Цифровое сохранение в новом регламенте eIDAS, что изменится?

Услуги электронной идентификации, аутентификации и доверия ( eIDAS ) — это европейский регламент 910/2014 для услуг электронной идентификации и доверия для электронных транзакций на внутреннем рынке ЕС. Это действительно важный документ, поскольку он обеспечивает общую нормативную базу для безопасного электронного взаимодействия между гражданами, предприятиями и государственными администрациями в Европейском Союзе . Кроме того, он касается безопасности, прозрачности и эффективности электронных услуг и транзакций электронного бизнеса и электронной коммерции.

Вопрос, как мы понимаем, деликатный, решающий и неизбежный. Таким образом, начиная с регламента eIDAS, создаются уникальные стандарты для всего: от электронных подписей , цифровых сертификатов , отметок времени и цифрового сохранения.

Конечная цель? Достичь амбициозной цели полной цифровизации отношений между гражданами, бизнесом и государственными администрациями не только в рамках отдельных государств, но и в более широкой экономической и социальной экосистеме Европейского Союза.

Обратите внимание: речь идет не просто о дематериализации , а оцифровке . Хорошо бы кратко остановиться на разнице между этими двумя понятиями в следующем разделе, потому что это необходимая предпосылка для темы цифрового хранения и новинок, внесенных новым регламентом eIDAS. Предварительный момент: разница между оцифровкой и дематериализацией

Оцифровка и дематериализация : эти два термина иногда используются как синонимы. Но это ошибка. На самом деле существуют решающие различия, которые также затрагивают юридический и доказательный уровень.

Поэтому давайте проясним ситуацию. Процессы дематериализации заменяют аналоговые документы их компьютеризированным аналогом: договор в формате PDF/A вместо бумажного; отчет о расходах, отсканированный и подписанный цифровой подписью в соответствии со стандартом, перед сохранением в электронном виде. Короче говоря, речь идет о замене бумаги битами.

Оцифровка , с другой стороны, идет дальше, поскольку включает процессы, предшествующие созданию тех же самых документов. Только за счет оцифровки процессов можно действительно повысить уровень эффективности и воспользоваться всеми преимуществами, которые приносят инновации. Таким образом, бумажные документы и аналоговые процессы могут быть полностью устранены, поскольку цифровые аналоги берут на себя

полную юридическую и доказательную ценность в связи с тем, что за их созданием, управлением и сохранением стоят структурированные, безопасные и надежные процессы. У оцифровки много преимуществ.

Время и деньги экономятся. Вы повышаете эффективность и гибкость поиска и обмена . Ошибки компиляции уменьшены. Исключаются риски потери и подделки. Безопасность повышена. И все это происходит одновременно, по замкнутому кругу. Но это еще не все. Цифровизация предлагает ряд возможностей, которые выходят за рамки простого исполнения: возможности, которые начинаются с электронной подачи документов, а затем положительно влияют на процессы CRM (управление взаимоотношениями с клиентами) и CCM (управление общением с клиентами).

Мы сосредоточимся на этих возможностях в заключительном разделе этого поста. Но теперь давайте сосредоточимся на том, что нового в отношении цифрового хранения в новом регламенте eIDAS . Новые изменения, которые еще не являются официальными, но которые мы можем видеть из черновиков, которые начали распространяться.

Новый регламент eIDAS: влияние на цифровое сохранение

3 июня 2021 г.: это дата, когда Европейская комиссия предложила внести изменения в регламент eIDAS через 7 лет после его первой публикации. Есть много предлагаемых изменений, но нас здесь интересуют те, которые связаны с цифровым сохранением. Об этом говорится в статьях 47 и 48 , тексты которых мы приводим полностью:

• Статья 47 :

Электронное хранилище : услуга, которая позволяет получать, хранить, удалять и передавать электронные данные или документы, чтобы обеспечить целостность, точность источника и юридические характеристики таких данных или документов в течение всего периода хранения.

• Статья 48 :

«Квалифицированная услуга электронного хранения» — услуга, соответствующая требованиям статьи 45g. А вот что гласит статья 45g , процитированная выше:

• Статья 45г :

Квалифицированная услуга электронного хранения документов может предоставляться только квалифицированным поставщиком доверительных услуг, который использует процедуры и технологии, способные продлить надежность электронного документа за пределы срока технологической годности.

В течение 12 месяцев после вступления в силу настоящего регламента Комиссия посредством исполнительных актов устанавливает номера ссылок стандартов, применимых к услугам электронного хранения. Эти исполнительные акты должны быть приняты в соответствии с процедурой рассмотрения, указанной в статье 48(2)». Отойдем от законодательного языка и попытаемся выделить решающие элементы, вытекающие из этих статей.

Во- первых, мы видим различие между услугами простой «электронной подачи» и «квалифицированной электронной подачи». Это различие очень похоже на различие между SERC (сертифицированная служба электронной доставки) и SERCQ (квалифицированная сертифицированная служба электронной доставки), на которой мы сосредоточились в нашем предыдущем посте.

В обоих этих случаях термин «квалифицированный» означает решающее различие с точки зрения гарантий и безопасности; следовательно, процедуры. В конкретном случае квалифицированного электронного хранилища есть важный отрывок, в котором прямо говорится, что вы должны использовать «квалифицированного поставщика надежных услуг». Короче говоря, открывается возможность того, что услуга цифрового хранения также станет квалифицированной услугой, как это уже имеет место в случае услуг SERCQ, а также услуг, связанных с электронными подписями.

В настоящее время это не так: архивирование, по крайней мере, в Европе, является гораздо менее регулируемой услугой, и пределы свободы действий для отдельных стран все еще очень широки. Но это еще не все; Итальянская ситуация с электронным хранением имеет особенности, о которых мы поговорим в следующем разделе.

Цифровая сохранность в Италии: как она вписывается в европейский ландшафт?

Начнем с детали, связанной с терминами. Имейте в виду, что это немаловажно: когда речь идет о такого рода правилах, терминология имеет решающее значение. В проекте регламента eIDAS упоминается «цифровое архивирование», которое отличается от итальянской концепции цифрового хранения .

В частности, определение электронного архивирования можно рассматривать как более широкое целое, содержащее подмножество цифрового хранения. Цифровая сохранность описывается на веб-сайте Agenzia per l'Italia Digitale как «деятельность по защите и сохранению архивов компьютеризированных документов и данных с течением времени». На этом же сайте также указано:

«Система сохранения, предусмотренная статьей 44 КАД, гарантирует подлинность, целостность, достоверность, читабельность и восстанавливаемость компьютерных документов. Агентство Digital Italy определяет оперативные методы осуществления деятельности по сохранению, а именно:

• природа и функция системы;
• организационные модели;
• роли и функции вовлеченных лиц;
• описание процесса консервации;
• профессиональные профили менеджеров, занятых в процессе сохранения».

В заключение следует затронуть еще один актуальный вопрос, который всегда касается одного и того же фронта. По состоянию на 1 января 2022 г. действуют «Методические указания по формированию, управлению и сохранению документов в ЭВМ» и «Положение о критериях оказания услуг по сохранению документов в ЭВМ». Это нормативные акты, оказывающие значительное влияние на процессы компаний, которые предоставляют услуги в первую очередь государственному управлению, но во вторую очередь также и частным лицам.

Мы изучили основные изменения, внесенные новыми правилами, в нашем официальном документе, а именно:

• цель и воздействие новых Руководящих принципов;
• новый набор обязательных минимальных метаданных;
• как изменения влияют на инфраструктуру системы цифрового хранения;
• внедрение сертификации процессов;
• сохранность налоговых и фискальных документов в свете новых Рекомендаций.

Обратите внимание на то, что сама Европейская комиссия отмечает во вступительном абзаце к новому регламенту eIDAS : «Эта структура также может открыть новые рыночные возможности для надежных поставщиков услуг в Союзе».

Возможности, которые применимы, тем более, к итальянскому контексту. И это касается не только поставщиков услуг, но и предприятий, которые пользуются этими услугами. На этом мы закроем пост.

Помимо соответствия требованиям — возможности зрелой цифровизации

Когда мы говорим о оцифровке, дематериализации и сохранении цифровых данных, мы должны помнить: это не просто требования, а возможности, которыми нужно воспользоваться . Особенно для предприятий. Конечно, есть большие преимущества с точки зрения безопасности, прозрачности, удобства, совместного использования, повышения эффективности, о которых мы уже говорили выше. Но настоящая цель, к которой нужно стремиться, — это цифровая зрелость ; речь идет об интеграции всех сторон, участвующих в дематериализации. Работа, которая действует вширь и вглубь.

С помощью инструментов, предлагаемых специализированными компаниями, такими как Doxee, компании могут интегрировать все квалифицированные инструменты сертификации и аутентификации, связанные с цифровым хранением, вплоть до отделов маркетинга и взаимодействия с клиентами. Другими словами: вы революционизируете системы CRM (управление взаимоотношениями с клиентами) в цифровом смысле, и в результате вы также оказываете чрезвычайно положительное влияние на системы CCM (управление общением с клиентами).

Это настоящая смена парадигмы, настоящая смена мышления, которую должен принять каждый бизнес, чтобы наилучшим образом справиться с вызовами настоящего… и будущего!