Cum să găzduiești o conferință internațională: 5 sfaturi pentru succes

Găzduirea unei conferințe internaționale este o oportunitate neprețuită pentru dvs., afacerea sau organizația dvs. de a culege beneficiile creării de rețele, schimbului de cunoștințe și schimbului de idei. În plus, vă poate spori reputația la scară globală, crescând șansele de a stabili parteneriate valoroase.

Este firesc să dorești ca conferința ta internațională să aibă succes; totuși, aveți nevoie de multă planificare pentru a realiza acest lucru. În timp ce vă organizați evenimentul, trebuie să vă definiți bugetul, să alegeți o temă și să invitați vorbitori calificați. De asemenea, ar trebui să vă ocupați de aspectele tehnice, să decideți asupra unei agende și să promovați evenimentul.

Găzduirea unei conferințe internaționale este o mare responsabilitate și provocare - necesită cercetare, aprovizionare, rezervare, programare și, cel mai important, organizare. Pentru a vă asigura că evenimentul dvs. este un succes, iată câteva sfaturi care vă vor ajuta în acest proiect.

Alege tehnologia potrivită

Tehnologia joacă un rol vital atunci când vine vorba de găzduirea unei conferințe internaționale. Deși există multe tipuri diferite de tehnologie pe care le puteți utiliza, cel mai important lucru este să o alegeți pe cea potrivită pentru compania și evenimentul dvs.

Ce software de gestionare a evenimentelor veți opta depinde de mulți factori. De exemplu, dacă doriți să găzduiți o conferință online, veți avea nevoie de alte tipuri de software decât dacă ar fi să o susțineți offline.

Există patru tipuri principale de tehnologie de care ați putea avea nevoie:

• Tehnologia conferinței : acest tip de tehnologie include echipamente audio și vizuale, cum ar fi proiectoare sau microfoane.
• Conectivitate Wifi sau mobilă : Această tehnologie oferă acces la informații despre conferință și permite participanților să facă rețea.
• Colaborare virtuală și servicii cloud : este posibil să aveți nevoie de instrumente de colaborare virtuală pentru conferința dvs. dacă doriți să permiteți vorbitorilor să trimită prezentări altor participanți înainte de începerea evenimentului. O altă opțiune este utilizarea serviciilor cloud, astfel încât să puteți pregăti totul în prealabil și să îl încărcați în cloud odată ce ați terminat.
• Aplicații mobile : puteți folosi aplicații mobile pentru a vă ajuta publicul să navigheze în locație și să-și găsească drumul; de asemenea, ei pot ajuta delegații să facă rețea între ei.

Trebuie să vă asigurați că totul funcționează așa cum trebuie. Cel mai bine ar fi să aveți un tehnician calificat la îndemână în timpul evenimentului, astfel încât acesta să poată rezolva orice probleme legate de tehnologie.

Stabiliți un buget realist și respectați-l

Vei fi surprins de cât de mult costă să găzduiești o conferință internațională. Bugetul este primul lucru pe care trebuie să-l stabilești, iar costul poate varia considerabil în funcție de tipul de eveniment și tipul de locație.

Începeți prin a defini numărul de persoane care participă la conferința dvs. - cel mai important, câți vă așteptați de la alte țări. În acest fel, vă puteți face o idee despre cât de mare ar trebui să fie locația și cât poate costa. Apoi, luați în considerare toate celelalte cheltuieli, cum ar fi călătoria și cazarea pentru vorbitori, marketing și catering.

Încercați să vă limitați bugetul; cu toate acestea, dacă nu este posibil, încercați să vă asigurați că obțineți suficientă sponsorizare. Astfel nu vei fi nevoit să cheltuiești mulți bani, în timp ce conferința ta va fi susținută de unele companii mari.

Definiți scopul și tema conferinței dvs

Înainte de a începe să planificați ceva, trebuie să vă gândiți la scopul conferinței dvs. Doriți să creșteți gradul de conștientizare cu privire la o anumită problemă? Vrei să-ți promovezi afacerea? Sau pur și simplu doriți să oferiți o platformă pentru schimbul de idei? Odată ce cunoașteți scopul conferinței dvs., va fi mai ușor să stabiliți scopuri și obiective specifice. În plus, vă va ajuta să luați decizii mai bune cu privire la vorbitori, subiecte și timp.

Conferința dvs. ar putea avea legătură cu o anumită industrie, cum ar fi tehnologia sau asistența medicală. Ar putea conține, de asemenea, o anumită temă. De exemplu, dacă doriți să creșteți gradul de conștientizare cu privire la schimbările climatice, puteți alege „Salvarea planetei noastre” ca temă.

Invitați vorbitori calificați

O conferință internațională extraordinară implică vorbitori calificați care prezintă cele mai recente evoluții în domeniile lor. Cu toate acestea, nu este suficient ca ei să fie experți cunoscuți; ar trebui să aibă și o experiență bună în vorbirea în public.

Primul pas este să definiți numărul de vorbitori și subiecte pe care doriți să le includeți în conferința dvs. Apoi, va trebui să intrați în contact cu oameni celebri din fiecare dintre acele domenii. Ca regulă generală, încercați să vă conectați cu potențialii vorbitori cu mult timp înainte, astfel încât să puteți afla mai multe despre disponibilitatea acestora și să începeți să planificați în consecință. În plus, încercați să alegeți o combinație de vorbitori locali și internaționali pentru a adăuga varietate evenimentului dvs.

Înainte de a decide asupra oricărui vorbitor, asigurați-vă că este potrivit pentru publicul dvs. Pentru a vă asigura că au experiență, faceți câteva cercetări. Căutați dacă au prezentat deja la vreun eveniment și dacă sunt vorbitori interesanți.

Promovați-vă conferința

Evenimentele internaționale au multe avantaje - vă pot stimula afacerea și vă pot crește profiturile. Cu toate acestea, nu este suficient să găzduiești doar o conferință; trebuie să-l promovezi și tu. Cu cât participă mai multe persoane la conferința ta, cu atât îți va aduce mai multe beneficii.

Începeți să vă promovați evenimentul cu cel puțin șase sau opt săptămâni înainte de începerea evenimentului. Îl poți promova pe rețelele sociale, prin buletine informative prin e-mail sau pe site-ul tău web. O altă modalitate este să invitați jurnaliști și bloggeri să scrie despre evenimentul dvs.

In concluzie

O conferință internațională este o oportunitate excelentă de a împărtăși cunoștințele și de a încuraja crearea de rețele. Vă oferă șansa de a vă prezenta afacerea sau organizația, precum și de a promova noi produse și servicii.

Pentru a planifica un eveniment de succes, trebuie să efectuați cercetări amănunțite, să vă definiți bugetul, să selectați vorbitori calificați, să creați o agendă, să alegeți tehnologia potrivită și să fiți creativ în promovarea întregii conferințe.

După cum puteți vedea, organizarea unei conferințe internaționale nu este ceva pe care ar trebui să-l luați cu ușurință. Va dura timp și mult efort din partea ta; cu toate acestea, dacă sunteți dispus să investiți aceste resurse în acest proiect, vă puteți aștepta la profituri mari în viitor.