使您的業務系統化並減少倦怠的 3 種簡單方法

系統不一定非得追求卓越。

系統化您的業務應該消除低效率並使您的員工的生活更輕鬆。 上班族平均每天收到 120 封電子郵件。 現在添加所有其他消息傳遞工具及其無盡的通知。 在不斷流動信息、電子郵件、會議和待辦事項列表的世界中，很容易分心和不知所措。

您如何同時減少干擾、提高工作效率並保持幸福感？

系統化可能是您一直在尋找的答案。

系統化，建立一個例行程序或流程的過程，可以幫助您更有效地處理您的任務，不僅可以改變您的執行方式，還可以減少精神負擔、不堪重負和倦怠。

這意味著您的工作速度更快、效率更高，因為您已經建立了處理這些任務的系統，而不是每次都考慮需要單獨完成什麼。 這些系統可幫助您自動執行重複性任務，在完成特定任務時節省時間，並教會您的大腦如何更快地完成某些事情。

在這篇文章中，您將了解在企業中養成習慣和系統化任務以提高生產力和幸福感的三種方式。

什麼是系統化？

系統化是創建有目的的程序化、可重複任務的過程。 您可以將大多數事情系統化：從處理客戶投訴到招聘頂尖人才和每週召開團隊會議。

創建一個系統一開始可能會讓人感到不知所措，但你的系統越好，你的事業和生活就會越好，也越容易。 系統可以節省時間並讓您保持最高效率、生產力和創造力。

以工作日晚餐為例。 每天想想你要做什麼和冰箱裡有什麼，真是讓人筋疲力盡。 當您每周可以購物一次時，您會更加放鬆，因此您擁有所需的東西並準備好為接下來的一周做飯。

做生意也是一樣。

每當您需要考慮如何做某事時，即使是像給客戶寫電子郵件這樣的小任務，也需要時間。 如果沒有一致的流程，這段時間可能會花在產生更大結果的任務上，或者可能會花在與同事喝咖啡休息時間上。

系統化不僅僅是關於更好的時間管理——它是關於利用系統的力量來創造更多的資源。 事實證明，不一致不僅是高效業務和工作時間表的敵人； 它也不太喜歡你的幸福。

當這些任務可以系統化以創造空間和能力來專注於產生結果的工作時，我們大多數人都會花費大量時間試圖一遍又一遍地解決相同的問題。

生產力和系統化之間的正相關意味著您系統化的效率越高，您的生產力就越高。 大多數高績效者知道的秘密是，重要的不是他們一次做某事有多好； 這是關於一次又一次地做好它。

您越是始終如一地交付出色的工作，您的企業就會交付出色的客戶體驗和一流的成果。 您不會回到每次訪問時衣服尺碼都改變的商店。 如果有什麼東西是客戶喜歡的，那就是始終如一的業務。

熟能生巧，但它確實會增加對你有利的機會； 您始終如一的表現決定了您是達到目標還是達不到目標。

好的，系統化增加了特定活動、職業和業務的成功機率，但您知道系統化對您的幸福感有重大影響嗎？

通過系統化減少腦力勞動和倦怠

全球 79% 的員工患有輕度、中度或重度工作倦怠，這會降低多達 68% 的工作效率。

LinkedIn 的 2021 年工作場所學習報告顯示，30% 的經理倦怠來自於不明確的工作職責。 換句話說，不知道期望什麼或缺乏系統化會導致倦怠。

倦怠也是由於不受控制的、長期的、與工作相關的壓力造成的。 在許多情況下，這種壓力是由於持續的認知超載導致員工效率和生產力下降。

認知負荷理論解釋了這種現象。 它指出，如果人們試圖一次處理太多信息，他們將難以執行任務和學習新事物。 此外，人類處理認知負荷的時間越長，他們往往會做出越差的決定。

“經過長時間的認真思考，做出有利於短期放鬆但總體上更糟的決定，似乎是一種對抗認知疲勞的生物調節工具。 ”

馬德琳霍爾科姆
作家，CNN 科學與健康

這與系統化有什麼關係？

系統化在最好的情況下可以減少決策疲勞和認知倦怠，讓您有更多的精力來完成其他任務。 系統化您的日常工作以及您和家人晚餐吃什麼，您可能會發現自己有精力去做晚上的鍛煉或參加您想要開始的課程。

系統化您的業務並以您從未想像過的方式擴大規模。

使用系統化提高生產力的 3 種方法

當您希望提高業務生產力時，系統化是前進的方向。 以下是解決系統化和提高效率的三種方法。

1. 讓您的流程更有效率

從正確的心態開始，讓您的流程更有效率。

想想你早上的例行公事。 它可能包括刷牙、淋浴和梳頭。 這些是你已經在做的事情。 系統化就是識別您的日常活動並優化它們。

“大多數人不知道他們需要或意識到他們已經擁有識別模式的天賦。如果我們可以將數據轉化為模式或規則，那麼近乎神奇的結果就會隨之而來。我們不再需要記住堆積如山的數據；我們只需要回憶一個簡單的定律。”

丹尼爾博爾
貪婪的大腦

那麼，一旦你的心態正確了，如何讓你的流程更有效率呢？

第一步是識別哪些有效，哪些無效。 花費無數時間回復電子郵件或團隊成員提出的相同問題？ 這表明該過程不起作用。

一旦你確定了什麼是不工作的，概述識別低效率的步驟。 是否可以消除、合併或自動化某些步驟？ 可以完全重新設計流程嗎？

每季度或什至每年抽出半天的時間可能意味著您可以多休幾天假，在更短的時間內實現目標，或者真正享受每個人都在談論的難以捉摸的工作與生活平衡。 設想！

2. 自動化重複性任務

麥肯錫一份關於生產力和自動化的報告指出，“大約 60% 的職業至少有 30% 的組成活動可以自動化。” 這意味著有很多不必要的工作要做。

每當媒體提及您的品牌時，都會收到一條 Slack 消息。 將一個日曆事件複製到另一個。 每當有人點擊您網站的特定頁面時，發送一封自動電子郵件。 將您的員工手冊設置為自動審核。 想法是無窮無盡的。

由於擔心失業，人們擔心將工作的某些方面自動化，但實際上，自動化重複性任務可以提升您的職業生涯，幫助您完成更多工作。 事實上，自動化通常不會消除工作。 自動化通常會消除繁瑣和重複的任務，從而為戰略思考、關係建立、創造力和創新留出空間——這些都是當今工作場所中最有價值的技能。

谷歌是每個人都能聯想到的真實例子。

想像一下，如果谷歌僅依靠人類在數十億的日常搜索查詢中搜索相關信息。 您必須等待數年才能獲得正確且相關的信息。

“谷歌質量和速度的關鍵是自動化：通過明確定義系統運行方式的規則，搜索引擎程序員能夠使系統的日常運行自動化。”

喬什·考夫曼
個人MBA

谷歌還需要工程師和其他人員嗎？ 絕對地。 他們的需求比以往任何時候都多，但自動化任務可以讓團隊成員騰出時間從事其他項目。

3.利用技術

46% 的員工表示使用數字工具提高了工作效率，但您必須選擇正確的平台。

底線是技術需要為你工作，而不是相反。 系統化的全部原因是減少工作量和優化活動。 使用需要在持續時間內執行額外步驟的新工具是沒有好處的。

• 使用可用的簡單技術（例如日曆）進行系統化。
• 選擇特定技術來解決流程挑戰。
• 選擇能夠為您提供無縫實施其工具所需支持的技術提供商。

小變化累積大結果

大多數人認為，提高生產力、效率或成功意味著徹底改變他們的生活或業務。 但小的改變會帶來大的結果，創造一種持續改進的商業文化和個人心態所取得的成就遠不止一次單一的、可能短暫的大修。

“能夠更始終如一地做正確事情的人和組織更有可能保持微弱優勢，並隨著時間的推移積累不成比例的回報。”

詹姆斯·克利爾
1% 法則

隨著時間的推移重複出現，性能上的微小差異會變成一系列巨大的勝利。

舉個例子，2003 年，當英國自行車隊幾乎注定要失敗時，他們聘請了戴夫·布雷爾斯福德 (Dave Brailsford)，他是一位以追求邊際收益的方法而聞名的教練。 在那之前，英國自行車隊的表現如此平庸，以至於歐洲頂級自行車製造商之一拒絕向車隊出售自行車，因為擔心這會影響銷量。

五年後的 2008 年，英國自行車隊在北京奧運會上奪得了 60% 的獎牌。

如果它適用於 British Cycling，它可能對您也適用。

因此，採用持續改進的心態，而不是試圖在一周內將您的整個業務或生活系統化。 這是關於每天進行微小的更改和改進。 你的精神負擔會減輕，當你看到你的個人生活和職業生活有所改善時，你將有動力繼續採用促進小胜利的系統。

反思一下，你會發現工作中的小調整意味著大結果。

今天要實施的簡單系統化技巧

完美的系統化方法並不存在。 這完全取決於您的工作類型、角色、團隊規模以及您的個人喜好。 您今天可以建立的一些簡單技巧將對您明天的幸福和工作效率產生重大影響。

1.系統化你的日曆

現在看看你的日曆。 它可能充滿了其他人的請求，但它是否符合您的優先級和目標？

通過標記完成特定任務的時間並使任務與目標保持一致，將您的時間與日曆系統化。

可能會發生兩件事。 你會意識到你花了很多時間在並不那麼重要的工作上，或者你實際上會開始分配時間給你的優先事項，以幫助你集中精力並在特定日期之前完成任務。 兩種方式，你贏了。

2.管理通知

每次收到電子郵件或消息時，您是否都會分心？ 通過為特定通知或任務設置 Slack 渠道來系統化您的通知，讓您保持專注。 或者，在您查看通知時設置分配的時間，或者乾脆刪除不需要的通知。

3.模板化

您每次都通過寫回復來回复客戶查詢嗎？ 您是否為每次會議創建相同樣式的文檔？ 將模板用於重複性任務以減少創建文檔所需的時間。

模板實際上增加了持續改進的機會，而且它們易於更新和管理，在項目或流程中提供一致性。

4. 創建流程

考慮存在於電子表格、電子郵件或純粹存在於其他人頭腦中的工作流程。 該工作流程如何成為對每個人都更有效率的業務流程？ 如果它適用於工作日的晚餐，那麼它將以專業的身份發揮作用。

記錄流程並通過模板將其分解為日曆上的重複性任務或項目管理系統上的特定任務，並觀察您的團隊蓬勃發展。

5.優先任務

按照適合您的方式確定任務的優先級——無論是先完成緊急任務，還是從一些輕鬆的事情開始熱身。 這會讓你為新的一天做好準備並減少焦慮。 將此方法與您之前花費數小時的自動化任務相結合，您會發現自己在生產力方面取得了勝利。

6. 計劃你的一天以獲得更好的產出

人們往往有一套以吃飯、睡覺、社交和照料為中心的個人生活慣例。 但是您可以——而且應該——計劃您的一天以獲得最佳結果。

如果你是一個早起的人，系統化上午做深度工作，下午開會。 每週需要幾個小時專注於特定的工作？ 在您的日程安排中取消它並創建一個無會議日。

但請記住，度過一個低效或糟糕的一天是可以的。 不要為此而自責。 專注於向前學習。

每天時鐘都會重置

當平均工作日的 61% 花在價值很小甚至沒有價值的任務上時，是時候做出改變了。

人們通常不會想到他們在花費時間和精力方面有發言權。 你一直以來做某事的方式可能不是最有效的方式。 甚至需要做些什麼嗎？

在管理您的時間時，您有幾個選擇：自己做、委派或刪除。 或者你可以系統化它！

麥當勞在 100 多個國家/地區擁有超過 38,000 家分店，93% 的股權由獨立的本地企業所有者持有。 他們使用系統化來實現一致性、卓越的客戶服務和最佳效率。

似乎太過分了？

即使您目前沒有系統化，您仍然有一個過程。 您仍然需要採取一系列步驟才能從 A 到 B。只是您的方法可能效率不高（絕對沒有冒犯之意）。 更有可能的是，您每天都在花費大量的精力和時間來完成您的待辦事項清單。

如果你關心的是發揮你的潛力，發揮你的最佳水平，並在你的角色中做出貢獻，那麼系統化只能為你提供急需的緩解和好處。

正如 Brian Tracy 所說，“好習慣很難養成，但很容易養成。 壞習慣很容易養成，但很難忍受。”

系統化提供更好的工作與生活平衡，減少壓力和倦怠，提高生產力和創造力，並提高成功的潛力。

在家工作可能會影響日常任務的系統化。 以下是如何在不影響日常工作的情況下在家（在世界任何地方）工作。