3 moduri ușoare de a vă sistematiza afacerea și de a reduce epuizarea

Un sistem nu trebuie să fie proiectat spre excelență.

Sistematizarea afacerii dvs. ar trebui să elimine ineficiența și să ușureze viața angajaților dvs. Un angajat mediu de birou primește 120 de e-mailuri în fiecare zi. Acum adăugați toate celelalte instrumente de mesagerie cu notificările lor nesfârșite. Într-o lume în care se transmite în mod constant informații, e-mailuri, întâlniri și liste de activități, este ușor să fii distras și copleșit.

Cum reduceți distragerile, creșteți productivitatea și mențineți starea de bine în același timp?

Sistemizarea poate fi răspunsul pe care l-ați căutat.

Systemization , procesul de configurare a unei rutine sau a unui proces care vă ajută să vă abordați sarcinile mai eficient, nu numai că schimbă modul în care performați, ci și reduce volumul de muncă mental, copleșirea și epuizarea.

Aceasta înseamnă că lucrați mai rapid și mai eficient, deoarece în loc să vă gândiți la ceea ce trebuie făcut individual de fiecare dată, ați stabilit deja un sistem pentru gestionarea acestor sarcini. Aceste sisteme vă ajută să automatizați sarcinile repetitive, să economisiți timp la finalizarea unor sarcini specifice și să vă învețe creierul cum să facă anumite lucruri mai rapid.

În această piesă, veți afla despre trei moduri prin care crearea de obiceiuri și sistematizarea sarcinilor în afaceri crește productivitatea și bunăstarea.

Ce este sistematizarea?

Sistematizarea este procesul de creare a unei rutine intenționate de sarcini codificate, repetabile. Puteți sistematiza majoritatea lucrurilor: de la tratarea unei plângeri ale clienților până la recrutarea talentelor de top și organizarea de întâlniri săptămânale ale echipei.

Crearea unui sistem poate fi copleșitoare la început, dar cu cât sistemul dvs. este mai bun, cu atât afacerea și viața voastră vor fi mai bune și mai ușoare. Sistemele economisesc timp și vă mențin la maxim eficiență, productivitate și creativitate.

Luați exemplul cinelor în timpul săptămânii. Este obositor să te gândești la ce vei găti și ce ai zilnic în frigider. Ești mult mai relaxat când poți face cumpărături o dată pe săptămână, așa că ai ceea ce ai nevoie și ești gata să gătești pentru săptămâna care urmează.

La fel este și în afaceri.

Ori de câte ori trebuie să vă gândiți cum să faceți ceva, chiar dacă este o sarcină la fel de mică precum a scrie un e-mail către un client, este nevoie de timp. Fără un proces consecvent, acest timp ar putea fi cheltuit pentru sarcini mai mari care produc rezultate sau poate pentru o pauză de cafea cu un coleg.

Sistematizarea nu se referă doar la o mai bună gestionare a timpului – este vorba despre valorificarea puterii sistemelor pentru a crea mai multe resurse. Incoerența, după cum se dovedește, nu este doar inamicul unei afaceri și al programului de lucru eficient; nici nu-i place prea mult starea ta de bine.

Cei mai mulți dintre noi petrec o cantitate extraordinară de timp încercând să rezolvă aceleași probleme din nou și din nou, atunci când acele sarcini ar putea fi sistematizate pentru a crea spațiul și capacitatea de a se concentra pe munca care dă rezultate.

Corelația pozitivă dintre productivitate și sistematizare înseamnă că, cu cât sistematizați mai eficient, cu atât sunteți mai productiv. Secretul pe care îl știu cei mai mari performanți este că nu este cât de bine fac ceva o dată; este vorba de a o face bine din nou și din nou.

Cu cât oferiți o muncă excelentă mai consecvent, afacerea dvs. va oferi clienților o experiență excelentă și rezultate de top. Nu te-ai întoarce la un magazin ale cărui mărimi de îmbrăcăminte s-au schimbat de fiecare dată când ai vizitat. Dacă există un lucru pe care clienții le place, acesta este o afacere care oferă întotdeauna rezultate.

Practica nu face perfectă, dar determină șansele în favoarea ta; performanța ta constantă determină dacă îți atingi obiectivele sau ratezi obiectivul.

Bine, deci sistematizarea crește șansele de succes ale unei anumite activități, cariere și afaceri, dar știai că sistematizarea face o diferență semnificativă pentru bunăstarea ta?

Scăderea volumului de muncă mental și a epuizării prin sistematizare

Șaptezeci și nouă la sută dintre angajați din întreaga lume suferă de epuizare ușoară, moderată sau severă la locul de muncă, care scade productivitatea cu până la 68%.

Raportul LinkedIn de învățare la locul de muncă din 2021 arată că 30% din epuizarea managerilor provine din responsabilități neclare ale locului de muncă. Cu alte cuvinte, neștiind ce se așteaptă sau lipsa de sistematizare duce la burnout.

Burnout-ul apare și ca urmare a stresului negestionat, pe termen lung, legat de muncă. În multe cazuri, acest stres se datorează supraîncărcării cognitive susținute, ceea ce determină angajații să fie mai puțin eficienți și productivi.

Teoria sarcinii cognitive explică acest fenomen. Acesta afirmă că oamenii întâmpină dificultăți în a îndeplini sarcini și a învăța lucruri noi dacă încearcă să proceseze prea multe informații simultan. În plus, oamenii tind să ia decizii mai proaste cu cât trebuie să facă față mai mult timp sarcinii cognitive.

„După o perioadă lungă de gândire intensă, luarea deciziilor care favorizează ușurința pe termen scurt, dar sunt mai proaste în general, pare a fi un instrument de reglare biologică pentru combaterea oboselii cognitive. ”

Madeline Holcombe
Scriitor, CNN Science and Wellness

Ce legătură are asta cu sistematizarea?

Sistemizarea, în cel mai bun caz, reduce oboseala de luare a deciziilor și epuizarea cognitivă, oferindu-vă mai multă energie mentală pentru alte sarcini. Sistemizează-ți rutina la serviciu și ceea ce tu și familia luați la cină și s-ar putea să vă găsiți doar energia necesară pentru a face acel antrenament de seară sau pentru a vă înscrie la cursul pe care ați vrut să o începeți.

Sistemațizați-vă afacerea și extindeți-vă în moduri pe care nu v-ați fi imaginat niciodată.

3 moduri de a folosi sistematizarea pentru a crește productivitatea

Sistemizarea este calea de urmat atunci când căutați să creșteți productivitatea în afacerea dvs. Iată trei moduri de a aborda sistematizarea și de a crește eficiența.

1. Faceți-vă procesele mai eficiente

Începeți cu mentalitatea potrivită pentru a vă eficientiza procesele.

Gândește-te la rutina ta de dimineață. Probabil că include spălatul pe dinți, dușul și pieptănarea părului. Acestea sunt lucruri pe care le faci deja. Sistemizarea înseamnă doar recunoașterea activităților zilnice pe care le ai în loc și optimizarea acestora.

„Talentul de a recunoaște tipare este ceva ce majoritatea oamenilor nu știu că au nevoie sau nu realizează că au deja. Dacă putem transforma datele într-un tipar sau regulă, atunci apar rezultate aproape magice. Nu mai trebuie să ne amintim un munte de date; trebuie doar să ne amintim o singură lege simplă.”

Daniel Bor
Creierul râvnitor

Deci, cum să vă faceți procesele mai eficiente odată ce v-ați înțeles corect?

Primul pas este să recunoașteți ce funcționează și ce nu. Petreci o cantitate nespusă de timp răspunzând la e-mailuri sau la aceleași întrebări de la membrii echipei? Este un semn că procesul nu funcționează.

Odată ce ați identificat ceea ce nu funcționează, schițați pașii pentru a identifica ineficiența. Pot fi eliminați, combinați sau automatizați anumiți pași? Procesul poate fi reproiectat cu totul?

A lua o jumătate de zi din viața ta o dată pe trimestru sau chiar o dată pe an poate însemna să iei zile suplimentare de vacanță, să atingi obiectivele într-un timp mai scurt sau să te bucuri de acel echilibru evaziv dintre viața profesională și viața personală despre care vorbește toată lumea. Imaginează-ți asta!

2. Automatizați sarcinile repetitive

Un raport McKinsey despre productivitate și automatizare afirmă: „Aproximativ 60% din toate ocupațiile au cel puțin 30% din activitățile constitutive care ar putea fi automatizate”. Asta înseamnă că se face multă muncă inutilă.

Primiți un mesaj Slack ori de câte ori marca dvs. este menționată în mass-media. Copiați un eveniment din calendar în altul. Trimiteți un e-mail automat de fiecare dată când cineva face clic pe o anumită pagină a site-ului dvs. Setați manualul angajaților pentru revizuire automată. Ideile sunt nesfârșite.

Oamenii își fac griji cu privire la automatizarea aspectelor locului de muncă de teama pierderii locului de muncă, dar, de fapt, automatizarea sarcinilor repetitive vă poate îmbunătăți cariera, ajutându-vă să oferiți mai mult. Cert este că automatizarea nu elimină în general locurile de muncă. Automatizarea elimină în general sarcinile obositoare și repetitive pentru a lăsa loc pentru gândirea strategică, construirea de relații, creativitate și inovare - unele dintre cele mai apreciate abilități la locul de muncă de astăzi.

Google este un exemplu real la care toată lumea se poate identifica.

Imaginează-ți dacă Google s-ar baza doar pe oameni pentru a căuta informații relevante în miliarde de interogări de căutare zilnice. Ar trebui să așteptați ani de zile pentru a obține informațiile corecte și relevante.

„Cheia calității și vitezei Google este automatizarea: prin definirea explicită a regulilor de funcționare a sistemului, programatorii motoarelor de căutare sunt capabili să automatizeze funcționarea de zi cu zi a sistemului.”

Josh Kaufman
MBA personal

Mai are Google nevoie de ingineri și alt personal? Absolut. Sunt mai solicitați decât oricând, dar automatizarea sarcinilor îi eliberează pe membrii echipei să lucreze la alte proiecte.

3. Utilizați tehnologia

Patruzeci și șase la sută dintre angajați raportează o productivitate crescută ca urmare a utilizării instrumentelor digitale, dar trebuie să alegeți platformele potrivite.

Concluzia este că tehnologia trebuie să funcționeze pentru tine, nu invers. Motivul pentru sistematizare este reducerea volumului de muncă și optimizarea activității. Nu este deloc bine să introduceți un instrument nou care necesită pași suplimentari pe o perioadă susținută.

• Utilizați tehnologia simplă disponibilă, cum ar fi calendarul dvs., pentru a sistematiza.
• Alegeți o tehnologie specifică pentru a rezolva o provocare a procesului.
• Alegeți un furnizor de tehnologie care vă oferă sprijinul de care aveți nevoie pentru a implementa instrumentele lor fără probleme.

Micile modificări se adaugă la rezultate mari

Majoritatea oamenilor cred că a fi mai productiv, eficient sau de succes înseamnă să-și revizuiască complet viața sau afacerile. Dar micile schimbări duc la rezultate mari, iar crearea unei culturi de afaceri și a unei mentalități personale de îmbunătățire continuă realizează mult mai mult decât o singură revizuire și potențial de scurtă durată.

„Oamenii și organizațiile care pot face lucrurile potrivite în mod mai consecvent au șanse mai mari să mențină un avantaj ușor și să acumuleze recompense disproporționate în timp.”

James Clear
Regula 1%.

Micile diferențe de performanță cresc într-o serie de victorii mari atunci când sunt repetate în timp.

Ca exemplu, în 2003, când ciclismul britanic era aproape condamnat, l-au angajat pe Dave Brailsford, un antrenor renumit pentru abordarea sa față de câștigurile marginale. Până în acel moment, performanța bicicliștilor britanici a fost atât de dezamăgitoare încât unul dintre cei mai mari producători de biciclete din Europa a refuzat să vândă biciclete echipei de teamă că ar afecta vânzările.

Cinci ani mai târziu, în 2008, echipa britanică de ciclism a câștigat 60% din medalii la Jocurile Olimpice de la Beijing.

Dacă a funcționat pentru British Cycling, s-ar putea să funcționeze pentru tine.

Așadar, adoptați o mentalitate de îmbunătățire continuă în loc să încercați să vă sistematizați întreaga afacere sau viața într-o săptămână. Este vorba de a face mici schimbări și îmbunătățiri în fiecare zi. Volumul tău de muncă mental se va ușura și, pe măsură ce vezi îmbunătățiri în viața personală și profesională, vei fi motivat să adopti în continuare sisteme care promovează mici câștiguri.

Reflectând, vei vedea că o mică ajustare în munca ta înseamnă rezultate mari.

Hackuri de sistematizare simple de implementat astăzi

Abordarea perfectă a sistematizării nu există. Totul depinde de tipul tău de muncă, de rol, de dimensiunea echipei tale, precum și de preferințele tale personale. Câteva hack-uri simple pe care le puteți stabili astăzi vor face o lume de diferență pentru bunăstarea și productivitatea dumneavoastră mâine.

1. Sistemează-ți calendarul

Uită-te la calendarul tău chiar acum. Probabil este plin de solicitări de la alte persoane, dar este în concordanță cu prioritățile și obiectivele tale?

Sistemizați-vă timpul cu calendarul dvs., marcând timpul în care finalizați o anumită sarcină și aliniind sarcina cu un scop.

S-ar putea întâmpla două lucruri. Îți vei da seama că petreci o grămadă de timp pe o muncă care pur și simplu nu este atât de importantă sau vei începe de fapt să aloci timp priorităților tale pentru a te ajuta să te concentrezi și să finalizezi sarcinile până la o anumită dată. În ambele moduri, câștigi.

2. Gestionați notificările

Sunteți distras de fiecare dată când primiți un e-mail sau un mesaj? Sistemizați-vă notificările prin configurarea canalelor Slack pentru notificări sau sarcini specifice pentru a vă menține concentrat. Alternativ, setați un timp alocat când vedeți notificările sau pur și simplu ștergeți-le pe cele de care nu aveți nevoie.

3. Modelați

Răspundeți la întrebările clienților scriind un răspuns de fiecare dată? Creați același stil de document pentru fiecare întâlnire? Utilizați șabloane pentru sarcini repetitive pentru a reduce timpul necesar pentru a crea documente.

Șabloanele măresc de fapt oportunitatea de îmbunătățire continuă și sunt ușor de actualizat și gestionat, oferind coerență în cadrul unui proiect sau proces.

4. Creați procese

Luați în considerare un flux de lucru care trăiește în foi de calcul, e-mailuri sau doar în capul altcuiva. Cum ar putea acel flux de lucru să devină un proces de afaceri care este mai eficient pentru toată lumea? Dacă funcționează în cazul cinelor în timpul săptămânii, va funcționa în calitate profesională.

Documentați procesul și împărțiți-l în sarcini repetitive pe un calendar printr-un șablon sau sarcini specifice pe un sistem de management al proiectelor și urmăriți-vă echipele prosperând.

5. Prioritizează sarcinile

Prioritizează sarcinile așa cum funcționează pentru tine, fie că vei finaliza mai întâi sarcinile urgente, fie că ai început cu ceva ușor de încălzit. Acest lucru te pregătește pentru zi și reduce anxietatea. Combină această abordare cu automatizarea sarcinilor pe care le-ai petrecut anterior ore întregi și te vei trezi câștigătoare în ceea ce privește productivitatea.

6. Planifică-ți ziua pentru a obține rezultate mai bune

Oamenii tind să aibă o rutină pentru viața lor personală care se concentrează pe mâncare, somn, socializare și îngrijire. Dar puteți – și ar trebui – să vă planificați ziua pentru rezultate optime.

Dacă sunteți o persoană matinală, sistematizați lucrul profund dimineața și organizarea de întâlniri după-amiaza. Aveți nevoie de ore pentru a vă concentra pe o anumită lucrare în fiecare săptămână? Blocați-l în programul dvs. și creați o zi fără întâlniri.

Dar amintiți-vă, este în regulă să aveți o zi neproductivă sau proastă. Nu te bate peste asta. Concentrați-vă pe învățarea înainte.

În fiecare zi, ceasul se resetează

Când 61% din ziua medie de lucru este cheltuită pe sarcini de valoare mică sau deloc, este timpul pentru o schimbare.

Oamenilor nu le trece adesea prin minte că au un cuvânt de spus în cheltuirea timpului și a energiei. Modul în care ai făcut întotdeauna ceva poate să nu fie cel mai eficient mod. Trebuie făcut ceva?

Când vă gestionați timpul, aveți câteva opțiuni: faceți-l singur, delegați-l sau ștergeți-l. Sau o poți sistematiza!

McDonald's, cu peste 38.000 de locații în peste 100 de țări, deține 93% de proprietari de afaceri locali independenți. Au folosit sistematizarea pentru a obține coerență, excelență în serviciul clienți și eficiență optimă.

Pare prea copleșitor?

Chiar dacă în prezent nu sistematizați, mai aveți un proces. Încă faci o serie de pași pentru a ajunge de la A la B. Doar că metodele tale probabil nu sunt – absolut fără ofensare – atât de eficiente. Mai mult ca sigur, cheltuiți o mulțime de energie și timp completând lista de activități în fiecare zi.

Dacă sunteți preocupat să vă atingeți potențialul, să oferiți tot ce aveți mai bun și să contribuiți în cadrul rolului dvs., sistematizarea nu poate face altceva decât să vă ofere ajutor și beneficii atât de necesare.

După cum spune Brian Tracy, „Obișnuințele bune sunt greu de format, dar ușor de trăit. Obiceiurile proaste sunt ușor de format, dar greu de trăit.”

Sistematizarea oferă un echilibru mai bun între viața profesională și viața privată, scade copleșirea și epuizarea, crește productivitatea și creativitatea și crește potențialul de succes.

Lucrul de acasă poate afecta sistematizarea sarcinilor de zi cu zi. Iată cum să lucrezi de acasă (de oriunde în lume) fără a-ți afecta rutina.