3 Cara Mudah Mensistematisasikan Bisnis Anda dan Mengurangi Kejenuhan

Sebuah sistem tidak harus direkayasa menuju keunggulan.

Sistemisasi bisnis Anda harus menghilangkan inefisiensi dan membuat hidup karyawan Anda lebih mudah. Rata-rata pekerja kantor menerima 120 email setiap hari. Sekarang tambahkan semua alat perpesanan lainnya dengan notifikasi tanpa akhir. Di dunia yang terus-menerus mengalirkan informasi, email, rapat, dan daftar tugas, Anda mudah teralihkan dan kewalahan.

Bagaimana Anda mengurangi gangguan, meningkatkan produktivitas, dan menjaga kesejahteraan pada saat yang bersamaan?

Sistemisasi mungkin jawaban yang Anda cari.

Sistemisasi , proses pengaturan rutinitas atau proses yang membantu Anda melakukan tugas dengan lebih efisien, tidak hanya mengubah cara Anda bekerja tetapi juga mengurangi beban kerja mental, kewalahan, dan kelelahan.

Ini berarti Anda bekerja lebih cepat dan lebih efisien karena alih-alih memikirkan tentang apa yang perlu dilakukan setiap saat, Anda telah membuat sistem untuk menangani tugas-tugas ini. Sistem ini membantu Anda mengotomatiskan tugas berulang, menghemat waktu saat menyelesaikan tugas tertentu, dan mengajari otak Anda cara melakukan hal tertentu dengan lebih cepat.

Dalam bagian ini, Anda akan belajar tentang tiga cara menciptakan kebiasaan dan menyusun tugas dalam bisnis meningkatkan produktivitas dan kesejahteraan.

Apa itu sistemisasi?

Sistemisasi adalah proses menciptakan rutinitas tugas yang terkodifikasi dan dapat diulang. Anda dapat mengatur banyak hal: mulai dari menangani keluhan pelanggan hingga merekrut talenta terbaik dan menjalankan rapat tim mingguan.

Membuat sistem mungkin terasa luar biasa pada awalnya, tetapi semakin baik sistem Anda, semakin baik – dan lebih mudah – bisnis dan kehidupan Anda nantinya. Sistem menghemat waktu dan membuat Anda tetap pada efisiensi, produktivitas, dan kreativitas puncak.

Ambil contoh makan malam hari kerja. Sungguh menguras tenaga untuk memikirkan apa yang akan Anda masak dan apa yang Anda miliki di lemari es setiap hari. Anda jauh lebih santai saat bisa berbelanja seminggu sekali, jadi Anda memiliki apa yang Anda butuhkan dan siap memasak untuk minggu depan.

Itu sama dalam bisnis.

Setiap kali Anda perlu memikirkan cara melakukan sesuatu, meskipun itu tugas kecil seperti menulis email ke pelanggan, itu membutuhkan waktu. Tanpa proses yang konsisten, waktu ini dapat dihabiskan untuk tugas-tugas penghasil hasil yang lebih besar, atau mungkin untuk rehat kopi dengan rekan kerja.

Sistemisasi bukan hanya tentang manajemen waktu yang lebih baik – ini tentang memanfaatkan kekuatan sistem untuk menciptakan lebih banyak sumber daya. Inkonsistensi, ternyata, bukan hanya musuh dari bisnis yang efisien dan jadwal kerja; itu juga tidak terlalu menyukai kesejahteraan Anda.

Sebagian besar dari kita menghabiskan banyak waktu untuk mencoba menyelesaikan masalah yang sama berulang kali ketika tugas tersebut dapat diatur secara sistematis untuk menciptakan ruang dan kapasitas untuk fokus pada pekerjaan yang membuahkan hasil.

Korelasi positif antara produktivitas dan sistemisasi berarti semakin efisien Anda membuat sistem, semakin produktif Anda. Rahasia yang diketahui oleh kebanyakan orang berkinerja tinggi adalah bahwa bukan seberapa baik mereka melakukan sesuatu; ini tentang melakukannya dengan baik lagi dan lagi.

Semakin konsisten Anda memberikan pekerjaan hebat, bisnis Anda akan memberikan pengalaman pelanggan yang luar biasa dan hasil terbaik. Anda tidak akan kembali ke toko yang ukuran pakaiannya berubah setiap kali Anda berkunjung. Jika ada satu hal yang disukai pelanggan, itu adalah bisnis yang selalu menghasilkan.

Latihan tidak membuat sempurna, tetapi itu mendorong peluang yang menguntungkan Anda; kinerja konsisten Anda menentukan apakah Anda mencapai sasaran atau meleset.

Oke, jadi sistemisasi meningkatkan peluang keberhasilan aktivitas, karier, dan bisnis tertentu, tetapi tahukah Anda bahwa sistemisasi membuat perbedaan yang signifikan bagi kesejahteraan Anda?

Mengurangi beban kerja mental dan kelelahan dengan sistemisasi

Tujuh puluh sembilan persen karyawan di seluruh dunia menderita kelelahan kerja ringan, sedang, atau parah, yang menurunkan produktivitas sebanyak 68%.

Laporan Pembelajaran Tempat Kerja 2021 LinkedIn menunjukkan bahwa 30% kelelahan manajer berasal dari tanggung jawab pekerjaan yang tidak jelas. Dengan kata lain, tidak mengetahui apa yang diharapkan atau kurangnya sistemasi menyebabkan kelelahan.

Kejenuhan juga terjadi sebagai akibat dari stres jangka panjang terkait pekerjaan yang tidak terkelola. Dalam banyak kasus, stres ini disebabkan oleh beban kognitif yang berkelanjutan yang menyebabkan karyawan menjadi kurang efektif dan produktif.

Teori beban kognitif menjelaskan fenomena ini. Ini menyatakan bahwa orang mengalami kesulitan melakukan tugas dan mempelajari hal baru jika mereka mencoba memproses terlalu banyak informasi sekaligus. Selain itu, manusia cenderung membuat keputusan yang lebih buruk semakin lama mereka harus menghadapi beban kognitif.

“Setelah lama berpikir keras, membuat keputusan yang mendukung kemudahan dalam jangka pendek, tetapi secara keseluruhan lebih buruk, tampaknya menjadi alat regulasi biologis untuk memerangi kelelahan kognitif. ”

Madeline Holcombe
Penulis, CNN Science and Wellness

Apa hubungannya ini dengan sistemisasi?

Sistemisasi, yang terbaik, mengurangi kelelahan pengambilan keputusan dan kelelahan kognitif, memberi Anda lebih banyak energi mental untuk tugas lain. Atur rutinitas Anda di tempat kerja dan apa yang Anda dan keluarga makan untuk makan malam, dan Anda mungkin menemukan diri Anda memiliki energi untuk berolahraga malam itu atau bergabung dengan kelas yang ingin Anda mulai.

Buat sistem bisnis Anda dan tingkatkan dengan cara yang tidak pernah Anda bayangkan.

3 cara menggunakan sistemisasi untuk meningkatkan produktivitas

Sistemisasi adalah jalan ke depan ketika ingin meningkatkan produktivitas dalam bisnis Anda. Berikut adalah tiga cara untuk mengatasi sistemisasi dan mendorong efisiensi.

1. Jadikan proses Anda lebih efisien

Mulailah dengan pola pikir yang benar untuk membuat proses Anda lebih efisien.

Pikirkan tentang rutinitas pagi Anda. Ini mungkin termasuk menyikat gigi, mandi, dan menyisir rambut. Ini adalah hal-hal yang sudah Anda lakukan. Sistemisasi hanya tentang mengenali aktivitas sehari-hari yang Anda miliki dan mengoptimalkannya.

"Bakat untuk mengenali pola adalah sesuatu yang kebanyakan orang tidak tahu bahwa mereka membutuhkan atau menyadari bahwa mereka sudah memilikinya. Jika kita dapat mengubah data menjadi pola atau aturan, maka hasil yang hampir ajaib akan terjadi. Kita tidak perlu lagi mengingat segunung data; kita hanya perlu mengingat satu hukum sederhana.”

Daniel Bor
Otak yang Rakus

Jadi, bagaimana membuat proses Anda lebih efisien setelah pola pikir Anda benar?

Langkah pertama adalah mengenali apa yang berhasil dan apa yang tidak. Menghabiskan banyak waktu untuk menjawab email atau pertanyaan yang sama dari anggota tim? Itu tandanya prosesnya tidak berjalan.

Setelah Anda mengidentifikasi apa yang tidak berfungsi, uraikan langkah-langkah untuk mengidentifikasi inefisiensi. Bisakah langkah-langkah tertentu dihilangkan, digabungkan, atau diotomatisasi? Bisakah proses didesain ulang sama sekali?

Mengambil setengah hari dari hidup Anda sekali dalam seperempat atau bahkan setahun sekali mungkin berarti Anda dapat mengambil hari libur tambahan, mencapai tujuan dalam waktu yang lebih singkat, atau benar-benar menikmati keseimbangan kehidupan kerja yang sulit dipahami yang dibicarakan semua orang. Bayangkan itu!

2. Mengotomatiskan tugas yang berulang

Laporan McKinsey tentang produktivitas dan otomasi menyatakan, "Sekitar 60% dari semua pekerjaan memiliki setidaknya 30% aktivitas konstituen yang dapat diotomatisasi." Itu berarti ada banyak pekerjaan yang tidak perlu dilakukan.

Dapatkan pesan Slack setiap kali merek Anda disebutkan di media. Salin satu acara kalender ke acara lainnya. Kirim email otomatis setiap kali seseorang mengklik halaman tertentu di situs Anda. Tetapkan buku pegangan karyawan Anda untuk tinjauan otomatis. Ide-idenya tidak terbatas.

Orang-orang khawatir tentang mengotomatiskan aspek pekerjaan mereka karena takut kehilangan pekerjaan, tetapi sebenarnya, mengotomatiskan tugas yang berulang dapat meningkatkan karier Anda, membantu Anda menghasilkan lebih banyak. Faktanya adalah bahwa otomatisasi umumnya tidak menghilangkan pekerjaan. Otomasi umumnya menghilangkan tugas yang membosankan dan berulang untuk memberikan ruang bagi pemikiran strategis, membangun hubungan, kreativitas, dan inovasi - beberapa keterampilan yang paling dihargai di tempat kerja saat ini.

Google adalah contoh dunia nyata yang dapat dihubungkan dengan semua orang.

Bayangkan jika Google hanya mengandalkan manusia untuk mencari informasi yang relevan pada miliaran permintaan pencarian harian. Anda harus menunggu bertahun-tahun untuk mendapatkan informasi yang benar dan relevan.

“Kunci kualitas dan kecepatan Google adalah otomatisasi: dengan secara eksplisit menentukan aturan tentang bagaimana sistem beroperasi, pemrogram mesin telusur dapat mengotomatiskan pengoperasian sistem sehari-hari.”

Josh Kaufman
MBA Pribadi

Apakah Google masih membutuhkan teknisi dan personel lainnya? Sangat. Mereka lebih diminati dari sebelumnya, tetapi mengotomatiskan tugas membebaskan anggota tim untuk mengerjakan proyek lain.

3. Manfaatkan teknologi

Empat puluh enam persen karyawan melaporkan peningkatan produktivitas sebagai hasil dari penggunaan alat digital, tetapi Anda harus memilih platform yang tepat.

Intinya adalah bahwa teknologi perlu bekerja untuk Anda, bukan sebaliknya. Seluruh alasan sistemisasi adalah mengurangi beban kerja dan mengoptimalkan aktivitas. Tidak ada gunanya menerapkan alat baru yang membutuhkan langkah tambahan selama periode yang berkelanjutan.

• Gunakan teknologi sederhana yang tersedia, seperti kalender Anda, untuk membuat sistem.
• Pilih teknologi khusus untuk menyelesaikan tantangan proses.
• Pilih penyedia teknologi yang memberi Anda dukungan yang Anda perlukan untuk mengimplementasikan alat mereka dengan mulus.

Perubahan kecil menambah hasil besar

Kebanyakan orang berpikir bahwa menjadi lebih produktif, efisien, atau sukses berarti merombak total kehidupan atau bisnis mereka. Tetapi perubahan kecil mengarah pada hasil yang besar dan menciptakan budaya bisnis dan pola pikir pribadi tentang peningkatan berkelanjutan mencapai lebih dari satu perbaikan tunggal dan berpotensi berumur pendek.

“Orang-orang dan organisasi yang dapat melakukan hal yang benar secara lebih konsisten cenderung mempertahankan sedikit keunggulan dan mengumpulkan imbalan yang tidak proporsional dari waktu ke waktu.”

James Jelas
Aturan 1%.

Perbedaan kecil dalam performa tumbuh menjadi rangkaian kemenangan besar jika diulangi dari waktu ke waktu.

Contohnya, pada tahun 2003, ketika Bersepeda Inggris hampir hancur, mereka mempekerjakan Dave Brailsford, seorang pelatih yang terkenal karena pendekatannya terhadap keuntungan marjinal. Hingga saat itu, performa Pengendara Sepeda Inggris sangat mengecewakan sehingga salah satu pabrikan sepeda top di Eropa menolak untuk menjual sepeda ke tim karena takut akan merugikan penjualan.

Lima tahun kemudian, pada tahun 2008, tim Bersepeda Inggris memenangkan 60% medali yang mencengangkan di Olimpiade di Beijing.

Jika berhasil untuk British Cycling, mungkin berhasil untuk Anda.

Jadi, terapkan pola pikir perbaikan terus-menerus alih-alih mencoba mensistematisasikan seluruh bisnis atau kehidupan Anda dalam satu minggu. Ini tentang membuat perubahan kecil dan peningkatan setiap hari. Beban kerja mental Anda akan berkurang, dan saat Anda melihat peningkatan dalam kehidupan pribadi dan profesional Anda, Anda akan termotivasi untuk terus menerapkan sistem yang mempromosikan kemenangan kecil.

Merenungkan, Anda akan melihat bahwa penyesuaian kecil dalam pekerjaan Anda berarti hasil yang besar.

Peretasan sistemisasi sederhana untuk diterapkan hari ini

Pendekatan sempurna untuk sistemisasi tidak ada. Itu semua tergantung pada jenis pekerjaan Anda, peran, ukuran tim Anda, serta preferensi pribadi Anda. Beberapa kiat sederhana yang dapat Anda buat hari ini akan membuat dunia berbeda bagi kesejahteraan dan produktivitas Anda besok.

1. Sistemkan kalender Anda

Lihatlah kalender Anda sekarang. Mungkin penuh dengan permintaan dari orang lain, tetapi apakah itu sesuai dengan prioritas dan tujuan Anda?

Atur waktu Anda dengan kalender Anda dengan menandai waktu Anda menyelesaikan tugas tertentu dan menyelaraskan tugas dengan tujuan.

Dua hal mungkin terjadi. Anda akan menyadari bahwa Anda menghabiskan banyak waktu untuk pekerjaan yang tidak begitu penting, atau Anda akan benar-benar mulai mengalokasikan waktu untuk prioritas Anda untuk membantu Anda fokus dan menyelesaikan tugas pada tanggal tertentu. Kedua cara, Anda menang.

2. Kelola notifikasi

Apakah Anda terganggu setiap kali Anda menerima email atau pesan? Sistemkan notifikasi Anda dengan menyiapkan saluran Slack untuk notifikasi atau tugas tertentu agar Anda tetap fokus. Alternatifnya, tetapkan waktu yang dialokasikan saat Anda melihat notifikasi atau cukup hapus yang tidak Anda perlukan.

3. Buat template

Apakah Anda menanggapi pertanyaan pelanggan dengan menulis tanggapan setiap saat? Apakah Anda membuat gaya dokumen yang sama untuk setiap pertemuan? Gunakan templat untuk tugas berulang guna mengurangi waktu yang diperlukan untuk membuat dokumen.

Template benar-benar meningkatkan peluang untuk peningkatan berkelanjutan, dan mudah diperbarui dan dikelola, memberikan konsistensi dalam proyek atau proses.

4. Buat proses

Pertimbangkan alur kerja yang ada di spreadsheet, email, atau murni di kepala orang lain. Bagaimana alur kerja itu bisa menjadi proses bisnis yang lebih efisien untuk semua orang? Jika berhasil dalam kasus makan malam hari kerja, itu akan berhasil dalam kapasitas profesional.

Dokumentasikan prosesnya dan pisahkan menjadi tugas berulang di kalender melalui templat atau tugas khusus di sistem manajemen proyek dan saksikan tim Anda berkembang.

5. Prioritaskan tugas

Prioritaskan tugas sesuai keinginan Anda – apakah menyelesaikan tugas mendesak terlebih dahulu atau memulai dengan sesuatu yang ringan untuk pemanasan. Ini membuat Anda siap untuk hari itu dan mengurangi kecemasan. Gabungkan pendekatan ini dengan mengotomatiskan tugas-tugas yang sebelumnya Anda habiskan berjam-jam, dan Anda akan menemukan diri Anda unggul dalam hal produktivitas.

6. Rencanakan hari Anda menuju hasil yang lebih baik

Orang-orang cenderung memiliki rutinitas untuk kehidupan pribadi mereka yang berpusat pada makan, tidur, bersosialisasi, dan menjaga. Tetapi Anda dapat – dan harus – merencanakan hari Anda untuk hasil yang optimal.

Jika Anda adalah orang yang suka bangun pagi, buatlah sistem untuk melakukan pekerjaan berat di pagi hari dan mengadakan rapat di sore hari. Perlu berjam-jam untuk berkonsentrasi pada pekerjaan tertentu setiap minggu? Blokir dalam jadwal Anda dan ciptakan hari tanpa rapat.

Tapi ingat, tidak apa-apa mengalami hari yang tidak produktif atau buruk. Jangan menyalahkan diri sendiri karenanya. Fokus belajar ke depan.

Setiap hari jam disetel ulang

Ketika 61% dari rata-rata hari kerja dihabiskan untuk tugas-tugas yang nilainya kecil atau tidak ada sama sekali, inilah saatnya untuk perubahan.

Tidak sering terpikir oleh orang-orang bahwa mereka memiliki suara dalam menghabiskan waktu dan energi. Bagaimana Anda selalu melakukan sesuatu mungkin bukan cara yang paling efisien. Apakah itu sesuatu yang perlu dilakukan sama sekali?

Saat mengelola waktu, Anda memiliki beberapa pilihan: lakukan sendiri, delegasikan, atau hapus. Atau Anda dapat mengaturnya secara sistematis!

McDonald's, dengan lebih dari 38.000 lokasi di lebih dari 100 negara, memiliki 93% kepemilikan oleh pemilik bisnis lokal independen. Mereka telah menggunakan sistemisasi untuk mencapai konsistensi, keunggulan layanan pelanggan, dan efisiensi optimal.

Tampak terlalu berlebihan?

Bahkan jika saat ini Anda tidak melakukan sistemisasi, Anda masih memiliki proses. Anda masih mengambil serangkaian langkah untuk beralih dari A ke B. Hanya saja metode Anda mungkin tidak – sama sekali tidak bermaksud menyinggung – seefisien itu. Kemungkinan besar, Anda menghabiskan banyak energi dan waktu untuk menyelesaikan daftar tugas Anda setiap hari.

Jika Anda peduli untuk mencapai potensi Anda, memberikan yang terbaik, dan berkontribusi dalam peran Anda, sistemisasi tidak dapat berbuat apa-apa selain memberi Anda kelegaan dan manfaat yang sangat Anda butuhkan.

Seperti yang dikatakan Brian Tracy, “Kebiasaan baik sulit dibentuk tetapi mudah dijalani. Kebiasaan buruk mudah dibentuk tetapi sulit dijalani.”

Sistemisasi memberikan keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik, mengurangi kewalahan dan kelelahan, meningkatkan produktivitas dan kreativitas, serta meningkatkan potensi kesuksesan.

Bekerja dari rumah dapat mengurangi sistemisasi tugas sehari-hari. Inilah cara bekerja dari rumah (dari mana saja di dunia) tanpa mengganggu rutinitas Anda.