Preservação digital no novo regulamento eIDAS, o que vai mudar?

Identificação Eletrônica, Autenticação e Serviços de Confiança ( eIDAS ) é o Regulamento Europeu 910/2014 para identificação eletrônica e serviços de confiança para transações eletrônicas no mercado interno da UE. Este é um documento verdadeiramente crucial porque fornece uma base regulatória comum para interações eletrônicas seguras entre cidadãos, empresas e administrações públicas na União Européia . Além disso, trata da segurança, transparência e eficácia dos serviços eletrônicos e transações de e-business e e-commerce.

A questão, como entendemos, é delicada, decisiva e inevitável. A partir da regulamentação eIDAS, portanto, padrões exclusivos estão sendo criados para tudo, desde assinaturas eletrônicas , certificados digitais , carimbos de data /hora e preservação digital.

O objetivo final? Alcançar o ambicioso objetivo de digitalização completa das relações entre cidadãos, empresas e administrações públicas não apenas dentro de cada estado, mas no ecossistema econômico e social mais amplo da União Europeia.

Atenção: não se trata apenas de desmaterialização , mas de digitalização . É bom se debruçar rapidamente sobre a diferença entre esses dois conceitos na próxima seção, pois é uma premissa indispensável ao tema da preservação digital e às novidades trazidas pela nova regulamentação eIDAS. Um ponto preliminar: a diferença entre digitalização e desmaterialização

Digitalização e desmaterialização : esses dois termos às vezes são usados ​​como sinônimos. Mas isso é um erro. De fato, existem diferenças decisivas que afetam também o nível legal e probatório.

Portanto, vamos esclarecer as coisas. Os processos de desmaterialização substituem os documentos analógicos pela sua contraparte informatizada: um contrato em PDF/A em vez de um contrato em papel; um relatório de despesas digitalizado e assinado digitalmente de acordo com a norma, antes de ser armazenado eletronicamente. Em suma, trata-se de substituir o papel por bits.

A digitalização , por outro lado, vai mais longe na medida em que envolve os processos anteriores à criação desses mesmos documentos. Só através da digitalização dos processos é que se podem verdadeiramente melhorar os níveis de eficiência e colher todos os benefícios que a inovação traz. Desta forma, os documentos em papel e os processos analógicos podem ser completamente eliminados, pois as contrapartes digitais assumem um papel

pleno valor jurídico e probatório pelo fato de que processos estruturados, seguros e confiáveis ​​estão por trás de sua criação, gestão e preservação. H á muitos benefícios da digitalização.

Tempo e dinheiro são economizados. Você melhora a eficiência e a fluidez da pesquisa e do compartilhamento . Os erros de compilação são reduzidos. Os riscos de perda e adulteração são eliminados. A segurança é aumentada. E tudo isso acontece simultaneamente, em um círculo virtuoso. Mas isso ainda não é tudo. A digitalização oferece uma série de oportunidades que vão além do simples atendimento: oportunidades que começam com o arquivamento eletrônico e depois impactam positivamente os processos de CRM (Customer Relationship Management) e CCM (Customer Communication Management).

Vamos nos concentrar nessas oportunidades na seção final deste post. Mas, agora, vamos focar no que há de novo em relação à preservação digital no novo regulamento eIDAS . Novas mudanças que ainda não são oficiais, mas que podemos ver nos rascunhos que começaram a circular.

Novo regulamento eIDAS: Impacto na preservação digital

3 de junho de 2021: esta é a data em que a Comissão Europeia propôs alterações ao regulamento eIDAS , 7 anos após a sua primeira publicação. As mudanças propostas são muitas, mas as que nos interessam aqui são as relacionadas à preservação digital. A isso se refere os artigos 47 e 48 , cujos textos citamos integralmente:

• Artigo 47 :

Armazenamento eletrônico : serviço que permite o recebimento, armazenamento, exclusão e transmissão de dados ou documentos eletrônicos, a fim de garantir a integridade, a exatidão da fonte e as características legais de tais dados ou documentos durante todo o período de armazenamento.

• Artigo 48 :

“Serviço de armazenamento eletrónico qualificado” é um serviço que cumpre os requisitos do artigo 45.º-G. E aqui está o que o artigo 45g , citado acima, afirma:

• Artigo 45g :

O serviço qualificado de armazenamento eletrônico de documentos somente poderá ser prestado por prestador qualificado de serviços de confiança, que utilize procedimentos e tecnologias capazes de estender a confiabilidade do documento eletrônico além do prazo de validade tecnológica.

No prazo de 12 meses após a entrada em vigor do presente regulamento, a Comissão, por meio de atos de execução, estabelece os números de referência das normas aplicáveis ​​aos serviços de armazenamento eletrónico. Esses atos de execução devem ser adotados em conformidade com o procedimento de exame a que se refere o artigo 48.º, n.º 2.» Saiamos da linguagem legislativa e procuremos isolar os elementos decisivos que emergem desses artigos.

Em primeiro lugar, vemos uma distinção entre serviços simples de “arquivamento eletrônico” e “arquivamento eletrônico qualificado”. Essa diferenciação se assemelha muito àquela existente entre o SERC (Certified Electronic Delivery Service) e o SERCQ (Qualified Certified Electronic Delivery Service), sobre o qual focamos em nosso post anterior.

Em ambos os casos, o termo “qualificado” marca uma diferença decisiva, em termos de garantias e segurança; portanto, procedimentos. No caso específico do armazenamento eletrônico qualificado, há uma passagem crucial que afirma explicitamente que você deve usar um “prestador de serviços de confiança qualificado”. Em suma, abre-se caminho para a possibilidade de o serviço de preservação digital se tornar também um serviço qualificado, como já acontece com os serviços do SERCQ mas também com os relacionados com assinaturas eletrónicas.

No momento, não é esse o caso: o arquivamento, pelo menos na Europa, é um serviço muito menos regulamentado e as margens de discrição para cada país ainda são muito amplas. Mas isso não é tudo; a situação italiana em relação ao armazenamento eletrônico tem peculiaridades, que discutiremos na próxima seção.

Preservação digital na Itália: como ela se insere na paisagem europeia?

Vamos começar com um detalhe que tem a ver com os termos. Veja bem, isso não é insignificante: quando esse tipo de regulamentação está em jogo, a terminologia é decisiva. O projeto de regulamento eIDAS refere-se a “arquivamento digital”, que é um conceito que difere do conceito italiano de preservação digital .

Em particular, a definição de arquivamento eletrônico pode ser vista como um todo maior que contém o subconjunto da preservação digital. A preservação digital é descrita no site da Agenzia per l'Italia Digitale como “a atividade de proteger e preservar arquivos de documentos e dados computadorizados ao longo do tempo”. O mesmo site também afirma:

“O sistema de preservação, conforme previsto no artigo 44 do CAD, garante a autenticidade, integridade, fiabilidade, legibilidade e recuperabilidade dos documentos informáticos. A Digital Italy Agency define os métodos operacionais para a realização da atividade de preservação, a saber:

• natureza e função do sistema;
• modelos organizacionais;
• papéis e funções dos envolvidos;
• descrição do processo de preservação;
• perfis profissionais dos gestores empregados no processo de preservação”.

Em conclusão, cabe destacar outra questão atual, que sempre diz respeito à mesma frente. A partir de 1º de janeiro de 2022, as “Diretrizes para a formação, gestão e preservação de documentos de informática” e o “Regulamento sobre critérios para a prestação de serviços de preservação de documentos de informática”. São regulamentos com impacto significativo nos processos das empresas que prestam serviços prioritariamente à administração pública, mas secundariamente também a particulares.

Exploramos as principais mudanças introduzidas pelos novos regulamentos em nosso white paper, especificamente:

• o propósito e os impactos das novas Diretrizes;
• o novo conjunto de metadados mínimos obrigatórios;
• como as mudanças impactam a infraestrutura do sistema de preservação digital;
• a introdução da certificação de processos;
• a preservação de documentos fiscais e fiscais à luz das novas Diretrizes.

Atente-se, então, para o que a própria Comissão Europeia observa no parágrafo introdutório do novo regulamento eIDAS : “Este quadro também pode abrir novas oportunidades de mercado para prestadores de serviços de confiança na União.”

Oportunidades que se aplicam, ainda mais, ao contexto italiano. E não diz respeito apenas aos prestadores de serviços, mas também às empresas que fazem uso desses serviços. Fecharemos o post neste ponto.

Além da conformidade – as oportunidades da digitalização madura

Quando falamos em digitalização, desmaterialização e preservação digital, temos que lembrar: não são apenas requisitos, mas oportunidades a serem aproveitadas . Especialmente para empresas. Claro que existem grandes vantagens em termos de segurança, transparência, conveniência, compartilhamento, aumento de eficiência, que já discutimos acima. Mas a verdadeira meta a ser almejada é a maturidade digital ; que é sobre integrar todos os lados que estão envolvidos na desmaterialização. Uma obra que opera em amplitude e profundidade.

Com as ferramentas oferecidas por empresas especializadas como a Doxee, as empresas podem integrar todas as ferramentas qualificadas de certificação e autenticação, com aquelas relacionadas à preservação digital, até os departamentos de marketing e comunicação com o cliente. Dito de outra forma: você revoluciona os sistemas de CRM (Customer Relationship Management) no sentido digital e, como resultado, também tem um impacto extremamente positivo nos sistemas CCM (Customer Communication Management).

Esta é a verdadeira mudança de paradigma, a verdadeira mudança de mentalidade que toda empresa deve abraçar para melhor enfrentar os desafios do presente… e os do futuro!