نظرًا لأن جمعيتك تهدف إلى النمو وتطوير علاقات ذات مغزى مع أعضائك ، فإن التركيز على الخبرة التي يتمتعون بها مع مؤسستك أمر ضروري.

كيف تدير جمعيتك هي جزء كبير من هذا. لهذا السبب من المهم الاستفادة من الأدوات التي ستساعدك على تحسين تجربة أعضائك داخل جمعيتك والتأكد من أنهم يرون القيمة في البقاء كعضو.

ميزات برنامج إدارة الجمعيات التي تعمل على تحسين تجربة الأعضاء والاحتفاظ بهم

في هذه المقالة ، سنركز على كيفية الاستفادة من برنامج إدارة الجمعيات الخاص بك (AMS) لخلق تجربة أفضل للعضو. باستخدام هذه الحلول ، يمكنك زيادة معدل الاحتفاظ بالأعضاء لديك ومواصلة إظهار القيمة التي تقدمها للأعضاء.

استفد من الموارد المتاحة لك من خلال AMS وستنتهي بأعضاء سعداء ومعدل استبقاء مرتفع. هيا بنا نبدأ.

1. قاعدة بيانات أعضاء قوية

إذا أرادت جمعيتك تحسين تجربة أعضائها ، فمن المهم الاستفادة من قاعدة بيانات أعضاء قوية. تحتوي قاعدة بيانات أعضائك على معلومات أساسية عن أعضائك وتساعد كلاً من جمعيتك وأعضائك على البقاء منظمين.

استخدم قاعدة بيانات الأعضاء التي تم تنظيمها لتلائم ارتباطك. وهذا يعني استخدام برنامج إدارة الجمعيات الذي يمكن أن يتكيف مع بنية العضوية المحددة لجمعيتك ، مثل العلاقات بين الوالدين والطفل.

يجب أن تسهل قاعدة بياناتك ما يلي:

• تحديث المعلومات. اسمح لأعضائك بتحديث معلوماتهم في بوابات أعضائهم واجعلها تتزامن تلقائيًا مع قاعدة البيانات الخاصة بك. هذا يقلل من حجم العمل من جانب موظفيك ويساعدك على تجنب الأخطاء الناجمة عن نقص الأتمتة.
• ابق على اتصال. اسمح للأعضاء بعرض ملفات التعريف الأخرى في قاعدة بيانات الأعضاء حتى يتمكنوا من البقاء على اتصال مع بعضهم البعض.
• إبقى مرتب. حافظ على قاعدة بيانات أعضائك باستخدام الأدوات التي تساعدك على منع الإدخالات المكررة ودمج البيانات. تعمل أتمتة هذه العملية على توفير الوقت والحفاظ على تنظيم قاعدة البيانات الخاصة بك.

ستعمل قاعدة بيانات الأعضاء القوية التي يسهل تصفحها وتحديثها باستمرار على إسعاد أعضائك وتساعدك على الاحتفاظ بهم على المدى الطويل. لا أحد يحب مصادفة المعلومات التي عفا عليها الزمن ؛ احتفظ بسجلاتك منظمة وأثبت لأعضائك أنك على رأس إدارة البيانات الخاصة بك.

2. تكامل الطرف الثالث

إذا كنت تستخدم بالفعل المحاسبة أو التسويق أو حلول برمجية أخرى لإدارة مؤسستك ، فإن دمجها مع AMS الخاص بك يمكن أن يساعد في تبسيط أنشطة الارتباط.

تساعدك عمليات التكامل على إدارة اقترانك دون الحاجة إلى إدخال البيانات مرتين في أماكن مختلفة. كما أنها تمنع الخطأ البشري ويمكن أن تساعد في إسعاد أعضائك نتيجة لذلك. استفد من عمليات الدمج مثل:

• برامج المحاسبة. من خلال تكامل برنامج المحاسبة مع AMS الخاص بك ، ستظل المعلومات المالية لأعضائك آمنة ومأمونة. من خلال المزامنة ثنائية الاتجاه ، ستظهر أي معاملات مالية على أحد الطرفين تلقائيًا في كلا النظامين.
• برامج التسويق عبر البريد الإلكتروني. يمكن أن تتغير قوائم توزيع البريد الإلكتروني وقوائم العضوية ، وتحتاج مؤسستك إلى مواكبة ذلك. ابق على اطلاع بأحدث قوائم الأعضاء ومعلومات الاتصال الحالية باستخدام التكامل مع منصات التسويق عبر البريد الإلكتروني.
  
• وسائل التواصل الاجتماعي. قابل أعضائك على منصات الوسائط الاجتماعية التي يستخدمونها بالفعل لتعزيز المشاركة. من خلال تضمين موجز اجتماعي على موقع الويب الخاص بك والربط بحسابات وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بمؤسستك ، ستبقي زوارك على اطلاع دائم بأخبار المؤسسة.
• أنظمة إدارة التعلم. قدم فرص التعلم المستمر لأعضائك حتى يتمكنوا من البقاء في قمة مجالهم. كلما زادت الفرص التي تمنحها لأعضائك للتقدم في حياتهم المهنية من خلال التعلم المستمر ، زاد تقديرهم لعضويتهم في جمعيتك.

تسمح لك عمليات تكامل AMS بمواصلة الاستفادة من البرامج والأدوات التي تستخدمها بالفعل والحفاظ على مشاركة أعضائك.

3. موقع جمعية سهل التنقل فيه

إن تزويد أعضائك بالمعلومات التي يحتاجونها هو جزء من إسعادهم. موقع الويب الخاص بمؤسستك هو المورد الرئيسي الذي يستخدمه أعضاؤك للتعرف على التحديثات المتعلقة بجمعيتك والأحداث وغير ذلك. حقق أقصى استفادة من موقع الويب الخاص بك من خلال ضمان سهولة التنقل فيه ويضم جميع المعلومات التي يريدها أعضائك ويحتاجون إليها.

استفد من AMS مع نظام إدارة المحتوى (CMS) المدمج. هذا يمنعك من الحاجة إلى الاستثمار في بائع منفصل لتصميم موقع الويب الخاص بك والاحتفاظ بجميع معلومات موقع الويب الخاص بك مخزنة في مكان واحد. باستخدام هذا النوع من CMS ، يمكن أن يقدم موقع الويب الخاص بك:

• دعوة معلومات. قدم طرقًا سهلة لأعضائك للتعرف على الأحداث والتسجيل فيها.
• بوابات الأعضاء. من خلال بوابة الأعضاء على موقع الويب الخاص بك ، يجب أن يكون الأعضاء قادرين على دفع مستحقاتهم ، والاطلاع على سجل الطلبات عبر الإنترنت ، ومراجعة تسجيلات الأحداث.
• سهولة التحرير. استفد من إمكانات النقر للتحرير حتى تتمكن من تحديث موقع الويب الخاص بك بسهولة وإبقاء أعضائك على اطلاع بأحدث الأخبار والفرص.
• استجابة المحمول. يضمن التصميم المتجاوب مع الأجهزة المحمولة أنه يمكن لأي شخص عرض موقع الويب الخاص بك من أي جهاز ، سواء كان جهاز كمبيوتر مكتبيًا أو جهازًا لوحيًا أو هاتفًا محمولًا.
• تحليلات. إذا كان موقع الويب الخاص بك يحتوي على برنامج تحليلات رقمية مثل تتبع Google Analytics المدمج ، فستتمكن من عرض المكان الذي تأتي منه حركة المرور على موقع الويب الخاص بك ، بالإضافة إلى الإعلانات أو روابط الرسائل الإخبارية أو الجهود التسويقية الأخرى التي تجذب أكبر عدد من الزيارات إلى موقع الويب الخاص بك.
• أدوات تحسين محركات البحث. استفد من أدوات تحسين محركات البحث الآلية التي ستساعدك على الترتيب في محركات البحث. يمكن أيضًا للأعضاء الفنيين في فريقك إضافة أوصاف تعريفية لكل صفحة من صفحات موقعك وتحسين عناوين الصفحات والمزيد.

باستخدام نظام إدارة المحتوى الذي يعد بالفعل جزءًا من AMS الخاص بك ، ستتمكن من البقاء على اطلاع على معلومات العضو الخاصة بك ، وعرض حركة المرور بسهولة إلى موقع الويب الخاص بك ، وإجراء تعديلات على المحتوى الخاص بك متى احتجت إلى ذلك. حسِّن تجربة أعضائك مع جمعيتك من خلال منحهم موردًا ممتازًا للتشاور: موقع الويب الخاص بك.

4. ميزات إدارة الأعضاء

يجب أن تستفيد جمعيتك من ميزات إدارة الأعضاء. هناك ميزات معينة يجب أن تبحث عنها في برنامج عضويتك ، بما في ذلك الاتصالات المستهدفة والنشرات الإخبارية والمعلومات المهنية. من خلال تقديم طرق مختلفة لأعضائك لتلقي المعلومات ، ستتمكن من ربط المزيد من الأعضاء بالموارد التي يحتاجون إليها.  

ابدأ بتقسيم أعضائك بناءً على سمات مختلفة ، ثم استفد من هذه الميزات من خلال ميزات إدارة الأعضاء داخل AMS الخاص بك. سيساعد هذا في ضمان تلقي أعضائك للاتصالات ذات الصلة بهم. يمكنك تقسيم المجموعات على أساس:

• سن
• سنوات في المهنة
• جغرافية
• الأدوار القيادية

عندما يتلقى الأعضاء اتصالات ذات صلة باحتياجاتهم واهتماماتهم ، فلن يقدروا ذلك فحسب ، بل سيكونون أكثر احتمالاً لتجديد عضويتهم في المستقبل. ربما يكون الحصول على قيمة من رابطتك أولوية قصوى لمعظم أعضائك ، لذلك عندما يتلقون معلومات مستهدفة تنطبق عليهم ، فإن ذلك يحدث فرقًا كبيرًا.

بالإضافة إلى الاتصالات المستهدفة والتسويق عبر البريد الإلكتروني ، يمكنك أيضًا الاستفادة من أدوات إدارة الأعضاء التالية لتزويد أعضائك بقيمة:

• النشرات الإخبارية الإلكترونية للأعضاء. يعتمد بعض الأعضاء على المحتوى الذي يتم إرساله إليهم مباشرةً ، ولهذا السبب من المهم الاستفادة من برامج التسويق عبر البريد الإلكتروني لإنشاء وإرسال رسائل إخبارية عبر البريد الإلكتروني. يمكن بسهولة توصيل أخبار الصناعة ، وبرامج الجمعيات الجديدة ، ومعلومات الأحداث ، وأجزاء أخرى من المحتوى باستخدام هذه المنصة.

• التسجيل والتجديد عبر الإنترنت. يفضل معظم الأعضاء الانضمام وتجديد عضوياتهم عبر الإنترنت. إذا كنت ترغب في زيادة عمليات التجديد الخاصة بك ، فاجعل من السهل القيام بذلك. سوف تؤدي عملية معقدة للغاية إلى إبعاد الأعضاء.
• مجالس العمل ومراكز التوظيف. تعد القدرة على الاتصال بالوظائف الشاغرة في صناعتهم سببًا كبيرًا وراء تحول المهنيين إلى الجمعيات. تأكد من أن AMS الخاص بك يوفر القدرة على إنشاء لوحات عمل وتقديم موارد وظيفية حتى يفهم أعضاؤك القيمة الحقيقية في عضويتهم.

اعثر على AMS المثالي

لا ينبغي أن يكون تحسين تجربة أعضائك وزيادة معدلات الاستبقاء مهمة شاقة. من خلال الاستفادة من AMS مع الميزات المذكورة أعلاه ، ستبقى على اطلاع على بيانات عضويتك ، وتحافظ على تحديث الأعضاء ، وتضمن أن يكون الجميع سعداء.

تأكد من العثور على حل برنامج إدارة الجمعيات المناسب لاحتياجاتك لإعداد مؤسستك للنجاح.