Cómo organizar una conferencia internacional: 5 consejos para el éxito

Organizar una conferencia internacional es una oportunidad invaluable para usted, su negocio o su organización para aprovechar los beneficios de la creación de redes, el intercambio de conocimientos y el intercambio de ideas. Además, puede impulsar su reputación a escala mundial, aumentando sus posibilidades de establecer asociaciones valiosas.

Es natural que desee que su conferencia internacional tenga éxito; sin embargo, necesita una gran cantidad de planificación para lograrlo. Mientras organiza su evento, debe definir su presupuesto, elegir un tema e invitar a oradores expertos. También debes ocuparte de los aspectos técnicos, decidir una agenda y promocionar el evento.

Organizar una conferencia internacional es una gran responsabilidad y un desafío: requiere investigación, contratación, reserva, programación y, lo que es más importante, organización. Para garantizar que su evento sea un éxito, aquí hay algunos consejos que lo ayudarán en este proyecto.

Elija la tecnología adecuada

La tecnología juega un papel vital cuando se trata de organizar una conferencia internacional. Si bien hay muchos tipos diferentes de tecnología que puede usar, lo más importante es elegir la adecuada para su empresa y evento.

El software de gestión de eventos por el que optará depende de numerosos factores. Por ejemplo, si desea organizar una conferencia en línea, necesitará otros tipos de software que si fuera a realizarla fuera de línea.

Hay cuatro tipos principales de tecnología que puede necesitar:

• Tecnología de conferencias : este tipo de tecnología incluye equipos de audio y video, como proyectores o micrófonos.
• Wifi o conectividad móvil : esta tecnología brinda acceso a la información sobre la conferencia y permite a los participantes conectarse en red.
• Colaboración virtual y servicios en la nube : es posible que necesite herramientas de colaboración virtual para su conferencia si desea permitir que sus oradores envíen presentaciones a otros participantes antes de que comience el evento. Otra opción es usar servicios en la nube para que puedas prepararlo todo con anterioridad y subirlo a la nube una vez que hayas terminado.
• Aplicaciones móviles : puede usar aplicaciones móviles para ayudar a su audiencia a navegar por el lugar y orientarse; también pueden ayudar a los delegados a establecer contactos entre sí.

Debes asegurarte de que todo funcione como debería. Sería mejor si tuviera a mano un técnico calificado durante el evento para que pueda resolver cualquier problema relacionado con la tecnología.

Establezca un presupuesto realista y apéguese a él

Se sorprenderá de cuánto cuesta organizar una conferencia internacional. El presupuesto es lo primero que debe establecer, y el costo puede variar considerablemente según el tipo de evento y el tipo de lugar.

Comience por definir la cantidad de personas que asistirán a su conferencia; lo más importante, cuántas espera de otros países. De esta manera, puede tener una idea de qué tan grande debe ser el lugar y cuánto puede costar. Luego, tenga en cuenta todos los demás gastos, como el viaje y el alojamiento de los ponentes, el marketing y el catering.

Trate de limitar su presupuesto; sin embargo, si no es posible, intente asegurarse de obtener suficiente patrocinio. De esta forma, no tendrá que gastar mucho dinero y, al mismo tiempo, su conferencia contará con el apoyo de algunas grandes empresas.

Defina el propósito y el tema de su conferencia

Antes de comenzar a planificar cualquier cosa, debe pensar en el propósito de su conferencia. ¿Quieres crear conciencia sobre un tema específico? ¿Quieres promocionar tu negocio? ¿O simplemente desea proporcionar una plataforma para el intercambio de ideas? Una vez que sepa el propósito de su conferencia, será más fácil establecer metas y objetivos específicos. Además, te ayudará a tomar mejores decisiones sobre oradores, temas y tiempo.

Su conferencia podría estar relacionada con una industria específica, como tecnología o atención médica. También podría contener un tema específico. Por ejemplo, si desea crear conciencia sobre el cambio climático, puede elegir "Salvar nuestro planeta" como tema.

Invitar a oradores expertos

Una tremenda conferencia internacional involucra a oradores expertos que presentan los últimos desarrollos en sus campos. Sin embargo, no es suficiente que sean expertos reconocidos; también deben tener una buena experiencia en hablar en público.

El primer paso es definir el número de ponentes y temas que quieres incluir en tu conferencia. Luego, deberá ponerse en contacto con personas famosas en cada uno de esos campos. Como regla general, intente conectarse con sus oradores potenciales con suficiente anticipación para que pueda obtener más información sobre su disponibilidad y comenzar a planificar en consecuencia. Además, intente elegir una combinación de oradores locales e internacionales para agregar variedad a su evento.

Antes de decidirse por un orador, asegúrese de que sea apropiado para su audiencia. Para asegurarte de que tengan experiencia, investiga un poco. Busque si ya se han presentado en algún evento y si son oradores atractivos.

Promocione su conferencia

Los eventos internacionales tienen muchas ventajas: pueden impulsar su negocio y aumentar sus ganancias. Sin embargo, no es suficiente simplemente organizar una conferencia; usted necesita para promoverlo también. Cuantas más personas asistan a su conferencia, más beneficios le traerá.

Comience a promocionar su evento al menos seis u ocho semanas antes de que comience el evento. Puede promocionarlo en las redes sociales, a través de boletines por correo electrónico o en su sitio web. Otra forma es invitar a periodistas y blogueros a escribir sobre su evento.

En conclusión

Un congreso internacional es una excelente oportunidad para compartir conocimientos y fomentar el networking. Le brinda la oportunidad de exhibir su empresa u organización, así como de promocionar nuevos productos y servicios.

Para planificar un evento exitoso, debe realizar una investigación exhaustiva, definir su presupuesto, seleccionar oradores calificados, crear una agenda, elegir la tecnología adecuada y ser creativo en la promoción de toda la conferencia.

Como ves, organizar un congreso internacional no es algo que debas tomarte a la ligera. Tomará tiempo y mucho esfuerzo de su parte; sin embargo, si está dispuesto a invertir estos recursos en este proyecto, puede esperar grandes ganancias en el futuro.