3 простых способа систематизировать свой бизнес и снизить выгорание

Систему не обязательно стремиться к совершенству.

Систематизация вашего бизнеса должна устранить неэффективность и облегчить жизнь ваших сотрудников. Среднестатистический офисный работник получает 120 электронных писем каждый день. Теперь добавьте все эти другие инструменты обмена сообщениями с их бесконечными уведомлениями. В мире постоянно текущей информации, электронной почты, встреч и списков дел легко отвлечься и перегрузиться.

Как уменьшить количество отвлекающих факторов, повысить производительность и одновременно сохранить хорошее самочувствие?

Систематизация может быть ответом, который вы искали.

Систематизация , процесс настройки рутины или процесса, который помогает вам более эффективно подходить к своим задачам, не только меняет вашу работу, но и снижает умственную нагрузку, перегрузку и выгорание.

Это означает, что вы работаете быстрее и эффективнее, потому что вместо того, чтобы каждый раз думать о том, что нужно делать индивидуально, вы уже установили систему для решения этих задач. Эти системы помогают автоматизировать повторяющиеся задачи, экономить время при выполнении определенных задач и обучают ваш мозг тому, как выполнять определенные действия быстрее.

В этой статье вы узнаете о трех способах, с помощью которых создание привычек и систематизация задач в бизнесе повышают производительность и благополучие.

Что такое систематизация?

Систематизация — это процесс создания целенаправленной рутины систематизированных, повторяемых задач. Вы можете систематизировать большинство вещей: от работы с жалобами клиентов до найма лучших специалистов и проведения еженедельных совещаний команды.

Поначалу создание системы может показаться непосильной задачей, но чем лучше будет ваша система, тем лучше и проще будет ваш бизнес и жизнь. Системы экономят время и обеспечивают максимальную эффективность, производительность и творческий потенциал.

Возьмем, к примеру, обеды в будние дни. Утомительно думать о том, что вы собираетесь готовить и что у вас есть в холодильнике каждый день. Вы намного спокойнее, когда можете делать покупки раз в неделю, чтобы иметь то, что вам нужно, и быть готовым готовить на неделю вперед.

То же самое и в бизнесе.

Всякий раз, когда вам нужно подумать о том, как что-то сделать, даже если это такая маленькая задача, как написать электронное письмо клиенту, это требует времени. Без последовательного процесса это время можно было бы потратить на более важные задачи или, возможно, на кофе-брейк с коллегой.

Систематизация — это не просто лучшее управление временем — это использование возможностей систем для создания большего количества ресурсов. Непоследовательность, как выясняется, не только враг эффективного бизнеса и графика работы; ему тоже не очень нравится ваше благополучие.

Большинство из нас тратят огромное количество времени, пытаясь снова и снова решать одни и те же проблемы, когда эти задачи можно было бы систематизировать, чтобы создать пространство и возможность сосредоточиться на работе, приносящей результаты.

Положительная корреляция между производительностью и систематизацией означает, что чем эффективнее вы систематизируете, тем продуктивнее вы работаете. Секрет, который знают самые результативные люди, заключается не в том, насколько хорошо они что-то делают один раз; это о делать это хорошо снова и снова.

Чем более последовательно вы выполняете отличную работу, ваш бизнес будет обеспечивать отличное качество обслуживания клиентов и первоклассные результаты. Вы бы не вернулись в магазин, размеры одежды которого менялись каждый раз, когда вы его посещали. Если есть что-то, что нравится клиентам, так это бизнес, который всегда приносит результат.

Практика не делает совершенным, но она увеличивает шансы в вашу пользу; ваша постоянная производительность определяет, достигнете ли вы своих целей или промахнетесь.

Итак, систематизация увеличивает шансы на успех в конкретной деятельности, карьере и бизнесе, но знаете ли вы, что систематизация существенно влияет на ваше благополучие?

Снижение умственной нагрузки и выгорания с помощью систематизации

Семьдесят девять процентов сотрудников во всем мире страдают от легкого, умеренного или тяжелого профессионального выгорания, что снижает производительность на целых 68%.

Отчет LinkedIn об обучении на рабочем месте за 2021 год показывает, что 30% менеджеров выгорают из-за нечетких должностных обязанностей. Другими словами, незнание того, что ожидается, или отсутствие систематизации приводит к выгоранию.

Выгорание также происходит в результате неуправляемого, длительного стресса, связанного с работой. Во многих случаях этот стресс возникает из-за устойчивой когнитивной перегрузки, из-за которой сотрудники работают менее эффективно и продуктивно.

Теория когнитивной нагрузки объясняет это явление. В нем говорится, что людям трудно выполнять задачи и изучать новые вещи, если они пытаются обработать слишком много информации за один раз. Кроме того, люди, как правило, принимают менее обоснованные решения, чем дольше им приходится справляться с когнитивной нагрузкой.

«После длительного периода напряженного размышления принятие решений, которые благоприятствуют легкости в краткосрочной перспективе, но хуже в целом, оказывается инструментом биологической регуляции для борьбы с когнитивной усталостью. ”

Мэдлин Холкомб
Писатель, CNN Science and Wellness

Какое это имеет отношение к систематизации?

Систематизация в лучшем случае снижает усталость от принятия решений и когнитивное выгорание, давая вам больше умственной энергии для других задач. Систематизируйте свой распорядок на работе и то, что вы и ваша семья едите на ужин, и вы можете просто найти в себе энергию, чтобы сделать вечернюю тренировку или присоединиться к тому классу, который вы хотели начать.

Систематизируйте свой бизнес и масштабируйте его так, как вы и представить себе не могли.

3 способа использовать систематизацию для повышения производительности

Систематизация — это путь вперед, если вы хотите повысить производительность вашего бизнеса. Вот три способа справиться с систематизацией и повысить эффективность.

1. Сделайте ваши процессы более эффективными

Начните с правильного мышления, чтобы сделать ваши процессы более эффективными.

Подумайте о своем утреннем распорядке. Скорее всего, это включает в себя чистку зубов, душ и расчесывание волос. Это то, что вы уже делаете. Систематизация — это просто распознавание ежедневных действий, которые у вас есть, и их оптимизация.

«Талант распознавать закономерности — это то, о чем большинство людей не знают, что им нужно, или осознают, что они уже есть. Если мы сможем превратить данные в закономерность или правило, то получим почти волшебные результаты. данных; нам достаточно вспомнить один простой закон».

Даниэль Бор
Ненасытный мозг

Итак, как сделать ваши процессы более эффективными, если вы определились с правильным мышлением?

Шаг первый — понять, что работает, а что нет. Тратите неисчислимое количество времени, отвечая на электронные письма или одни и те же вопросы от членов команды? Это признак того, что процесс не работает.

После того, как вы определили, что не работает, наметьте шаги для выявления неэффективности. Можно ли исключить, объединить или автоматизировать определенные шаги? Можно ли полностью изменить процесс?

Убирая полдня из своей жизни раз в квартал или даже раз в год, вы можете взять дополнительные дни отпуска, достичь целей за более короткое время или по-настоящему насладиться неуловимым балансом между работой и личной жизнью, о котором все говорят. Представьте себе, что!

2. Автоматизируйте повторяющиеся задачи

В отчете McKinsey о производительности и автоматизации говорится: «Около 60% всех профессий имеют по крайней мере 30% составляющих действий, которые можно автоматизировать». Это означает, что выполняется много ненужной работы.

Получайте сообщение Slack всякий раз, когда ваш бренд упоминается в СМИ. Скопируйте одно событие календаря в другое. Отправляйте автоматическое электронное письмо всякий раз, когда кто-то нажимает на определенную страницу вашего сайта. Настройте свой справочник сотрудников для автоматической проверки. Идеи бесконечны.

Люди беспокоятся об автоматизации некоторых аспектов своей работы из-за страха потерять работу, но на самом деле автоматизация повторяющихся задач может улучшить вашу карьеру, помогая вам добиваться большего. Дело в том, что автоматизация обычно не устраняет рабочих мест. Автоматизация, как правило, устраняет утомительные и повторяющиеся задачи, оставляя место для стратегического мышления, построения отношений, творчества и инноваций — одних из самых ценных навыков на современном рабочем месте.

Google — это пример из реальной жизни, с которым может столкнуться каждый.

Представьте, если бы Google полагался только на людей для поиска релевантной информации по миллиардам ежедневных поисковых запросов. Вам придется ждать годы, чтобы получить правильную и актуальную информацию.

«Ключом к качеству и скорости Google является автоматизация: четко определяя правила работы системы, программисты поисковых систем могут автоматизировать повседневную работу системы».

Джош Кауфман
Персональный МВА

Нужны ли Google инженеры и другой персонал? Абсолютно. Они востребованы как никогда, но автоматизация задач позволяет членам команды работать над другими проектами.

3. Используйте технологии

Сорок шесть процентов сотрудников сообщают о повышении производительности в результате использования цифровых инструментов, но вы должны выбрать правильные платформы.

Суть в том, что технологии должны работать на вас, а не наоборот. Вся причина систематизации — снижение нагрузки и оптимизация деятельности. Нет смысла внедрять новый инструмент, требующий дополнительных действий в течение длительного периода времени.

• Используйте доступные простые технологии, такие как ваш календарь, для систематизации.
• Выберите конкретную технологию для решения задачи процесса.
• Выберите поставщика технологий, который предоставит вам поддержку, необходимую для беспрепятственного внедрения их инструментов.

Небольшие изменения приводят к большим результатам

Большинство людей думают, что быть более продуктивным, эффективным или успешным означает полностью перестроить свою жизнь или бизнес. Но небольшие изменения приводят к большим результатам, а создание деловой культуры и личного мышления, направленного на постоянное совершенствование, дает гораздо больше, чем однократное и потенциально краткосрочное капитальное обновление.

«Люди и организации, которые могут делать правильные вещи более последовательно, с большей вероятностью сохранят небольшое преимущество и со временем получат непропорциональное вознаграждение».

Джеймс Клир
Правило 1%

Небольшие различия в производительности перерастают в серию крупных побед, если их повторять с течением времени.

Показательный пример: в 2003 году, когда British Cycling была практически обречена, они наняли Дэйва Брейлсфорда, тренера, известного своим подходом к маржинальной прибыли. До этого момента результаты British Cyclists были настолько неутешительными, что один из ведущих производителей велосипедов в Европе отказался продавать велосипеды команде, опасаясь, что это повредит продажам.

Пять лет спустя, в 2008 году, британская команда по велоспорту выиграла поразительные 60% медалей на Олимпийских играх в Пекине.

Если это сработало для British Cycling, это может сработать и для вас.

Итак, примите установку на непрерывное совершенствование вместо того, чтобы пытаться систематизировать весь свой бизнес или жизнь за одну неделю. Речь идет о внесении крошечных изменений и улучшений каждый день. Ваша умственная нагрузка уменьшится, и по мере того, как вы увидите улучшения в своей личной и профессиональной жизни, у вас будет мотивация продолжать применять системы, которые способствуют маленьким победам.

Поразмыслив, вы увидите, что небольшая корректировка в вашей работе означает большие результаты.

Простые лайфхаки для систематизации, которые можно реализовать уже сегодня

Идеального подхода к систематизации не существует. Все зависит от вашего типа работы, роли, размера вашей команды, а также ваших личных предпочтений. Несколько простых приемов, которые вы можете применить сегодня, окажут огромное влияние на ваше благополучие и продуктивность завтра.

1. Систематизируйте свой календарь

Посмотрите прямо сейчас в свой календарь. Вероятно, он полон запросов от других людей, но соответствует ли он вашим приоритетам и целям?

Систематизируйте свое время с помощью календаря, отмечая время выполнения определенной задачи и связывая задачу с целью.

Могут произойти две вещи. Вы поймете, что тратите кучу времени на работу, которая просто не так важна, или вы действительно начнете выделять время на свои приоритеты, чтобы помочь вам сосредоточиться и выполнить задачи к определенной дате. В обоих случаях вы выиграете.

2. Управление уведомлениями

Вы отвлекаетесь каждый раз, когда получаете электронное письмо или сообщение? Систематизируйте свои уведомления, настроив каналы Slack для определенных уведомлений или задач, чтобы вы могли сосредоточиться. Кроме того, установите выделенное время для просмотра уведомлений или просто удалите те, которые вам не нужны.

3. Шаблонизируйте

Отвечаете ли вы на запросы клиентов, каждый раз записывая ответ? Вы создаете один и тот же стиль документа для каждой встречи? Используйте шаблоны для повторяющихся задач, чтобы сократить время, необходимое для создания документов.

Шаблоны на самом деле расширяют возможности для постоянного совершенствования, их легко обновлять и ими легко управлять, что обеспечивает согласованность в рамках проекта или процесса.

4. Создайте процессы

Рассмотрим рабочий процесс, который живет в электронных таблицах, электронных письмах или просто в чьей-то голове. Как этот рабочий процесс может стать бизнес-процессом, более эффективным для всех? Если это сработает в случае обедов в будние дни, то сработает и в профессиональной сфере.

Задокументируйте процесс и разбейте его на повторяющиеся задачи в календаре с помощью шаблона или конкретные задачи в системе управления проектами и наблюдайте, как процветают ваши команды.

5. Приоритизируйте задачи

Приоритизируйте задачи так, как это удобно для вас: сначала выполняйте срочные задачи или начинайте с чего-нибудь легкого, чтобы разогреться. Это настроит вас на день и уменьшит беспокойство. Объедините этот подход с автоматизацией задач, на которые вы раньше тратили часы, и вы обнаружите, что выигрываете на фронте производительности.

6. Планируйте свой день так, чтобы добиться лучших результатов

У людей, как правило, есть рутина в личной жизни, которая сосредоточена на еде, сне, общении и заботе. Но вы можете и должны планировать свой день для получения оптимальных результатов.

Если вы жаворонок, систематизируйте глубокую работу утром и встречи после обеда. Нужны часы, чтобы сконцентрироваться на определенной части работы каждую неделю? Заблокируйте это в своем расписании и выделите день без встреч.

Но помните, это нормально иметь непродуктивный или плохой день. Не корите себя за это. Сосредоточьтесь на обучении вперед.

Каждый день часы сбрасываются

Когда 61 % среднего рабочего дня тратится на малозначительные или бесполезные задачи, пришло время перемен.

Людям не часто приходит в голову, что они могут влиять на расход времени и энергии. То, как вы всегда что-то делали, может быть не самым эффективным способом. Это вообще нужно делать?

При управлении своим временем у вас есть несколько вариантов: сделать это самостоятельно, делегировать или удалить. Или вы можете систематизировать это!

McDonald's, имеющий более 38 000 точек в более чем 100 странах, на 93% принадлежит независимым местным владельцам бизнеса. Они использовали систематизацию для достижения согласованности, превосходного обслуживания клиентов и оптимальной эффективности.

Кажется слишком подавляющим?

Даже если вы сейчас не занимаетесь систематизацией, у вас все равно есть процесс. Вы по-прежнему предпринимаете ряд шагов, чтобы добраться из точки А в точку Б. Просто ваши методы, скорее всего, не совсем эффективны. Скорее всего, вы тратите массу энергии и времени на выполнение своего списка дел каждый день.

Если вы заинтересованы в раскрытии своего потенциала, реализации своих возможностей и внесении своего вклада в свою роль, систематизация не может ничего сделать, кроме как предоставить вам столь необходимое облегчение и преимущества.

Как говорит Брайан Трейси: «Хорошие привычки трудно сформировать, но с ними легко жить. Плохие привычки легко сформировать, но с ними трудно жить».

Систематизация обеспечивает лучший баланс между работой и личной жизнью, снижает переутомление и выгорание, повышает продуктивность и креативность, а также увеличивает потенциал успеха.

Работа на дому может сказаться на систематизации повседневных задач. Вот как можно работать из дома (из любой точки мира), не нарушая рутины.