국제 회의를 주최하는 방법: 성공을 위한 5가지 팁

국제 회의를 주최하는 것은 귀하, 귀하의 비즈니스 또는 귀하의 조직이 네트워킹, 지식 공유 및 아이디어 교환의 이점을 누릴 수 있는 귀중한 기회입니다. 뿐만 아니라 전 세계적으로 명성을 높여 가치 있는 파트너십을 구축할 수 있는 기회를 높일 수 있습니다.

국제 회의가 성공하기를 바라는 것은 자연스러운 일입니다. 그러나 이를 달성하려면 많은 계획이 필요합니다. 이벤트를 조직하는 동안 예산을 정의하고 테마를 선택하고 숙련된 연사를 초대해야 합니다. 또한 기술적인 측면을 고려하고 의제를 결정하고 이벤트를 홍보해야 합니다.

국제 회의를 주최하는 것은 큰 책임과 도전입니다. 조사, 소싱, 예약, 일정, 그리고 가장 중요한 것은 조직이 필요합니다. 이벤트가 성공할 수 있도록 이 프로젝트에서 도움이 되는 몇 가지 팁을 소개합니다.

올바른 기술 선택

기술은 국제 회의를 주최할 때 중요한 역할을 합니다. 사용할 수 있는 기술 유형은 다양하지만 가장 중요한 것은 회사와 이벤트에 적합한 기술을 선택하는 것입니다.

선택할 이벤트 관리 소프트웨어는 다양한 요인에 따라 다릅니다. 예를 들어 온라인으로 회의를 주최하려는 경우 오프라인으로 주최할 때보다 다른 유형의 소프트웨어가 필요합니다.

다음과 같은 네 가지 주요 유형의 기술이 필요할 수 있습니다.

• 회의 기술 : 이 유형의 기술에는 프로젝터나 마이크와 같은 시청각 장비가 포함됩니다.
• Wi-Fi 또는 모바일 연결 : 이 기술은 회의에 대한 정보에 대한 액세스를 제공하고 참가자가 네트워크를 구성할 수 있도록 합니다.
• 가상 협업 및 클라우드 서비스 : 이벤트가 시작되기 전에 발표자가 다른 참가자에게 프레젠테이션을 보낼 수 있도록 하려면 회의용 가상 협업 도구가 필요할 수 있습니다. 또 다른 옵션은 사전에 모든 것을 준비하고 완료되면 클라우드에 업로드할 수 있도록 클라우드 서비스를 사용하는 것입니다.
• 모바일 앱 : 모바일 앱을 사용하여 청중이 장소를 탐색하고 길을 찾는 데 도움을 줄 수 있습니다. 그들은 또한 대표자들이 서로 네트워크를 형성하는 데 도움이 될 수 있습니다.

모든 것이 제대로 작동하는지 확인해야 합니다. 이벤트 기간 동안 기술 관련 문제를 해결할 수 있는 숙련된 기술자가 있으면 가장 좋습니다.

현실적인 예산을 설정하고 그것에 충실하십시오

국제 회의를 주최하는 데 드는 비용에 놀랄 것입니다. 예산은 가장 먼저 설정해야 하는 것이며 비용은 이벤트 유형과 장소 유형에 따라 크게 달라질 수 있습니다.

회의에 참석하는 사람들의 수를 정의하는 것으로 시작하십시오. 가장 중요한 것은 다른 국가에서 기대하는 사람의 수입니다. 이렇게 하면 장소의 규모와 비용이 얼마인지 알 수 있습니다. 그런 다음 연사를위한 여행 및 숙박, 마케팅 및 케이터링과 같은 다른 모든 비용을 고려하십시오.

예산을 제한하십시오. 그러나 이것이 가능하지 않다면 충분한 후원을 받을 수 있도록 노력하십시오. 이렇게 하면 많은 돈을 들이지 않아도 되며 동시에 일부 대기업에서 귀하의 회의를 지원하게 됩니다.

컨퍼런스의 목적과 주제 정의

계획을 시작하기 전에 회의의 목적에 대해 생각해야 합니다. 특정 문제에 대한 인식을 높이고 싶습니까? 귀하의 비즈니스를 홍보하고 싶습니까? 아니면 단순히 아이디어를 교환할 수 있는 플랫폼을 제공하고 싶으신가요? 회의의 목적을 알면 구체적인 목표와 목표를 설정하는 것이 더 쉬울 것입니다. 또한 연사, 주제 및 시간에 대해 더 나은 결정을 내리는 데 도움이 됩니다.

귀하의 회의는 기술 또는 의료와 같은 특정 산업과 관련될 수 있습니다. 특정 주제를 담을 수도 있습니다. 예를 들어, 기후 변화에 대한 인식을 높이고 싶다면 "지구를 구하는 것"을 주제로 선택할 수 있습니다.

숙련된 연사 초대

엄청난 국제 회의에는 해당 분야의 최신 개발 사항을 발표하는 숙련된 연사들이 참여합니다. 그러나 그들이 잘 알려진 전문가가 되는 것만으로는 충분하지 않습니다. 그들은 또한 대중 연설에 대한 좋은 경험이 있어야 합니다.

첫 번째 단계는 회의에 포함할 발표자와 주제의 수를 정의하는 것입니다. 그런 다음 각 분야의 유명한 사람들과 연락해야 합니다. 일반적으로 잠재적인 스피커와 사전에 연결하여 가용성에 대해 자세히 알아보고 그에 따라 계획을 시작할 수 있도록 하십시오. 또한 이벤트에 다양성을 추가하기 위해 현지 및 국제 연사를 혼합하여 선택하십시오.

연사를 결정하기 전에 청중에게 적합한지 확인하십시오. 경험이 있는지 확인하려면 조사를 하십시오. 그들이 이미 어떤 행사에서 발표했는지와 그들이 연사를 끌어들이고 있는지 살펴보십시오.

컨퍼런스 홍보

국제 행사에는 많은 이점이 있습니다. 이는 귀하의 비즈니스를 강화하고 수익을 증가시킬 수 있습니다. 그러나 회의를 주최하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 홍보도 해야 합니다. 컨퍼런스에 더 많은 사람들이 참석할수록 더 많은 이점을 얻을 수 있습니다.

이벤트가 시작되기 최소 6주 또는 8주 전에 이벤트 홍보를 시작하십시오. 소셜 미디어, 이메일 뉴스레터 또는 웹사이트에서 홍보할 수 있습니다. 또 다른 방법은 기자와 블로거를 초대하여 이벤트에 대해 글을 쓰도록 하는 것입니다.

결론적으로

국제 회의는 지식을 공유하고 네트워킹을 장려할 수 있는 좋은 기회입니다. 새로운 제품과 서비스를 홍보할 뿐만 아니라 귀하의 비즈니스 또는 조직을 소개할 기회를 제공합니다.

성공적인 이벤트를 계획하려면 철저한 조사를 실행하고, 예산을 정의하고, 숙련된 연사를 선택하고, 의제를 만들고, 올바른 기술을 선택하고, 전체 회의를 홍보하는 데 창의적이어야 합니다.

보시다시피 국제회의를 조직하는 것은 가볍게 생각할 일이 아닙니다. 시간과 노력이 많이 필요합니다. 그러나 이 자원을 이 프로젝트에 투자할 의향이 있다면 미래에 큰 수익을 기대할 수 있습니다.