3 règles d'or de la comptabilité que tout propriétaire d'entreprise devrait connaître

Dans le monde des affaires d'aujourd'hui, tous ceux qui possèdent une entreprise doivent bien comprendre la comptabilité. Avoir une solide connaissance de la comptabilité permet à l'individu de se rendre compte de la performance de l'entreprise.

La comptabilité est un processus d'identification, d'analyse, d'enregistrement et de communication des informations requises sur la situation financière de l'entreprise. Et, en retour, aider les décideurs de l'entreprise à prendre des décisions éclairées.

Avant de parler des règles d'or de la comptabilité, passons en revue quelques termes de base. Ils sont les suivants :

L'entité est définie comme une unité économique qui différencie la comptabilisation de certaines transactions d'autres entités. Les principaux types d'entités sont les sociétés de personnes, les sociétés par actions et les entreprises individuelles.

Transaction : Une transaction est une occasion où une valeur est échangée entre deux ou plusieurs entités. Il peut s'agir d'acheter, de recevoir de l'argent, de payer un créancier, etc. Il peut s'agir d'une opération de crédit ou en espèces.

Crédit : Abrégé en Cr, les crédits sont des écritures comptables qui réduisent les actifs ou augmentent les passifs. Un crédit est l'octroi d'une avance ou l'avance de biens, de services ou d'argent.

Débit : En abrégé Dr., le débit est une écriture comptable qui sert à augmenter la valeur d'un actif ou à réduire un passif. Un débit est le retrait de biens, de services ou d'argent du compte de l'entité commerciale débitrice.

Dépenses : Les dépenses d'une entreprise sont le coût des actifs ou des services utilisés au cours d'une période comptable. L'amortissement, le salaire, le loyer, l'électricité et l'eau, le téléphone et les autres dépenses courantes en sont quelques exemples.

La perte est la différence entre les dépenses d'une période et les revenus associés. Ou, en d'autres termes, comme la somme d'argent perdue ou les coûts encourus sans aucun profit en échange. Par exemple, de l'argent ou des objets volés et perdus ou un incendie.

Gain : Un gain est défini comme une augmentation de la valeur d'un actif. Le profit ou le gain se produit lorsque le prix actuel d'un actif détenu est supérieur au prix d'achat d'origine.

Les autres termes standard de la comptabilité sont les actifs, l'audit, le bilan, la budgétisation, les flux de trésorerie, les dividendes, les capitaux propres, etc.

Comme nous en avons maintenant une idée de base, nous allons maintenant vous présenter les trois règles d'or de la comptabilité, son importance, sa classification, etc.

Pourquoi avons-nous besoin de règles en comptabilité ?

Sans règles spécifiques, les écritures de journal ne peuvent pas être enregistrées. Les « règles d'or de la comptabilité » sont les lignes directrices pour l'enregistrement des écritures de journal ou des transactions de manière systématique ou chronologique. Pour passer les écritures de journal nécessaires à une comptabilité précise, il faut suivre les 3 règles d'or de la comptabilité.

Avant de plonger dans ces principes d'or, rafraîchissons-nous les terminologies de base en vertu des règles comptables.

Journal : C'est un livre d'entrées originales où chaque information transactionnelle est enregistrée au fur et à mesure qu'elle se produit. Il attire l'attention sur les comptes qui doivent être crédités et ceux qui doivent être débités. La journalisation est le processus de saisie des transactions dans un journal.

Comptes : dans la revue, il existe en gros trois grandes catégories de comptes : compte personnel, compte réel et compte nominal .

• Compte personnel : Un grand livre à usage général connecté aux particuliers, aux entreprises et aux associations. Il peut également s'agir d'une personne morale et d'un compte personnel représentatif. Il en existe trois types, à savoir.
  • Compte Personnel Naturel : Compte lié à des êtres humains. Exemple : Richi, George, Bill, Amanda, etc.
  • Compte personnel artificiel : comptes d'entités commerciales. Exemple : Entreprises, entités gouvernementales, sociétés et clubs.
  • Compte personnel représentatif : comptes qui reflètent des comptes conjoints. Exemple : compte de tirages d'un propriétaire, compte de capital d'un propriétaire, compte de passif impayé, etc.

• Compte réel : Comptes liés aux actifs, aux possessions, au passif, aux capitaux propres et aux propriétés d'une entreprise. Exemple : compte de machines, comptes d'investissements, compte d'actif, compte de passif, encaisse, dépôts fixes, etc.
• Compte nominal : Ce compte, également connu sous le nom de compte temporaire, appartient aux revenus, gains, pertes et dépenses. C'est un compte que vous fermez à la fin de chaque période comptable. Exemple : comptes de salaire, de loyer, d'intérêts payés, d'escomptes reçus, etc.

Passons maintenant aux règles d'or de la comptabilité.

Règle 1 : Débiter le receveur, créditer le donneur

Les comptes personnels sont soumis au principe du débit du destinataire et du crédit du donateur. Débitez le compte si vous recevez quelque chose. Créditez le compte si vous faites un don.

Scénario 1 : Vous achetez des articles à la société XYZ d'une valeur de 2 000 USD. Vous devez créditer la société XYZ et débiter votre compte d'achat dans vos dossiers. Vous devez créditer la société XYZ car c'est elle qui fournit les marchandises. Le compte d'achat du destinataire doit alors être débité.

Scénario 2 : Supposons que vous ayez payé la société XYZ pour des fournitures de bureau en espèces pour 1 500 USD dans cet exemple. Vous devez créditer votre compte espèces (celui du donateur) et débiter le bénéficiaire.

Règle 2 : Débiter ce qui rentre et créditer ce qui sort

Utilisez la deuxième règle d'or lorsque vous traitez avec des comptes réels, également appelés comptes permanents. Ces comptes ne clôturent pas leur exercice. Leurs soldes restants sont plutôt reportés au trimestre comptable suivant.

Cette règle rend les choses très simples : débitez le compte chaque fois qu'un article entre dans votre entreprise (comme un actif). Créditez le compte lorsque le montant quitte votre entreprise. Par exemple, un paiement effectué.

Prenons l'exemple de l'achat d'un véhicule pour 5 000 USD. Créditez votre compte espèces (ce qui sort) et débitez votre compte véhicule (ce qui rentre)

Règle 3 : Débitez toutes les dépenses et pertes et créditez tous les revenus et gains

Les comptes nominaux sont couverts par la dernière règle d'or de la profession comptable. Si votre entreprise engage des dépenses ou subit des pertes, débitez le compte en utilisant des comptes nominaux. Si votre entreprise doit enregistrer des revenus ou des bénéfices, créditez le compte.

Par exemple, pour un revenu ou un gain, supposons que vous vendiez des biens de la société XYZ d'une valeur de 17 000 USD. Votre compte de vente doit débiter la dépense et créditer le revenu.

Par exemple, pour une dépense ou une perte, supposons que vous dépensiez 13 000 USD pour acheter quoi que ce soit à la société XYZ. Vous devez débiter le paiement (l'achat de 13 000 USD) et créditer le revenu pour enregistrer la transaction.

Les crédits et les débits sont documentés pour chaque transaction dans la comptabilité. Les idées fondamentales de la comptabilité dépendent des débits et des crédits. Voici quelques exemples-

Exemple 1 : Entreprise démarrée avec un capital de 10 000 USD

Deux comptes - les comptes Cash et Capital - sont engagés dans cette transaction. Ici, le compte de trésorerie est le compte réel, vous devez donc le débiter de tout argent qui entre dans l'entreprise (dans ce cas, les espèces), et puisque le compte de capital est le propriétaire du compte de l'entreprise, vous devez le créditer. Et puis, l'entrée générale serait Cash A/C à Capital A/C.

Exemple 2 : Machines achetées d'une valeur en espèces de 3 000 USD

Ici, il y aura deux comptes qui seront affectés - Machinery A/C et Cash A/C. Vous débiterez ce qui entre et créditerez ce qui sort car les deux sont de vrais comptes. Dans ce cas, Cash sort de l'entreprise, donc l'A/C en espèces sera crédité, et les machines entrent dans l'industrie, donc son A/C sera débité. Par conséquent, Machinery to Cash A/C serait l'entrée globale.

Exemple 3 : Marchandises achetées à crédit auprès de Smith d' une valeur de 2 000 USD

Les comptes en question sont Smith, le créancier, et Purchases A/C. Vous devrez débiter la dépense car Achats A/C est un compte nominal et Smith, le donateur, sera crédité de l'argent. En conséquence, le compte de Smith serait crédité et le compte Achats serait débité.

Exemple 4 : Salaires payés 5 000 USD

Deux comptes—Salaries A/C et Bank A/C—sont impliqués dans cette affaire. Comme un compte de salaire n'est qu'un compte nominal, le montant sera débité car les salaires sont une dépense pour l'entreprise. Cependant, étant donné que le compte bancaire appartient personnellement à l'entreprise, l'argent sera crédité sur le compte. Le salaire A/C à la banque serait l'entrée standard dans ce cas.

Résumé

Pour enregistrer les transactions financières dans les grands livres, les trois règles d'or sont utilisées. Et cela permet à l'entreprise de comprendre où elle en est en termes d'évaluations économiques aujourd'hui. Les décideurs peuvent faire des choix judicieux, obtenir de l'aide sur des questions fiscales et juridiques, et plus encore, grâce à ces documents précis.