Wie man eine internationale Konferenz veranstaltet: 5 Tipps zum Erfolg

Die Ausrichtung einer internationalen Konferenz ist eine unschätzbare Gelegenheit für Sie selbst, Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation, um die Vorteile von Networking, Wissensaustausch und Ideenaustausch zu nutzen. Darüber hinaus kann es Ihren Ruf auf globaler Ebene stärken und Ihre Chancen auf den Aufbau wertvoller Partnerschaften erhöhen.

Es ist nur natürlich, dass Sie möchten, dass Ihre internationale Konferenz erfolgreich ist; Um dies zu erreichen, benötigen Sie jedoch viel Planung. Während Sie Ihre Veranstaltung organisieren, müssen Sie Ihr Budget festlegen, ein Thema auswählen und qualifizierte Redner einladen. Sie sollten sich auch um die technischen Aspekte kümmern, eine Tagesordnung festlegen und für die Veranstaltung werben.

Die Ausrichtung einer internationalen Konferenz ist eine große Verantwortung und Herausforderung – es erfordert Recherche, Beschaffung, Buchung, Terminplanung und vor allem die Organisation. Um sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltung ein Erfolg wird, finden Sie hier einige Tipps, die Ihnen bei diesem Projekt helfen.

Wählen Sie die richtige Technologie

Technologie spielt eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, eine internationale Konferenz zu veranstalten. Obwohl es viele verschiedene Arten von Technologien gibt, die Sie verwenden können, ist das Wichtigste, die richtige für Ihr Unternehmen und Ihre Veranstaltung auszuwählen.

Für welche Event-Management-Software Sie sich entscheiden, hängt von zahlreichen Faktoren ab. Wenn Sie beispielsweise eine Konferenz online veranstalten möchten, benötigen Sie andere Arten von Software, als wenn Sie sie offline abhalten würden.

Es gibt vier Haupttypen von Technologien, die Sie möglicherweise benötigen:

• Konferenztechnik : Zu dieser Art von Technik gehören audiovisuelle Geräte wie Beamer oder Mikrofone.
• WLAN oder mobile Konnektivität : Diese Technologie bietet Zugriff auf Informationen über die Konferenz und ermöglicht den Teilnehmern, sich zu vernetzen.
• Virtuelle Zusammenarbeit und Cloud-Dienste : Möglicherweise benötigen Sie Tools für die virtuelle Zusammenarbeit für Ihre Konferenz, wenn Sie Ihren Rednern ermöglichen möchten, Präsentationen an andere Teilnehmer zu senden, bevor die Veranstaltung beginnt. Eine weitere Möglichkeit ist die Nutzung von Cloud-Diensten, um alles im Vorfeld vorzubereiten und nach Fertigstellung in die Cloud hochzuladen.
• Mobile Apps : Sie können mobile Apps verwenden, um Ihrem Publikum zu helfen, durch den Veranstaltungsort zu navigieren und sich zurechtzufinden; Sie können den Delegierten auch dabei helfen, sich untereinander zu vernetzen.

Sie müssen sicherstellen, dass alles so funktioniert, wie es sollte. Am besten wäre es, wenn Sie während der Veranstaltung einen qualifizierten Techniker zur Hand hätten, der alle technikbezogenen Probleme lösen könnte.

Legen Sie ein realistisches Budget fest und halten Sie sich daran

Sie werden überrascht sein, wie viel es kostet, eine internationale Konferenz auszurichten. Das Budget ist das erste, was Sie festlegen müssen, und die Kosten können je nach Art der Veranstaltung und Art des Veranstaltungsortes erheblich variieren.

Beginnen Sie damit, die Anzahl der Personen zu definieren, die an Ihrer Konferenz teilnehmen – vor allem, wie viele Sie aus anderen Ländern erwarten. Auf diese Weise können Sie sich ein Bild davon machen, wie groß der Veranstaltungsort sein sollte und wie viel er kosten darf. Berücksichtigen Sie dann alle anderen Ausgaben wie Reise und Unterkunft für Referenten, Marketing und Catering.

Versuchen Sie, Ihr Budget zu begrenzen; Wenn dies jedoch nicht möglich ist, versuchen Sie sicherzustellen, dass Sie genügend Sponsoren sammeln. Auf diese Weise müssen Sie nicht viel Geld ausgeben, während Ihre Konferenz gleichzeitig von einigen großen Unternehmen unterstützt wird.

Definieren Sie den Zweck und das Thema Ihrer Konferenz

Bevor Sie mit der Planung beginnen, müssen Sie sich Gedanken über den Zweck Ihrer Konferenz machen. Sie möchten auf ein bestimmtes Thema aufmerksam machen? Möchten Sie Ihr Geschäft fördern? Oder möchten Sie einfach eine Plattform zum Austausch bieten? Sobald Sie den Zweck Ihrer Konferenz kennen, wird es einfacher sein, spezifische Ziele und Zielsetzungen festzulegen. Darüber hinaus hilft es Ihnen, bessere Entscheidungen über Redner, Themen und Zeit zu treffen.

Ihre Konferenz könnte sich auf eine bestimmte Branche beziehen, z. B. Technologie oder Gesundheitswesen. Es könnte auch ein bestimmtes Thema beinhalten. Wenn Sie beispielsweise das Bewusstsein für den Klimawandel schärfen möchten, können Sie „Saving Our Planet“ als Ihr Thema wählen.

Laden Sie erfahrene Redner ein

Auf einer großartigen internationalen Konferenz präsentieren erfahrene Referenten die neuesten Entwicklungen in ihren Bereichen. Es reicht jedoch nicht aus, dass sie bekannte Experten sind; sie sollten auch eine gute Erfahrung im öffentlichen Reden haben.

Der erste Schritt besteht darin, die Anzahl der Referenten und Themen festzulegen, die Sie in Ihre Konferenz aufnehmen möchten. Dann müssen Sie mit berühmten Leuten in jedem dieser Bereiche in Kontakt treten. Als Faustregel sollten Sie versuchen, frühzeitig mit Ihren potenziellen Rednern in Kontakt zu treten, damit Sie mehr über ihre Verfügbarkeit erfahren und entsprechend planen können. Versuchen Sie außerdem, eine Mischung aus lokalen und internationalen Rednern auszuwählen, um Ihrer Veranstaltung Abwechslung zu verleihen.

Bevor Sie sich für einen Redner entscheiden, vergewissern Sie sich, dass er für Ihr Publikum geeignet ist. Um sicherzustellen, dass sie Erfahrung haben, recherchieren Sie. Schauen Sie nach, ob sie bereits auf einer Veranstaltung präsentiert haben und ob sie engagierte Redner sind.

Werben Sie für Ihre Konferenz

Internationale Veranstaltungen haben viele Vorteile – sie können Ihr Geschäft ankurbeln und Ihre Gewinne steigern. Es reicht jedoch nicht aus, nur eine Konferenz zu veranstalten; Sie müssen es auch fördern. Je mehr Personen an Ihrer Konferenz teilnehmen, desto mehr Vorteile bringt sie Ihnen.

Beginnen Sie mindestens sechs oder acht Wochen vor Veranstaltungsbeginn mit der Werbung für Ihre Veranstaltung. Sie können es in sozialen Medien, über E-Mail-Newsletter oder auf Ihrer Website bewerben. Eine andere Möglichkeit besteht darin, Journalisten und Blogger einzuladen, über Ihre Veranstaltung zu schreiben.

Abschließend

Eine internationale Konferenz ist eine hervorragende Gelegenheit, Wissen auszutauschen und Networking zu fördern. Es gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation zu präsentieren sowie neue Produkte und Dienstleistungen zu bewerben.

Um eine erfolgreiche Veranstaltung zu planen, müssen Sie gründlich recherchieren, Ihr Budget definieren, qualifizierte Redner auswählen, eine Agenda erstellen, die richtige Technologie auswählen und bei der Bewerbung der gesamten Konferenz kreativ sein.

Wie Sie sehen, sollten Sie die Organisation einer internationalen Konferenz nicht auf die leichte Schulter nehmen. Es wird Ihrerseits Zeit und viel Mühe kosten; Wenn Sie jedoch bereit sind, diese Ressourcen in dieses Projekt zu investieren, können Sie in Zukunft mit großartigen Renditen rechnen.