비즈니스를 체계화하고 번아웃을 줄이는 3가지 쉬운 방법

시스템은 탁월함을 위해 설계될 필요가 없습니다.

비즈니스를 시스템화하면 비효율이 제거되고 직원의 삶이 더 쉬워집니다. 평균적인 회사원은 매일 120개의 이메일을 받습니다. 이제 끝없는 알림과 함께 다른 모든 메시징 도구를 추가하십시오. 정보, 이메일, 회의, 할 일 목록이 끊임없이 스트리밍되는 세상에서는 주의가 산만해지고 압도당하기 쉽습니다.

산만함을 줄이고 생산성을 높이며 웰빙을 동시에 유지하려면 어떻게 해야 할까요?

체계화는 당신이 찾고 있던 답일 수 있습니다.

체계화 , 작업에 보다 효율적으로 접근하는 데 도움이 되는 루틴 또는 프로세스를 설정하는 프로세스는 수행 방식을 변경할 뿐만 아니라 정신적 작업량, 압도 및 소진을 줄여줍니다.

즉, 매번 개별적으로 수행해야 하는 작업을 생각하는 대신 이러한 작업을 처리하기 위한 시스템을 이미 구축했기 때문에 더 빠르고 효율적으로 작업할 수 있습니다. 이러한 시스템은 반복적인 작업을 자동화하고 특정 작업을 완료할 때 시간을 절약하며 특정 작업을 더 빠르게 수행하는 방법을 두뇌에 가르치는 데 도움이 됩니다.

이 기사에서는 비즈니스에서 습관을 만들고 작업을 체계화하여 생산성과 웰빙을 높이는 세 가지 방법에 대해 배웁니다.

체계화란?

체계화는 코드화되고 반복 가능한 작업의 목적이 있는 루틴을 만드는 프로세스입니다. 고객 불만 처리부터 우수 인재 채용, 주간 팀 회의 운영에 이르기까지 대부분의 것을 시스템화할 수 있습니다.

시스템을 만드는 것이 처음에는 부담스럽게 느껴질 수 있지만 시스템이 좋을수록 비즈니스와 삶이 더 좋고 쉬워집니다. 시스템은 시간을 절약하고 최고의 효율성, 생산성 및 창의성을 유지합니다.

주중 저녁 식사를 예로 들어 보겠습니다. 매일 무엇을 요리할지, 냉장고에 무엇을 넣어둘지 생각하는 것은 지치는 일입니다. 일주일에 한 번 쇼핑을 할 수 있으면 훨씬 더 편안해집니다. 따라서 필요한 것이 있고 다음 주를 위해 요리할 준비가 되어 있습니다.

비즈니스에서도 마찬가지입니다.

어떤 일을 어떻게 해야 할지 생각해야 할 때마다 고객에게 이메일을 쓰는 것과 같은 작은 일이라도 시간이 걸립니다. 일관된 프로세스가 없으면 이 시간을 더 큰 성과를 내는 작업에 사용하거나 동료와 커피를 마시며 휴식을 취할 수 있습니다.

시스템화는 단순히 더 나은 시간 관리에 관한 것이 아니라 시스템의 힘을 활용하여 더 많은 리소스를 생성하는 것입니다. 결과적으로 비일관성은 효율적인 비즈니스 및 작업 일정의 적이 아닙니다. 그것은 당신의 웰빙도 그다지 좋아하지 않습니다.

우리 대부분은 결과를 낳는 작업에 집중할 수 있는 공간과 역량을 만들기 위해 이러한 작업을 체계화할 수 있을 때 동일한 문제를 반복해서 해결하려고 엄청난 시간을 보냅니다.

생산성과 시스템화 사이의 양의 상관관계는 시스템화 효율이 높을수록 생산성이 높아진다는 것을 의미합니다. 가장 뛰어난 성과를 내는 사람들이 알고 있는 비결은 어떤 일을 한 번에 얼마나 잘하느냐가 아니라는 것입니다. 계속해서 잘하는 것입니다.

더 일관되게 훌륭한 작업을 제공할수록 비즈니스는 훌륭한 고객 경험과 최고의 결과를 제공할 것입니다. 방문할 때마다 옷 사이즈가 바뀌는 가게에는 다시 가지 않을 것입니다. 고객이 좋아하는 한 가지가 있다면 그것은 항상 제공하는 비즈니스입니다.

연습은 완벽을 만들지는 않지만 당신에게 유리하게 승산을 조금씩 밀어줍니다. 일관된 성과는 목표 달성 여부를 결정합니다.

자, 시스템화가 특정 활동, 경력 및 비즈니스의 성공 확률을 높이지만 시스템화가 웰빙에 상당한 차이를 만든다는 사실을 알고 계셨습니까?

시스템화로 정신적인 부담감과 번아웃 감소

전 세계 직원의 79%가 경미하거나 보통이거나 심각한 작업장 번아웃을 겪고 있으며, 이는 생산성을 68%나 감소시킵니다.

LinkedIn의 2021 직장 학습 보고서에 따르면 관리자 번아웃의 30%는 명확하지 않은 직무 책임에서 비롯됩니다. 즉, 기대하는 바를 알지 못하거나 체계화가 부족하면 번 아웃이 발생합니다.

소진은 관리되지 않은 장기간의 업무 관련 스트레스의 결과로도 발생합니다. 많은 경우에 이러한 스트레스는 직원의 효율성과 생산성을 떨어뜨리는 지속적인 인지 과부하로 인해 발생합니다.

인지 부하 이론은 이 현상을 설명합니다. 그것은 사람들이 한 번에 너무 많은 정보를 처리하려고 하면 작업을 수행하고 새로운 것을 배우는 데 어려움을 겪는다고 말합니다. 또한 인간은 인지 부하를 처리하는 시간이 길어질수록 잘못된 결정을 내리는 경향이 있습니다.

“오랫동안 열심히 생각한 후 단기적으로는 용이하지만 전반적으로 더 나쁜 결정을 내리는 것은 인지 피로를 퇴치하기 위한 생물학적 조절 도구로 보입니다. ”

매들린 홀컴
작가, CNN 과학 및 건강

이것이 시스템화와 어떤 관련이 있습니까?

체계화는 최선의 경우 의사 결정 피로와 인지적 소진을 줄여 다른 작업을 위한 더 많은 정신적 에너지를 제공합니다. 직장에서의 일과와 귀하와 가족의 저녁 식사를 체계화하면 저녁 운동을 하거나 시작하고 싶었던 수업에 참여할 에너지가 생길 수 있습니다.

비즈니스를 시스템화하고 상상하지 못했던 방식으로 확장하십시오.

시스템화를 사용하여 생산성을 높이는 3가지 방법

시스템화는 비즈니스에서 생산성을 높일 방법을 찾는 것입니다. 다음은 시스템화 문제를 해결하고 효율성을 높이는 세 가지 방법입니다.

1. 프로세스를 보다 효율적으로 만드십시오.

올바른 사고 방식으로 시작하여 프로세스를 보다 효율적으로 만드십시오.

당신의 아침 일과를 생각해보세요. 양치질, 샤워, 머리 빗기 등이 포함될 수 있습니다. 이미 하고 있는 일들입니다. 시스템화는 일상적인 활동을 인식하고 최적화하는 것입니다.

"패턴을 인식하는 재능은 대부분의 사람들이 자신에게 필요하다는 사실을 모르거나 이미 가지고 있다는 사실을 깨닫지 못하는 것입니다. 데이터를 패턴이나 규칙으로 바꿀 수 있다면 마법에 가까운 결과가 뒤따를 것입니다. 하나의 간단한 법칙만 기억하면 됩니다.”

다니엘 보르
게걸스러운 뇌

그렇다면 올바른 사고방식을 갖게 되면 프로세스를 보다 효율적으로 만드는 방법은 무엇일까요?

1단계는 작동 중인 것과 작동하지 않는 것을 인식하는 것입니다. 이메일이나 팀원의 동일한 질문에 답하는 데 막대한 시간을 할애하고 계십니까? 프로세스가 제대로 작동하지 않는다는 신호입니다.

무엇이 제대로 작동하지 않는지 확인한 후에는 비효율성을 식별하는 단계를 설명하십시오. 특정 단계를 제거, 결합 또는 자동화할 수 있습니까? 프로세스를 완전히 재설계할 수 있습니까?

분기에 한 번 또는 1년에 한 번 반나절을 인생에서 빼는 것은 휴가를 추가로 사용하거나, 더 짧은 시간에 목표를 달성하거나, 모두가 이야기하는 어려운 일과 삶의 균형을 실제로 즐길 수 있음을 의미할 수 있습니다. 상상 해봐!

2. 반복 작업 자동화

생산성 및 자동화에 대한 McKinsey 보고서는 "모든 직업의 약 60%가 자동화할 수 있는 구성 활동의 최소 30%를 가지고 있습니다."라고 말합니다. 즉, 불필요한 작업이 많이 수행되고 있음을 의미합니다.

미디어에서 브랜드가 언급될 때마다 Slack 메시지를 받습니다. 캘린더 일정을 다른 일정으로 복사합니다. 누군가 웹사이트의 특정 페이지를 클릭할 때마다 자동 이메일을 보냅니다. 자동 검토를 위해 직원 핸드북을 설정하십시오. 아이디어는 끝이 없습니다.

사람들은 실직을 두려워하여 업무 자동화에 대해 걱정하지만 실제로는 반복적인 작업을 자동화하면 경력을 향상시켜 더 많은 것을 제공할 수 있습니다. 사실 자동화는 일반적으로 일자리를 없애지 않습니다. 자동화는 일반적으로 지루하고 반복적인 작업을 제거하여 전략적 사고, 관계 구축, 창의성 및 혁신(오늘날 직장에서 가장 가치 있는 기술 중 일부)을 위한 공간을 남겨 둡니다.

Google은 모두가 공감할 수 있는 실제 사례입니다.

Google이 수십억 개의 일일 검색어에 대한 관련 정보를 검색하기 위해 사람에게만 의존한다고 상상해 보십시오. 올바르고 관련 있는 정보를 얻으려면 몇 년을 기다려야 합니다.

"Google의 품질과 속도의 핵심은 자동화입니다. 시스템 작동 방식의 규칙을 명시적으로 정의함으로써 검색 엔진 프로그래머는 시스템의 일상적인 작동을 자동화할 수 있습니다."

조쉬 카우프만
개인 MBA

Google에 여전히 엔지니어와 기타 인력이 필요합니까? 전적으로. 그 어느 때보다 수요가 많지만 작업을 자동화하면 팀 구성원이 다른 프로젝트에서 작업할 수 있습니다.

3. 기술 활용

직원의 46%가 디지털 도구 사용의 결과로 생산성이 증가했다고 보고하지만 올바른 플랫폼을 선택해야 합니다.

결론은 기술이 사용자를 위해 작동해야 하는 것이지 그 반대가 아니라는 것입니다. 시스템화의 전체 이유는 작업량을 줄이고 활동을 최적화하는 것입니다. 지속적인 기간 동안 추가 단계가 필요한 새 도구를 온보딩하는 것은 좋지 않습니다.

• 달력과 같은 사용 가능한 간단한 기술을 사용하여 시스템화하십시오.
• 특정 기술을 선택하여 프로세스 문제를 해결하십시오.
• 도구를 원활하게 구현하는 데 필요한 지원을 제공하는 기술 제공업체를 선택하십시오.

작은 변화가 큰 결과를 낳습니다

대부분의 사람들은 더 생산적이고 효율적이거나 성공한다는 것은 자신의 삶이나 사업을 완전히 점검하는 것을 의미한다고 생각합니다. 그러나 작은 변화는 큰 결과로 이어지고 비즈니스 문화를 조성하고 지속적인 개선에 대한 개인의 사고 방식은 잠재적으로 단기적인 단일 점검보다 훨씬 더 많은 것을 달성합니다.

"올바른 일을 더 일관되게 수행할 수 있는 사람과 조직은 약간의 우위를 유지하고 시간이 지남에 따라 불균형한 보상을 축적할 가능성이 더 큽니다."

제임스 클리어
1% 규칙

성능의 작은 차이는 시간이 지남에 따라 반복될 때 일련의 큰 승리로 성장합니다.

예를 들어, 2003년에 British Cycling이 거의 파멸에 이르렀을 때, 그들은 한계 이득에 대한 그의 접근 방식으로 유명한 코치인 Dave Brailsford를 고용했습니다. 그 시점까지 영국 사이클리스트의 성과는 너무 실망스러웠기 때문에 유럽 최고의 자전거 제조업체 중 한 곳은 판매에 차질이 생길 것을 두려워하여 팀에 자전거 판매를 거부했습니다.

5년 후인 2008년, 영국 사이클 팀은 베이징 올림픽에서 무려 60%의 메달을 획득했습니다.

British Cycling에서 효과가 있었다면 당신에게도 효과가 있을 것입니다.

따라서 전체 비즈니스 또는 삶을 일주일 안에 체계화하려고 노력하는 대신 지속적인 개선 사고 방식을 채택하십시오. 매일 조금씩 변화하고 개선하는 것입니다. 당신의 정신적 부담은 가벼워질 것이고, 개인 생활과 직업 생활이 개선되는 것을 볼 때 작은 승리를 촉진하는 시스템을 계속 채택하려는 동기가 생길 것입니다.

돌이켜보면 작업의 작은 조정이 큰 결과를 의미한다는 것을 알게 될 것입니다.

오늘 구현할 간단한 체계화 해킹

체계화에 대한 완벽한 접근 방식은 존재하지 않습니다. 그것은 모두 작업 유형, 역할, 팀 규모 및 개인 취향에 따라 다릅니다. 오늘 설정할 수 있는 몇 가지 간단한 해킹은 미래의 웰빙과 생산성에 큰 변화를 가져올 것입니다.

1. 달력 체계화

지금 달력을 보세요. 아마도 다른 사람들의 요청으로 가득할 것입니다. 하지만 귀하의 우선 순위와 목표와 일치합니까?

특정 작업을 완료한 시간을 표시하고 목표에 따라 작업을 정렬하여 캘린더로 시간을 체계화하세요.

두 가지 일이 발생할 수 있습니다. 별로 중요하지 않은 일에 많은 시간을 할애하고 있다는 사실을 깨닫거나 특정 날짜까지 작업에 집중하고 완료하는 데 도움이 되도록 우선 순위에 시간을 할당하기 시작할 것입니다. 두 가지 방법 모두 당신이 이깁니다.

2. 알림 관리

이메일이나 메시지를 받을 때마다 주의가 산만해집니까? 집중할 수 있도록 특정 알림 또는 작업에 대한 Slack 채널을 설정하여 알림을 체계화하세요. 또는 알림을 볼 때 할당된 시간을 설정하거나 필요하지 않은 알림을 삭제하십시오.

3. 템플릿화

매번 답변을 작성하여 고객의 질문에 응답합니까? 회의마다 동일한 스타일의 문서를 만드나요? 반복 작업에 템플릿을 사용하여 문서 작성 시간을 단축하세요.

템플릿은 실제로 지속적인 개선의 기회를 늘리고 업데이트 및 관리가 쉬워 프로젝트 또는 프로세스 내에서 일관성을 제공합니다.

4. 프로세스 생성

스프레드시트, 이메일 또는 순전히 다른 사람의 머릿속에 있는 워크플로우를 생각해 보십시오. 어떻게 그 워크플로가 모두에게 더 효율적인 비즈니스 프로세스가 될 수 있을까요? 평일 회식의 경우라면 전문가 수준으로 통할 것이다.

프로세스를 문서화하고 프로젝트 관리 시스템의 템플릿 또는 특정 작업을 통해 달력의 반복 작업으로 나누고 팀이 번창하는 것을 지켜보십시오.

5. 작업의 우선 순위 지정

긴급한 작업을 먼저 완료하든 몸을 풀기 위해 가벼운 작업부터 시작하든 상관없이 자신에게 맞는 방식으로 작업의 우선순위를 지정하세요. 이렇게 하면 하루를 준비하고 불안을 줄일 수 있습니다. 이 접근 방식을 이전에 몇 시간을 소비했던 자동화 작업과 결합하면 생산성 측면에서 승리할 수 있습니다.

6. 더 나은 결과를 위해 하루를 계획하십시오

사람들은 먹고, 자고, 사교하고, 돌봄을 중심으로 개인 생활을 하는 경향이 있습니다. 그러나 최적의 결과를 위해 하루를 계획할 수 있고 계획해야 합니다.

아침형 인간이라면 오전에는 심도 있는 일을 하고 오후에는 회의를 하는 것을 체계화하세요. 매주 특정 작업에 집중할 시간이 필요하십니까? 일정에서 차단하고 회의 없는 날을 만드세요.

그러나 비생산적이거나 나쁜 날을 보내도 괜찮다는 것을 기억하십시오. 그것에 대해 자신을 때리지 마십시오. 앞으로 배우는 데 집중하세요.

매일 시계가 재설정됩니다.

평균 근무일의 61%가 가치가 거의 또는 전혀 없는 작업에 소비되는 경우 변화가 필요한 때입니다.

시간과 에너지를 소비하는 데 발언권이 있다는 것은 사람들에게 자주 발생하지 않습니다. 항상 해오던 방법이 가장 효율적인 방법이 아닐 수도 있습니다. 그 일이 전혀 필요합니까?

시간을 관리할 때 몇 가지 선택 사항이 있습니다. 직접 처리하거나, 위임하거나, 삭제하는 것입니다. 또는 체계화할 수 있습니다!

100개국 이상에 38,000개 이상의 매장을 보유한 McDonald's는 독립적인 지역 사업주가 93%의 소유권을 보유하고 있습니다. 일관성, 고객 서비스 우수성 및 최적의 효율성을 달성하기 위해 체계화를 사용했습니다.

너무 압도적으로 보입니까?

현재 체계화하고 있지 않더라도 프로세스가 있습니다. 당신은 여전히 ​​A에서 B로 가기 위해 일련의 단계를 밟아야 합니다. 단지 당신의 방법이 그렇게 효율적이지 않을 수도 있다는 것일 뿐입니다. 대부분의 경우 매일 할 일 목록을 작성하는 데 엄청난 에너지와 시간을 소비하고 있습니다.

잠재력을 달성하고, 최선을 다하고, 역할 내에서 기여하는 데 관심이 있다면 시스템화는 절실히 필요한 안도감과 혜택을 제공하는 것 외에는 아무 것도 할 수 없습니다.

Brian Tracy가 말했듯이 “좋은 습관은 형성하기는 어렵지만 함께 살기는 쉽습니다. 나쁜 습관은 형성하기는 쉽지만 함께 살기는 어렵습니다.”

시스템화는 더 나은 일과 삶의 균형을 제공하고 압도와 번아웃을 줄이며 생산성과 창의성을 높이고 성공 가능성을 높입니다.

재택근무는 일상 업무를 체계화하는 데 큰 타격을 줄 수 있습니다. 일상을 해치지 않고 집에서(전 세계 어디에서나) 일하는 방법은 다음과 같습니다.