Como sediar uma conferência internacional: 5 dicas para o sucesso

Hospedar uma conferência internacional é uma oportunidade inestimável para você, sua empresa ou sua organização colher os benefícios do networking, compartilhamento de conhecimento e troca de ideias. Além disso, pode aumentar sua reputação em escala global, aumentando suas chances de estabelecer parcerias valiosas.

É natural que você queira que sua conferência internacional seja bem-sucedida; no entanto, você precisa de muito planejamento para conseguir isso. Ao organizar seu evento, você precisa definir seu orçamento, escolher um tema e convidar palestrantes qualificados. Você também deve cuidar dos aspectos técnicos, decidir a agenda e divulgar o evento.

Sediar uma conferência internacional é uma grande responsabilidade e desafio – requer pesquisa, fornecimento, reserva, agendamento e, o mais importante, organização. Para garantir que seu evento seja um sucesso, aqui estão algumas dicas para ajudá-lo neste projeto.

Escolha a tecnologia certa

A tecnologia desempenha um papel vital quando se trata de sediar uma conferência internacional. Embora existam muitos tipos diferentes de tecnologia que você pode usar, o mais importante é escolher a certa para sua empresa e evento.

O software de gerenciamento de eventos que você escolherá depende de vários fatores. Por exemplo, se você deseja hospedar uma conferência online, precisará de outros tipos de software do que se fosse realizá-la offline.

Existem quatro tipos principais de tecnologia que você pode precisar:

• Tecnologia de conferência : Este tipo de tecnologia inclui equipamentos de áudio e vídeo, como projetores ou microfones.
• Conectividade Wi-Fi ou móvel : Esta tecnologia fornece acesso a informações sobre a conferência e permite que os participantes se conectem.
• Colaboração virtual e serviços em nuvem : você pode precisar de ferramentas de colaboração virtual para sua conferência se quiser permitir que seus palestrantes enviem apresentações para outros participantes antes do início do evento. Outra opção é usar serviços em nuvem para que você possa preparar tudo com antecedência e carregá-lo na nuvem quando terminar.
• Aplicativos móveis : você pode usar aplicativos móveis para ajudar seu público a navegar pelo local e encontrar o caminho; eles também podem ajudar os delegados a se conectarem entre si.

Você precisa garantir que tudo funcione como deveria. Seria melhor se você tivesse um técnico qualificado à mão durante o evento para que eles pudessem resolver quaisquer problemas relacionados à tecnologia.

Defina um orçamento realista e cumpra-o

Você ficará surpreso com quanto custa sediar uma conferência internacional. O orçamento é a primeira coisa que você precisa estabelecer, e o custo pode variar consideravelmente dependendo do tipo de evento e tipo de local.

Comece definindo o número de pessoas que comparecerão à sua conferência – mais importante, quantas você espera de outros países. Dessa forma, você pode ter uma ideia de quão grande deve ser o local e quanto pode custar. Em seguida, leve em consideração todas as outras despesas, como viagens e hospedagem para palestrantes, marketing e alimentação.

Tente limitar seu orçamento; no entanto, se não for possível, tente garantir que você obtenha patrocínio suficiente. Dessa forma, você não terá que gastar muito dinheiro, ao mesmo tempo em que sua conferência será apoiada por algumas grandes empresas.

Defina o propósito e o tema da sua conferência

Antes de começar a planejar qualquer coisa, você precisa pensar sobre o propósito da sua conferência. Você quer aumentar a conscientização sobre um problema específico? Quer promover o seu negócio? Ou você simplesmente quer fornecer uma plataforma para trocar ideias? Depois de conhecer o propósito da sua conferência, será mais fácil definir metas e objetivos específicos. Além disso, ajudará você a tomar melhores decisões sobre palestrantes, tópicos e tempo.

Sua conferência pode estar relacionada a um setor específico, como tecnologia ou saúde. Também pode conter um tema específico. Por exemplo, se você deseja aumentar a conscientização sobre as mudanças climáticas, pode escolher “Salvar nosso planeta” como tema.

Convide palestrantes qualificados

Uma tremenda conferência internacional envolve palestrantes qualificados apresentando os mais recentes desenvolvimentos em seus campos. No entanto, não basta que sejam especialistas conhecidos; eles também devem ter uma boa experiência em falar em público.

O primeiro passo é definir o número de palestrantes e tópicos que você deseja incluir em sua conferência. Então, você precisará entrar em contato com pessoas famosas em cada um desses campos. Como regra geral, tente se conectar com seus palestrantes em potencial com bastante antecedência para saber mais sobre a disponibilidade deles e começar a planejar adequadamente. Além disso, tente escolher uma mistura de palestrantes locais e internacionais para adicionar variedade ao seu evento.

Antes de decidir sobre qualquer orador, certifique-se de que eles são apropriados para o seu público. Para garantir que eles tenham experiência, faça alguma pesquisa. Veja se eles já se apresentaram em algum evento e se são palestrantes engajados.

Promova sua conferência

Os eventos internacionais têm muitas vantagens – eles podem impulsionar seus negócios e aumentar seus lucros. No entanto, não basta apenas sediar uma conferência; você precisa promovê-lo também. Quanto mais pessoas comparecerem à sua conferência, mais benefícios ela lhe trará.

Comece a promover seu evento pelo menos seis ou oito semanas antes do início do evento. Você pode promovê-lo nas mídias sociais, por meio de boletins informativos por e-mail ou em seu site. Outra maneira é convidar jornalistas e blogueiros para escrever sobre seu evento.

Para concluir

Uma conferência internacional é uma excelente oportunidade para compartilhar conhecimento e incentivar o networking. Dá-lhe a oportunidade de mostrar o seu negócio ou organização, bem como promover novos produtos e serviços.

Para planejar um evento de sucesso, você precisa realizar uma pesquisa completa, definir seu orçamento, selecionar palestrantes qualificados, criar uma agenda, escolher a tecnologia certa e ser criativo na promoção de toda a conferência.

Como você pode ver, organizar uma conferência internacional não é algo que você deva ignorar. Levará tempo e muito esforço de sua parte; no entanto, se você estiver disposto a investir esses recursos neste projeto, poderá esperar grandes retornos no futuro.