3 façons simples de systématiser votre entreprise et de réduire l'épuisement professionnel

Un système n'a pas à être conçu vers l'excellence.

La systématisation de votre entreprise devrait éliminer les inefficacités et faciliter la vie de vos employés. L'employé de bureau moyen reçoit 120 e-mails par jour. Ajoutez maintenant tous ces autres outils de messagerie avec leurs notifications sans fin. Dans un monde d'informations, d'e-mails, de réunions et de listes de tâches en continu, il est facile d'être distrait et dépassé.

Comment réduire les distractions, augmenter la productivité et maintenir le bien-être en même temps ?

La systématisation peut être la réponse que vous cherchiez.

La systématisation , le processus de mise en place d'une routine ou d'un processus qui vous aide à aborder vos tâches plus efficacement, non seulement modifie votre performance, mais réduit également la charge de travail mental, la surcharge et l'épuisement professionnel.

Cela signifie que vous travaillez plus rapidement et plus efficacement car au lieu de penser à ce qui doit être fait individuellement à chaque fois, vous avez déjà établi un système pour gérer ces tâches. Ces systèmes vous aident à automatiser les tâches répétitives, à gagner du temps lors de l'exécution de tâches spécifiques et à apprendre à votre cerveau comment faire certaines choses plus rapidement.

Dans cet article, vous découvrirez trois façons dont la création d'habitudes et la systématisation des tâches dans les entreprises augmentent la productivité et le bien-être.

Qu'est-ce que la systématisation ?

La systématisation est le processus de création d'une routine ciblée de tâches codifiées et reproductibles. Vous pouvez systématiser la plupart des choses : du traitement d'une plainte d'un client au recrutement des meilleurs talents et à l'organisation de réunions d'équipe hebdomadaires.

La création d'un système peut sembler écrasante au début, mais plus votre système est performant, plus votre entreprise et votre vie seront meilleures et plus faciles. Les systèmes vous font gagner du temps et vous permettent d'optimiser votre efficacité, votre productivité et votre créativité.

Prenons l'exemple des dîners en semaine. C'est épuisant de penser à ce que vous allez cuisiner et à ce que vous avez quotidiennement dans le réfrigérateur. Vous êtes beaucoup plus détendu lorsque vous pouvez faire vos courses une fois par semaine, vous avez donc ce dont vous avez besoin et êtes prêt à cuisiner pour la semaine à venir.

C'est pareil dans les affaires.

Chaque fois que vous devez réfléchir à la façon de faire quelque chose, même si c'est une tâche aussi simple que d'écrire un e-mail à un client, cela prend du temps. Sans un processus cohérent, ce temps pourrait être consacré à des tâches plus productives, ou peut-être à une pause-café avec un collègue.

La systématisation n'est pas simplement une meilleure gestion du temps - il s'agit d'exploiter la puissance des systèmes pour créer plus de ressources. Il s'avère que l'incohérence n'est pas seulement l'ennemi d'un horaire de travail et d'affaires efficace ; il n'aime pas trop votre bien-être non plus.

La plupart d'entre nous passons un temps extraordinaire à essayer de résoudre les mêmes problèmes encore et encore alors que ces tâches pourraient être systématisées pour créer l'espace et la capacité de se concentrer sur un travail qui donne des résultats.

La corrélation positive entre la productivité et la systématisation signifie que plus vous systématisez efficacement, plus vous êtes productif. Le secret que la plupart des artistes les plus performants connaissent est que ce n'est pas à quel point ils font quelque chose une fois ; il s'agit de bien le faire encore et encore.

Plus vous fournissez régulièrement un excellent travail, plus votre entreprise offrira une expérience client exceptionnelle et des résultats de premier ordre. Vous ne retourneriez pas dans un magasin dont les tailles de vêtements changeaient à chaque visite. S'il y a une chose que les clients adorent, c'est une entreprise qui tient toujours ses promesses.

La pratique ne rend pas parfait, mais elle fait pencher la balance en votre faveur ; votre performance constante détermine si vous atteignez vos objectifs ou ratez la cible.

D'accord, la systématisation augmente donc les chances de succès d'une activité, d'une carrière et d'une entreprise spécifiques, mais saviez-vous que la systématisation fait une différence significative pour votre bien-être ?

Diminution de la charge de travail mental et de l'épuisement professionnel avec la systématisation

Soixante-dix-neuf pour cent des employés dans le monde souffrent d'épuisement professionnel léger, modéré ou grave, ce qui réduit la productivité jusqu'à 68 %.

Le rapport 2021 de LinkedIn sur l'apprentissage en milieu de travail montre que 30 % de l'épuisement professionnel des managers provient de responsabilités professionnelles peu claires. En d'autres termes, ne pas savoir ce qui est attendu ou un manque de systématisation conduit à l'épuisement professionnel.

L'épuisement professionnel survient également à la suite d'un stress lié au travail non géré et à long terme. Dans de nombreux cas, ce stress est dû à une surcharge cognitive soutenue qui rend les employés moins efficaces et moins productifs.

La théorie de la charge cognitive explique ce phénomène. Il indique que les gens ont des difficultés à effectuer des tâches et à apprendre de nouvelles choses s'ils essaient de traiter trop d'informations à la fois. De plus, les humains ont tendance à prendre de moins bonnes décisions plus ils doivent faire face à la charge cognitive.

« Après une longue période de réflexion, prendre des décisions favorables à l'aisance à court terme, mais globalement moins bonnes, apparaît comme un outil de régulation biologique pour lutter contre la fatigue cognitive. ”

Madeleine Holcombe
Écrivain, CNN Science et bien-être

Quel rapport avec la systématisation ?

La systématisation, à son meilleur, réduit la fatigue de la prise de décision et l'épuisement cognitif, vous donnant plus d'énergie mentale pour d'autres tâches. Systématisez votre routine au travail et ce que vous et votre famille avez pour le dîner, et vous pourriez vous retrouver avec l'énergie nécessaire pour faire cet entraînement du soir ou rejoindre le cours que vous vouliez commencer.

Systématisez votre entreprise et développez-la d'une manière que vous n'auriez jamais imaginée.

3 façons d'utiliser la systématisation pour augmenter la productivité

La systématisation est la voie à suivre lorsque vous cherchez à augmenter la productivité de votre entreprise. Voici trois façons d'aborder la systématisation et d'accroître l'efficacité.

1. Rendez vos processus plus efficaces

Commencez avec le bon état d'esprit pour rendre vos processus plus efficaces.

Pensez à votre routine matinale. Cela comprend probablement le brossage des dents, la douche et le peignage des cheveux. Ce sont des choses que vous faites déjà. La systématisation consiste simplement à reconnaître les activités quotidiennes que vous avez en place et à les optimiser.

"Le talent de reconnaître les modèles est quelque chose dont la plupart des gens ne savent pas qu'ils ont besoin ou réalisent qu'ils l'ont déjà. Si nous pouvons transformer les données en un modèle ou une règle, des résultats quasi magiques s'ensuivent. Nous n'avons plus besoin de nous souvenir d'une montagne de données ; nous n'avons qu'à rappeler une loi simple.

Daniel Bor
Le cerveau vorace

Alors, comment rendre vos processus plus efficaces une fois que vous avez le bon état d'esprit ?

La première étape consiste à reconnaître ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Passer un temps incalculable à répondre aux e-mails ou aux mêmes questions des membres de l'équipe ? C'est un signe que le processus ne fonctionne pas.

Une fois que vous avez identifié ce qui ne fonctionne pas, décrivez les étapes pour identifier les inefficacités. Certaines étapes peuvent-elles être supprimées, combinées ou automatisées ? Le processus peut-il être entièrement repensé ?

Prendre une demi-journée de votre vie une fois par trimestre ou même une fois par an peut signifier que vous pouvez prendre des jours de vacances supplémentaires, atteindre des objectifs en moins de temps ou profiter de cet équilibre travail-vie insaisissable dont tout le monde parle. Imagine ça!

2. Automatisez les tâches répétitives

Un rapport de McKinsey sur la productivité et l'automatisation indique : "Environ 60 % de toutes les professions ont au moins 30 % des activités constituantes qui pourraient être automatisées". Cela signifie qu'il y a beaucoup de travail inutile en cours.

Recevez un message Slack chaque fois que votre marque est mentionnée dans les médias. Copiez un événement de calendrier à un autre. Envoyez un e-mail automatisé chaque fois que quelqu'un clique sur une certaine page de votre site Web. Configurez votre manuel de l'employé pour une révision automatisée. Les idées sont infinies.

Les gens craignent d'automatiser certains aspects de leur travail par peur de perdre leur emploi, mais en réalité, l'automatisation des tâches répétitives pourrait améliorer votre carrière et vous aider à en faire plus. Le fait est que l'automatisation n'élimine généralement pas les emplois. L'automatisation élimine généralement les tâches fastidieuses et répétitives pour laisser place à la réflexion stratégique, à l'établissement de relations, à la créativité et à l'innovation - certaines des compétences les plus appréciées sur le lieu de travail d'aujourd'hui.

Google est un exemple concret auquel tout le monde peut s'identifier.

Imaginez si Google ne comptait que sur les humains pour rechercher des informations pertinentes sur des milliards de requêtes de recherche quotidiennes. Il faudrait attendre des années pour obtenir les informations correctes et pertinentes.

"La clé de la qualité et de la rapidité de Google est l'automatisation : en définissant explicitement les règles de fonctionnement du système, les programmeurs des moteurs de recherche sont en mesure d'automatiser le fonctionnement quotidien du système."

Josh Kaufmann
Le MBA personnel

Google a-t-il encore besoin d'ingénieurs et d'autre personnel ? Absolument. Ils sont plus demandés que jamais, mais l'automatisation des tâches permet aux membres de l'équipe de travailler sur d'autres projets.

3. Utiliser la technologie

Quarante-six pour cent des employés déclarent une productivité accrue grâce à l'utilisation d'outils numériques, mais vous devez choisir les bonnes plateformes.

L'essentiel est que la technologie doit fonctionner pour vous, et non l'inverse. Toute la raison de la systématisation est de réduire la charge de travail et d'optimiser l'activité. Il ne sert à rien d'intégrer un nouvel outil nécessitant des étapes supplémentaires sur une période prolongée.

• Utilisez la technologie simple disponible, comme votre calendrier, pour systématiser.
• Choisissez une technologie spécifique pour résoudre un défi de processus.
• Choisissez un fournisseur de technologie qui vous offre le soutien dont vous avez besoin pour mettre en œuvre ses outils de manière transparente.

De petits changements s'additionnent pour de grands résultats

La plupart des gens pensent qu'être plus productif, plus efficace ou plus performant signifie une refonte complète de leur vie ou de leur entreprise. Mais de petits changements conduisent à de grands résultats et la création d'une culture d'entreprise et d'un état d'esprit personnel d'amélioration continue permet de réaliser bien plus qu'une simple refonte potentiellement de courte durée.

"Les personnes et les organisations qui peuvent faire les bonnes choses de manière plus cohérente sont plus susceptibles de conserver un léger avantage et d'accumuler des récompenses disproportionnées au fil du temps."

James Clair
La règle du 1%

Les petites différences de performances se transforment en une série de grandes victoires lorsqu'elles se répètent dans le temps.

Par exemple, en 2003, alors que British Cycling était pratiquement voué à l'échec, ils ont embauché Dave Brailsford, un entraîneur célèbre pour son approche des gains marginaux. Jusque-là, les performances des cyclistes britanniques avaient été si décevantes que l'un des meilleurs fabricants de vélos en Europe a refusé de vendre des vélos à l'équipe de peur que cela ne nuise aux ventes.

Cinq ans plus tard, en 2008, l'équipe britannique de cyclisme a remporté 60 % des médailles aux Jeux olympiques de Pékin.

Si cela a fonctionné pour British Cycling, cela pourrait fonctionner pour vous.

Alors, adoptez un état d'esprit d'amélioration continue au lieu d'essayer de systématiser l'ensemble de votre entreprise ou de votre vie en une semaine. Il s'agit de faire de petits changements et améliorations chaque jour. Votre charge de travail mental s'allègera et, à mesure que vous constaterez des améliorations dans votre vie personnelle et professionnelle, vous serez motivé à continuer d'adopter des systèmes qui favorisent de petites victoires.

En réfléchissant, vous verrez qu'un petit ajustement dans votre travail signifie de grands résultats.

Hacks de systématisation simples à mettre en œuvre aujourd'hui

L'approche parfaite de la systématisation n'existe pas. Tout dépend de votre type de travail, de votre rôle, de la taille de votre équipe, ainsi que de vos préférences personnelles. Quelques astuces simples que vous pouvez établir aujourd'hui feront toute la différence pour votre bien-être et votre productivité demain.

1. Systématisez votre calendrier

Regardez votre calendrier en ce moment. C'est probablement plein de demandes d'autres personnes, mais est-ce en adéquation avec vos priorités et vos objectifs ?

Systématisez votre temps avec votre calendrier en marquant l'heure à laquelle vous terminez une tâche particulière et en alignant la tâche avec un objectif.

Deux choses peuvent arriver. Vous vous rendrez compte que vous passez beaucoup de temps sur un travail qui n'est tout simplement pas si important, ou vous commencerez en fait à allouer du temps à vos priorités pour vous aider à vous concentrer et à terminer des tâches à une certaine date. Dans les deux sens, vous gagnez.

2. Gérer les notifications

Êtes-vous distrait à chaque fois que vous recevez un e-mail ou un message ? Systématisez vos notifications en configurant des canaux Slack pour des notifications ou des tâches spécifiques afin de rester concentré. Vous pouvez également définir une heure allouée lorsque vous affichez les notifications ou supprimez simplement celles dont vous n'avez pas besoin.

3. Créer un modèle

Répondez-vous aux questions des clients en écrivant une réponse à chaque fois ? Créez-vous le même style de document pour chaque réunion ? Utilisez des modèles pour les tâches répétitives afin de réduire le temps nécessaire à la création de documents.

Les modèles augmentent en fait les possibilités d'amélioration continue, et ils sont faciles à mettre à jour et à gérer, offrant une cohérence au sein d'un projet ou d'un processus.

4. Créer des processus

Considérez un flux de travail qui vit dans des feuilles de calcul, des e-mails ou simplement dans la tête de quelqu'un d'autre. Comment ce flux de travail pourrait-il devenir un processus métier plus efficace pour tout le monde ? Si cela fonctionne dans le cas des dîners en semaine, cela fonctionnera à titre professionnel.

Documentez le processus et décomposez-le en tâches répétitives sur un calendrier via un modèle ou en tâches spécifiques sur un système de gestion de projet et regardez vos équipes prospérer.

5. Prioriser les tâches

Hiérarchisez les tâches de la façon dont cela fonctionne pour vous - que vous effectuiez d'abord des tâches urgentes ou que vous commenciez par quelque chose de léger pour vous réchauffer. Cela vous prépare pour la journée et réduit l'anxiété. Combinez cette approche avec l'automatisation des tâches sur lesquelles vous passiez auparavant des heures, et vous vous retrouverez gagnant sur le front de la productivité.

6. Planifiez votre journée vers un meilleur rendement

Les gens ont tendance à avoir une routine pour leur vie personnelle qui se concentre sur l'alimentation, le sommeil, la socialisation et les soins. Mais vous pouvez – et devriez – planifier votre journée pour des résultats optimaux.

Si vous êtes du matin, systématisez le travail en profondeur le matin et les réunions l'après-midi. Vous avez besoin d'heures pour vous concentrer sur un travail spécifique chaque semaine ? Bloquez-le dans votre emploi du temps et créez une journée sans réunion.

Mais rappelez-vous, ce n'est pas grave d'avoir une journée improductive ou mauvaise. Ne vous en faites pas. Concentrez-vous sur l'apprentissage vers l'avant.

Chaque jour l'horloge se réinitialise

Lorsque 61 % de la journée de travail moyenne est consacrée à des tâches de peu ou pas de valeur, il est temps de changer.

Il ne vient pas souvent à l'esprit des gens qu'ils ont leur mot à dire sur le temps et l'énergie qu'ils dépensent. La façon dont vous avez toujours fait quelque chose n'est peut-être pas la manière la plus efficace. Est-ce que quelque chose doit même être fait du tout?

Lors de la gestion de votre temps, vous avez quelques choix : faites-le vous-même, déléguez-le ou supprimez-le. Ou vous pouvez le systématiser!

McDonald's, avec plus de 38 000 emplacements dans plus de 100 pays, est détenu à 93 % par des propriétaires d'entreprises locales indépendantes. Ils ont utilisé la systématisation pour atteindre la cohérence, l'excellence du service client et une efficacité optimale.

Cela vous semble trop écrasant ?

Même si vous ne systématisez pas actuellement, vous avez toujours un processus. Vous suivez toujours une série d'étapes pour aller de A à B. C'est juste que vos méthodes ne sont probablement pas - absolument sans intention d'offense - aussi efficaces. Plus que probablement, vous dépensez une tonne d'énergie et de temps à remplir votre liste de tâches chaque jour.

Si vous êtes soucieux de réaliser votre potentiel, de faire de votre mieux et de contribuer à votre rôle, la systématisation ne peut que vous apporter le soulagement et les avantages dont vous avez tant besoin.

Comme le dit Brian Tracy : « Les bonnes habitudes sont difficiles à prendre mais faciles à vivre. Les mauvaises habitudes sont faciles à prendre mais difficiles à vivre.

La systématisation offre un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, diminue le surmenage et l'épuisement professionnel, augmente la productivité et la créativité et augmente le potentiel de réussite.

Le travail à domicile peut nuire à la systématisation des tâches quotidiennes. Voici comment travailler à domicile (de n'importe où dans le monde) sans nuire à votre routine.