Strategi Newsletter: Panduan 7 Hari Anda untuk Membuat Newsletter Email

Memulai adalah bagian tersulit dalam membuat buletin. Bagaimana Anda merencanakan kapan Anda akan mengirim—dan apa yang harus Anda tulis? Bagaimana tampilannya, dan bagaimana Anda bisa membuat buletin perusahaan menarik?

Baik Anda menargetkan konsumen (B2C) atau bisnis (B2B), ada praktik terbaik buletin tertentu yang harus Anda ikuti untuk melibatkan audiens dan meningkatkan konversi. Panduan tujuh hari ini akan memandu Anda melalui proses pembuatan buletin, mulai dari menyusun konten hingga mengirimkannya ke seluruh dunia.

Seperti yang diketahui oleh setiap kepala pemasaran dan ahli strategi konten, merencanakan kalender editorial dan menciptakan ruang untuk revisi dan kemunduran akan menyelamatkan kewarasan Anda — dan meningkatkan kinerja Anda secara keseluruhan.

Berikut panduan Anda untuk membuat buletin email Anda:

Hari pertama: Buat beberapa struktur

Untuk mencegah diri Anda merasa kewalahan dengan tugas tersebut, Zoe Bjornson — mantan pemimpin pemasaran di About.Me dan produser saat ini di Bynd.com — mengatakan bahwa proses Anda harus selalu dimulai dengan sedikit perencanaan kalender.

Bjornson menjelaskan bahwa kalender Anda seharusnya tidak hanya menguraikan apa yang akan Anda tulis dan kapan Anda akan mengirimkannya, tetapi juga bagian lain dari proses Anda: “luangkan waktu di kalender Anda untuk bertukar pikiran, menulis, meninjau, dan mengedit sehingga Anda 'tidak hanya dihadapkan pada satu tenggat waktu yang besar, tetapi beberapa tenggat waktu yang lebih kecil,” jelasnya.

Anda dapat membuat paket Anda di Outlook, Evernote, atau platform lain yang membantu Anda tetap fokus. Pastikan untuk menggunakan rencana Anda untuk mengukir waktu dalam jadwal kerja Anda setiap hari untuk membuat buletin.

Di sinilah manajemen waktu menjadi penting. Bjornson menekankan pentingnya memberi setiap bagian dari buletin ruang untuk berubah dan berubah sepanjang minggu — dari desain hingga baris subjek. “ Rencanakan kalender Anda sehingga Anda dapat mengoptimalkan setiap bagian dari proses ,” tambahnya.

Jika Anda mengikuti struktur yang tercantum dalam posting ini, Anda akan memiliki satu tenggat waktu mini setiap hari selama tujuh hari.

Saat Anda berada dalam kerangka perencanaan, Anda juga dapat membuat struktur buletin Anda. Jika Anda sudah memiliki strategi konten buletin, itu akan memberi Anda kerangka kerja yang dapat dikelola. Misalnya, strategi konten Anda mungkin terlihat seperti ini:

• Dua posting blog terbaru, satu profil pelanggan, dan tautan eksternal ke alat online yang bermanfaat.
• Satu tip produk, satu pembaruan industri, dan satu item musiman.
• Tiga tips pengguna (dengan tautan ke detail lebih lanjut), dua posting blog terbaru, dan profil produk baru atau yang akan datang.
• Satu tip produk, satu posting blog, dan satu konten pihak ketiga yang bermanfaat.

Anda dapat melihat bahwa membuat strategi konten membuat pekerjaan menjadi tidak terlalu menakutkan. Strukturnya bisa fleksibel, memungkinkan ruang untuk pengumuman produk baru dan item penting lainnya.

Baik Anda menggunakan kerangka kerja yang sudah mapan atau memulai dari awal, langkah pertama Anda adalah membuat daftar topik. Ingatlah bahwa tujuan buletin Anda bukan untuk membagikan pembaruan tentang perusahaan Anda — tujuannya adalah untuk melayani pembaca Anda. Cobalah untuk memberikan sesuatu yang unik dan berguna bagi mereka di setiap email yang Anda kirim.

Berikut adalah beberapa ide konten buletin perusahaan yang akan disukai pembaca:

• Berita industri yang memengaruhi pekerjaan atau kehidupan mereka.
• Topik atau acara yang sedang tren.
• Cerita tentang bagaimana pelanggan lain menggunakan produk Anda untuk meningkatkan kehidupan mereka.
• Perkiraan dari para ahli.
• Kiat cepat untuk membuat hidup mereka lebih mudah/lebih baik.
• Jawaban untuk pertanyaan yang sering diajukan.
• Cerita singkat yang menghibur.
• Tautan ke alat online.
• Konten buatan pengguna (minta pengguna Anda untuk berbagi foto & cerita).

Berikut adalah beberapa ide konten buletin karyawan untuk buletin internal:

• Acara dan liburan yang akan datang.
• Pembaruan pada 401K dan paket manfaat lainnya.
• Cerita tentang bagaimana perusahaan Anda membuat kehidupan pelanggan menjadi lebih baik.
• Anekdot yang tidak banyak diketahui tentang sejarah perusahaan.
• Lowongan kerja internal dan cara melamarnya.

Yang penting adalah mengingat audiens target Anda dan menulis konten yang akan membuat mereka senang menerimanya.

Setelah Anda memiliki daftar topik, beri nomor sesuai urutan kepentingannya. Banyak orang tidak akan membaca di luar item pertama, jadi letakkan konten terpenting Anda di bagian atas. Hanya penggemar berat Anda yang akan membaca sampai bawah (seperti mungkin ibu Anda), jadi jangan mengubur sesuatu yang penting di sana.

Tiga atau empat topik sudah cukup untuk sebagian besar buletin, tetapi Anda bebas menggunakan sebanyak atau sesedikit yang Anda suka. Eksperimen dan lihat apa yang terasa benar.

Kiat pro: Banyak penyedia layanan email, seperti Kontak Konstan dan Mailchimp, memungkinkan Anda melacak tautan mana yang diklik orang dalam pesan Anda. Perhatikan apa yang populer, dan di mana tautan Anda muncul di setiap buletin. Misalnya, jika tidak ada yang pernah mengklik tautan yang muncul setelah paragraf keempat, Anda mungkin ingin mengirim pesan yang lebih pendek.

Hari kedua: Tulis konten

Sekarang setelah Anda memetakan apa yang akan Anda tulis, Anda akan siap untuk terjun langsung ke tugas pada hari kedua.

Menciptakan ruang yang tenang dan bebas gangguan untuk meletakkan pena di atas kertas adalah penting. Atau, jika Anda bukan pembuat kata, berikan arahan kepada penulis Anda tentang suara dan misi buletin Anda. Terlepas dari bagaimana Anda melakukannya, Bjornson menyarankan Anda untuk mengetik dengan bebas, mengetahui bahwa Anda tidak akan langsung menekan tombol kirim. Dia berkata: “Memberi diri Anda kebebasan — semoga dalam bentuk kalender yang dirancang dengan baik — akan memberi Anda lebih banyak ruang untuk menulis dan membuat kesalahan. Yang paling penting adalah mengeluarkan konten Anda. Kemudian Anda dapat fokus pada penyempurnaan dan penyesuaian.”

Kimberly Devitt, manajer pemasaran untuk Corkcicle, juga menyarankan untuk merasa nyaman dan membiarkannya mengalir. “Kreativitas datang dalam gelombang. Jadi, pastikan Anda berada di ruang kepala yang tepat sebelum mulai menulis. Saya telah menemukan bahwa dengan merapikan meja saya, saya tidak hanya membersihkan ruang fisik saya, tetapi saya juga membebaskan pikiran saya dari kekacauan,” dia berbagi.

Sebagai aturan praktis, Bjornson menyarankan untuk membuat konten Anda terpisah dari tempat Anda akan mendistribusikannya — terutama karena kesalahan teknologi dan manusia pasti akan terjadi. Ini berarti mencoret-coret di Google Documents dan hanya menyalin/menempel ke HubSpot atau aplikasi email lain (kecuali jika Anda memiliki integrasi yang mulus) setelah Anda siap menggunakannya.

Jika Anda memiliki blok penulis, pecahkan tulisan menjadi potongan-potongan kecil. Alih-alih menghadapi seluruh artikel, pikirkan tentang membuat item berikutnya yang Anda butuhkan — garis besar, intro, paragraf. Janjikan pada diri Anda hadiah istirahat kecil setelah Anda menyelesaikan item itu, lalu tangani yang berikutnya.

Beberapa orang memiliki masalah sebaliknya — mereka menulis terlalu banyak, terlalu bebas. Yang terbaik adalah membuatnya tetap sederhana, pendek, dan manis. Dinding teks tidak terlalu menarik bagi pembaca. Anda ingin memberi mereka potongan pendek, dipecah dengan gambar, teks yang lebih besar, dan daftar atau grafik.

Misalnya, banyak buletin memberikan setiap topik hanya judul yang layak untuk tabloid, foto, dan satu atau dua kalimat teks penggoda. Kemudian, mereka menyelesaikannya dengan tautan ke blog perusahaan. Itu cara yang bagus untuk menjaga agar buletin Anda tetap dapat dibaca. Ini juga merupakan langkah cerdas jika Anda melakukan iklan pemasaran ulang kepada pengunjung situs web Anda.

Tanyakan pada diri sendiri apakah Anda dapat menyampaikan beberapa informasi yang ingin Anda liput dengan gambar atau foto dengan keterangan. Jika Anda ingin berbagi statistik singkat atau fakta menarik, gunakan Canva atau fitur desain bawaan aplikasi buletin Anda untuk membuat grafik.

Kiat pro: Jika Anda secara konsisten menambahkan konten ke blog Anda sepanjang bulan, Anda memiliki konten pra-tulis yang siap digunakan. Ambil judul, gambar fitur, dan beberapa kalimat pertama dari setiap posting blog dan letakkan di buletin Anda dengan tautan ke konten lengkap untuk orang-orang yang menginginkan lebih.

Hari ketiga: Kebutuhan desain peta

Jika Anda belum pernah bekerja untuk majalah, penerbit, atau surat kabar, berikut adalah pelajaran singkat tentang penyalinan dan tata letak: Mereka berjalan beriringan, terkadang bersamaan, dan terkadang bertentangan. Anda tidak dapat memiliki satu tanpa yang lain, dan mereka harus saling melengkapi untuk menciptakan desain kohesif yang menarik pembaca ke dalam konten.

Lebih sering daripada tidak, konten didahulukan. Memiliki konten yang ditulis terlebih dahulu memungkinkan seniman grafis memahami cara menggunakan gambar dan desain untuk melengkapi kata-kata. Setelah seniman dapat memvisualisasikan ruang untuk teks dan area untuk fotografi atau elemen lain, mereka dapat menyingsingkan lengan baju mereka dan mulai berkreasi. Jika Anda memiliki staf kecil, Bjornson menyarankan untuk menghabiskan uang ekstra dengan susah payah untuk menyewa seorang desainer berpengalaman untuk membawa buletin Anda dari pusat gambar stok ke mahakarya menawan yang ingin dibuka oleh pembaca. Jika anggaran Anda tidak memungkinkan untuk desainer, katanya alat seperti Canva bagus untuk visual cepat.

Banyak penyedia layanan email yang telah dimuat sebelumnya dengan template yang dirancang oleh para profesional. Rahasia untuk menggunakannya dengan baik adalah menjaga hal-hal sederhana dan tidak menambah banyak desain template. Ingatlah bahwa ruang putih adalah fitur desain; itu membuat hal-hal mudah dicerna.

Jika Anda menggunakan template, pertimbangkan pertanyaan berikut: Berapa banyak konten yang Anda kerjakan? Apakah Anda memerlukan satu atau dua kolom? Apa konten Anda yang paling penting — judul, gambar, atau tombol ajakan bertindak?

Anda juga bisa berkreasi dengan tipografi. Mencampur dan mencocokkan font yang berbeda dapat membuat buletin Anda lebih menarik secara visual. Pastikan untuk menggunakan tidak lebih dari dua atau tiga font berbeda, dan batasi jumlah tipografi hingga dua per buletin.

Namun, desain Anda bisa terlihat amatir jika Anda terbawa oleh gaya atau warna font. Huruf hitam sederhana yang dipasangkan dengan fotografi warna-warni dan banyak ruang putih adalah tampilan klasik dan profesional.

Terakhir, jangan lupakan ponsel! Dengan perkiraan 81% pembukaan email terjadi di perangkat seluler, penting untuk merancang buletin Anda dengan mempertimbangkan layar kecil. Itu berarti menggunakan tata letak satu kolom, font besar, dan tombol besar.

Jika Anda tidak yakin bagaimana tampilan buletin Anda di seluler, gunakan tombol pratinjau di aplikasi buletin Anda atau jalankan melalui alat pratinjau email seperti Litmus atau Email on Acid. Alat-alat ini akan menunjukkan kepada Anda bagaimana email Anda akan ditampilkan di berbagai perangkat dan klien email.

Saat konten Anda selesai, Anda harus membuat baris subjek dan teks pratinjau. Beri diri Anda banyak waktu — lebih sulit daripada yang Anda pikirkan untuk menyaring pesan Anda menjadi sesuatu yang cukup menarik untuk meyakinkan orang agar membuka email Anda.

Ingatlah untuk membuat pembaca Anda fokus dari baris subjek Anda. Alih-alih mengatakan "Berita & Pembaruan dari Widgets, Inc," katakan sesuatu seperti "re: tips untuk mendapatkan hasil maksimal dari widget baru Anda." Terakhir, ingatlah mengapa Anda mengirim buletin di tempat pertama. Apakah Anda ingin orang membaca blog Anda, mendaftar kursus, atau melihat produk? Jangan lupa untuk mengundang mereka dengan ajakan bertindak (CTA) yang jelas dan menarik. Sebaiknya posisikan CTA Anda di awal email untuk berjaga-jaga jika orang tidak membaca sampai ke bawah. Anda dapat menutup dengan versi yang ditulis ulang dari CTA yang sama jika dirasa lebih tepat untuk memilikinya di akhir. Beberapa ajakan bertindak baik-baik saja.

Setelah konten Anda ditulis, diamkan selama satu atau dua hari sebelum mencoba mengedit. Tidak mungkin melakukan pekerjaan yang baik untuk mengedit salinan yang telah Anda lihat selama berjam-jam!

Hari keempat: Kumpulkan dan perbarui pelanggan

Saat Anda membiarkan salinan tertulis Anda beristirahat, ini saat yang tepat untuk mengerjakan daftar Anda. Pastikan untuk memperbarui daftar dengan pelanggan atau kontak baru, dan beri tahu media sosial Anda bahwa mereka harus mendaftar jika mereka ingin menerima informasi hebat yang akan Anda kirimkan.

Hari ini juga merupakan hari yang sangat baik untuk mengembangkan daftar pelanggan Anda. Bjornson mengatakan sekaranglah saatnya untuk membagikan tautan "berlangganan" Anda secara luas. Meskipun Anda ingin menargetkan audiens yang Anda harapkan, untuk memulainya, teman dan keluarga akan dengan senang hati membantu Anda mencapai target jumlah Anda dengan memasukkan alamat email mereka. Untuk hasil terbaik, dia mengatakan untuk menjaga prosesnya tetap mudah dan menghilangkan hambatan apa pun.

“Jika langganan Anda melalui situs web umum, buat halaman arahan terpisah hanya untuk pelanggan buletin untuk masuk dan mendaftar. Juga, pastikan untuk menyiapkan email konfirmasi di layanan buletin Anda sehingga pelanggan baru tahu bahwa mereka telah ditambahkan ke daftar Anda, ditambah sedikit kepribadian yang memberi tahu mereka tentang Anda dan irama buletin sehingga mereka tahu apa yang harus dilakukan. harapkan,” dia berbagi.

Cara lain untuk terus menarik pelanggan ke situs web Anda adalah melalui tombol pelanggan, menurut CEO The On Switch, Nancy A. Shenker. Pastikan situs web dan platform media sosial Anda menawarkan tombol pendaftaran untuk siapa saja yang ingin bergabung dengan daftar Anda.

Jika Anda mengelompokkan daftar Anda — mengirimkan materi yang sedikit berbeda ke kelompok pelanggan yang berbeda — pastikan formulir pendaftaran Anda memungkinkan mereka memilih konten yang ingin mereka terima. Anda mungkin ingin mengirim konten yang berbeda kepada orang-orang yang berada di langkah berbeda dalam perjalanan pembeli, misalnya, dengan meminta mereka untuk memeriksa formulir pendaftaran apakah mereka aktif di pasar untuk produk Anda atau hanya ingin tahu.

“Pastikan Anda memiliki sistem manajemen daftar yang baik, terutama jika Anda ingin pembaca yang berbeda mendapatkan konten yang berbeda. Pastikan Anda juga mengatur bahasa “opt-out”—terutama sekarang karena konsumen sangat sensitif tentang privasi data,” saran Shenker.

Jika Anda ingin menarik orang untuk bergabung dengan daftar email Anda, pertimbangkan untuk menawarkan beberapa sumber daya gratis sebagai insentif. Ini bisa berupa panduan PDF gratis, ebook, atau kode kupon — apa pun yang akan memiliki nilai yang cukup bagi pengunjung situs Anda sehingga mereka bersedia memberikan alamat email mereka untuk mendapatkannya.

Hari kelima: Lakukan revisi

Tidakkah Anda berpikir Anda perlu satu hari penuh untuk menggunakan sisir bergigi rapat (dan kacamata baca ketika mata Anda lelah karena terlalu banyak waktu di depan layar) — untuk melakukan revisi? Pikirkan lagi, kata Bjornson. “Konten selalu berubah ketika dimasukkan ke dalam bentuk akhir, jadi bentuklah sesuai kebutuhan.”

Begini kesepakatannya: Buletin yang paling bijaksana dan menarik tidak menonjol pada draf pertama mereka. Terutama selama minggu pertama pembuatan buletin Anda, memberi diri Anda cukup waktu untuk mencerna setiap baris dan gambar terakhir akan melayani bisnis Anda — dan merek Anda. Dan hei, jangan takut untuk, yah, mulai dari awal. “Bahkan mungkin menulis ulang sepenuhnya, tetapi simpan yang asli untuk berjaga-jaga! Kemudian, masukkan ke penyedia layanan buletin Anda dan sesuaikan seperlunya.

Jika Anda menulis konten, cobalah untuk meminta orang lain melakukan pengeditan. Tapi persiapkan diri Anda untuk terbuka terhadap umpan balik mereka — sulit, bahkan bagi penulis profesional untuk tidak merasa defensif ketika seseorang tidak menyukai pilihan mereka. Jika Anda bisa, mintalah bantuan teman atau kolega mereka.

Jika Anda harus mengoreksi salinan Anda sendiri, cobalah membacanya dengan keras. Itu cara yang bagus untuk menangkap kesalahan dan ungkapan yang canggung. Anda juga dapat menggunakan alat seperti Grammarly — versi gratis akan menangkap kesalahan paling umum, dan versi pro dapat meningkatkan tulisan Anda secara dramatis.

Siapa pun yang melakukan proofreading juga perlu menguji setiap tautan di buletin.

Dan terakhir, jangan lupa untuk mengoreksi baris subjek dan nama "dari" di penyedia layanan email Anda! Ini adalah elemen penting yang akan memengaruhi apakah orang membuka buletin Anda atau tidak.

Hari keenam: Jalankan tes

Test drive adalah salah satu langkah yang paling diabaikan dalam kampanye pemasaran email.

Kirimkan salinan pratinjau email Anda ke beberapa anggota staf terpilih untuk mendapatkan umpan balik. Ini akan memberi Anda kesempatan untuk mempelajari tentang ketidaksesuaian dengan pembaca dan perangkat email yang berbeda, serta kesempatan untuk memastikan salinan Anda masuk akal bagi orang-orang yang belum melihatnya selama enam hari.

Kemudian, setelah Anda membuat perubahan yang diperlukan berdasarkan umpan balik, kirimkan email percobaan kepada diri Anda sendiri. Ini akan membantu Anda menangkap kesalahan ketik atau kesalahan menit terakhir.

“Sebelum mengirimkan ledakan buletin Anda ke ratusan, ribuan, bahkan jutaan pelanggan email, penting untuk menguji dan memastikan semuanya terlihat sebagaimana mestinya — dan berfungsi sebagaimana mestinya, jelas Direktur Konten Digital di Sachs Media, Ashley Perkins. “Ini akan menghemat banyak rasa malu dan masalah jika Anda menemukan kesalahan ketik detik terakhir yang sebelumnya Anda lewatkan atau tautan rusak di ajakan bertindak Anda sebelum menekan tombol 'kirim'."

Hari ketujuh: Bersiap untuk lepas landas — eh, pengiriman

Sekarang setelah Anda menguraikan, menulis, merevisi, dan menguji, Anda akhirnya siap untuk menekan tombol "kirim". Sebagai salah satu upaya stop-gap terakhir, Bjornson mengatakan untuk mempratinjaunya, membacanya sekali lagi - lalu jadwalkan pengisapnya.

Setelah dikirim, dia mengatakan untuk membagikan cuplikan buletin Anda di media sosial. Misalnya, posting baris subjek atau cuplikan email dan tautan pendaftaran untuk mereka yang belum bergabung dengan daftar Anda. Semakin banyak Anda mempromosikannya, semakin banyak pendaftaran yang akan Anda dapatkan. Tetapi itu juga membuat pelanggan Anda bersemangat untuk menerima buletin Anda, yang akan meningkatkan rasio buka dan klik.

Bantuan ahli ada di ujung jari Anda

Ingin bantuan ahli dengan buletin atau konten blog Anda? Bicaralah dengan spesialis konten yang ramah di ClearVoice. Kami dapat membantu Anda terhubung dengan penulis, editor, dan ahli strategi konten yang sangat terampil.