Cara Menyelenggarakan Konferensi Internasional: 5 Tips Sukses

Menyelenggarakan konferensi internasional adalah kesempatan yang tak ternilai bagi diri Anda, bisnis Anda, atau organisasi Anda untuk menuai manfaat dari jaringan, berbagi pengetahuan, dan pertukaran ide. Terlebih lagi, ini dapat meningkatkan reputasi Anda dalam skala global, meningkatkan peluang Anda untuk membangun kemitraan yang berharga.

Wajar jika Anda ingin konferensi internasional Anda berhasil; namun, Anda memerlukan banyak perencanaan untuk mencapainya. Saat mengatur acara Anda, Anda perlu menentukan anggaran Anda, memilih tema, dan mengundang pembicara yang terampil. Anda juga harus memperhatikan aspek teknis, menentukan agenda, dan mempromosikan acara.

Menyelenggarakan konferensi internasional adalah tanggung jawab dan tantangan besar — ​​dibutuhkan penelitian, pengadaan, pemesanan, penjadwalan, dan yang paling penting, pengorganisasian. Untuk memastikan acara Anda sukses, berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda dalam proyek ini.

Pilih Teknologi yang Tepat

Teknologi memainkan peran penting dalam menyelenggarakan konferensi internasional. Meskipun ada banyak jenis teknologi yang dapat Anda gunakan, hal terpenting adalah memilih yang tepat untuk perusahaan dan acara Anda.

Perangkat lunak manajemen acara apa yang akan Anda pilih bergantung pada banyak faktor. Misalnya, jika Anda ingin menyelenggarakan konferensi online, Anda memerlukan perangkat lunak jenis lain daripada jika Anda mengadakan konferensi secara offline.

Ada empat jenis teknologi utama yang mungkin Anda perlukan:

• Teknologi konferensi : Jenis teknologi ini mencakup peralatan audio dan visual, seperti proyektor atau mikrofon.
• Wifi atau konektivitas seluler : Teknologi ini menyediakan akses ke informasi tentang konferensi dan memungkinkan peserta untuk terhubung ke jaringan.
• Kolaborasi virtual dan layanan cloud : Anda mungkin memerlukan alat kolaborasi virtual untuk konferensi Anda jika Anda ingin mengizinkan pembicara Anda mengirim presentasi ke peserta lain sebelum acara dimulai. Pilihan lain adalah menggunakan layanan cloud sehingga Anda dapat mempersiapkan semuanya terlebih dahulu dan mengunggahnya ke cloud setelah Anda selesai.
• Aplikasi seluler : Anda dapat menggunakan aplikasi seluler untuk membantu audiens Anda menavigasi tempat dan menemukan jalan mereka; mereka juga dapat membantu jaringan delegasi satu sama lain.

Anda perlu memastikan bahwa semuanya berfungsi sebagaimana mestinya. Akan lebih baik jika Anda memiliki teknisi yang terampil selama acara berlangsung sehingga mereka dapat memecahkan masalah terkait teknologi apa pun.

Tetapkan Anggaran yang Realistis dan Patuhi Itu

Anda akan terkejut melihat berapa biaya untuk menjadi tuan rumah konferensi internasional. Anggaran adalah hal pertama yang perlu Anda tetapkan, dan biayanya dapat sangat bervariasi tergantung pada jenis acara dan jenis tempat.

Mulailah dengan menentukan jumlah orang yang menghadiri konferensi Anda — yang terpenting, berapa banyak yang Anda harapkan dari negara lain. Dengan cara ini, Anda bisa mendapatkan gambaran tentang seberapa besar tempat yang seharusnya dan berapa biayanya. Kemudian, perhitungkan semua pengeluaran lain, seperti perjalanan dan akomodasi untuk pembicara, pemasaran, dan katering.

Cobalah untuk membatasi anggaran Anda; namun, jika tidak memungkinkan, cobalah untuk memastikan bahwa Anda mendapatkan sponsor yang cukup. Dengan cara ini Anda tidak perlu menghabiskan banyak uang, sementara pada saat yang sama konferensi Anda akan didukung oleh beberapa perusahaan besar.

Tentukan Tujuan dan Tema Konferensi Anda

Sebelum Anda mulai merencanakan sesuatu, Anda perlu memikirkan tujuan konferensi Anda. Apakah Anda ingin meningkatkan kesadaran tentang masalah tertentu? Apakah Anda ingin mempromosikan bisnis Anda? Atau apakah Anda hanya ingin menyediakan platform untuk bertukar pikiran? Setelah Anda mengetahui tujuan konferensi Anda, akan lebih mudah untuk menetapkan tujuan dan sasaran tertentu. Selain itu, ini akan membantu Anda membuat keputusan yang lebih baik tentang pembicara, topik, dan waktu.

Konferensi Anda dapat terkait dengan industri tertentu, seperti teknologi atau perawatan kesehatan. Itu juga bisa memegang tema tertentu. Misalnya, jika Anda ingin meningkatkan kesadaran tentang perubahan iklim, Anda dapat memilih “Menyelamatkan Planet Kita” sebagai tema Anda.

Undang Pembicara Terampil

Konferensi internasional yang luar biasa melibatkan pembicara terampil yang menyajikan perkembangan terbaru di bidangnya. Namun, tidak cukup bagi mereka untuk menjadi ahli terkenal; mereka juga harus memiliki pengalaman yang baik dalam berbicara di depan umum.

Langkah pertama adalah menentukan jumlah pembicara dan topik yang ingin Anda sertakan dalam konferensi Anda. Kemudian, Anda perlu berhubungan dengan orang-orang terkenal di masing-masing bidang tersebut. Sebagai aturan praktis, cobalah untuk terhubung dengan calon pembicara Anda jauh-jauh hari sebelumnya sehingga Anda dapat mengetahui lebih banyak tentang ketersediaan mereka dan mulai membuat perencanaan yang sesuai. Selain itu, cobalah untuk memilih campuran pembicara lokal dan internasional untuk menambah variasi acara Anda.

Sebelum memutuskan salah satu pembicara, pastikan mereka sesuai untuk audiens Anda. Untuk memastikan mereka memiliki pengalaman, lakukan riset. Cari tahu apakah mereka sudah pernah tampil di acara apa pun dan apakah mereka pembicara yang menarik.

Promosikan Konferensi Anda

Acara internasional memiliki banyak keuntungan — acara tersebut dapat meningkatkan bisnis Anda dan meningkatkan keuntungan Anda. Namun, tidak cukup hanya menjadi tuan rumah konferensi; Anda juga perlu mempromosikannya. Semakin banyak orang menghadiri konferensi Anda, semakin banyak manfaat yang akan Anda dapatkan.

Mulai promosikan acara Anda setidaknya enam atau delapan minggu sebelum acara dimulai. Anda dapat mempromosikannya di media sosial, melalui buletin email, atau di situs web Anda. Cara lain adalah dengan mengundang jurnalis dan blogger untuk menulis tentang acara Anda.

Kesimpulannya

Konferensi internasional adalah kesempatan yang sangat baik untuk berbagi pengetahuan dan mendorong jaringan. Ini memberi Anda kesempatan untuk memamerkan bisnis atau organisasi Anda, serta untuk mempromosikan produk dan layanan baru.

Untuk merencanakan acara yang sukses, Anda perlu menjalankan penelitian menyeluruh, menentukan anggaran Anda, memilih pembicara yang terampil, membuat agenda, memilih teknologi yang tepat, dan kreatif dalam mempromosikan seluruh konferensi.

Seperti yang Anda lihat, menyelenggarakan konferensi internasional bukanlah sesuatu yang bisa Anda anggap enteng. Ini akan memakan waktu dan banyak usaha di pihak Anda; namun, jika Anda bersedia menginvestasikan sumber daya ini dalam proyek ini, Anda dapat mengharapkan keuntungan besar di masa depan.