3 einfache Möglichkeiten, Ihr Unternehmen zu systematisieren und Burnout zu reduzieren

Ein System muss nicht auf Exzellenz ausgelegt sein.

Die Systematisierung Ihres Unternehmens sollte Ineffizienzen beseitigen und das Leben Ihrer Mitarbeiter erleichtern. Der durchschnittliche Büroangestellte erhält täglich 120 E-Mails. Fügen Sie jetzt all diese anderen Messaging-Tools mit ihren endlosen Benachrichtigungen hinzu. In einer Welt der ständigen Übertragung von Informationen, E-Mails, Besprechungen und Aufgabenlisten ist es leicht, abgelenkt und überfordert zu werden.

Wie reduzieren Sie Ablenkungen, steigern die Produktivität und erhalten gleichzeitig Ihr Wohlbefinden?

Systematisierung könnte die Antwort sein, nach der Sie gesucht haben.

Systemisierung , der Prozess der Einrichtung einer Routine oder eines Prozesses, der Ihnen hilft, Ihre Aufgaben effizienter anzugehen, verändert nicht nur Ihre Leistung, sondern reduziert auch die geistige Arbeitsbelastung, Überforderung und Burnout.

So arbeiten Sie schneller und effizienter, denn statt jedes Mal neu zu überlegen, was zu tun ist, haben Sie bereits ein System zur Bewältigung dieser Aufgaben etabliert. Diese Systeme helfen Ihnen, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, Zeit bei der Erledigung bestimmter Aufgaben zu sparen und Ihrem Gehirn beizubringen, bestimmte Dinge schneller zu erledigen.

In diesem Artikel lernen Sie drei Möglichkeiten kennen, wie das Erstellen von Gewohnheiten und das Systematisieren von Aufgaben im Unternehmen die Produktivität und das Wohlbefinden steigern.

Was ist Systematisierung?

Systemisierung ist der Prozess der Schaffung einer zweckmäßigen Routine aus kodifizierten, wiederholbaren Aufgaben. Sie können die meisten Dinge systematisieren: von der Bearbeitung einer Kundenbeschwerde über die Rekrutierung von Top-Talenten bis hin zur Durchführung wöchentlicher Teambesprechungen.

Das Erstellen eines Systems mag sich zunächst überwältigend anfühlen, aber je besser Ihr System ist, desto besser – und einfacher – werden Ihr Geschäft und Ihr Leben sein. Systeme sparen Zeit und sorgen für maximale Effizienz, Produktivität und Kreativität.

Nehmen Sie das Beispiel der Abendessen an Wochentagen. Es ist anstrengend, darüber nachzudenken, was Sie kochen und was Sie täglich im Kühlschrank haben. Sie sind viel entspannter, wenn Sie einmal pro Woche einkaufen können, damit Sie alles haben, was Sie brauchen, und bereit sind, für die kommende Woche zu kochen.

Genauso ist es im Geschäft.

Wann immer Sie darüber nachdenken müssen, wie etwas zu tun ist, selbst wenn es so klein ist wie das Schreiben einer E-Mail an einen Kunden, braucht es Zeit. Ohne einen konsistenten Prozess könnte diese Zeit für wichtigere Aufgaben oder vielleicht für eine Kaffeepause mit einem Kollegen verwendet werden.

Bei der Systematisierung geht es nicht nur um ein besseres Zeitmanagement – ​​es geht darum, die Leistungsfähigkeit von Systemen zu nutzen, um mehr Ressourcen zu schaffen. Widersprüchlichkeit ist, wie sich herausstellt, nicht nur der Feind eines effizienten Geschäfts- und Arbeitsplans; es mag dein Wohlbefinden auch nicht so sehr.

Die meisten von uns verbringen außerordentlich viel Zeit damit, immer wieder dieselben Probleme zu lösen, wenn diese Aufgaben systematisiert werden könnten, um den Raum und die Kapazität zu schaffen, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, die Ergebnisse bringt.

Die positive Korrelation zwischen Produktivität und Systematisierung bedeutet, dass Sie umso produktiver sind, je effizienter Sie systematisieren. Das Geheimnis, das die meisten Leistungsträger kennen, ist, dass es nicht darauf ankommt, wie gut sie etwas einmal machen; es geht darum, es immer wieder gut zu machen.

Je konsequenter Sie großartige Arbeit leisten, desto besser wird Ihr Unternehmen sein Kundenerlebnis und erstklassige Ergebnisse liefern. Sie würden nicht in ein Geschäft zurückkehren, dessen Kleidergröße sich bei jedem Besuch ändert. Wenn es eine Sache gibt, die Kunden lieben, dann ist es ein Unternehmen, das immer liefert.

Übung macht nicht den Meister, aber es verbessert die Chancen zu Ihren Gunsten; Ihre konstante Leistung bestimmt, ob Sie Ihre Ziele erreichen oder das Ziel verfehlen.

Okay, Systematisierung erhöht also die Erfolgschancen einer bestimmten Aktivität, Karriere und eines bestimmten Geschäfts, aber wussten Sie, dass Systematisierung einen erheblichen Unterschied zu Ihrem Wohlbefinden ausmacht?

Psychische Arbeitsbelastung und Burnout durch Systematisierung verringern

79 % der Mitarbeiter weltweit leiden unter leichtem, mittlerem oder schwerem Burnout am Arbeitsplatz, was die Produktivität um bis zu 68 % verringert.

Der Workplace Learning Report 2021 von LinkedIn zeigt, dass 30 % der Burnouts von Managern auf unklare berufliche Verantwortlichkeiten zurückzuführen sind. Mit anderen Worten, wenn man nicht weiß, was erwartet wird, oder wenn man nicht systematisiert ist, führt das zu Burnout.

Burnout tritt auch als Folge von unkontrolliertem, langfristigem arbeitsbedingtem Stress auf. In vielen Fällen ist dieser Stress auf eine anhaltende kognitive Überlastung zurückzuführen, die dazu führt, dass die Mitarbeiter weniger effektiv und produktiv sind.

Die Cognitive Load Theory erklärt dieses Phänomen. Es besagt, dass Menschen Schwierigkeiten haben, Aufgaben auszuführen und neue Dinge zu lernen, wenn sie versuchen, zu viele Informationen auf einmal zu verarbeiten. Darüber hinaus neigen Menschen dazu, schlechtere Entscheidungen zu treffen, je länger sie mit kognitiver Belastung umgehen müssen.

„Nach langem Nachdenken scheint es ein biologisches Regulationsinstrument zu sein, Entscheidungen zu treffen, die kurzfristig eine Erleichterung begünstigen, aber insgesamt schlechter sind, um die kognitive Ermüdung zu bekämpfen. ”

Madeleine Holcombe
Autor, CNN Wissenschaft und Wellness

Was hat das mit Systematisierung zu tun?

Im besten Fall reduziert die Systematisierung Entscheidungsermüdung und kognitiven Burnout und gibt Ihnen mehr mentale Energie für andere Aufgaben. Organisieren Sie Ihre Routine bei der Arbeit und das, was Sie und die Familie zu Abend essen, und Sie finden sich vielleicht gerade mit der Energie wieder, um das Abendtraining zu absolvieren oder an dem Kurs teilzunehmen, mit dem Sie beginnen wollten.

Systematisieren Sie Ihr Unternehmen und skalieren Sie auf eine Weise, die Sie sich nie hätten vorstellen können.

3 Möglichkeiten, die Systematisierung zur Steigerung der Produktivität zu nutzen

Systemisierung ist der richtige Weg, wenn Sie die Produktivität in Ihrem Unternehmen steigern möchten. Hier sind drei Möglichkeiten, die Systematisierung anzugehen und die Effizienz zu steigern.

1. Gestalten Sie Ihre Prozesse effizienter

Beginnen Sie mit dem richtigen Mindset, um Ihre Prozesse effizienter zu gestalten.

Denken Sie an Ihre Morgenroutine. Dazu gehören wahrscheinlich Zähneputzen, Duschen und Haare kämmen. Das sind Dinge, die Sie bereits tun. Bei der Systematisierung geht es nur darum, Ihre täglichen Aktivitäten zu erkennen und zu optimieren.

„Das Talent, Muster zu erkennen, ist etwas, von dem die meisten Menschen nicht wissen, dass sie es brauchen, oder erkennen, dass sie es bereits haben. Wenn wir Daten in ein Muster oder eine Regel umwandeln können, ergeben sich fast magische Ergebnisse. Wir müssen uns nicht mehr an einen Berg von erinnern Daten; wir brauchen uns nur an ein einfaches Gesetz zu erinnern.“

Daniel Bor
Das gefräßige Gehirn

Also, wie können Sie Ihre Prozesse effizienter gestalten, wenn Sie Ihre Denkweise richtig haben?

Schritt eins ist zu erkennen, was funktioniert und was nicht. Verbringen Sie unendlich viel Zeit mit der Beantwortung von E-Mails oder denselben Fragen von Teammitgliedern? Es ist ein Zeichen dafür, dass der Prozess nicht funktioniert.

Wenn Sie festgestellt haben, was nicht funktioniert, skizzieren Sie die Schritte zur Identifizierung von Ineffizienzen. Können bestimmte Schritte eliminiert, kombiniert oder automatisiert werden? Kann der Prozess komplett neu gestaltet werden?

Wenn Sie einmal im Quartal oder sogar einmal im Jahr einen halben Tag aus Ihrem Leben nehmen, können Sie zusätzliche Urlaubstage nehmen, Ziele in kürzerer Zeit erreichen oder tatsächlich die schwer fassbare Work-Life-Balance genießen, von der alle reden. Stell dir das vor!

2. Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben

Ein McKinsey-Bericht über Produktivitäts- und Automatisierungszustände: „Etwa 60 % aller Berufe haben mindestens 30 % der konstituierenden Aktivitäten, die automatisiert werden könnten.“ Das bedeutet, dass viel unnötige Arbeit geleistet wird.

Erhalten Sie eine Slack-Nachricht, wenn Ihre Marke in den Medien erwähnt wird. Kopieren Sie ein Kalenderereignis in ein anderes. Senden Sie eine automatisierte E-Mail, wenn jemand auf eine bestimmte Seite Ihrer Website klickt. Richten Sie Ihr Mitarbeiterhandbuch für die automatische Überprüfung ein. Die Ideen sind endlos.

Die Menschen machen sich aus Angst vor dem Verlust des Arbeitsplatzes Sorgen über die Automatisierung von Aspekten ihrer Arbeit, aber tatsächlich könnte die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben Ihre Karriere verbessern und Ihnen helfen, mehr zu leisten. Tatsache ist, dass die Automatisierung in der Regel keine Arbeitsplätze vernichtet. Die Automatisierung eliminiert im Allgemeinen langwierige und sich wiederholende Aufgaben, um Raum für strategisches Denken, den Aufbau von Beziehungen, Kreativität und Innovation zu schaffen – einige der am meisten geschätzten Fähigkeiten am heutigen Arbeitsplatz.

Google ist ein reales Beispiel, mit dem sich jeder identifizieren kann.

Stellen Sie sich vor, Google würde sich nur auf Menschen verlassen, um bei Milliarden von täglichen Suchanfragen nach relevanten Informationen zu suchen. Sie müssten Jahre warten, um die richtigen und relevanten Informationen zu erhalten.

„Der Schlüssel zur Qualität und Geschwindigkeit von Google ist die Automatisierung: Durch die explizite Definition der Regeln für die Funktionsweise des Systems können die Programmierer der Suchmaschine den täglichen Betrieb des Systems automatisieren.“

Josh Kaufmann
Der persönliche MBA

Braucht Google noch Ingenieure und anderes Personal? Unbedingt. Sie sind gefragter denn je, aber durch die Automatisierung von Aufgaben können Teammitglieder an anderen Projekten arbeiten.

3. Technologie nutzen

46 Prozent der Mitarbeiter berichten von einer gesteigerten Produktivität durch die Nutzung digitaler Tools, aber Sie müssen die richtigen Plattformen auswählen.

Die Quintessenz ist, dass die Technologie für Sie arbeiten muss, nicht umgekehrt. Der ganze Grund für die Systematisierung ist die Reduzierung der Arbeitsbelastung und die Optimierung der Aktivität. Es ist nicht gut, ein neues Tool zu integrieren, das über einen längeren Zeitraum zusätzliche Schritte erfordert.

• Verwenden Sie zur Systematisierung verfügbare einfache Technologien wie Ihren Kalender.
• Wählen Sie eine bestimmte Technologie, um eine Prozessherausforderung zu lösen.
• Wählen Sie einen Technologieanbieter, der Ihnen die Unterstützung bietet, die Sie benötigen, um seine Tools nahtlos zu implementieren.

Kleine Änderungen summieren sich zu großen Ergebnissen

Die meisten Menschen denken, dass produktiver, effizienter oder erfolgreicher zu sein bedeutet, ihr Leben oder ihr Unternehmen komplett zu überarbeiten. Aber kleine Änderungen führen zu großen Ergebnissen, und die Schaffung einer Unternehmenskultur und einer persönlichen Denkweise der kontinuierlichen Verbesserung erreicht viel mehr als eine einzelne und potenziell kurzlebige Überholung.

„Die Menschen und Organisationen, die konsequenter die richtigen Dinge tun können, behalten mit größerer Wahrscheinlichkeit einen leichten Vorteil und sammeln im Laufe der Zeit unverhältnismäßige Belohnungen.“

Jakob klar
Die 1%-Regel

Die kleinen Leistungsunterschiede wachsen zu einer Reihe großer Siege heran, wenn sie sich im Laufe der Zeit wiederholen.

Ein typisches Beispiel: 2003, als British Cycling so gut wie dem Untergang geweiht war, stellten sie Dave Brailsford ein, einen Trainer, der für seine Herangehensweise an marginale Gewinne berühmt ist. Bis zu diesem Zeitpunkt war die Leistung der britischen Radfahrer so überwältigend, dass einer der führenden Fahrradhersteller in Europa sich weigerte, Fahrräder an das Team zu verkaufen, aus Angst, dass dies den Verkauf beeinträchtigen würde.

Fünf Jahre später, 2008, gewann das britische Radsportteam erstaunliche 60 % der Medaillen bei den Olympischen Spielen in Peking.

Wenn es für British Cycling funktioniert hat, könnte es für Sie funktionieren.

Nehmen Sie also eine Denkweise zur kontinuierlichen Verbesserung an, anstatt zu versuchen, Ihr gesamtes Geschäft oder Leben in einer Woche zu systematisieren. Es geht darum, jeden Tag kleine Änderungen und Verbesserungen vorzunehmen. Ihre geistige Arbeitsbelastung wird sich verringern, und wenn Sie Verbesserungen in Ihrem persönlichen und beruflichen Leben sehen, werden Sie motiviert sein, weiterhin Systeme einzuführen, die kleine Gewinne fördern.

Wenn Sie darüber nachdenken, werden Sie feststellen, dass eine kleine Anpassung Ihrer Arbeit große Ergebnisse bedeutet.

Einfache Systemisierungs-Hacks, die heute implementiert werden können

Den perfekten Ansatz zur Systematisierung gibt es nicht. Es hängt alles von Ihrer Art der Arbeit, Ihrer Rolle, der Größe Ihres Teams sowie Ihren persönlichen Vorlieben ab. Ein paar einfache Hacks, die Sie heute etablieren können, werden morgen einen großen Unterschied für Ihr Wohlbefinden und Ihre Produktivität bewirken.

1. Systematisieren Sie Ihren Kalender

Schauen Sie gleich in Ihren Kalender. Es ist wahrscheinlich voller Anfragen von anderen Leuten, aber entspricht es Ihren Prioritäten und Zielen?

Systematisieren Sie Ihre Zeit mit Ihrem Kalender, indem Sie die Zeit markieren, zu der Sie eine bestimmte Aufgabe erledigt haben, und die Aufgabe an einem Ziel ausrichten.

Zwei Dinge könnten passieren. Sie werden feststellen, dass Sie viel Zeit mit Arbeit verbringen, die einfach nicht so wichtig ist, oder Sie werden tatsächlich anfangen, Ihren Prioritäten Zeit zuzuweisen, damit Sie sich konzentrieren und Aufgaben bis zu einem bestimmten Datum erledigen können. In beide Richtungen gewinnen Sie.

2. Benachrichtigungen verwalten

Werden Sie jedes Mal abgelenkt, wenn Sie eine E-Mail oder Nachricht erhalten? Systematisieren Sie Ihre Benachrichtigungen, indem Sie Slack-Kanäle für bestimmte Benachrichtigungen oder Aufgaben einrichten, damit Sie sich konzentrieren können. Alternativ können Sie eine zugewiesene Zeit festlegen, zu der Sie Benachrichtigungen anzeigen, oder einfach diejenigen löschen, die Sie nicht benötigen.

3. Vorlage erstellen

Reagieren Sie auf Kundenanfragen, indem Sie jedes Mal eine Antwort schreiben? Erstellen Sie für jedes Meeting denselben Dokumentstil? Verwenden Sie Vorlagen für sich wiederholende Aufgaben, um die zum Erstellen von Dokumenten erforderliche Zeit zu verkürzen.

Vorlagen erhöhen tatsächlich die Möglichkeiten zur kontinuierlichen Verbesserung, und sie sind einfach zu aktualisieren und zu verwalten und sorgen für Konsistenz innerhalb eines Projekts oder Prozesses.

4. Erstellen Sie Prozesse

Stellen Sie sich einen Workflow vor, der in Tabellenkalkulationen, E-Mails oder nur im Kopf eines anderen lebt. Wie könnte dieser Workflow zu einem Geschäftsprozess werden, der für alle effizienter ist? Wenn es bei Abendessen unter der Woche funktioniert, funktioniert es professionell.

Dokumentieren Sie den Prozess und unterteilen Sie ihn über eine Vorlage in sich wiederholende Aufgaben in einem Kalender oder in spezifische Aufgaben in einem Projektmanagementsystem und beobachten Sie, wie Ihre Teams erfolgreich sind.

5. Aufgaben priorisieren

Priorisieren Sie Aufgaben so, wie es für Sie am besten passt – ob Sie dringende Aufgaben zuerst erledigen oder mit etwas Leichtem zum Aufwärmen beginnen. Das bereitet Sie auf den Tag vor und reduziert Ängste. Kombinieren Sie diesen Ansatz mit der Automatisierung von Aufgaben, mit denen Sie zuvor Stunden verbracht haben, und Sie werden feststellen, dass Sie an der Produktivitätsfront gewinnen.

6. Planen Sie Ihren Tag für eine bessere Leistung

Menschen neigen dazu, eine Routine für ihr Privatleben zu haben, die sich um Essen, Schlafen, Geselligkeit und Pflege dreht. Aber Sie können – und sollten – Ihren Tag für optimale Ergebnisse planen.

Wenn Sie ein Morgenmensch sind, systematisieren Sie morgens intensive Arbeit und nachmittags Besprechungen. Brauchen Sie Stunden, um sich jede Woche auf eine bestimmte Arbeit zu konzentrieren? Blockieren Sie es in Ihrem Zeitplan und schaffen Sie einen tagfreien Tag.

Aber denken Sie daran, es ist in Ordnung, einen unproduktiven oder schlechten Tag zu haben. Mach dich nicht fertig damit. Konzentrieren Sie sich darauf, vorwärts zu lernen.

Jeden Tag wird die Uhr zurückgesetzt

Wenn 61 % des durchschnittlichen Arbeitstages mit Aufgaben von geringem bis gar keinem Wert verbracht werden, ist es Zeit für eine Veränderung.

Es kommt den Leuten nicht oft in den Sinn, dass sie ein Mitspracherecht beim Aufwenden von Zeit und Energie haben. Wie Sie etwas immer getan haben, ist vielleicht nicht der effizienteste Weg. Muss sowas überhaupt gemacht werden?

Wenn Sie Ihre Zeit verwalten, haben Sie einige Möglichkeiten: Machen Sie es selbst, delegieren Sie es oder löschen Sie es. Oder Sie können es systematisieren!

McDonald's mit über 38.000 Standorten in über 100 Ländern ist zu 93 % im Besitz von unabhängigen lokalen Geschäftsinhabern. Sie haben die Systematisierung genutzt, um Konsistenz, exzellenten Kundenservice und optimale Effizienz zu erreichen.

Erscheinen zu überwältigend?

Auch wenn Sie derzeit nicht systematisieren, haben Sie immer noch einen Prozess. Sie unternehmen immer noch eine Reihe von Schritten, um von A nach B zu gelangen. Es ist nur so, dass Ihre Methoden wahrscheinlich nicht so effizient sind – absolut nicht böse gemeint. Höchstwahrscheinlich verbringen Sie jeden Tag eine Menge Energie und Zeit damit, Ihre To-Do-Liste zu erledigen.

Wenn es Ihnen darum geht, Ihr Potenzial auszuschöpfen, Ihr Bestes zu geben und in Ihrer Rolle einen Beitrag zu leisten, kann die Systematisierung nichts anderes tun, als Ihnen dringend benötigte Erleichterungen und Vorteile zu bieten.

Wie Brian Tracy sagt: „Gute Gewohnheiten sind schwer zu entwickeln, aber leicht zu leben. Schlechte Angewohnheiten sind leicht zu entwickeln, aber schwer zu leben.“

Systematisierung sorgt für eine bessere Work-Life-Balance, verringert Überforderung und Burnout, steigert Produktivität und Kreativität und erhöht das Erfolgspotenzial.

Die Arbeit von zu Hause aus kann die Systematisierung alltäglicher Aufgaben beeinträchtigen. So können Sie von zu Hause aus (von überall auf der Welt) arbeiten, ohne Ihre Routine zu beeinträchtigen.