13 نصيحة لكتابة رسالة بريد إلكتروني فعالة للتواصل

لقد تحدثنا من قبل عن الأهمية المتزايدة للتواصل في عالم التسويق عبر الإنترنت - الترويج لمدونتك الخاصة أو موقع الويب الخاص بالعمل عن طريق كتابة ضيف على موقع شخص آخر. إنها طريقة فعالة للغاية للاستفادة من جماهير جديدة وجذب المزيد من الأشخاص إلى موقعك.

القراءة ذات الصلة: كيفية استخدام العلاقات العامة الرقمية لبناء علاقة مع المؤثرين

لكن الحقيقة الصعبة هي أنك لن تحصل على فرصة لكتابة مدونة ضيف إذا لم تحصل على الخطوة الأولى من عملية التواصل بشكل صحيح. الخطوة الأولى هي إرسال بريد إلكتروني إلى صاحب الموقع.

فكر في الأمر. إذا كنت قد قررت أن موقعًا معينًا سيكون المكان المثالي لقضاء مهمة كمدون ضيف ، فيمكنك التأكد من أن الكثير من الأشخاص قد فعلوا ذلك أيضًا. وجميع هؤلاء الأشخاص الآخرين يرسلون أيضًا رسائل بريد إلكتروني لمالك الموقع يطلبون فيها مدونة الضيف. لذا ، إذا كنت تريد حتى أدنى أمل في أن تتاح لك الفرصة لتوسيع جمهورك عبر هذا الموقع ، فعليك التأكد تمامًا من أن بريدك الإلكتروني للتواصل يبرز عن الآخرين.

إذن كيف يمكنك التأكد من أن رسالتك تلفت انتباه مالك الموقع - وليس ذلك فحسب ، بل تستحق أيضًا استجابة إيجابية؟ لقد قمنا بتجميع قائمة ببعض نصائح التوعية لكتابة البريد الإلكتروني للتواصل المثالي لمساعدتك في طريقك.

1. انتبه لسطر الموضوع!
إذا تعثرت في هذه الخطوة الأولى المهمة للغاية من العملية ، فإن اللعبة قد انتهت بالفعل. من المحتمل أن تؤدي كتابة سطر موضوع يبدو غير مرغوب فيه أو غير مرغوب فيه بأي شكل من الأشكال إلى وصول البريد الإلكتروني للتواصل الخاص بك في مجلد المهملات دون نظرة ثانية.

كن صريحًا في موضوعك ، واسمح للمتلقي بمعرفة ما ينتظره بالضبط في الداخل. كونك غامضًا هو علامة حمراء على البريد العشوائي. إذا كان ذلك ممكنًا ، أخبره بنوع الالتزام الزمني الذي يبحث عنه في التعامل مع بريدك الإلكتروني ، كذلك - من المرجح أن يتم فتح "سؤال سريع - فكرة مدونة الضيف" وقراءتها أكثر من "اعتقد أننا قد نبدأ مناقشة حول إمكانية التدوين كضيف ". ستُحدث كيفية صياغة البريد الإلكتروني ، وخاصة سطر موضوع نشر الضيف ، كل الفرق في وصول طلبك إلى مستلمه.

القراءة ذات الصلة: 11 إستراتيجية للتسويق عبر البريد الإلكتروني تضمن معدل النقر للفتح بنسبة 50٪

2. تخصيص تحية.
أفضل طريقة لجذب شخص ما لقراءة بقية رسائل البريد الإلكتروني للتواصل هي استخدام اسمه. ابدأ مباشرة في طلبك دون تحية أو حتى استخدام كلمة "مرحبًا!" لن يكون مصدر إلهام لكثير من الأمل في أن بريدك الإلكتروني ليس مجرد بريد جماعي. انتقل إلى المدرسة القديمة واستخدم "عزيزي فلان" أو "مرحبًا ، فلان" لجذب انتباه القارئ.

3. قم بأبحاثك.
نعم ، من المهم بالتأكيد قراءة عدد قليل على الأقل من منشورات مدونة هذا الشخص قبل إرسالها بالبريد الإلكتروني حول كتابة الضيف. لكن تجاوز ذلك هو ما سيجعل بريدك الإلكتروني مميزًا. قم ببعض البحث عن مالك الموقع حصريا. اكتشف ما يفعلونه ، وخلفياتهم ، وعائلاتهم ، وما إلى ذلك. ربما ستجد أن لديك شيئًا مشتركًا يمكنك استخدامه لإنشاء اتصال حقيقي - وعلى الأقل ، ستتمكن من ذكر شيء من حياة المالك لتوضح لهم على مستوى أعمق أن هذا ليس بريدًا إلكترونيًا للتواصل الجماعي.

4. التعرف على شبكتهم.
حتى إذا لم يكن لديك اتصال بمالك الموقع - ودعنا نواجه الأمر ، فربما لن تفعل ذلك - يمكنك تزوير واحد من خلال التعرف على شخص ما من شبكته. تحقق من ملفه الشخصي على LinkedIn ، واعرف ما إذا كنت تعرف بالفعل أي شخص لديه أيضًا اتصال به. وإذا لم يكن كذلك ، فحاول إقامة اتصال. انظر إلى قنوات التواصل الاجتماعي الأخرى الخاصة بهم أيضًا. بمجرد العثور على صديق مشترك ، لا تسقط الاسم فقط. قم بتشغيل فكرة التدوين الخاصة بالضيف من خلال هذا الاتصال المتبادل ، ومعرفة ما إذا كانوا يعتقدون أنه سيكون مناسبًا. إذا أعجبهم ذلك ، يمكنك أيضًا تضمين قطعة الذهب في بريدك الإلكتروني.

5. امنح الافتتاحية سياق حقيقي.
سواء ذكرت خلفية مالك الموقع أو صديقًا مشتركًا أم لا ، يجب أن توضح الفقرة الافتتاحية سياق طلبك. ما هو الموقع الذي يجعله المكان المثالي لك لاستضافة المدونة؟ ما منشورات المدونة السابقة التي كتبها مالك الموقع والتي وجدتها مفيدة بشكل خاص أو وثيقة الصلة بموضوعك؟ يجب أن تثبت هذه الفقرة الأولى بما لا يدع مجالاً للشك أنك لا تقرأ مدونة هذا الشخص بانتظام فحسب ، بل تفهم أيضًا تركيزه وجمهوره.

6. حدد هدف واحد فقط.
حتى لو كنت مليئًا بالأفكار لمدونات الضيوف والمراجعات والمقابلات وما إلى ذلك ، فلا تستسلم لإغراء ذكرهم جميعًا في هذا البريد الإلكتروني الأول. من المهم تذكر هذا عند تعلم كيفية كتابة رسالة بريد إلكتروني للتواصل. اختر هدفًا مركزيًا واحدًا لديك - في هذه الحالة ، كتابة منشور مدونة ضيف واحد لموقعها - واطلب ذلك فقط. من المحتمل أن يؤدي إغراق مالك الموقع بخمسة طلبات مختلفة في وقت واحد إلى بدء وميض أضواء التحذير - هذا الشخص يريد أكثر مما يمكنني تقديمه - وسيؤدي على الأرجح إلى "لا".

7. أعط زاوية فريدة الخاصة بك.
هذا الجزء لا يقل أهمية عن إنشاء سياق لطلبك. بالتأكيد ، قد تفهم جمهور مالك الموقع وتركيزه ، ولكن إذا كانت مشاركة الضيف التي تقترحها تبدو تمامًا مثل المشاركات التي يكتبها المدون كل أسبوع ، فلماذا على الأرض ينشرها؟ في رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بالتوعية ، أخبره كيف تأخذ فكرة مدونتك تركيزه وتتناولها من زاوية فريدة - واحدة لا يمكن لأحد سواك توفيرها بسبب خبرتك الخاصة.

8. كن مقنع.
لا تتوسل ، لكن لا تتسلط أيضًا. بدلاً من ذلك ، استخدم قوتك في الإقناع لتُظهر للمدون ما الذي ستجنيه له. كيف سيستفيد جمهورهم من منشور الضيف الخاص بك؟ كيف سيستفيدون منه؟

9. لا تطرف في الإغلاق.
عند تسجيل الخروج ، ضع اسمك ولقبك ورابطًا إلى موقع الويب الخاص بك ، وهذا كل شيء. لا تضف كومة من الروابط الأخرى أو مجموعة من الصور ؛ اجعله بسيطًا ومهنيًا.

10. كن موجزا.
تنطبق هذه النصيحة على رسالة البريد الإلكتروني للتوعية بأكملها. إذا كانت ملاحظتك تتجول إلى ما لا نهاية ، فقد يستسلم المدون الذي اخترته ويتوقف عن القراءة. يجب أن يكون كل قسم - الافتتاح المخصص ، والطلب الفردي ، والخطاب المقنع - مقتضبًا ومباشرًا قدر الإمكان. ألق نظرة على بعض أمثلة البريد الإلكتروني للتوعية لمعرفة كيف قاموا بصياغة رسالتهم.

11. حافظ على بريدك الإلكتروني الأساسي.
ستؤدي إضافة الصور أو أي نوع من التنسيق إلى رفع علامات التحذير في ذهن مالك الموقع - فلا يجب عليهم النقر فوق "عرض الصور" فقط لقراءة بريدك الإلكتروني. اجعلها بسيطة وسهلة لجميع المعنيين.

12. استخدم لغة جذابة.
قد تكون هذه إحدى أصعب المجالات للتنقل فيها ، ولكنها ربما تكون أيضًا الأكثر أهمية في رسالة البريد الإلكتروني للتواصل. من الضروري أن تكون ودودًا ومهذبًا ومختصرًا في نفس الوقت. نعم ، تريد أن تكون موجزًا ​​، لكنك أيضًا لا تريد أن تبدو وقحًا. بدلاً من قول شيء مثل ، "أريد أن أكتب منشور ضيف لك في وقت ما قبل يوم الجمعة المقبل" ، حاول تخفيفه بالقول ، "سأحب ذلك إذا كان بإمكاننا مناقشة كتابتي في منشور ضيف لك في وقت ما."

13. التوقيت مهم.
عند إرسال رسالة البريد الإلكتروني للتوعية ، يمكن أن تكون عاملاً مهمًا في ما إذا كان سيتم فتحها وقراءتها أيضًا. يمكن أن تكون أيام الإثنين مزدحمة للغاية ، وفي يوم الجمعة ، يختتم معظم الناس الأمور في عطلة نهاية الأسبوع. على سبيل المثال ، يعد إرسال بريدك الإلكتروني في صباح يوم الثلاثاء طريقة جيدة لإظهاره في صندوق الوارد الخاص بمالك الموقع في وقت يكون فيه أكثر تقبلاً.

قراءة ذات صلة: إيجابيات وسلبيات رسائل البريد الإلكتروني الباردة

ما هي التجارب التي مررت بها مع كتابة رسائل البريد الإلكتروني للتوعية وإرسالها؟ هل لديك أي نصائح أخرى للمشاركة أو حتى نموذج البريد الإلكتروني الخاص بك للتواصل؟ ربما تكون قد تلقيت هذه الرسائل الإلكترونية بنفسك وترغب في مشاركة القاسم المشترك بين الناجحين؟ نود أن نسمع منك في قسم التعليقات أدناه.