3 กฎทองของการบัญชีที่เจ้าของธุรกิจทุกคนควรรู้

ในโลกธุรกิจปัจจุบัน ทุกคนที่เป็นเจ้าของธุรกิจต้องเข้าใจบัญชีอย่างถี่ถ้วน การมีความรู้ด้านบัญชีที่มั่นคงทำให้แต่ละคนตระหนักถึงผลการดำเนินงานของบริษัท

การบัญชีเป็นกระบวนการในการระบุ วิเคราะห์ บันทึก และสื่อสารข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับสถานการณ์ทางการเงินของบริษัท และในทางกลับกัน ช่วยผู้มีอำนาจตัดสินใจของบริษัทในการตัดสินใจอย่างชาญฉลาด

ก่อนที่เราจะพูดถึงกฎทองของการบัญชี เรามาทำความรู้จักกับคำศัพท์พื้นฐานกันก่อน พวกเขามีดังนี้:

เอนทิตี ถูกกำหนดให้เป็นหน่วยทางเศรษฐกิจที่ทำให้การบัญชีของธุรกรรมบางรายการแตกต่างจากเอนทิตีอื่น ประเภทหลักของนิติบุคคลคือ – ห้างหุ้นส่วน บริษัท และเจ้าของคนเดียว

ธุรกรรม : ธุรกรรมเป็นโอกาสที่มูลค่าบางอย่างถูกแลกเปลี่ยนระหว่างสองหน่วยงานขึ้นไป อาจเกี่ยวข้องกับการซื้อ รับเงิน จ่ายเจ้าหนี้ ฯลฯ อาจเป็นธุรกรรมเครดิตหรือเงินสด

เครดิต : ย่อมาจาก Cr เครดิตคือรายการบัญชีที่ลดสินทรัพย์หรือเพิ่มหนี้สิน เครดิตคือการให้เงินทดรองหรือเงินล่วงหน้าสำหรับสินค้า บริการ หรือเงิน

เดบิต : ย่อมาจาก Dr., เดบิตเป็นรายการบัญชีที่ทำหน้าที่เพิ่มมูลค่าสินทรัพย์หรือลดหนี้สิน เดบิตคือการนำสินค้า บริการ หรือเงินออกจากบัญชีของนิติบุคคลที่เป็นลูกหนี้

ค่าใช้จ่าย : ค่าใช้จ่ายของธุรกิจคือต้นทุนของสินทรัพย์หรือบริการที่ใช้ในระหว่างรอบระยะเวลาบัญชี ตัวอย่างค่าเสื่อมราคา เงินเดือน ค่าเช่า ค่าไฟ ค่าน้ำ โทรศัพท์ และค่าใช้จ่ายประจำอื่นๆ

การสูญเสีย คือความแตกต่างระหว่างค่าใช้จ่ายของงวดและรายได้ที่เกี่ยวข้อง หรืออีกนัยหนึ่งคือผลรวมของเงินที่สูญเสียหรือค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นโดยไม่มีผลกำไรเป็นการแลกเปลี่ยน เช่น เงินหรือสิ่งของที่ถูกขโมยและสูญหายหรืออุบัติเหตุไฟไหม้

กำไร : กำไรหมายถึงการเพิ่มมูลค่าของสินทรัพย์ กำไรหรือกำไรเกิดขึ้นเมื่อราคาปัจจุบันของสินทรัพย์ที่เป็นเจ้าของสูงกว่าราคาซื้อเดิม

เงื่อนไขมาตรฐานอื่นๆ ในการบัญชี ได้แก่ สินทรัพย์ การตรวจสอบ งบดุล การจัดทำงบประมาณ กระแสเงินสด เงินปันผล ส่วนของผู้ถือหุ้น และอื่นๆ

เนื่องจากตอนนี้เรามีแนวคิดพื้นฐานแล้ว เรามาแนะนำกฎทองสามข้อของการบัญชี ความสำคัญ การจัดประเภท และอื่นๆ

ทำไมเราต้องมีกฎเกณฑ์ในการบัญชี?

หากไม่มีกฎเกณฑ์เฉพาะ จะไม่สามารถบันทึกรายการบันทึกประจำวันได้ “กฎทองของการบัญชี” เป็นแนวทางในการบันทึกรายการบันทึกประจำวันหรือธุรกรรมอย่างเป็นระบบหรือตามลำดับเวลา หากต้องการผ่านรายการ บันทึก ที่จำเป็นสำหรับการบัญชีที่ถูกต้อง เราต้องปฏิบัติตาม 3 กฎทองของการบัญชี

ก่อนดำดิ่งสู่หลักการทองเหล่านี้ เรามาทำความเข้าใจ คำศัพท์พื้นฐานภายใต้กฎการบัญชีกันก่อน

วารสาร: เป็นหนังสือของรายการต้นฉบับที่ทุกข้อมูลการทำธุรกรรมจะถูกบันทึกไว้เมื่อเกิดขึ้น ดึงความสนใจไปที่บัญชีที่จำเป็นต้องเพิ่มเครดิตและบัญชีที่จำเป็นต้องเดบิต การทำเจอร์นัลเป็นกระบวนการของการเข้าสู่ธุรกรรมในสมุดรายวัน

บัญชี: ในสมุดรายวัน มีการจำแนกประเภทบัญชีหลักๆ สามประเภท ได้แก่ บัญชี ส่วนบุคคล บัญชีจริง และบัญชีที่กำหนด

• บัญชีส่วนบุคคล: บัญชีแยกประเภทวัตถุประสงค์ทั่วไปที่เกี่ยวข้องกับบุคคล บริษัท และสมาคม นอกจากนี้ยังสามารถเป็นบุคคลปลอมและบัญชีส่วนตัวที่เป็นตัวแทนได้ มันมีสามประเภทคือ
  • บัญชีส่วนบุคคลตามธรรมชาติ: บัญชีที่เกี่ยวข้องกับมนุษย์ ตัวอย่าง: Richi, George, Bill, Amanda เป็นต้น
  • บัญชีส่วนตัวเทียม: บัญชีของหน่วยงานธุรกิจ ตัวอย่าง: บริษัท หน่วยงานของรัฐ สังคม และสโมสร
  • บัญชีส่วนบุคคลตัวแทน: บัญชีที่สะท้อนถึงบัญชีร่วม ตัวอย่าง: บัญชีถอนเงินของเจ้าของ บัญชีทุนของเจ้าของ บัญชีหนี้สินคงค้าง ฯลฯ

• บัญชีจริง: บัญชีที่เกี่ยวข้องกับสินทรัพย์ การครอบครอง ความรับผิด ส่วนของผู้ถือหุ้น และทรัพย์สินของบริษัท ตัวอย่าง: บัญชีเครื่องจักร บัญชีการลงทุน บัญชีสินทรัพย์ บัญชีหนี้สิน เงินสดในมือ เงินฝากประจำ ฯลฯ
• บัญชีที่ กำหนด: บัญชีนี้หรือที่เรียกว่าบัญชีชั่วคราวเป็นของรายได้ กำไร ขาดทุน และค่าใช้จ่าย เป็นบัญชีที่คุณปิดเมื่อสิ้นสุดรอบระยะเวลาบัญชีแต่ละรอบ ตัวอย่าง: บัญชีเงินเดือน ค่าเช่า ดอกเบี้ยจ่าย ส่วนลดที่ได้รับ ฯลฯ

ตอนนี้เรามาดูกฎทองของการบัญชีกัน

กฎข้อที่ 1: หักเงินผู้รับ ให้เครดิตผู้ให้

บัญชีส่วนบุคคลขึ้นอยู่กับหลักการหักเงินจากผู้รับและให้เครดิตผู้ให้ เดบิตบัญชีหากคุณได้รับบางสิ่งบางอย่าง ให้เครดิตบัญชีหากคุณบริจาค

สถานการณ์ที่ 1: คุณซื้อสินค้าจากบริษัท XYZ มูลค่า 2,000 ดอลลาร์สหรัฐ คุณต้องให้เครดิตบริษัท XYZ และหักบัญชีการซื้อของคุณในบันทึกของคุณ คุณต้องให้เครดิตบริษัท XYZ เนื่องจากพวกเขาเป็นผู้จัดหาสินค้า บัญชีการซื้อของผู้รับจะต้องถูกหัก

สถานการณ์ที่ 2: สมมติว่าคุณจ่ายบริษัท XYZ สำหรับเครื่องใช้สำนักงานเป็นเงินสดเป็นเงิน 1,500 ดอลลาร์สหรัฐในตัวอย่างนี้ คุณต้องเติมเงินเข้าบัญชีเงินสด (ของผู้ให้) และหักเงินจากผู้รับ

กฎข้อที่ 2: เดบิตสิ่งที่เข้ามาและเครดิตสิ่งที่ออกไป

ใช้กฎทองข้อที่สองเมื่อจัดการกับบัญชีจริง หรือที่เรียกว่าบัญชีถาวร บัญชีเหล่านี้ไม่สิ้นสุดปีบัญชี ยอดคงเหลือจะถูกยกยอดไปยังไตรมาสบัญชีที่จะมาถึงแทน

กฎนี้ทำให้ตรงไปตรงมามาก: หักบัญชีทุกครั้งที่มีรายการเข้าสู่บริษัทของคุณ (เช่น สินทรัพย์) เติมเงินเข้าบัญชีเมื่อจำนวนเงินออกจากบริษัท ตัวอย่างเช่น ชำระเงินแล้ว

ลองใช้ตัวอย่างการซื้อรถยนต์มูลค่า 5,000 เหรียญสหรัฐ เครดิตบัญชีเงินสดของคุณ (สิ่งที่เกิน) และหักบัญชีรถของคุณ (สิ่งที่เข้ามา)

กฎข้อที่ 3: เดบิตค่าใช้จ่ายและการสูญเสียทั้งหมดและเครดิตรายได้และกำไรทั้งหมด

บัญชีที่กำหนดอยู่ภายใต้กฎทองขั้นสุดท้ายของวิชาชีพบัญชี หากบริษัทของคุณมีค่าใช้จ่ายหรือขาดทุน ให้หักบัญชีโดยใช้บัญชีที่ระบุ หากบริษัทของคุณต้องบันทึกรายได้หรือกำไร ให้เครดิตเข้าบัญชี

ตัวอย่างเช่น สำหรับรายได้หรือกำไร สมมติว่าคุณขายสินค้าของบริษัท XYZ มูลค่า 17000 เหรียญสหรัฐ บัญชีขายของคุณต้องหักค่าใช้จ่ายและเครดิตรายได้

ตัวอย่างเช่น สำหรับค่าใช้จ่ายหรือขาดทุน สมมติว่าคุณใช้เงิน 13,000 เหรียญสหรัฐเพื่อซื้ออะไรจากบริษัท XYZ คุณต้องหักเงินจากการชำระเงิน (การซื้อ 13,000 ดอลลาร์สหรัฐ) และเครดิตรายได้เพื่อลงทะเบียนธุรกรรม

เครดิตและเดบิตเป็นเอกสารสำหรับแต่ละธุรกรรมในการบัญชี แนวคิดพื้นฐานของการบัญชีขึ้นอยู่กับเดบิตและเครดิต นี่คือตัวอย่างบางส่วน -

ตัวอย่างที่ 1: ธุรกิจที่เริ่มต้นด้วยทุน 10,000 เหรียญสหรัฐ

สองบัญชี—บัญชีเงินสดและทุน—มีส่วนร่วมในธุรกรรมนี้ บัญชีเงินสดเป็นบัญชีจริง ดังนั้นคุณควรหักด้วยเงินที่เข้ามาในบริษัท (ในกรณีนี้คือเงินสด) และเนื่องจากบัญชีทุนเป็นเจ้าของบัญชีของธุรกิจ คุณจึงควรให้เครดิต จากนั้น รายการทั่วไปจะเป็นเงินสด A/C ไปยัง Capital A/C

ตัวอย่างที่ 2: ซื้อเครื่องจักรมูลค่า USD 3000

ที่นี่จะมีบัญชีสองบัญชีที่จะได้รับผลกระทบ – เครื่องจักร A/C และเงินสด A/C คุณจะหักเงินที่เข้ามาและให้เครดิตกับสิ่งที่จ่ายออกไปเพราะทั้งสองบัญชีเป็นบัญชีจริง ในกรณีนี้ เงินสดกำลังจะออกจากธุรกิจ ดังนั้นเงินสด A/C จะถูกเครดิต และเครื่องจักรกำลังเข้าสู่อุตสาหกรรม ดังนั้น A/C จะถูกหัก ดังนั้นเครื่องจักรถึงเงินสด A/C จะเป็นรายการโดยรวม

ตัวอย่างที่ 3: ซื้อสินค้าด้วยเครดิตจาก Smith มูลค่า 2,000 เหรียญสหรัฐ

บัญชีที่เป็นปัญหาคือ Smith เจ้าหนี้ และรายการซื้อ A/C คุณจะต้องหักค่าใช้จ่ายเนื่องจากการซื้อ A/C เป็นบัญชีที่ระบุ และ Smith ผู้ให้จะได้รับเครดิตด้วยเงิน ด้วยเหตุนี้ บัญชีของ Smith จะได้รับเครดิต และบัญชีรายการซื้อจะถูกหัก

ตัวอย่างที่ 4: เงินเดือนที่จ่าย 5,000 เหรียญสหรัฐ

สองบัญชี - เงินเดือน A/C และ Bank A/C - เกี่ยวข้องในกรณีนี้ เนื่องจากบัญชีเงินเดือนเป็นเพียงบัญชีที่ระบุ จำนวนเงินจะถูกหักเนื่องจากเงินเดือนเป็นค่าใช้จ่ายสำหรับบริษัท อย่างไรก็ตาม เนื่องจากบัญชีธนาคารเป็นของบริษัทเป็นการส่วนตัว เงินจะถูกโอนเข้าบัญชี บัญชีเงินเดือนกับธนาคารจะเป็นรายการมาตรฐานในกรณีนี้

สรุป

ในการบันทึกธุรกรรมทางการเงินในบัญชีแยกประเภท จะใช้กฎทองทั้งสามข้อ และการทำเช่นนี้ช่วยให้บริษัทเข้าใจว่าพวกเขายืนอยู่ที่จุดใดในแง่ของการประเมินทางเศรษฐกิจในปัจจุบัน ผู้มีอำนาจตัดสินใจอาจทำการเลือกที่สมเหตุสมผล รับความช่วยเหลือเกี่ยวกับปัญหาด้านภาษีและกฎหมาย และอื่นๆ ด้วยเอกสารที่ถูกต้องเหล่านี้