ビジネスをシステム化し、燃え尽き症候群を減らす 3 つの簡単な方法
公開: 2022-12-12システムは、卓越性を目指して設計する必要はありません。
ビジネスをシステム化することで、非効率性を排除し、従業員の生活を楽にする必要があります。 平均的なオフィス ワーカーは、毎日 120 通のメールを受け取ります。 無限の通知を備えた他のすべてのメッセージング ツールを追加します。 情報、電子メール、会議、および To Do リストが絶えずストリーミングされる世界では、気が散って圧倒されがちです。
気を散らすものを減らし、生産性を高め、同時に健康を維持するにはどうすればよいでしょうか?
システム化は、あなたが求めていた答えかもしれません。
システム化とは、より効率的にタスクに取り組むのに役立つルーチンまたはプロセスを設定するプロセスであり、実行方法を変更するだけでなく、精神的な負荷、圧倒、および燃え尽き症候群を軽減します。
これは、毎回個別に何をする必要があるかを考えるのではなく、これらのタスクを処理するためのシステムを既に確立しているため、より迅速かつ効率的に作業できることを意味します。 これらのシステムは、反復作業を自動化し、特定の作業を完了する時間を節約し、特定のことをより速く行う方法を脳に教えるのに役立ちます。
この記事では、ビジネスで習慣を作り、タスクを体系化することで、生産性と幸福度が向上する 3 つの方法について学びます。
システム化とは?
システム化とは、成文化された反復可能なタスクの目的のあるルーチンを作成するプロセスです。 顧客からの苦情への対処から優秀な人材の採用、毎週のチーム ミーティングの実施まで、ほとんどのことをシステム化できます。
システムの作成は最初は圧倒されるかもしれませんが、システムが優れているほど、ビジネスと生活はより良く、より簡単になります。 システムは時間を節約し、最高の効率、生産性、創造性を維持します。
平日の夕食を例にとってみましょう。 何を調理しようとしているのか、何を冷蔵庫に入れているのかを毎日考えるのは大変なことです。 週に 1 回買い物ができると、よりリラックスできるので、必要なものがそろい、次の週の料理の準備が整います。
ビジネスでも同じです。
顧客にメールを書くような小さなタスクであっても、何かを行う方法を考える必要があるときはいつでも、時間がかかります。 一貫したプロセスがなければ、この時間はより大きな結果を生み出すタスクに費やされたり、同僚とのコーヒー ブレークに費やされたりする可能性があります。
システム化とは、単に時間管理を改善することではなく、システムの力を利用してより多くのリソースを作成することです。 結局のところ、矛盾は効率的なビジネスや仕事のスケジュールの敵ではありません。 それはあなたの幸福もそれほど好きではありません。
私たちのほとんどは、同じ問題を何度も解決しようとして途方もない時間を費やしていますが、それらのタスクをシステム化して、結果を生み出す仕事に集中するためのスペースと能力を作り出すことができます。
生産性とシステム化の間に正の相関関係があるということは、システム化を効率化すればするほど、生産性が向上するということです。 最もハイパフォーマーが知っている秘密は、一度何かをどれだけうまくやったかではないということです。 それは何度も何度もうまくやることです。
優れた仕事を一貫して提供すればするほど、ビジネスは優れたカスタマー エクスペリエンスと一流の結果を提供します。 行くたびにサイズが変わるお店には戻れません。 顧客に好まれるものが 1 つあるとすれば、それは常に提供しているビジネスです。
練習は完璧にはなりませんが、オッズを有利に微調整します。 一貫したパフォーマンスが、目標を達成するか、目標を達成できないかを決定します。
さて、システム化は特定の活動、キャリア、ビジネスの成功の可能性を高めますが、システム化があなたの幸福に大きな違いをもたらすことをご存知ですか?
システム化による精神的負荷と燃え尽き症候群の軽減
世界中の従業員の 79% が軽度、中度、または重度の職場での燃え尽き症候群に苦しんでおり、生産性が 68% も低下しています。
LinkedIn の 2021 Workplace Learning Report によると、マネージャーの燃え尽き症候群の 30% は、不明確な仕事の責任に起因しています。 つまり、期待されていることを知らない、またはシステム化されていないことが燃え尽き症候群につながります。
燃え尽き症候群は、管理されていない長期にわたる仕事関連のストレスの結果としても発生します。 多くの場合、このストレスは持続的な認知過負荷が原因であり、従業員の効率と生産性が低下します。
認知負荷理論は、この現象を説明します。 一度に大量の情報を処理しようとすると、タスクを実行したり、新しいことを学習したりすることが困難になると述べています。 さらに、人間は、認知負荷に対処しなければならない時間が長ければ長いほど、より適切な決定を下す傾向があります。
「長い間真剣に考えた後、短期的には楽になり、全体的には悪化する決定を下すことは、認知疲労と闘うための生物学的調節ツールのようです. 」
マデリーン・ホルコム
ライター、CNN サイエンス アンド ウェルネス
これはシステム化と何の関係があるのでしょうか?
システム化は、最良の場合、意思決定の疲労と認知的燃え尽き症候群を軽減し、他のタスクのためにより多くの精神的エネルギーを与えます. 仕事でのルーティーンと、あなたと家族が夕食に何を食べているかを体系化すると、その夜のトレーニングをしたり、始めたいと思っていたクラスに参加したりするだけのエネルギーが得られるかもしれません.
ビジネスをシステム化し、想像もしなかった方法でスケールアップします。
システム化で生産性を上げる3つの方法
ビジネスの生産性向上を目指すなら、システム化が先決です。 システム化に取り組み、効率を高める 3 つの方法を次に示します。
1. プロセスをより効率的にする
正しい考え方から始めて、プロセスをより効率的にします。
朝の日課を考えてみてください。 歯を磨いたり、シャワーを浴びたり、髪をとかしたりすることが含まれる可能性があります。 これらはあなたがすでに行っていることです。 システム化とは、日常の活動を認識して最適化することです。
「パターンを認識する才能は、ほとんどの人が必要としていることに気付いていないか、すでに持っていることに気付いていないものです。データをパターンやルールに変えることができれば、ほぼ魔法のような結果が得られます。私たちはもはや、膨大な量を覚えておく必要はありません。データ; 1 つの単純な法則を思い出すだけで済みます。」
ダニエル・ボー
貪欲な脳
では、考え方を正しく理解したら、プロセスをより効率的にするにはどうすればよいでしょうか?
ステップ 1 は、機能しているものと機能していないものを認識することです。 チームメンバーからのメールや同じ質問に答えるのに膨大な時間を費やしていませんか? これは、プロセスが機能していないことを示しています。
何が機能していないかを特定したら、非効率性を特定する手順を概説します。 特定の手順を省略、結合、または自動化できますか? プロセスを完全に再設計できますか?
四半期に 1 回、あるいは年に 1 回、人生の中で半日を過ごすことは、休暇の日数を増やしたり、短期間で目標を達成したり、誰もが口にするとらえどころのないワークライフ バランスを実際に楽しんだりできることを意味します。 想像してみろ!
2. 繰り返しの作業を自動化する
生産性と自動化に関するマッキンゼーのレポートによると、「すべての職業の約 60% には、構成要素の活動の少なくとも 30% を自動化することができます。」 つまり、不要な作業がたくさん行われているということです。
あなたのブランドがメディアで言及されるたびに、Slack メッセージを受け取ります。 1 つのカレンダー イベントを別のカレンダー イベントにコピーします。 誰かがあなたのウェブサイトの特定のページをクリックするたびに、自動メールを送信します。 自動レビュー用に従業員ハンドブックを設定します。 アイデアは無限大です。
人々は職を失うことを恐れて仕事の一部を自動化することを心配していますが、実際には、反復的なタスクを自動化することでキャリアが向上し、より多くのことを成し遂げることができます。 実際のところ、自動化によって一般的に仕事がなくなるわけではありません。 自動化は一般に、退屈で反復的なタスクを排除し、戦略的思考、関係構築、創造性、革新など、今日の職場で最も高く評価されているスキルの一部を残します。

Google は、誰もが共感できる実例です。
Google が毎日何十億もの検索クエリから関連情報を検索するのに人間だけに頼っていたとしたら、想像してみてください。 適切で適切な情報を入手するには、何年も待たなければなりません。
「Google の品質とスピードの鍵は自動化です。システムの運用方法のルールを明示的に定義することで、検索エンジン プログラマーはシステムの日常的な運用を自動化できます。」
ジョシュ・カウフマン
パーソナルMBA
Google はまだエンジニアやその他の人員を必要としていますか? 絶対。 需要はこれまで以上に高まっていますが、タスクを自動化することで、チーム メンバーは他のプロジェクトに取り組めるようになります。
3. テクノロジーの活用
従業員の 46% が、デジタル ツールを使用した結果として生産性が向上したと報告していますが、適切なプラットフォームを選択する必要があります。
肝心なのは、テクノロジーはあなたのために働く必要があるということであり、その逆ではないということです。 システム化の全体的な理由は、ワークロードの削減とアクティビティの最適化です。 長期間にわたって追加の手順を必要とする新しいツールをオンボーディングするのは良くありません。
- カレンダーなどの利用可能な単純なテクノロジーを使用して体系化します。
- プロセスの課題を解決する特定のテクノロジーを選択します。
- ツールをシームレスに実装するために必要なサポートを提供するテクノロジー プロバイダーを選択してください。
小さな変化が大きな結果につながる
ほとんどの人は、より生産的で効率的、または成功するということは、自分の生活やビジネスを完全に見直すことを意味すると考えています。 しかし、小さな変化が大きな結果につながり、継続的な改善のビジネス文化と個人の考え方を作り出すことは、1 回の短期間のオーバーホールよりもはるかに多くのことを達成します。
「正しいことをより一貫して行うことができる人や組織は、わずかな優位性を維持し、時間の経過とともに不釣り合いな報酬を蓄積する可能性が高くなります。」
ジェームズ・クリア
1%ルール
パフォーマンスの小さな違いは、時間をかけて繰り返される一連の大きな勝利に成長します。
その好例として、2003 年にブリティッシュ サイクリングがほぼ破綻したとき、限界利益へのアプローチで有名なコーチである Dave Brailsford を雇いました。 その時点まで、イギリスのサイクリストのパフォーマンスは非常に期待外れだったので、ヨーロッパのトップ バイク メーカーの 1 つが売り上げに影響を与えることを恐れて、チームへのバイクの販売を拒否しました。
5 年後の 2008 年の北京オリンピックでは、イギリスの自転車競技チームがメダルの 60% を獲得しました。
ブリティッシュサイクリングでうまくいったなら、あなたにもうまくいくかもしれません.
ですから、ビジネスや生活全体を 1 週間でシステム化しようとするのではなく、継続的な改善の考え方を採用してください。 それは、毎日小さな変更と改善を行うことです。 精神的な負担が軽くなり、私生活や職業生活の改善が見られるにつれて、小さな勝利を促進するシステムを採用し続ける動機が得られます.
振り返ってみると、仕事の小さな調整が大きな結果を意味することがわかります。
今日実装する簡単なシステム化ハック
システム化への完璧なアプローチは存在しません。 それはすべて、仕事の種類、役割、チームの規模、および個人的な好みによって異なります。 今日確立できるいくつかの簡単なハックは、明日の健康と生産性に大きな違いをもたらします。
1. カレンダーを体系化する
今すぐカレンダーを見てください。 他の人からのリクエストでいっぱいかもしれませんが、それはあなたの優先順位や目的に沿っていますか?
特定のタスクを完了する時間をマークし、タスクを目標に合わせることで、カレンダーで時間を体系化します。
2 つのことが起こる可能性があります。 それほど重要ではない仕事に多くの時間を費やしていることに気付くか、特定の日付までに集中してタスクを完了するのに役立つように、実際に優先順位に時間を割り当て始める. どちらの方法でも、あなたが勝ちます。
2.通知を管理する
メールやメッセージを受け取るたびに気が散ってしまいますか? 特定の通知やタスクに Slack チャネルを設定して通知を体系化し、集中力を維持します。 または、通知を表示する時間を設定するか、不要な通知を削除します。
3.テンプレート化
顧客からの問い合わせに対して、毎回回答を書き出すことで対応していますか? 会議ごとに同じスタイルの文書を作成していますか? 反復的なタスクにテンプレートを使用して、ドキュメントの作成にかかる時間を短縮します。
テンプレートは実際に継続的な改善の機会を増やし、更新と管理が容易で、プロジェクトまたはプロセス内で一貫性を提供します。
4. プロセスを作成する
スプレッドシート、電子メール、または純粋に他の誰かの頭の中にあるワークフローを考えてみましょう。 そのワークフローを、誰にとってもより効率的なビジネス プロセスにするにはどうすればよいでしょうか? 平日のディナーの場合に機能する場合は、プロの能力で機能します。
プロセスを文書化し、テンプレートを使用してカレンダー上で反復タスクに分割するか、プロジェクト管理システム上で特定のタスクに分割して、チームの成功を観察します。
5. タスクに優先順位を付ける
緊急のタスクを最初に完了するか、ウォーミングアップのために軽いものから始めるかなど、自分に合った方法でタスクに優先順位を付けます。 これにより、その日の準備が整い、不安が軽減されます。 このアプローチを、以前は何時間も費やしていたタスクの自動化と組み合わせると、生産性の面で勝利を収めることができます。
6. より良いアウトプットを目指して 1 日を計画する
人々は、食事、睡眠、社交、世話を中心とした私生活のルーティンを持っている傾向があります。 しかし、最適な結果を得るために 1 日を計画することはできますし、そうすべきです。
あなたが朝型人間なら、午前中に深い仕事をし、午後にミーティングをすることを体系化しましょう。 毎週特定の作業に集中する時間が必要ですか? スケジュールでそれをブロックし、会議のない日を作成します。
ただし、非生産的または悪い日があっても問題ないことを忘れないでください。 それについて自分を打ち負かさないでください。 前向きに学ぶことに集中しましょう。
毎日時計がリセットされる
平均的な勤務時間の 61% が、ほとんどまたはまったく価値のないタスクに費やされている場合は、変更の時期です。
時間とエネルギーを費やすことに発言権があるとは、人々にはあまり思い浮かびません。 いつも何かを行ってきた方法は、最も効率的な方法ではないかもしれません。 それは何かをする必要さえありますか?
時間を管理する場合、いくつかの選択肢があります。自分で行う、委任する、削除するなどです。 または、システム化できます!
100 か国以上に 38,000 を超える店舗を持つマクドナルドは、地元の独立した事業主が 93% の所有権を持っています。 彼らはシステム化を使用して、一貫性、顧客サービスの卓越性、および最適な効率を達成しました。
圧倒的すぎるように見えますか?
現在システム化していなくても、プロセスはあります。 A から B にたどり着くまでに、まだ一連の手順を踏んでいます。ただ、あなたの方法はおそらくそれほど効率的ではありません。 おそらく、あなたは毎日やることリストを完成させるために膨大なエネルギーと時間を費やしています。
自分の可能性を実現し、最善を尽くし、自分の役割に貢献することに関心がある場合、システム化は切望されていた安心と利益を提供する以外に何もできません。
ブライアン・トレーシーが言うように、「良い習慣は形成するのは難しいですが、一緒に暮らすのは簡単です。 悪い習慣は形成するのは簡単ですが、それを維持するのは困難です。」
システム化は、より良いワークライフ バランスを実現し、圧倒と燃え尽き症候群を減らし、生産性と創造性を高め、成功の可能性を高めます。
在宅勤務は、日常業務のシステム化に負担をかける可能性があります。 ルーチンを損なうことなく、自宅で (世界中のどこからでも) 仕事をする方法を次に示します。