كيفية استضافة مؤتمر دولي: 5 نصائح للنجاح

تعد استضافة مؤتمر دولي فرصة لا تقدر بثمن لنفسك أو لعملك أو لمؤسستك لجني فوائد التواصل ومشاركة المعرفة وتبادل الأفكار. علاوة على ذلك ، يمكن أن تعزز سمعتك على نطاق عالمي ، مما يزيد من فرصك في إقامة شراكات قيمة.

من الطبيعي أن يكون مؤتمرك الدولي ناجحًا ؛ ومع ذلك ، فأنت بحاجة إلى قدر كبير من التخطيط لتحقيق ذلك. أثناء تنظيم الحدث الخاص بك ، تحتاج إلى تحديد ميزانيتك واختيار موضوع ودعوة المتحدثين المهرة. يجب عليك أيضًا الاهتمام بالجوانب التقنية ، واتخاذ قرار بشأن جدول الأعمال ، والترويج للحدث.

تعد استضافة مؤتمر دولي مسؤولية كبيرة وتحديًا - فهي تتطلب البحث وتحديد المصادر والحجز والجدولة والأهم من ذلك كله التنظيم. لضمان نجاح حدثك ، إليك بعض النصائح لمساعدتك في هذا المشروع.

اختر التكنولوجيا المناسبة

تلعب التكنولوجيا دورًا حيويًا عندما يتعلق الأمر باستضافة مؤتمر دولي. في حين أن هناك العديد من أنواع التكنولوجيا المختلفة التي يمكنك استخدامها ، فإن أهم شيء هو اختيار التقنية المناسبة لشركتك وحدثك.

يعتمد برنامج إدارة الأحداث الذي ستختاره على العديد من العوامل. على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في استضافة مؤتمر عبر الإنترنت ، فستحتاج إلى أنواع أخرى من البرامج بخلاف ما إذا كنت ستعقده في وضع عدم الاتصال.

هناك أربعة أنواع رئيسية من التكنولوجيا قد تحتاجها:

• تكنولوجيا المؤتمرات : يشمل هذا النوع من التكنولوجيا المعدات الصوتية والمرئية ، مثل أجهزة العرض أو الميكروفونات.
• اتصال واي فاي أو الهاتف المحمول : توفر هذه التقنية الوصول إلى معلومات حول المؤتمر وتسمح للمشاركين بالتواصل.
• التعاون الافتراضي والخدمات السحابية : قد تحتاج إلى أدوات تعاون افتراضية لمؤتمرك إذا كنت تريد السماح للمتحدثين بإرسال عروض تقديمية إلى المشاركين الآخرين قبل بدء الحدث. هناك خيار آخر وهو استخدام الخدمات السحابية بحيث يمكنك تحضير كل شيء مسبقًا وتحميله على السحابة بمجرد الانتهاء.
• تطبيقات الأجهزة المحمولة : يمكنك استخدام تطبيقات الأجهزة المحمولة لمساعدة جمهورك على التنقل في المكان والعثور على طريقهم ؛ يمكنهم أيضًا مساعدة المندوبين على التواصل مع بعضهم البعض.

تحتاج إلى التأكد من أن كل شيء يعمل كما ينبغي. سيكون من الأفضل أن يكون لديك فني ماهر في المتناول أثناء الحدث حتى يتمكنوا من حل أي مشكلات متعلقة بالتكنولوجيا.

ضع ميزانية واقعية والتزم بها

ستندهش من تكلفة استضافة مؤتمر دولي. الميزانية هي أول شيء تحتاج إلى تحديده ، ويمكن أن تختلف التكلفة بشكل كبير حسب نوع الحدث ونوع المكان.

ابدأ بتحديد عدد الأشخاص الذين سيحضرون مؤتمرك - والأهم من ذلك ، عدد الأشخاص الذين تتوقعهم من البلدان الأخرى. بهذه الطريقة ، يمكنك الحصول على فكرة عن الحجم الذي يجب أن يكون عليه المكان ومقدار تكلفته. بعد ذلك ، ضع في الاعتبار جميع النفقات الأخرى ، مثل السفر والإقامة للمتحدثين والتسويق والتموين.

حاول أن تحد من ميزانيتك ؛ ومع ذلك ، إذا لم يكن ذلك ممكنًا ، فحاول التأكد من حصولك على رعاية كافية. بهذه الطريقة لن تضطر إلى إنفاق الكثير من المال ، بينما في نفس الوقت سيتم دعم مؤتمرك من قبل بعض الشركات الكبرى.

حدد هدف وموضوع مؤتمرك

قبل أن تبدأ في التخطيط لأي شيء ، عليك التفكير في الغرض من مؤتمرك. هل ترغب في رفع مستوى الوعي حول موضوع معين؟ هل تريد الترويج لعملك؟ أم أنك تريد ببساطة توفير منصة لتبادل الأفكار؟ بمجرد معرفة الغرض من مؤتمرك ، سيكون من الأسهل تحديد أهداف وغايات محددة. علاوة على ذلك ، سوف يساعدك على اتخاذ قرارات أفضل بشأن المتحدثين والموضوعات والوقت.

قد يكون مؤتمرك مرتبطًا بصناعة معينة ، مثل التكنولوجيا أو الرعاية الصحية. يمكن أن يحمل أيضًا موضوعًا محددًا. على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في زيادة الوعي حول تغير المناخ ، يمكنك اختيار "إنقاذ كوكبنا" كموضوع خاص بك.

دعوة المتحدثين المهرة

مؤتمر دولي هائل يضم متحدثين مهرة لعرض آخر التطورات في مجالاتهم. ومع ذلك ، لا يكفي أن يكونوا خبراء معروفين ؛ يجب أن يتمتعوا أيضًا بخبرة جيدة في التحدث أمام الجمهور.

الخطوة الأولى هي تحديد عدد المتحدثين والموضوعات التي تريد تضمينها في مؤتمرك. بعد ذلك ، ستحتاج إلى الاتصال بأشخاص مشهورين في كل مجال من هذه المجالات. كقاعدة عامة ، حاول الاتصال بالمتحدثين المحتملين في وقت مبكر حتى تتمكن من معرفة المزيد عن مدى توفرهم والبدء في التخطيط وفقًا لذلك. بالإضافة إلى ذلك ، حاول اختيار مزيج من المتحدثين المحليين والدوليين لإضافة التنوع إلى الحدث الخاص بك.

قبل اتخاذ قرار بشأن أي متحدث ، تأكد من أنه مناسب لجمهورك. للتأكد من أن لديهم خبرة ، قم ببعض البحث. ابحث عما إذا كانوا قد قدموا بالفعل في أي حدث وما إذا كانوا يشاركون المتحدثين.

الترويج لمؤتمرك

تتمتع الأحداث الدولية بالعديد من المزايا - يمكنها تعزيز عملك وزيادة أرباحك. ومع ذلك ، لا يكفي مجرد استضافة مؤتمر. تحتاج إلى الترويج لها أيضًا. كلما زاد عدد الأشخاص الذين يحضرون مؤتمرك ، زادت الفوائد التي سيحققها لك.

ابدأ في الترويج لحدثك قبل ستة أو ثمانية أسابيع على الأقل من بدء الحدث. يمكنك الترويج لها على وسائل التواصل الاجتماعي ، من خلال الرسائل الإخبارية عبر البريد الإلكتروني ، أو على موقع الويب الخاص بك. هناك طريقة أخرى وهي دعوة الصحفيين والمدونين للكتابة عن الحدث الخاص بك.

ختاماً

المؤتمر الدولي هو فرصة ممتازة لتبادل المعرفة وتشجيع التواصل. يمنحك فرصة لعرض عملك أو مؤسستك ، وكذلك للترويج للمنتجات والخدمات الجديدة.

للتخطيط لحدث ناجح ، تحتاج إلى إجراء بحث شامل ، وتحديد ميزانيتك ، واختيار المتحدثين المهرة ، وإنشاء جدول أعمال ، واختيار التكنولوجيا المناسبة ، والإبداع في الترويج للمؤتمر بأكمله.

كما ترى ، فإن تنظيم مؤتمر دولي ليس بالشيء الذي يجب أن تستخف به. سوف يستغرق الأمر الكثير من الوقت والجهد من جانبك ؛ ومع ذلك ، إذا كنت على استعداد لاستثمار هذه الموارد في هذا المشروع ، فيمكنك توقع عوائد كبيرة في المستقبل.