Как провести международную конференцию: 5 советов для достижения успеха

Проведение международной конференции — это бесценная возможность для вас, вашего бизнеса или вашей организации воспользоваться преимуществами общения, обмена знаниями и идеями. Более того, это может повысить вашу репутацию в глобальном масштабе, увеличивая ваши шансы на установление ценных партнерских отношений.

Вполне естественно, что вы хотите, чтобы ваша международная конференция прошла успешно; тем не менее, вам нужно много планирования, чтобы достичь этого. При организации мероприятия необходимо определить бюджет, выбрать тему и пригласить опытных спикеров. Вы также должны позаботиться о технических аспектах, определиться с повесткой дня и продвигать мероприятие.

Проведение международной конференции — это большая ответственность и вызов — это требует исследований, поиска, бронирования, планирования и, самое главное, организации. Чтобы обеспечить успех вашего мероприятия, вот несколько советов, которые помогут вам в этом проекте.

Выберите правильную технологию

Технологии играют жизненно важную роль, когда речь идет о проведении международной конференции. Хотя существует множество различных типов технологий, которые вы можете использовать, самое главное — выбрать правильный вариант для вашей компании и мероприятия.

Какое программное обеспечение для управления событиями вы выберете, зависит от множества факторов. Например, если вы хотите провести онлайн-конференцию, вам потребуются другие типы программного обеспечения, чем если бы вы проводили ее в автономном режиме.

Вам могут понадобиться четыре основных типа технологий:

• Конференц-технологии : этот тип технологий включает аудио- и видеооборудование, такое как проекторы или микрофоны.
• Wi-Fi или мобильная связь : эта технология обеспечивает доступ к информации о конференции и позволяет участникам подключаться к сети.
• Виртуальное сотрудничество и облачные сервисы . Вам могут понадобиться инструменты виртуального сотрудничества для вашей конференции, если вы хотите, чтобы ваши докладчики могли отправлять презентации другим участникам до начала мероприятия. Другой вариант — использовать облачные сервисы, чтобы вы могли заранее все подготовить и загрузить в облако, как только закончите.
• Мобильные приложения : вы можете использовать мобильные приложения, чтобы помочь вашей аудитории ориентироваться в зале и сориентироваться; они также могут помочь делегатам общаться друг с другом.

Вы должны убедиться, что все работает как надо. Было бы лучше, если бы во время мероприятия у вас был под рукой квалифицированный техник, который мог бы решить любые вопросы, связанные с технологиями.

Установите реалистичный бюджет и придерживайтесь его

Вы будете удивлены, сколько стоит провести международную конференцию. Бюджет — это первое, что вам нужно установить, и стоимость может значительно варьироваться в зависимости от типа мероприятия и типа места проведения.

Начните с определения количества людей, посещающих вашу конференцию — самое главное, сколько вы ожидаете от других стран. Таким образом, вы можете получить представление о том, насколько большой должна быть площадка и сколько она может стоить. Затем примите во внимание все остальные расходы, такие как проезд и проживание спикеров, маркетинг и питание.

Постарайтесь ограничить свой бюджет; однако, если это невозможно, постарайтесь обеспечить достаточное количество спонсоров. Таким образом, вам не придется тратить много денег, и в то же время ваша конференция будет поддерживаться несколькими крупными компаниями.

Определите цель и тему вашей конференции

Прежде чем вы начнете что-либо планировать, вам нужно подумать о цели вашей конференции. Вы хотите повысить осведомленность о конкретной проблеме? Хотите продвигать свой бизнес? Или вы просто хотите предоставить платформу для обмена идеями? Как только вы узнаете цель своей конференции, вам будет легче поставить конкретные цели и задачи. Кроме того, это поможет вам принимать более правильные решения о спикерах, темах и времени.

Ваша конференция может быть связана с определенной отраслью, например, технологиями или здравоохранением. Он также может содержать определенную тему. Например, если вы хотите повысить осведомленность об изменении климата, вы можете выбрать тему «Спасение нашей планеты».

Пригласите опытных спикеров

В грандиозной международной конференции участвуют опытные спикеры, представляющие последние разработки в своих областях. Однако им недостаточно быть известными экспертами; они также должны иметь хороший опыт публичных выступлений.

Первый шаг — определить количество спикеров и темы, которые вы хотите включить в свою конференцию. Затем вам нужно будет связаться с известными людьми в каждой из этих областей. Как правило, старайтесь связаться со своими потенциальными спикерами заблаговременно, чтобы вы могли узнать больше об их доступности и начать соответствующее планирование. Кроме того, попробуйте подобрать местных и зарубежных спикеров, чтобы внести разнообразие в ваше мероприятие.

Прежде чем выбрать какого-либо одного спикера, убедитесь, что он подходит для вашей аудитории. Чтобы убедиться, что у них есть опыт, проведите небольшое исследование. Посмотрите, выступали ли они уже на каком-либо мероприятии и привлекают ли они спикеров.

Рекламируйте свою конференцию

Международные мероприятия имеют много преимуществ — они могут продвинуть ваш бизнес и увеличить вашу прибыль. Однако недостаточно просто провести конференцию; вам нужно продвигать его тоже. Чем больше людей посетит вашу конференцию, тем больше пользы она вам принесет.

Начните продвигать свое мероприятие как минимум за шесть-восемь недель до его начала. Вы можете продвигать его в социальных сетях, с помощью рассылок по электронной почте или на своем веб-сайте. Другой способ — пригласить журналистов и блогеров написать о вашем мероприятии.

В заключение

Международная конференция — отличная возможность поделиться знаниями и поощрить нетворкинг. Это дает вам возможность продемонстрировать свой бизнес или организацию, а также продвигать новые продукты и услуги.

Чтобы спланировать успешное мероприятие, вам необходимо провести тщательное исследование, определить свой бюджет, выбрать квалифицированных докладчиков, составить повестку дня, выбрать правильную технологию и творчески подойти к продвижению всей конференции.

Как видите, к организации международной конференции не стоит относиться легкомысленно. Это потребует времени и больших усилий с вашей стороны; однако, если вы готовы инвестировать эти ресурсы в этот проект, вы можете рассчитывать на большую прибыль в будущем.