Estrategia de boletín informativo: su guía de 7 días para crear un boletín informativo por correo electrónico

Comenzar es la parte más difícil de crear boletines. ¿Cómo planifica cuándo enviará y qué debe escribir? ¿Cómo debe verse y cómo puede hacer que un boletín informativo de la empresa sea interesante?

Ya sea que se dirija a consumidores (B2C) o empresas (B2B), existen ciertas prácticas recomendadas para boletines informativos que debe seguir para atraer a su audiencia y aumentar las conversiones. Esta guía de siete días lo guiará a través del proceso de creación de un boletín informativo, desde la redacción del contenido hasta su envío al mundo.

Como sabe todo director de marketing y estratega de contenido, la planificación de un calendario editorial y la creación de espacio para revisiones y contratiempos le salvarán la cordura y mejorarán su rendimiento general.

Aquí está su guía para crear su boletín de correo electrónico:

Día uno: Crea algo de estructura

Para evitar sentirse abrumado por la tarea, Zoe Bjornson, exlíder de marketing de About.Me y actual productora de Bynd.com, dice que su proceso siempre debe comenzar con un poco de planificación del calendario.

Bjornson explica que su calendario no solo debe describir lo que va a escribir y cuándo lo enviará, sino también las otras partes de su proceso: "haga tiempo en su calendario para generar ideas, escribir, revisar y editar para que no solo se enfrenta a un gran plazo, sino a varios más pequeños”, explica.

Puede crear su plan en Outlook, Evernote o cualquier otra plataforma que lo ayude a mantenerse enfocado. Asegúrese de usar su plan para sacar tiempo en su horario de trabajo cada día para crear el boletín.

Aquí es donde la gestión del tiempo se vuelve esencial. Bjornson enfatiza la importancia de darle a cada pieza del boletín espacio para transformarse y cambiar a lo largo de la semana, desde el diseño hasta las líneas de asunto. “ Planifique su calendario para que pueda optimizar cada parte del proceso ”, agrega.

Si sigue la estructura establecida en esta publicación, tendrá una mini fecha límite cada día durante siete días.

Mientras está en un estado mental de planificación, también puede crear la estructura de su boletín. Si ya tiene una estrategia de contenido de boletín, eso le dará un marco manejable. Por ejemplo, su estrategia de contenido podría verse como una de estas:

• Dos publicaciones de blog recientes, un perfil de cliente y un enlace externo a una útil herramienta en línea.
• Un consejo de producto, una actualización de la industria y un artículo de temporada.
• Tres consejos de usuario (con enlaces a más detalles), dos publicaciones de blog recientes y un perfil de un producto nuevo o próximo.
• Una sugerencia de producto, una publicación de blog y una pieza útil de contenido de terceros.

Puedes ver que crear una estrategia de contenido hace que el trabajo sea mucho menos desalentador. La estructura puede ser flexible, dejando espacio para anuncios de nuevos productos y otros artículos esenciales.

Ya sea que esté utilizando un marco establecido o comenzando desde cero, su primer paso será hacer una lista de temas. Tenga en cuenta que el objetivo de su boletín informativo no es compartir actualizaciones sobre su empresa; el objetivo es servir a sus lectores. Trate de proporcionar algo único y útil para ellos en cada correo electrónico que envíe.

Aquí hay algunas ideas de contenido de boletines informativos de la compañía que a los lectores les encantarán:

• Noticias de la industria que impactan sus trabajos o vidas.
• Temas o eventos de tendencia.
• Historias sobre cómo otros clientes usan sus productos para mejorar sus vidas.
• Pronósticos de expertos.
• Consejos rápidos para hacerles la vida más fácil/mejor.
• Respuestas a preguntas frecuentes.
• Historias breves y entretenidas.
• Enlaces a herramientas en línea.
• Contenido generado por el usuario (pídele a tus usuarios que compartan fotos e historias).

Aquí hay algunas ideas de contenido de boletines para empleados para boletines internos:

• Próximos eventos y vacaciones.
• Actualizaciones sobre su 401K y otros planes de beneficios.
• Historias sobre cómo su empresa está mejorando la vida de los clientes.
• Anécdotas poco conocidas sobre la historia de la empresa.
• Ofertas de trabajo internas y cómo solicitarlas.

Lo importante es tener en cuenta a tu público objetivo y escribir contenido que les encante recibir.

Una vez que tenga una lista de temas, numérelos en orden de importancia. Mucha gente no leerá más allá del primer elemento, así que coloque su contenido más importante en la parte superior. Solo tus fans más acérrimos leerán hasta el final (como quizás tu madre), así que no entierres nada vital allí.

Tres o cuatro temas son suficientes para la mayoría de los boletines, pero puede usar tantos como desee. Experimente y vea lo que se siente bien.

Consejo profesional: muchos proveedores de servicios de correo electrónico, como Constant Contact y Mailchimp, le permiten rastrear en qué enlaces hacen clic las personas en sus mensajes. Observe lo que es popular y dónde aparecen sus enlaces en cada boletín. Por ejemplo, si nadie hace clic en los enlaces que aparecen después del cuarto párrafo, es posible que desee enviar mensajes más cortos.

Día dos: escribir el contenido

Ahora que ha trazado un mapa sobre lo que escribirá, estará listo para sumergirse directamente en la tarea el día dos.

Es importante crear un espacio tranquilo y sin distracciones para poner la pluma en el papel. O, si no eres el artífice de las palabras, dale instrucciones a tu escritor sobre la voz y la misión de tu boletín informativo. Independientemente de cómo lo haga, Bjornson le aconseja que escriba libremente, sabiendo que no presionará el botón de enviar de inmediato. Ella dice: “Darte algo de libertad, con suerte en forma de un calendario bien diseñado, te dará más espacio para escribir y cometer errores. Lo más importante es sacar tu contenido. Entonces puedes concentrarte en refinar y ajustar”.

Kimberly Devitt, gerente de marketing de Corkcicle, también sugiere sentirse cómodo y dejar que fluya. “La creatividad viene en oleadas. Así que asegúrese de estar en el espacio mental correcto antes de comenzar a escribir. Descubrí que al ordenar mi escritorio, no solo estoy despejando mi espacio físico, sino que también estoy liberando mi mente del desorden”, comparte.

Como regla general, Bjornson sugiere crear su contenido separado de donde lo distribuirá, principalmente porque es probable que ocurran errores tecnológicos y humanos. Esto significa garabatear en Google Docs y solo copiar/pegar en HubSpot u otra aplicación de correo electrónico (a menos que tenga una integración perfecta) una vez que esté listo para comenzar.

Si tiene bloqueo de escritor, divida la escritura en trozos pequeños. En lugar de enfrentar un artículo completo, piense en crear el siguiente elemento que necesita: un esquema, una introducción, un párrafo. Prométase la recompensa de un pequeño descanso después de haber terminado ese elemento, luego aborde el siguiente.

Algunas personas tienen el problema opuesto: escriben demasiado, con demasiada libertad. Lo mejor es mantenerlo simple, breve y dulce. Una pared de texto no es muy atractiva para el lector. Desea darles fragmentos cortos, divididos con imágenes, texto más grande y listas o gráficos.

Por ejemplo, muchos boletines dan a cada tema solo un titular digno de tabloide, una foto y una o dos oraciones de texto de adelanto. Luego, terminan con un enlace al blog de la empresa. Esa es una excelente manera de mantener su boletín de noticias legible. También es un movimiento inteligente si realiza publicidad de remarketing para los visitantes de su sitio web.

Pregúntate si puedes transmitir parte de la información que te gustaría cubrir con una imagen o foto con un pie de foto. Si desea compartir una estadística rápida o un hecho divertido, use Canva o las funciones de diseño integradas de su aplicación de boletín para crear un gráfico.

Consejo profesional: si ha estado agregando constantemente contenido a su blog durante todo el mes, tiene contenido preescrito listo para usar. Tome el título, la imagen destacada y las primeras dos oraciones de cada publicación de blog y colóquelas en su boletín informativo con un enlace al contenido completo para las personas que desean más.

Día tres: Necesidades de diseño de mapas

Si nunca ha trabajado para una revista, editorial o periódico, aquí tiene una lección rápida sobre copia y diseño: van de la mano, a veces al unísono y otras veces, en desacuerdo. No puede tener uno sin el otro, y deben complementarse entre sí para crear un diseño cohesivo que atraiga al lector al contenido.

La mayoría de las veces, el contenido es lo primero. Tener el contenido escrito primero le permite a un artista gráfico entender cómo usar imágenes y diseños para complementar las palabras. Una vez que el artista puede visualizar el espacio para el texto y el área para la fotografía u otros elementos, puede arremangarse y comenzar a crear. Si tiene un personal pequeño, Bjornson sugiere gastar el dinero extra ganado con tanto esfuerzo para contratar a un diseñador experimentado para que lleve su boletín informativo desde el centro de imágenes de stock hasta la obra maestra cautivadora que los lectores querrán abrir. Si su presupuesto no permite un diseñador, dice que herramientas como Canva son excelentes para imágenes rápidas.

Muchos proveedores de servicios de correo electrónico vienen precargados con plantillas diseñadas por profesionales. El secreto para usarlos bien es mantener las cosas simples y no agregar mucho al diseño de la plantilla. Recuerde que el espacio en blanco es una característica de diseño; hace que las cosas sean fáciles de digerir.

Si está utilizando una plantilla, considere estas preguntas: ¿Con cuánto contenido está trabajando? ¿Necesita una columna o dos? ¿Cuál es su contenido más importante: el título, la imagen o el botón de llamada a la acción?

También puede ser creativo con los tipos de letra. Mezclar y combinar diferentes fuentes puede hacer que su boletín sea más atractivo visualmente. Solo asegúrese de usar no más de dos o tres fuentes diferentes y limite la cantidad de tipos de letra a dos por boletín.

Sin embargo, su diseño podría verse como un aficionado si se deja llevar por los estilos o colores de las fuentes. Las letras negras simples combinadas con fotografías coloridas y muchos espacios en blanco son un aspecto clásico y profesional.

Por último, ¡no te olvides del móvil! Dado que se estima que el 81 % de los correos electrónicos se abren en un dispositivo móvil, es esencial diseñar su boletín informativo teniendo en cuenta las pantallas pequeñas. Eso significa usar un diseño de una sola columna, fuentes grandes y botones grandes.

Si no está seguro de cómo se verá su boletín en el móvil, use los botones de vista previa en su aplicación de boletín o ejecútelo a través de una herramienta de vista previa de correo electrónico como Litmus o Email on Acid. Estas herramientas le mostrarán cómo se representará su correo electrónico en diferentes dispositivos y clientes de correo electrónico.

Cuando su contenido esté completo, deberá crear una línea de asunto y obtener una vista previa del texto. Tómese el tiempo suficiente: es más difícil de lo que cree destilar su mensaje en algo lo suficientemente intrigante como para convencer a las personas de que abran su correo electrónico.

Recuerde hacer que su lector sea el foco de su línea de asunto. En lugar de decir "Noticias y actualizaciones de Widgets, Inc", diga algo como "re: consejos para aprovechar al máximo su nuevo widget". Finalmente, recuerde por qué está enviando un boletín en primer lugar. ¿Quieres que la gente lea tu blog, se inscriba en un curso o vea un producto? No olvides invitarlos con una llamada a la acción (CTA) clara y convincente. Es una buena idea colocar su CTA al principio del correo electrónico en caso de que las personas no lean todo el camino hasta el final. Puedes cerrar con una versión reformulada del mismo CTA si te parece más apropiado tenerlo al final. Múltiples llamadas a la acción están bien.

Una vez que haya escrito su contenido, déjelo reposar durante uno o dos días antes de intentar editarlo. ¡Es imposible hacer un buen trabajo editando una copia que has estado mirando durante horas!

Día cuatro: recopilar y actualizar suscriptores

Mientras deja descansar su copia escrita, es un excelente momento para trabajar en su lista. Asegúrese de actualizar la lista con nuevos clientes o contactos, y dígales a sus seguidores en las redes sociales que deben registrarse si quieren recibir la excelente información que está a punto de enviar.

Hoy también es un excelente día para trabajar en el crecimiento de su lista de suscriptores. Bjornson dice que ahora es el momento de compartir su enlace de "suscripción" por todas partes. Si bien desea dirigirse a aquellos en su audiencia esperanzada, para empezar, los amigos y familiares con gusto lo ayudarán a alcanzar sus metas numéricas al proporcionar sus direcciones de correo electrónico. Para obtener el mejor resultado posible, dice que mantenga el proceso sencillo y elimine cualquier obstáculo.

“Si su suscripción es a través de un sitio web general, cree una página de destino separada solo para que los suscriptores del boletín puedan ir y registrarse. Además, asegúrese de configurar un correo electrónico de confirmación en su servicio de boletín para que los nuevos suscriptores sepan que han sido agregados a su lista, además de una pequeña personalidad que les informe sobre usted y la cadencia del boletín para que sepan qué hacer. espera”, comparte.

Otra forma de atraer continuamente suscriptores a su sitio web es a través de botones de suscripción, según la directora ejecutiva de The On Switch, Nancy A. Shenker. Asegúrese de que su sitio web y las plataformas de redes sociales ofrezcan botones de registro para cualquier persona que quiera unirse a su lista.

Si segmenta su lista, enviando material ligeramente diferente a diferentes grupos de suscriptores, asegúrese de que su formulario de registro les permita optar por el contenido que desean recibir. Es posible que desee enviar contenido diferente a las personas que se encuentran en diferentes pasos del viaje del comprador, por ejemplo, pidiéndoles que verifiquen en el formulario de registro si están activamente en el mercado de sus productos o simplemente tienen curiosidad.

“Asegúrese de tener un buen sistema de administración de listas, especialmente si desea que diferentes tipos de lectores obtengan contenido diferente. Asegúrese de configurar también un lenguaje de "exclusión voluntaria", especialmente ahora que los consumidores son muy sensibles a la privacidad de los datos”, aconseja Shenker.

Si desea atraer a las personas para que se unan a su lista de correo electrónico, considere ofrecer algunos recursos gratuitos como incentivo. Esto podría ser una guía gratuita en PDF, un libro electrónico o un código de cupón, cualquier cosa que tenga suficiente valor para los visitantes de su sitio que estarán dispuestos a darle su dirección de correo electrónico para obtenerlo.

Día cinco: Revisa las revisiones

¿No cree que necesita un día completo para usar un peine de dientes finos (y esos anteojos para leer cuando sus ojos están cansados ​​por pasar demasiado tiempo frente a la pantalla) para pasar por las revisiones? Piénsalo de nuevo, dice Bjornson. “El contenido siempre cambia cuando se pone en forma final, así que moldéelo según sea necesario”.

Este es el trato: los boletines informativos más reflexivos y atractivos no son estelares en su primer borrador. Especialmente durante su primera semana de creación de boletines, darse suficiente tiempo para digerir hasta la última línea e imagen le servirá a su negocio y a su marca. Y oye, no tengas miedo de, bueno, empezar de nuevo. “Tal vez incluso reescribirlo por completo, ¡pero quédate con el original por si acaso! Luego, introdúzcalo en su proveedor de servicios de boletines y modifíquelo según sea necesario.

Si usted escribió el contenido, intente que alguien más haga la edición. Pero prepárate para estar abierto a sus comentarios: es difícil, incluso para los escritores profesionales, no sentirse a la defensiva cuando a alguien no le gustan sus elecciones. Si puede, pídale ayuda a un amigo o colega.

Si debe revisar su propia copia, intente leerla en voz alta. Esa es una excelente manera de detectar errores y frases incómodas. También puede usar herramientas como Grammarly: la versión gratuita detectará los errores más comunes y la versión pro puede mejorar su escritura de manera espectacular.

Quien haga la revisión también necesita probar cada enlace en el boletín.

Y finalmente, ¡no olvide revisar la línea de asunto y el nombre "de" en su proveedor de servicios de correo electrónico! Estos son elementos importantes que afectarán si las personas abren o no su boletín.

Día seis: Ejecutar una prueba

La prueba de manejo es uno de los pasos más ignorados en las campañas de marketing por correo electrónico.

Envíe una copia de vista previa de su correo electrónico a algunos miembros del personal seleccionados para recibir comentarios. Esto le dará la oportunidad de conocer cualquier incompatibilidad con diferentes lectores de correo electrónico y dispositivos, así como la oportunidad de asegurarse de que su copia tenga sentido para las personas que no la han estado mirando durante seis días.

Luego, una vez que haya realizado los cambios necesarios según los comentarios, envíese un correo electrónico de prueba. Esto le ayudará a detectar cualquier error tipográfico o de última hora.

“Antes de enviar su boletín informativo a cientos, miles, incluso millones de suscriptores de correo electrónico, es esencial probar y asegurarse de que todo se ve como debería y funciona como debería”, explica Ashley Perkins, directora de contenido digital de Sachs Media. "Le ahorrará mucha vergüenza y problemas si detecta ese error tipográfico de último segundo que se le pasó por alto anteriormente o un enlace roto en su llamada a la acción antes de presionar el botón 'enviar'".

Día siete: Prepárese para el despegue, er, despacho

Ahora que ha esbozado, escrito, revisado y probado, finalmente está listo para presionar el botón "enviar". Como último esfuerzo provisional, Bjornson dice que lo revise, lo lea una vez más y luego programe el tonto.

Una vez enviado, dice que comparta un adelanto de su boletín en las redes sociales. Por ejemplo, publique la línea de asunto o un fragmento del correo electrónico y un enlace de registro para aquellos que no se han unido a su lista. Cuanto más lo promocione, más suscripciones obtendrá. Pero también hace que sus suscriptores se entusiasmen al recibir su boletín informativo, lo que aumentará las tasas de apertura y de clics.

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