通讯策略：创建电子邮件通讯的 7 天指南

开始是创建时事通讯最困难的部分。 你如何计划什么时候发送——你应该写什么？ 它应该是什么样子，您如何使公司通讯变得有趣？

无论您是针对消费者 (B2C) 还是企业 (B2B)，都应该遵循某些时事通讯最佳实践来吸引受众并提高转化率。 这个为期 7 天的指南将引导您完成创建时事通讯的过程，从起草您的内容到将其发送到世界各地。

正如每个首席营销官和内容策略师都知道的那样，计划编辑日历并为修改和挫折创造空间将拯救你的理智——并提高你的整体表现。

以下是创建电子邮件通讯的指南：

第一天：创建一些结构

为了防止自己对任务感到不知所措，Zoe Bjornson——About.Me 的前营销主管和 Bynd.com 的现任制片人——说你的过程应该总是从一些日历计划开始。

Bjornson 解释说，你的日历不仅应该概述你将要写的内容和发送时间，还应该概述你过程的其他部分：“在你的日历中留出时间进行头脑风暴、写作、审查和编辑，以便你'不仅仅是面临一个大的截止日期，而是多个较小的截止日期，“她解释说。

您可以在 Outlook、Evernote 或任何其他有助于您保持专注的平台中创建您的计划。 确保使用您的计划在每天的工作日程中留出时间来创建时事通讯。

这就是时间管理变得至关重要的地方。 Bjornson 强调了让每一篇时事通讯的空间在一周内进行转变和改变的重要性——从设计到主题行。 “计划好你的日历，这样你就可以优化每个流程，”她补充道。

如果您遵循本文中列出的结构，您将每天有一个迷你截止日期，为期 7 天。

当您处于计划框架中时，您还可以创建您的时事通讯结构。 如果您已经有一个时事通讯内容策略，那将为您提供一个可管理的框架。 例如，您的内容策略可能如下所示之一：

• 最近的两篇博客文章、一份客户资料和一个指向有用在线工具的外部链接。
• 一份产品提示、一份行业更新和一份季节性商品。
• 三个用户提示（带有更多详细信息的链接）、两个最近的博客文章以及新产品或即将推出的产品的简介。
• 一篇产品提示、一篇博文和一篇有用的第三方内容。

您可以看到创建内容策略使这项工作变得不那么令人生畏。 结构可以灵活，为新产品发布和其他重要项目留出空间。

无论您是使用已建立的框架还是从头开始，您的第一步都是列出主题。 请记住，您的时事通讯的目标不是分享有关您公司的最新信息 - 目标是为您的读者服务。 尝试在您发送的每封电子邮件中为他们提供独特且有用的内容。

以下是一些读者会喜欢的公司通讯内容创意：

• 影响他们工作或生活的行业新闻。
• 热门话题或事件。
• 有关其他客户如何使用您的产品来改善他们生活的故事。
• 专家预测。
• 让他们的生活更轻松/更好的快速提示。
• 常见问题的解答。
• 简短有趣的故事。
• 在线工具的链接。
• 用户生成的内容（要求您的用户分享照片和故事）。

以下是一些内部通讯的员工通讯内容创意：

• 即将举行的活动和假期。
• 更新他们的 401K 和其他福利计划。
• 关于贵公司如何让客户生活更美好的故事。
• 关于公司历史的鲜为人知的轶事。
• 内部职位空缺以及如何申请。

重要的是要牢记您的目标受众并撰写他们会很高兴收到的内容。

获得主题列表后，按重要性顺序对它们进行编号。 许多人不会阅读超出第一项的内容，因此请将您最重要的内容放在顶部。 只有你最铁杆的粉丝才会读到最底层（比如可能是你妈妈），所以不要在那里埋葬任何重要的东西。

对于大多数时事通讯来说，三个或四个主题就足够了，但您可以随意使用任意数量的主题。 试验一下，看看什么感觉是对的。

专业提示：许多电子邮件服务提供商，例如 Constant Contact 和 Mailchimp，可以让您跟踪人们在您的邮件中点击了哪些链接。 注意什么是流行的，以及您的链接出现在每个时事通讯中的什么位置。 例如，如果没有人点击出现在第四段之后的链接，您可能希望发送较短的消息。

第二天：写内容

现在您已经确定了您将要写的内容，您将准备好在第二天直接投入到任务中。

创造一个安静、无干扰的空间来写笔是很重要的。 或者，如果您不是文字大师，请为您的作家指明您的时事通讯的声音和使命。 不管你怎么做，Bjornson 建议你自由输入，因为你知道你不会立即点击发送按钮。 她说：“给自己一些自由——希望以精心设计的日历的形式——会给你更多的写作空间和犯错的空间。 最重要的是将您的内容发布出去。 然后你就可以专注于改进和调整。”

Corkcicle 的营销经理金伯利·德维特（Kimberly Devitt）也建议让自己舒服一些，顺其自然。 “创造力是一波又一波的。 因此，在开始写作之前，请确保您处于正确的顶空。 我发现通过整理我的办公桌，我不仅可以清理我的物理空间，还可以让我的思想摆脱混乱，”她分享道。

根据经验，Bjornson 建议将内容与分发位置分开创建——主要是因为技术和人为错误必然会发生。 这意味着您可以在 Google Docs 中涂鸦，并且只有在您准备好后才复制/粘贴到 HubSpot 或其他电子邮件应用程序（除非您有无缝集成）。

如果您有写作障碍，请将写作分成小块。 与其面对整篇文章，不如考虑创建你需要的下一个项目——大纲、介绍、段落。 在完成该项目后，向自己承诺一个小休息的奖励，然后处理下一个。

有些人有相反的问题——他们写得太多，太自由了。 最好保持简单、简短和甜蜜。 一堵文字墙对读者来说不是很有吸引力。 你想给他们简短的块，用图像、更大的文本、列表或图形分解。

例如，许多时事通讯只为每个主题提供一个值得小报的标题、一张照片和一两句预告文本。 然后，他们以公司博客的链接结束。 这是让您的时事通讯保持可读性的好方法。 如果您向网站访问者投放任何再营销广告，这也是一个明智之举。

问问自己，您是否可以用带有标题的图像或照片来传达您想涵盖的一些信息。 如果您想快速分享统计数据或有趣的事实，请使用 Canva 或您的时事通讯应用程序的内置设计功能来创建图形。

专业提示：如果您整个月都在不断地向博客添加内容，那么您已经准备好使用预先编写的内容。 抓住每篇博文的标题、特色图片和前几句话，并将它们放入您的时事通讯中，并为想要更多内容的人提供完整内容的链接。

第三天：地图设计需求

如果您从未为杂志、出版商或报纸工作过，这里有一个关于复制和布局的快速课程：它们齐头并进，有时是一致的，有时是不一致的。 你不能没有另一个，它们应该相互补充，以创建一个有凝聚力的设计，将读者吸引到内容中。

很多时候，内容是第一位的。 首先编写内容可以让图形艺术家了解如何使用图像和设计来补充文字。 一旦艺术家可以将文本空间和摄影或其他元素的区域可视化，他们就可以卷起袖子开始创作。 如果您的员工人数较少，Bjornson 建议花费额外辛苦赚来的钱聘请一位经验丰富的设计师，将您的时事通讯从库存图片中心带到读者想要打开的迷人杰作。 如果你的预算不允许设计师，她说像 Canva 这样的工具非常适合快速视觉。

许多电子邮件服务提供商都预装了由专业人士设计的模板。 使用它们的秘诀是保持简单，不要给模板设计添加太多内容。 请记住，留白是一种设计特征； 它使事情易于消化。

如果您使用模板，请考虑以下问题：您正在处理多少内容？ 你需要一两列吗？ 您最关键的内容是什么——标题、图片或号召性用语按钮？

您还可以通过字体获得创意。 混合和匹配不同的字体可以使您的时事通讯更具视觉吸引力。 请确保使用不超过两种或三种不同的字体，并将每份新闻稿的字体数量限制为两种。

但是，如果您对字体样式或颜色感到厌烦，您的设计可能看起来很业余。 简单的黑色字体搭配彩色摄影和大量空白空间是经典而专业的外观。

最后，别忘了手机！ 估计有 81% 的电子邮件是在移动设备上打开的，因此在设计时事通讯时必须考虑到小屏幕。 这意味着使用单列布局、大字体和大按钮。

如果您不确定您的时事通讯在移动设备上的外观，请使用时事通讯应用程序中的预览按钮或通过电子邮件预览工具（如 Litmus 或 Email on Acid）运行它。 这些工具将向您展示您的电子邮件将如何在不同的设备和电子邮件客户端上呈现。

内容完成后，您需要创建主题行并预览文本。 给自己足够的时间——把你的信息提炼成足够有趣的东西来说服人们打开你的电子邮件比你想象的要难。

记住让你的读者成为你的主题行的焦点。 与其说“来自 Widgets, Inc 的新闻和更新”，不如说“re: Tips to get the most out of your new widgets”。最后，记住你最初发送新闻通讯的原因。 您希望人们阅读您的博客、注册课程或查看产品吗？ 不要忘记通过明确、令人信服的号召性用语 (CTA) 邀请他们。 将 CTA 放在电子邮件的早期位置是个好主意，以防人们没有一直阅读到底部。 如果感觉更适合放在最后，您可以使用相同 CTA 的改写版本结束。 多个号召性用语很好。

一旦你的内容写好了，让它休息一两天，然后再尝试编辑。 盯着看了好几个小时的文案，要做好编辑工作是不可能的！

第四天：收集和更新订阅者

当你让你的书面副本休息时，这是处理你的清单的好时机。 确保使用任何新客户或联系人更新列表，并让您的社交媒体关注者知道如果他们想要接收您即将发送的重要信息，他们应该注册。

今天也是增加订阅者名单的好日子。 Bjornson 说，现在是时候广泛分享您的“订阅”链接了。 虽然您想针对那些有希望的受众群体，但首先，朋友和家人会很乐意通过输入他们的电子邮件地址来帮助您实现您的数字目标。 为了尽可能获得最佳结果，她说要保持过程简单明了，并消除任何障碍。

“如果您的订阅是通过一般网站进行的，请制作一个单独的登录页面，供时事通讯订阅者前往并注册。 此外，请务必在您的时事通讯服务中设置确认电子邮件，以便新订阅者知道他们已被添加到您的列表中，以及告诉他们您和时事通讯的节奏的小个性，以便他们知道要做什么期待，”她分享道。

根据 The On Switch 的首席执行官 Nancy A. Shenker 的说法，另一种持续吸引网站订阅者的方法是通过订阅者按钮。 确保您的网站和社交媒体平台为想要加入您列表的任何人提供注册按钮。

如果你对列表进行细分——向不同的订阅者群体发送略有不同的材料——确保你的注册表单允许他们选择他们想要接收的内容。 您可能希望向处于购买旅程不同阶段的人发送不同的内容，例如，要求他们在注册表单上检查他们是否积极地在市场上购买您的产品或只是好奇。

“确保你有一个好的列表管理系统，特别是如果你希望不同类型的读者获得不同的内容。 确保你还设置了“选择退出”语言——尤其是现在消费者对数据隐私非常敏感，”Shenker 建议道。

如果您想吸引人们加入您的电子邮件列表，请考虑提供一些免费资源作为奖励。 这可以是免费的 PDF 指南、电子书或优惠券代码——任何对您的网站访问者有足够价值的东西，他们愿意给您他们的电子邮件地址来获取它。

第五天：通过修订

不要认为您需要一整天的时间来使用细齿梳子（以及当您的眼睛因过多的屏幕时间而感到疲倦时的那些老花镜） - 进行修改？ 再想一想，Bjornson 说。 “内容在形成最终形式时总是会发生变化，因此请根据需要对其进行塑造。”

交易是这样的：最周到、最吸引人的新闻通讯在初稿时并不出色。 尤其是在您创建时事通讯的第一周，给自己足够的时间来消化每一个最后一行和图像，这将为您的业务和您的品牌服务。 嘿，不要害怕，好吧，重新开始。 “也许甚至完全重写它，但保留原件以防万一！ 然后，将其放入您的时事通讯服务提供商并根据需要进行调整。

如果您编写了内容，请尝试让其他人进行编辑。 但是准备好对他们的反馈持开放态度——这很困难，即使对于专业作家来说，当有人不喜欢他们的选择时也不要感到防御。 如果可以，请向朋友或同事寻求帮助。

如果您必须校对自己的副本，请尝试大声朗读。 这是捕捉错误和尴尬措辞的好方法。 您还可以使用 Grammarly 之类的工具——免费版可以捕捉最常见的错误，而专业版可以显着提高您的写作水平。

进行校对的人还需要测试时事通讯中的每个链接。

最后，不要忘记在您的电子邮件服务提供商中校对主题行和“发件人”姓名！ 这些是影响人们是否打开您的时事通讯的重要因素。

第六天：运行测试

试驾是电子邮件营销活动中最容易被忽视的步骤之一。

将您的电子邮件的预览副本发送给一些选定的员工以获得反馈。 这将使您有机会了解与不同电子邮件阅读器和设备的任何不兼容性，并有机会确保您的副本对六天没有盯着它的人有意义。

然后，一旦您根据反馈进行了任何必要的更改，请向自己发送一封测试电子邮件。 这将帮助您发现任何拼写错误或最后一分钟的错误。

Sachs Media 数字内容总监 Ashley Perkins 解释说：“在向数百、数千甚至数百万电子邮件订阅者发送您的时事通讯爆炸之前，必须进行测试并确保一切看起来都应有尽有 - 并且按应有的方式工作。 “如果您在点击“发送”按钮之前发现之前错过的最后一秒错字或号召性用语中的断开链接，这将为您节省很多尴尬和麻烦。”

第七天：准备起飞——呃，派遣

现在您已经概述、编写、修改和测试了，您终于可以点击“发送”按钮了。 作为最后的权宜之计，Bjornson 说先预览它，再通读一遍——然后安排傻瓜。

发送后，她说要在社交媒体上分享您的时事通讯的先睹为快。 例如，为尚未加入您列表的人发布主题行或电子邮件片段以及注册链接。 你推广的越多，你得到的注册就越多。 但它也会让您的订阅者兴奋地收到您的时事通讯，这将提高打开率和点击率。

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