Newsletter-Strategie: Ihr 7-Tage-Leitfaden zum Erstellen eines E-Mail-Newsletters

Der Anfang ist der schwierigste Teil beim Erstellen von Newslettern. Wie planen Sie, wann Sie senden – und was sollten Sie schreiben? Wie soll er aussehen und wie kann man einen Firmen-Newsletter interessant gestalten?

Unabhängig davon, ob Sie Verbraucher (B2C) oder Unternehmen (B2B) ansprechen, gibt es bestimmte Best Practices für Newsletter, die Sie befolgen sollten, um Ihr Publikum anzusprechen und die Conversions zu steigern. Dieser siebentägige Leitfaden führt Sie durch den Prozess der Erstellung eines Newsletters, von der Erstellung Ihrer Inhalte bis zum Versand an die Welt.

Wie jeder Chief Marketing Officer und Content-Stratege weiß, wird die Planung eines Redaktionskalenders und die Schaffung von Raum für Überarbeitungen und Rückschläge Ihren Verstand retten – und Ihre Gesamtleistung verbessern.

Hier ist Ihre Anleitung zum Erstellen Ihres E-Mail-Newsletters:

Erster Tag: Schaffen Sie eine Struktur

Um zu verhindern, dass Sie sich von der Aufgabe überfordert fühlen, sagt Zoe Bjornson – ehemalige Marketingleiterin bei About.Me und aktuelle Produzentin bei Bynd.com –, dass Ihr Prozess immer mit ein wenig Kalenderplanung beginnen sollte.

Bjornson erklärt, dass Ihr Kalender nicht nur skizzieren sollte, worüber Sie schreiben und wann Sie es senden, sondern auch die anderen Teile Ihres Prozesses: „Schaffen Sie in Ihrem Kalender Zeit für Brainstorming, Schreiben, Überprüfen und Bearbeiten, damit Sie stehen nicht nur vor einer großen Deadline, sondern vor mehreren kleineren“, erklärt sie.

Sie können Ihren Plan in Outlook, Evernote oder jeder anderen Plattform erstellen, die Ihnen hilft, konzentriert zu bleiben. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Plan nutzen, um jeden Tag Zeit in Ihrem Arbeitsplan für die Erstellung des Newsletters einzuplanen.

Hier wird Zeitmanagement unerlässlich. Bjornson betont, wie wichtig es ist, jedem Teil des Newsletters Raum zu geben, um sich im Laufe der Woche zu verändern und zu verändern – vom Design bis hin zu den Betreffzeilen. „ Planen Sie Ihren Kalender so, dass Sie jeden Teil des Prozesses optimieren können “, fügt sie hinzu.

Wenn Sie der in diesem Beitrag beschriebenen Struktur folgen, haben Sie sieben Tage lang jeden Tag eine Mini-Deadline.

Während Sie sich in einer Planungsstimmung befinden, können Sie auch Ihre Newsletter-Struktur erstellen. Wenn Sie bereits eine Newsletter-Content-Strategie haben, erhalten Sie damit einen überschaubaren Rahmen. Ihre Content-Strategie könnte beispielsweise so aussehen:

• Zwei aktuelle Blogbeiträge, ein Kundenprofil und ein externer Link zu einem hilfreichen Online-Tool.
• Ein Produkttipp, ein Branchen-Update und ein saisonaler Artikel.
• Drei Benutzertipps (mit Links zu weiteren Details), zwei aktuelle Blogbeiträge und ein Profil eines neuen oder kommenden Produkts.
• Ein Produkttipp, ein Blogbeitrag und ein hilfreicher Inhalt von Drittanbietern.

Sie können sehen, dass das Erstellen einer Inhaltsstrategie die Arbeit viel weniger entmutigend macht. Die Struktur kann flexibel sein und Platz für neue Produktankündigungen und andere wichtige Elemente bieten.

Unabhängig davon, ob Sie ein etabliertes Framework verwenden oder ganz von vorne anfangen, besteht Ihr erster Schritt darin, eine Themenliste zu erstellen. Denken Sie daran, dass das Ziel Ihres Newsletters nicht darin besteht, Neuigkeiten über Ihr Unternehmen zu teilen – das Ziel ist es, Ihren Lesern zu dienen. Versuchen Sie, in jeder E-Mail, die Sie senden, etwas Einzigartiges und Nützliches für sie bereitzustellen.

Hier sind einige Inhaltsideen für Unternehmensnewsletter, die die Leser lieben werden:

• Branchennachrichten, die sich auf ihre Arbeit oder ihr Leben auswirken.
• Angesagte Themen oder Ereignisse.
• Geschichten darüber, wie andere Kunden Ihre Produkte verwenden, um ihr Leben zu verbessern.
• Prognosen von Experten.
• Schnelle Tipps, um ihr Leben einfacher/besser zu machen.
• Antworten auf häufig gestellte Fragen.
• Kurze, unterhaltsame Geschichten.
• Links zu Online-Tools.
• Benutzergenerierte Inhalte (bitten Sie Ihre Benutzer, Fotos und Geschichten zu teilen).

Hier sind einige Ideen für Mitarbeiter-Newsletter-Inhalte für interne Newsletter:

• Kommende Veranstaltungen und Feiertage.
• Updates zu ihren 401K- und anderen Leistungsplänen.
• Geschichten darüber, wie Ihr Unternehmen das Leben der Kunden verbessert.
• Wenig bekannte Anekdoten zur Firmengeschichte.
• Interne Stellenangebote und wie man sich darauf bewirbt.

Das Wichtigste ist, Ihre Zielgruppe im Auge zu behalten und Inhalte zu schreiben, von denen sie begeistert sein werden.

Wenn Sie eine Themenliste haben, nummerieren Sie sie nach Wichtigkeit. Viele Leute werden nicht über den ersten Artikel hinauslesen, also stellen Sie Ihre wichtigsten Inhalte ganz oben. Nur Ihre eingefleischtesten Fans werden bis zum Ende lesen (wie vielleicht Ihre Mutter), also vergraben Sie dort nichts Wichtiges.

Drei oder vier Themen reichen für die meisten Newsletter aus, aber Sie können so viele oder so wenige verwenden, wie Sie möchten. Experimentieren Sie und sehen Sie, was sich richtig anfühlt.

Profi-Tipp: Bei vielen E-Mail-Dienstanbietern wie Constant Contact und Mailchimp können Sie nachverfolgen, auf welche Links Personen in Ihren Nachrichten klicken. Beachten Sie, was beliebt ist und wo Ihre Links in jedem Newsletter erscheinen. Wenn zum Beispiel niemand jemals auf die Links klickt, die nach dem vierten Absatz erscheinen, möchten Sie vielleicht kürzere Nachrichten senden.

Zweiter Tag: Schreiben Sie den Inhalt

Nachdem Sie nun festgelegt haben, worüber Sie schreiben werden, können Sie am zweiten Tag direkt in die Aufgabe eintauchen.

Es ist wichtig, einen ruhigen, ablenkungsfreien Ort zu schaffen, an dem Sie Stift zu Papier bringen können. Oder, wenn Sie nicht der Wortschmied sind, geben Sie Ihrem Autor Anweisungen zur Stimme und Mission Ihres Newsletters. Unabhängig davon, wie Sie vorgehen, rät Bjornson Ihnen, frei zu tippen, da Sie wissen, dass Sie nicht sofort auf die Schaltfläche „Senden“ klicken werden. Sie sagt: „Wenn Sie sich etwas Freiheit gönnen – hoffentlich in Form eines gut gestalteten Kalenders – haben Sie mehr Platz zum Schreiben und Fehler machen. Das Wichtigste ist, Ihre Inhalte zu veröffentlichen. Dann können Sie sich auf das Verfeinern und Optimieren konzentrieren.“

Kimberly Devitt, Marketing Manager für Corkcicle, schlägt ebenfalls vor, es sich bequem zu machen und es fließen zu lassen. „Kreativität kommt in Wellen. Stellen Sie also sicher, dass Sie sich im richtigen Headspace befinden, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen. Ich habe festgestellt, dass ich durch das Aufräumen meines Schreibtisches nicht nur meinen physischen Raum aufräume, sondern auch meinen Geist von Unordnung befreie“, teilt sie mit.

Als Faustregel schlägt Bjornson vor, Ihre Inhalte getrennt von dem Ort zu erstellen, an dem Sie sie verteilen werden – hauptsächlich, weil technologische und menschliche Fehler unvermeidlich sind. Das bedeutet, dass Sie in Google Docs kritzeln und erst dann in HubSpot oder eine andere E-Mail-App kopieren/einfügen (es sei denn, Sie haben eine nahtlose Integration), wenn Sie bereit sind.

Wenn Sie eine Schreibblockade haben, brechen Sie die Schrift in kleine Stücke. Anstatt sich einem ganzen Artikel zu stellen, denken Sie darüber nach, das nächste Element zu erstellen, das Sie benötigen – eine Gliederung, eine Einleitung, einen Absatz. Versprechen Sie sich die Belohnung einer kleinen Pause, nachdem Sie diesen Gegenstand erledigt haben, und nehmen Sie dann den nächsten in Angriff.

Manche Menschen haben das gegenteilige Problem – sie schreiben zu viel, zu freizügig. Es ist am besten, es einfach, kurz und süß zu halten. Eine Textwand ist für den Leser nicht sehr einladend. Sie möchten ihnen kurze Stücke geben, die in Bilder, größeren Text und Listen oder Grafiken unterteilt sind.

Zum Beispiel geben viele Newsletter jedem Thema nur eine Boulevardzeitung-würdige Überschrift, ein Foto und ein oder zwei Sätze Teasertext. Dann schließen sie mit einem Link zum Unternehmensblog ab. Das ist eine großartige Möglichkeit, Ihren Newsletter lesbar zu halten. Es ist auch ein kluger Schachzug, wenn Sie Remarketing-Werbung für Ihre Website-Besucher schalten.

Fragen Sie sich, ob Sie einige der Informationen, die Sie mit einem Bild oder Foto mit einer Bildunterschrift abdecken möchten, vermitteln können. Wenn du eine schnelle Statistik oder lustige Tatsache teilen möchtest, verwende Canva oder die integrierten Designfunktionen deiner Newsletter-App, um eine Grafik zu erstellen.

Profi-Tipp: Wenn Sie Ihrem Blog den ganzen Monat über konsequent Inhalte hinzugefügt haben, verfügen Sie über vorgefertigte Inhalte, die sofort verwendet werden können. Schnappen Sie sich die Überschrift, das Feature-Bild und die ersten paar Sätze jedes Blog-Beitrags und platzieren Sie sie in Ihrem Newsletter mit einem Link zum vollständigen Inhalt für Leute, die mehr wollen.

Tag drei: Anforderungen an das Kartendesign

Wenn Sie noch nie für ein Magazin, einen Verlag oder eine Zeitung gearbeitet haben, finden Sie hier eine kurze Lektion zu Text und Layout: Sie gehen Hand in Hand, manchmal im Einklang und manchmal widersprüchlich. Sie können das eine nicht ohne das andere haben, und sie sollten sich gegenseitig ergänzen, um ein zusammenhängendes Design zu schaffen, das den Leser in den Inhalt hineinzieht.

Meistens steht der Inhalt an erster Stelle. Wenn der Inhalt zuerst geschrieben wird, kann ein Grafiker verstehen, wie Bilder und Design verwendet werden, um die Wörter zu ergänzen. Sobald der Künstler den Platz für Text und den Bereich für Fotografie oder andere Elemente visualisieren kann, kann er die Ärmel hochkrempeln und mit dem Erstellen beginnen. Wenn Sie nur wenig Personal haben, schlägt Bjornson vor, das zusätzliche hart verdiente Geld auszugeben, um einen erfahrenen Designer einzustellen, der Ihren Newsletter von der Stock-Image-Zentrale zu dem fesselnden Meisterwerk bringt, das die Leser öffnen möchten. Wenn Ihr Budget keinen Designer zulässt, sind Tools wie Canva großartig für schnelle visuelle Darstellungen.

Bei vielen E-Mail-Dienstanbietern sind Vorlagen vorinstalliert, die von Fachleuten entworfen wurden. Das Geheimnis ihrer guten Verwendung besteht darin, die Dinge einfach zu halten und dem Vorlagendesign nicht viel hinzuzufügen. Denken Sie daran, dass Leerraum ein Designmerkmal ist; es macht die Dinge leicht verdaulich.

Wenn Sie eine Vorlage verwenden, sollten Sie sich folgende Fragen stellen: Mit wie vielen Inhalten arbeiten Sie? Benötigen Sie eine oder zwei Spalten? Was ist Ihr kritischster Inhalt – die Überschrift, das Bild oder der Call-to-Action-Button?

Sie können auch mit Schriftarten kreativ werden. Das Mischen und Anpassen verschiedener Schriftarten kann Ihren Newsletter optisch ansprechender machen. Stellen Sie nur sicher, dass Sie nicht mehr als zwei oder drei verschiedene Schriftarten verwenden und die Anzahl der Schriftarten auf zwei pro Newsletter beschränken.

Ihr Design könnte jedoch amateurhaft aussehen, wenn Sie sich von Schriftarten oder Farben hinreißen lassen. Einfache schwarze Schrift gepaart mit farbenfroher Fotografie und viel Weißraum ist ein klassischer und professioneller Look.

Vergessen Sie schließlich nicht das Handy! Da schätzungsweise 81 % der E-Mail-Öffnungen auf einem mobilen Gerät stattfinden, ist es wichtig, Ihren Newsletter mit Blick auf kleine Bildschirme zu gestalten. Das bedeutet, ein einspaltiges Layout, große Schriftarten und große Schaltflächen zu verwenden.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Ihr Newsletter auf Mobilgeräten aussehen wird, verwenden Sie die Vorschau-Schaltflächen in Ihrer Newsletter-App oder führen Sie ihn über ein E-Mail-Vorschau-Tool wie Lackmus oder Email on Acid aus. Diese Tools zeigen Ihnen, wie Ihre E-Mails auf verschiedenen Geräten und E-Mail-Clients dargestellt werden.

Wenn Ihr Inhalt fertig ist, müssen Sie eine Betreffzeile und eine Textvorschau erstellen. Lassen Sie sich viel Zeit – es ist schwieriger als Sie denken, Ihre Nachricht in etwas Faszinierendes zu destillieren, um die Leute davon zu überzeugen, Ihre E-Mail zu öffnen.

Denken Sie daran, Ihren Leser in den Mittelpunkt Ihrer Betreffzeile zu stellen. Anstatt „Neuigkeiten und Aktualisierungen von Widgets, Inc“ zu sagen, sagen Sie etwas wie „zu: Tipps, um das Beste aus Ihrem neuen Widget herauszuholen“. Denken Sie schließlich daran, warum Sie überhaupt einen Newsletter versenden. Möchten Sie, dass die Leute Ihren Blog lesen, sich für einen Kurs anmelden oder ein Produkt ausprobieren? Vergessen Sie nicht, sie mit einem klaren, überzeugenden Call-to-Action (CTA) einzuladen. Es ist eine gute Idee, Ihren CTA früh in der E-Mail zu platzieren, falls die Leute nicht bis zum Ende lesen. Sie können mit einer umformulierten Version desselben CTA abschließen, wenn es angemessener erscheint, ihn am Ende zu haben. Mehrere Aufrufe zum Handeln sind in Ordnung.

Sobald Ihr Inhalt geschrieben ist, lassen Sie ihn ein oder zwei Tage ruhen, bevor Sie versuchen, ihn zu bearbeiten. Es ist unmöglich, einen guten Job zu machen, indem Sie eine Kopie bearbeiten, auf die Sie stundenlang gestarrt haben!

Tag vier: Abonnenten sammeln und aktualisieren

Während Sie Ihre schriftliche Kopie ruhen lassen, ist es eine ausgezeichnete Zeit, um an Ihrer Liste zu arbeiten. Stellen Sie sicher, dass Sie die Liste mit allen neuen Kunden oder Kontakten aktualisieren, und teilen Sie Ihren Social-Media-Followern mit, dass sie sich anmelden sollten, wenn sie die großartigen Informationen erhalten möchten, die Sie gleich versenden werden.

Heute ist auch ein ausgezeichneter Tag, um an der Erweiterung Ihrer Abonnentenliste zu arbeiten. Bjornson sagt, dass es jetzt an der Zeit ist, Ihren „Abonnieren“-Link weit und breit zu teilen. Während Sie diejenigen in Ihrer hoffnungsvollen Zielgruppe ansprechen möchten, helfen Ihnen Freunde und Familie gerne dabei, Ihre Zahlenziele zu erreichen, indem sie ihre E-Mail-Adressen angeben. Um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen, empfiehlt sie, den Prozess unkompliziert zu halten und alle Hindernisse zu beseitigen.

„Wenn Ihr Abonnement über eine allgemeine Website erfolgt, erstellen Sie eine separate Zielseite, auf die Newsletter-Abonnenten gehen und sich anmelden können. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie eine Bestätigungs-E-Mail in Ihrem Newsletter-Service einrichten, damit neue Abonnenten wissen, dass sie zu Ihrer Liste hinzugefügt wurden, sowie eine kleine Persönlichkeit, die ihnen etwas über Sie und den Rhythmus des Newsletters erzählt, damit sie wissen, was zu tun ist erwarten“, teilt sie mit.

Laut der CEO von The On Switch, Nancy A. Shenker, besteht eine weitere Möglichkeit, kontinuierlich Abonnenten für Ihre Website zu gewinnen, über Abonnentenschaltflächen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Website und Ihre Social-Media-Plattformen Anmeldeschaltflächen für alle bieten, die sich Ihrer Liste anschließen möchten.

Wenn Sie Ihre Liste segmentieren – indem Sie leicht unterschiedliches Material an verschiedene Gruppen von Abonnenten senden – stellen Sie sicher, dass Ihr Anmeldeformular es ihnen ermöglicht, sich für die Inhalte zu entscheiden, die sie erhalten möchten. Möglicherweise möchten Sie unterschiedliche Inhalte an Personen senden, die sich auf verschiedenen Stufen der Käuferreise befinden, indem Sie sie beispielsweise bitten, auf dem Anmeldeformular zu überprüfen, ob sie aktiv auf dem Markt für Ihre Produkte sind oder nur neugierig sind.

„Stellen Sie sicher, dass Sie über ein gutes Listenverwaltungssystem verfügen, insbesondere wenn Sie möchten, dass verschiedene Arten von Lesern unterschiedliche Inhalte erhalten. Stellen Sie sicher, dass Sie auch eine „Opt-out“-Sprache einrichten – besonders jetzt, wo die Verbraucher überempfindlich auf den Datenschutz reagieren“, rät Shenker.

Wenn Sie Leute dazu verleiten möchten, sich Ihrer E-Mail-Liste anzuschließen, sollten Sie in Betracht ziehen, einige kostenlose Ressourcen als Anreiz anzubieten. Dies kann ein kostenloser PDF-Leitfaden, ein E-Book oder ein Gutscheincode sein – alles, was für Ihre Website-Besucher so wertvoll ist, dass sie bereit sind, Ihnen ihre E-Mail-Adresse zu geben, um es zu erhalten.

Tag fünf: Überarbeitungen durchgehen

Denken Sie nicht, dass Sie einen ganzen Tag brauchen, um einen feinen Kamm (und diese Lesebrille, wenn Ihre Augen von zu viel Bildschirmzeit müde sind) zu verwenden – um Revisionen durchzugehen? Denken Sie noch einmal nach, sagt Björnson. „Inhalte ändern sich immer, wenn sie in die endgültige Form gebracht werden, also formen Sie sie nach Bedarf.“

Hier ist der Deal: Die nachdenklichsten und ansprechendsten Newsletter sind bei ihrem ersten Entwurf nicht herausragend. Besonders in der ersten Woche der Newsletter-Erstellung wird es Ihrem Unternehmen – und Ihrer Marke – zugute kommen, sich genügend Zeit zu nehmen, um jede Zeile und jedes Bild zu verdauen. Und hey, haben Sie keine Angst davor, naja, von vorn anzufangen. „Vielleicht sogar komplett neu schreiben, aber für alle Fälle das Original behalten! Stellen Sie es dann bei Ihrem Newsletter-Dienstleister ein und passen Sie es nach Bedarf an.

Wenn Sie den Inhalt geschrieben haben, versuchen Sie, jemand anderen mit der Bearbeitung zu beauftragen. Aber bereiten Sie sich darauf vor, offen für ihr Feedback zu sein – selbst für professionelle Autoren ist es schwierig, sich nicht defensiv zu fühlen, wenn jemand ihre Entscheidungen nicht mag. Bitten Sie, wenn möglich, einen Freund oder Kollegen um Hilfe.

Wenn Sie Ihr eigenes Exemplar Korrektur lesen müssen, versuchen Sie, es laut vorzulesen. Das ist eine großartige Möglichkeit, Fehler und umständliche Formulierungen zu erkennen. Sie können auch Tools wie Grammarly verwenden – die kostenlose Version erkennt die häufigsten Fehler und die Pro-Version kann Ihr Schreiben dramatisch verbessern.

Wer das Lektorat durchführt, muss auch jeden Link im Newsletter testen.

Und schließlich vergessen Sie nicht, die Betreffzeile und den „Von“-Namen bei Ihrem E-Mail-Dienstanbieter Korrektur zu lesen! Dies sind wichtige Elemente, die sich darauf auswirken, ob Personen Ihren Newsletter öffnen oder nicht.

Tag sechs: Führen Sie einen Test durch

Die Testfahrt ist einer der am häufigsten übersehenen Schritte in E-Mail-Marketing-Kampagnen.

Senden Sie eine Vorschaukopie Ihrer E-Mail an einige ausgewählte Mitarbeiter, um Feedback zu erhalten. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, sich über etwaige Inkompatibilitäten mit verschiedenen E-Mail-Lesegeräten und Geräten zu informieren und sicherzustellen, dass Ihre Kopie für Personen sinnvoll ist, die sie seit sechs Tagen nicht mehr angestarrt haben.

Sobald Sie alle erforderlichen Änderungen basierend auf dem Feedback vorgenommen haben, senden Sie eine Test-E-Mail an sich selbst. Dies wird Ihnen helfen, Tippfehler oder Fehler in letzter Minute zu erkennen.

„Bevor Sie Ihren Newsletter an Hunderte, Tausende oder sogar Millionen von E-Mail-Abonnenten versenden, müssen Sie unbedingt testen und sicherstellen, dass alles so aussieht, wie es sollte – und wie es funktioniert“, erklärt Ashley Perkins, Director of Digital Content bei Sachs Media. „Es erspart Ihnen eine Menge Peinlichkeit und Ärger, wenn Sie den letzten Tippfehler, den Sie zuvor übersehen haben, oder einen fehlerhaften Link in Ihrem Call-to-Action entdecken, bevor Sie auf die Schaltfläche „Senden“ klicken.“

Tag sieben: Bereiten Sie sich auf den Start vor – ähm, abfertigen

Jetzt, wo Sie skizziert, geschrieben, überarbeitet und getestet haben, sind Sie endlich bereit, auf die Schaltfläche „Senden“ zu klicken. Als letzte Überbrückungshilfe sagt Bjornson, er solle eine Vorschau anzeigen, es noch einmal durchlesen – und dann den Trottel planen.

Nach dem Versenden sagt sie, dass Sie einen kleinen Vorgeschmack auf Ihren Newsletter in den sozialen Medien teilen sollen. Veröffentlichen Sie beispielsweise die Betreffzeile oder einen Ausschnitt der E-Mail und einen Anmeldelink für diejenigen, die Ihrer Liste noch nicht beigetreten sind. Je mehr Sie dafür werben, desto mehr Anmeldungen erhalten Sie. Aber es begeistert auch Ihre Abonnenten, Ihren Newsletter zu erhalten, was die Öffnungs- und Klickraten erhöht.

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