使您的业务系统化并减少倦怠的 3 种简单方法

系统不一定非得追求卓越。

系统化您的业务应该消除低效率并使您的员工的生活更轻松。 上班族平均每天收到 120 封电子邮件。 现在添加所有其他消息传递工具及其无尽的通知。 在不断流动信息、电子邮件、会议和待办事项列表的世界中，很容易分心和不知所措。

您如何同时减少干扰、提高工作效率并保持幸福感？

系统化可能是您一直在寻找的答案。

系统化，建立一个例行程序或流程的过程，可以帮助您更有效地处理您的任务，不仅可以改变您的执行方式，还可以减少精神负担、不堪重负和倦怠。

这意味着您的工作速度更快、效率更高，因为您已经建立了处理这些任务的系统，而不是每次都考虑需要单独完成什么。 这些系统可帮助您自动执行重复性任务，在完成特定任务时节省时间，并教会您的大脑如何更快地完成某些事情。

在这篇文章中，您将了解在企业中养成习惯和系统化任务以提高生产力和幸福感的三种方式。

什么是系统化？

系统化是创建有目的的程序化、可重复任务的过程。 您可以将大多数事情系统化：从处理客户投诉到招聘顶尖人才和每周召开团队会议。

创建一个系统一开始可能会让人感到不知所措，但你的系统越好，你的事业和生活就会越好，也越容易。 系统可以节省时间并让您保持最高效率、生产力和创造力。

以工作日晚餐为例。 每天想想你要做什么和冰箱里有什么，真是让人筋疲力尽。 当您每周可以购物一次时，您会更加放松，因此您拥有所需的东西并准备好为接下来的一周做饭。

做生意也是一样。

每当您需要考虑如何做某事时，即使是像给客户写电子邮件这样的小任务，也需要时间。 如果没有一致的流程，这段时间可能会花在产生更大结果的任务上，或者可能会花在与同事喝咖啡休息时间上。

系统化不仅仅是关于更好的时间管理——它是关于利用系统的力量来创造更多的资源。 事实证明，不一致不仅是高效业务和工作时间表的敌人； 它也不太喜欢你的幸福。

当这些任务可以系统化以创造空间和能力来专注于产生结果的工作时，我们大多数人都会花费大量时间试图一遍又一遍地解决相同的问题。

生产力和系统化之间的正相关意味着您系统化的效率越高，您的生产力就越高。 大多数高绩效者知道的秘密是，重要的不是他们一次做某事有多好； 这是关于一次又一次地做好它。

您越是始终如一地交付出色的工作，您的企业就会交付出色的客户体验和一流的成果。 您不会回到每次访问时衣服尺码都改变的商店。 如果有什么东西是客户喜欢的，那就是始终如一的业务。

熟能生巧，但它确实会增加对你有利的机会； 您始终如一的表现决定了您是达到目标还是达不到目标。

好的，系统化增加了特定活动、职业和业务的成功几率，但您知道系统化对您的幸福感有重大影响吗？

通过系统化减少脑力劳动和倦怠

全球 79% 的员工患有轻度、中度或重度工作倦怠，这会降低多达 68% 的工作效率。

LinkedIn 的 2021 年工作场所学习报告显示，30% 的经理倦怠来自于不明确的工作职责。 换句话说，不知道期望什么或缺乏系统化会导致倦怠。

倦怠也是由于不受控制的、长期的、与工作相关的压力造成的。 在许多情况下，这种压力是由于持续的认知超载导致员工效率和生产力下降。

认知负荷理论解释了这种现象。 它指出，如果人们试图一次处理太多信息，他们将难以执行任务和学习新事物。 此外，人类处理认知负荷的时间越长，他们往往会做出越差的决定。

“经过长时间的认真思考，做出有利于短期放松但总体上更糟的决定，似乎是一种对抗认知疲劳的生物调节工具。 ”

马德琳霍尔科姆
作家，CNN 科学与健康

这与系统化有什么关系？

系统化在最好的情况下可以减少决策疲劳和认知倦怠，让您有更多的精力来完成其他任务。 系统化您的日常工作以及您和家人晚餐吃什么，您可能会发现自己有精力去做晚上的锻炼或参加您想要开始的课程。

系统化您的业务并以您从未想象过的方式扩大规模。

使用系统化提高生产力的 3 种方法

当您希望提高业务生产力时，系统化是前进的方向。 以下是解决系统化和提高效率的三种方法。

1. 让您的流程更有效率

从正确的心态开始，让您的流程更有效率。

想想你早上的例行公事。 它可能包括刷牙、淋浴和梳头。 这些是你已经在做的事情。 系统化就是识别您的日常活动并优化它们。

“大多数人不知道他们需要或意识到他们已经拥有识别模式的天赋。如果我们可以将数据转化为模式或规则，那么近乎神奇的结果就会随之而来。我们不再需要记住堆积如山的数据；我们只需要回忆一个简单的定律。”

丹尼尔博尔
贪婪的大脑

那么，一旦你的心态正确了，如何让你的流程更有效率呢？

第一步是识别哪些有效，哪些无效。 花费无数时间回复电子邮件或团队成员提出的相同问题？ 这表明该过程不起作用。

一旦你确定了什么是不工作的，概述识别低效率的步骤。 是否可以消除、合并或自动化某些步骤？ 可以完全重新设计流程吗？

每季度或什至每年抽出半天的时间可能意味着您可以多休几天假，在更短的时间内实现目标，或者真正享受每个人都在谈论的难以捉摸的工作与生活平衡。 设想！

2. 自动化重复性任务

麦肯锡一份关于生产力和自动化的报告指出，“大约 60% 的职业至少有 30% 的组成活动可以自动化。” 这意味着有很多不必要的工作要做。

每当媒体提及您的品牌时，都会收到一条 Slack 消息。 将一个日历事件复制到另一个。 每当有人点击您网站的特定页面时，发送一封自动电子邮件。 将您的员工手册设置为自动审核。 想法是无穷无尽的。

由于担心失业，人们担心将工作的某些方面自动化，但实际上，自动化重复性任务可以提升您的职业生涯，帮助您完成更多工作。 事实上，自动化通常不会消除工作。 自动化通常会消除繁琐和重复的任务，从而为战略思考、关系建立、创造力和创新留出空间——这些都是当今工作场所中最有价值的技能。

谷歌是每个人都能联想到的真实例子。

想象一下，如果谷歌仅依靠人类在数十亿的日常搜索查询中搜索相关信息。 您必须等待数年才能获得正确且相关的信息。

“谷歌质量和速度的关键是自动化：通过明确定义系统运行方式的规则，搜索引擎程序员能够使系统的日常运行自动化。”

乔什·考夫曼
个人MBA

谷歌还需要工程师和其他人员吗？ 绝对地。 他们的需求比以往任何时候都多，但自动化任务可以让团队成员腾出时间从事其他项目。

3.利用技术

46% 的员工表示使用数字工具提高了工作效率，但您必须选择正确的平台。

底线是技术需要为你工作，而不是相反。 系统化的全部原因是减少工作量和优化活动。 使用需要在持续时间内执行额外步骤的新工具是没有好处的。

• 使用可用的简单技术（例如日历）进行系统化。
• 选择特定技术来解决流程挑战。
• 选择能够为您提供无缝实施其工具所需支持的技术提供商。

小变化累积大结果

大多数人认为，提高生产力、效率或成功意味着彻底改变他们的生活或业务。 但小的改变会带来大的结果，创造一种持续改进的商业文化和个人心态所取得的成就远不止一次单一的、可能短暂的大修。

“能够更始终如一地做正确事情的人和组织更有可能保持微弱优势，并随着时间的推移积累不成比例的回报。”

詹姆斯·克利尔
1% 法则

随着时间的推移重复出现，性能上的微小差异会变成一系列巨大的胜利。

举个例子，2003 年，当英国自行车队几乎注定要失败时，他们聘请了戴夫·布雷尔斯福德 (Dave Brailsford)，他是一位以追求边际收益的方法而闻名的教练。 在那之前，英国自行车队的表现如此平庸，以至于欧洲顶级自行车制造商之一拒绝向车队出售自行车，因为担心这会影响销量。

五年后的 2008 年，英国自行车队在北京奥运会上夺得了 60% 的奖牌。

如果它适用于 British Cycling，它可能对您也适用。

因此，采用持续改进的心态，而不是试图在一周内将您的整个业务或生活系统化。 这是关于每天进行微小的更改和改进。 你的精神负担会减轻，当你看到你的个人生活和职业生活有所改善时，你将有动力继续采用促进小胜利的系统。

反思一下，你会发现工作中的小调整意味着大结果。

今天要实施的简单系统化技巧

完美的系统化方法并不存在。 这完全取决于您的工作类型、角色、团队规模以及您的个人喜好。 您今天可以建立的一些简单技巧将对您明天的幸福和工作效率产生重大影响。

1.系统化你的日历

现在看看你的日历。 它可能充满了其他人的请求，但它是否符合您的优先级和目标？

通过标记完成特定任务的时间并使任务与目标保持一致，将您的时间与日历系统化。

可能会发生两件事。 你会意识到你花了很多时间在并不那么重要的工作上，或者你实际上会开始分配时间给你的优先事项，以帮助你集中精力并在特定日期前完成任务。 两种方式，你赢了。

2.管理通知

每次收到电子邮件或消息时，您是否都会分心？ 通过为特定通知或任务设置 Slack 渠道来系统化您的通知，让您保持专注。 或者，在您查看通知时设置分配的时间，或者干脆删除不需要的通知。

3.模板化

您每次都通过写回复来回复客户查询吗？ 您是否为每次会议创建相同样式的文档？ 将模板用于重复性任务以减少创建文档所需的时间。

模板实际上增加了持续改进的机会，而且它们易于更新和管理，在项目或流程中提供一致性。

4. 创建流程

考虑存在于电子表格、电子邮件或纯粹存在于其他人头脑中的工作流程。 该工作流程如何成为对每个人都更有效率的业务流程？ 如果它适用于工作日的晚餐，那么它将以专业的身份发挥作用。

记录流程并通过模板将其分解为日历上的重复性任务或项目管理系统上的特定任务，并观察您的团队蓬勃发展。

5.优先任务

按照适合您的方式确定任务的优先级——无论是先完成紧急任务，还是从一些轻松的事情开始热身。 这会让你为新的一天做好准备并减少焦虑。 将此方法与您之前花费数小时的自动化任务相结合，您会发现自己在生产力方面取得了胜利。

6. 计划你的一天以获得更好的产出

人们往往有一套以吃饭、睡觉、社交和照料为中心的个人生活惯例。 但是您可以——而且应该——计划您的一天以获得最佳结果。

如果你是一个早起的人，系统化上午做深度工作，下午开会。 每周需要几个小时专注于特定的工作？ 在您的日程安排中取消它并创建一个无会议日。

但请记住，度过一个低效或糟糕的一天是可以的。 不要为此而自责。 专注于向前学习。

每天时钟都会重置

当平均工作日的 61% 花在价值很小甚至没有价值的任务上时，是时候做出改变了。

人们通常不会想到他们在花费时间和精力方面有发言权。 你一直以来做某事的方式可能不是最有效的方式。 甚至需要做些什么吗？

在管理您的时间时，您有几个选择：自己做、委派或删除。 或者你可以系统化它！

麦当劳在 100 多个国家/地区拥有超过 38,000 家分店，93% 的股权由独立的本地企业所有者持有。 他们使用系统化来实现一致性、卓越的客户服务和最佳效率。

似乎太过分了？

即使您目前没有系统化，您仍然有一个过程。 您仍然需要采取一系列步骤才能从 A 到 B。只是您的方法可能效率不高（绝对没有冒犯之意）。 更有可能的是，您每天都在花费大量的精力和时间来完成您的待办事项清单。

如果你关心的是发挥你的潜力，发挥你的最佳水平，并在你的角色中做出贡献，那么系统化只能为你提供急需的缓解和好处。

正如 Brian Tracy 所说，“好习惯很难养成，但很容易养成。 坏习惯很容易养成，但很难忍受。”

系统化提供更好的工作与生活平衡，减少压力和倦怠，提高生产力和创造力，并提高成功的潜力。

在家工作可能会影响日常任务的系统化。 以下是如何在不影响日常工作的情况下在家（在世界任何地方）工作。