13 Tips Untuk Menulis Email Penjangkauan yang Efektif

Kami telah berbicara sebelumnya tentang semakin pentingnya penjangkauan dalam dunia pemasaran online—mempromosikan blog atau situs web bisnis Anda sendiri dengan menulis tamu di situs orang lain. Ini adalah cara yang sangat efektif untuk memasuki pemirsa baru dan menarik lebih banyak orang ke situs Anda.

Bacaan terkait: Cara Menggunakan PR Digital untuk Membangun Hubungan Dengan Influencer

Tetapi kenyataannya adalah bahwa Anda bahkan tidak akan pernah mendapatkan kesempatan untuk menulis blog tamu jika Anda tidak melakukan langkah pertama dari proses penjangkauan dengan benar. Langkah pertama adalah menulis email kepada pemilik situs.

Pikirkan tentang itu. Jika Anda telah menentukan bahwa situs tertentu akan menjadi tempat yang ideal untuk menjalankan tugas sebagai blogger tamu, Anda dapat yakin bahwa banyak orang lain juga memilikinya. Dan semua orang lain itu juga mengirim email pemilik situs yang meminta ke blog tamu. Jadi, jika Anda menginginkan harapan yang paling samar untuk diberi kesempatan untuk memperluas audiens Anda melalui situs itu, Anda harus benar-benar memastikan bahwa email penjangkauan Anda menonjol dari yang lain.

Jadi, bagaimana Anda dapat memastikan bahwa pesan Anda menarik perhatian pemilik situs—dan tidak hanya itu, tetapi juga mendapat tanggapan positif? Kami telah menyusun daftar beberapa kiat penjangkauan untuk menulis email penjangkauan yang sempurna untuk membantu Anda dalam perjalanan.

1. Perhatikan baris subjek!
Jika Anda tersandung pada langkah pertama yang sangat penting dari proses ini, permainan sudah berakhir. Menulis baris subjek yang terdengar seperti spam atau yang tidak sesuai dengan cara apa pun kemungkinan akan membuat email penjangkauan Anda masuk ke folder sampah tanpa melihat sekilas.

Bersikaplah lugas dalam subjek Anda, biarkan penerima tahu persis apa yang menantinya di dalam. Menjadi misterius adalah bendera merah untuk spam. Jika memungkinkan, beri tahu dia komitmen waktu seperti apa yang dia lihat dalam menangani email Anda, juga—“Pertanyaan Singkat—Ide Blog Tamu” jauh lebih mungkin untuk dibuka dan dibaca daripada “Pemikiran kita mungkin memulai diskusi tentang kemungkinan blogging tamu.” Bagaimana Anda menyusun email, terutama baris subjek penjangkauan posting tamu, akan membuat semua perbedaan dalam permintaan Anda mencapai penerimanya.

Bacaan terkait: 11 Strategi Pemasaran Email yang Menjamin Tingkat Klik-untuk-Buka 50%

2. Personalisasi salam.
Cara terbaik untuk menarik seseorang untuk membaca sisa email penjangkauan Anda adalah dengan menggunakan nama mereka. Mulai langsung ke permintaan Anda tanpa salam atau bahkan pergi dengan "Hai!" tidak akan menginspirasi banyak harapan bahwa email Anda bukan hanya surat massal. Pergi ke sekolah lama dan gunakan "Dear Anu" atau bahkan "Hai, Anu" untuk mendapatkan perhatian pembaca.

3. Lakukan penelitian Anda.
Ya, sangat penting untuk membaca setidaknya beberapa posting blog orang ini sebelum mengirim email tentang tulisan tamu. Tetapi lebih dari itu, itulah yang akan membuat email Anda menonjol. Lakukan riset tentang pemilik situs secara eksklusif. Cari tahu apa yang mereka lakukan, latar belakang mereka, keluarga mereka, dll. Mungkin Anda akan menemukan kesamaan yang dapat Anda gunakan untuk membuat hubungan yang nyata—dan paling tidak, Anda akan dapat menyebutkan sesuatu dari kehidupan pemilik untuk menunjukkan kepada mereka pada tingkat yang lebih dalam bahwa ini bukan email penjangkauan massal.

4. Kenali jaringan mereka.
Bahkan jika Anda tidak memiliki koneksi dengan pemilik situs—dan jujur ​​saja, Anda mungkin tidak—Anda dapat memalsukannya dengan mengenal seseorang dari jaringannya. Lihat profil LinkedIn-nya, dan lihat apakah Anda sudah mengenal seseorang yang juga memiliki koneksi dengannya. Dan jika tidak, cobalah untuk menjalin kontak. Lihat juga saluran media sosial mereka yang lain. Setelah Anda menemukan teman bersama, jangan hanya menyebutkan nama. Jalankan ide blogging tamu Anda dengan koneksi timbal balik itu, dan lihat apakah mereka pikir itu cocok. Jika mereka menyukainya, Anda juga dapat memasukkan bongkahan emas itu ke email Anda.

5. Berikan konteks asli pembuka Anda.
Apakah Anda telah menyebutkan latar belakang pemilik situs atau teman bersama, paragraf pembuka Anda harus memperjelas konteks permintaan Anda. Ada apa dengan situs yang menjadikannya tempat yang sempurna bagi Anda untuk blog tamu? Entri blog masa lalu mana yang ditulis oleh pemilik situs yang menurut Anda sangat berguna atau berkaitan dengan topik Anda? Paragraf pertama ini harus membuktikan tanpa keraguan bahwa Anda tidak hanya membaca blog orang ini secara teratur tetapi juga memahami fokus dan audiens mereka.

6. Nyatakan hanya satu tujuan.
Bahkan jika Anda hanya memiliki ide untuk blog tamu, ulasan, wawancara, dll., jangan menyerah pada godaan untuk menyebutkan semuanya di email pertama ini. Ini penting untuk diingat ketika mempelajari cara menulis email penjangkauan. Pilih satu tujuan utama yang Anda miliki—dalam hal ini, menulis satu posting blog tamu untuk situsnya—dan hanya minta itu. Membanjiri pemilik situs dengan lima permintaan berbeda secara bersamaan mungkin akan membuat lampu peringatan itu berkedip— orang ini menginginkan lebih dari yang bisa saya berikan —dan kemungkinan akan mengarah pada 'tidak'.

7. Berikan sudut unik Anda.
Bagian ini sama pentingnya dengan membangun konteks untuk permintaan Anda. Tentu, Anda mungkin memahami audiens dan fokus pemilik situs, tetapi jika posting tamu yang Anda usulkan terdengar seperti posting yang ditulis blogger setiap minggu, mengapa dia mempublikasikannya? Dalam email penjangkauan Anda, beri tahu dia bagaimana ide blog Anda mengambil fokusnya dan mendekatinya dari sudut yang unik—yang hanya dapat Anda berikan karena keahlian khusus Anda.

8. Bersikaplah persuasif.
Jangan mengemis, tapi juga jangan suka memerintah. Alih-alih, gunakan kekuatan persuasi Anda untuk menunjukkan kepada blogger apa untungnya bagi mereka. Bagaimana audiens mereka mendapat manfaat dari posting tamu Anda? Bagaimana mereka akan mendapat manfaat darinya?

9. Jangan berlebihan saat menutup.
Saat Anda keluar, masukkan nama, judul, dan tautan ke situs web Anda, dan hanya itu. Jangan menambahkan setumpuk tautan lain atau sekumpulan gambar; tetap sederhana dan profesional.

10. Singkat.
Saran ini berlaku untuk seluruh email penjangkauan. Jika catatan Anda mengoceh tanpa henti, blogger pilihan Anda mungkin akan menyerah dan berhenti membaca. Setiap bagian—pembukaan pribadi Anda, permintaan tunggal, dan nada persuasif —harus sesingkat dan sejelas mungkin. Lihatlah beberapa contoh email penjangkauan untuk melihat bagaimana mereka menyusun pesan mereka.

11. Jaga agar email Anda tetap dasar.
Menambahkan gambar atau format apa pun akan memunculkan tanda peringatan di benak pemilik situs—mereka tidak perlu mengeklik "tampilkan gambar" hanya untuk membaca email Anda. Tetap sederhana dan mudah untuk semua orang yang terlibat.

12. Gunakan bahasa yang mengundang.
Ini bisa menjadi salah satu area tersulit untuk dinavigasi, tetapi ini juga mungkin yang paling penting dalam email penjangkauan. Sangat penting untuk bersikap ramah, sopan, dan ringkas secara bersamaan. Ya, Anda ingin ringkas, tetapi Anda juga tidak ingin terdengar kasar. Alih-alih mengatakan sesuatu seperti, "Saya ingin menulis posting tamu untuk Anda sebelum Jumat depan," cobalah melunakkannya dengan mengatakan, "Saya akan senang jika kita bisa mendiskusikan penulisan posting tamu untuk Anda kapan-kapan."

13. Waktu itu penting.
Saat Anda mengirim email penjangkauan itu bisa menjadi faktor penting apakah email itu dibuka dan dibaca juga. Hari Senin bisa jadi terlalu sibuk, dan pada hari Jumat, kebanyakan orang hanya menyelesaikan akhir pekan. Mengirim email Anda pada hari Selasa pagi, misalnya, adalah cara yang baik untuk memunculkannya di kotak masuk pemilik situs pada saat mereka akan lebih menerima.

Bacaan terkait: Pro dan Kontra dari Email Penjangkauan Dingin

Pengalaman apa yang Anda miliki dengan menulis dan mengirim email penjangkauan? Apakah Anda memiliki tips lain untuk dibagikan atau bahkan template email penjangkauan Anda sendiri? Mungkin Anda sendiri telah menerima email-email ini dan ingin berbagi kesamaan yang dimiliki oleh orang-orang sukses tersebut? Kami akan senang mendengar dari Anda di bagian komentar di bawah.