máximo duas ou três fontes diferentes e limite o número de tipos de letra a dois por boletim informativo.

No entanto, seu design pode parecer amador se você se empolgar com estilos de fonte ou cores. Letras pretas simples combinadas com fotografia colorida e muito espaço em branco são uma aparência clássica e profissional.

Finalmente, não se esqueça do celular! Com uma estimativa de 81% das aberturas de e-mail ocorrendo em um dispositivo móvel, é essencial projetar seu boletim informativo com telas pequenas em mente. Isso significa usar um layout de coluna única, fontes grandes e botões grandes.

Se você não tiver certeza de como seu boletim informativo será exibido no celular, use os botões de visualização em seu aplicativo de boletim informativo ou execute-o por meio de uma ferramenta de visualização de e-mail como Litmus ou Email on Acid. Essas ferramentas mostrarão como seu e-mail será renderizado em diferentes dispositivos e clientes de e-mail.

Quando seu conteúdo estiver completo, você precisará criar uma linha de assunto e visualizar o texto. Dê a si mesmo bastante tempo – é mais difícil do que você pensa destilar sua mensagem em algo intrigante o suficiente para convencer as pessoas a abrirem seu e-mail.

Lembre-se de fazer do seu leitor o foco da sua linha de assunto. Em vez de dizer "Notícias e atualizações da Widgets, Inc", diga algo como "re: dicas para aproveitar ao máximo seu novo widget". Você quer que as pessoas leiam seu blog, se inscrevam em um curso ou confiram um produto? Não se esqueça de convidá-los com um apelo à ação (CTA) claro e convincente. É uma boa ideia posicionar seu CTA no início do e-mail, caso as pessoas não leiam até o final. Você pode fechar com uma versão reformulada do mesmo CTA se achar mais apropriado tê-lo no final. Várias chamadas para ação são boas.

Depois que seu conteúdo estiver escrito, deixe-o descansar por um ou dois dias antes de tentar editar. É impossível fazer um bom trabalho editando uma cópia que você está olhando há horas!

Dia quatro: Colete e atualize assinantes

Enquanto você está deixando sua cópia escrita descansar, é um excelente momento para trabalhar em sua lista. Certifique-se de atualizar a lista com novos clientes ou contatos, e deixe seus seguidores de mídia social saberem que eles devem se inscrever se quiserem receber as ótimas informações que você está prestes a enviar.

Hoje também é um excelente dia para trabalhar no aumento da sua lista de assinantes. Bjornson diz que agora é a hora de compartilhar seu link de “inscrição” por toda parte. Embora você queira segmentar aqueles em seu público esperançoso, para começar, amigos e familiares terão prazer em ajudá-lo a atingir suas metas numéricas, enviando seus endereços de e-mail. Para o melhor resultado possível, ela diz para manter o processo simples e remover quaisquer obstáculos.

“Se sua assinatura for por meio de um site geral, crie uma página de destino separada apenas para os assinantes do boletim informativo acessarem e se inscreverem. Além disso, certifique-se de configurar um e-mail de confirmação em seu serviço de newsletter para que os novos assinantes saibam que foram adicionados à sua lista, além de um pouco de personalidade que conte a eles sobre você e a cadência do boletim informativo para que eles saibam o que esperar”, ela compartilha.

Outra maneira de atrair continuamente assinantes para o seu site é por meio de botões de assinantes, de acordo com a CEO do The On Switch, Nancy A. Shenker. Certifique-se de que seu site e plataformas de mídia social ofereçam botões de inscrição para quem quiser participar da sua lista.

Se você segmentar sua lista – enviando material ligeiramente diferente para diferentes grupos de assinantes – certifique-se de que seu formulário de inscrição permita que eles optem pelo conteúdo que desejam receber. Você pode enviar conteúdo diferente para pessoas que estão em diferentes etapas da jornada do comprador, por exemplo, pedindo que verifiquem no formulário de inscrição se estão ativamente no mercado de seus produtos ou apenas curiosos.

“Certifique-se de ter um bom sistema de gerenciamento de listas, especialmente se você quiser que diferentes tipos de leitores obtenham conteúdo diferente. Certifique-se de também configurar o idioma de “exclusão” – especialmente agora que os consumidores são hipersensíveis sobre a privacidade dos dados”, aconselha Shenker.

Se você deseja atrair as pessoas para sua lista de e-mail, considere oferecer alguns recursos gratuitos como incentivo. Pode ser um guia em PDF gratuito, um e-book ou um código de cupom – qualquer coisa que tenha valor suficiente para os visitantes do seu site que eles estejam dispostos a fornecer seu endereço de e-mail para obtê-lo.

Dia cinco: Passe por revisões

Não acha que você precisa de um dia inteiro para usar um pente fino (e aqueles óculos de leitura quando seus olhos estão cansados ​​de tanto tempo na tela) – para passar por revisões? Pense novamente, diz Bjornson. “O conteúdo sempre muda quando é colocado na forma final, então molde-o conforme necessário.”

Aqui está o negócio: os boletins informativos mais atenciosos e envolventes não são estelares em seu primeiro rascunho. Especialmente durante a primeira semana de criação do boletim informativo, ter tempo suficiente para digerir cada última linha e imagem servirá ao seu negócio – e à sua marca. E ei, não tenha medo de, bem, começar de novo. “Talvez até reescreva totalmente, mas mantenha o original para o caso! Em seguida, coloque-o em seu provedor de serviços de boletim informativo e ajuste-o conforme necessário.

Se você escreveu o conteúdo, tente que outra pessoa faça a edição. Mas prepare-se para estar aberto ao feedback deles – é difícil, mesmo para escritores profissionais, não se sentirem na defensiva quando alguém não gosta de suas escolhas. Se puder, peça ajuda a um amigo ou colega.

Se você precisar revisar sua própria cópia, tente lê-la em voz alta. Essa é uma ótima maneira de detectar erros e frases estranhas. Você também pode usar ferramentas como Grammarly – a versão gratuita detectará os erros mais comuns e a versão pro pode melhorar sua escrita drasticamente.

Quem faz a revisão também precisa testar cada link da newsletter.

E, finalmente, não se esqueça de revisar a linha de assunto e o nome “de” em seu provedor de serviços de e-mail! Esses são elementos importantes que afetarão se as pessoas abrem ou não sua newsletter.

Dia seis: Faça um teste

O test drive é uma das etapas mais negligenciadas nas campanhas de email marketing.

Envie uma cópia de visualização do seu e-mail para alguns membros da equipe escolhidos para feedback. Isso lhe dará a chance de aprender sobre quaisquer incompatibilidades com diferentes leitores e dispositivos de e-mail, bem como a oportunidade de garantir que sua cópia faça sentido para pessoas que não a observam há seis dias.

Depois de fazer as alterações necessárias com base no feedback, envie um e-mail de teste para você mesmo. Isso ajudará você a detectar erros de digitação ou erros de última hora.

“Antes de enviar seu boletim informativo para centenas, milhares e até milhões de assinantes de e-mail, é essencial testar e certificar-se de que tudo está como deveria – e funciona como deveria, explica o diretor de conteúdo digital da Sachs Media, Ashley Perkins. “Isso vai te poupar muito constrangimento e problemas se você pegar aquele erro de digitação de último segundo que você perdeu anteriormente ou um link quebrado em sua call-to-action antes de apertar o botão 'enviar'.”

Dia sete: Prepare-se para a decolagem - er, despacho

Agora que você esboçou, escreveu, revisou e testou, finalmente está pronto para apertar o botão "enviar". Como um último esforço paliativo, Bjornson diz para visualizá-lo, lê-lo mais uma vez – e depois agendar o otário.

Uma vez enviada, ela diz para compartilhar uma prévia do seu boletim informativo nas mídias sociais. Por exemplo, poste a linha de assunto ou um trecho do e-mail e um link de inscrição para quem não entrou na sua lista. Quanto mais você promovê-lo, mais inscrições você obterá. Mas também deixa seus assinantes animados para receber seu boletim informativo, o que aumentará as taxas de abertura e clique.

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