La conservation numérique dans le nouveau règlement eIDAS, qu'est-ce qui va changer ?

L'identification électronique, l'authentification et les services de confiance ( eIDAS ) est le règlement européen 910/2014 relatif à l'identification électronique et aux services de confiance pour les transactions électroniques sur le marché intérieur de l'UE. Il s'agit d'un document véritablement crucial car il fournit une base réglementaire commune pour des interactions électroniques sécurisées entre les citoyens, les entreprises et les administrations publiques de l'Union européenne . En outre, il traite de la sécurité, de la transparence et de l'efficacité des services électroniques et des transactions d'affaires et de commerce électroniques.

La question, nous le comprenons, est sensible, décisive et incontournable. À partir du règlement eIDAS, des normes uniques sont donc créées pour tout, depuis les signatures électroniques , les certificats numériques , les horodatages et la conservation numérique.

Le but ultime? Atteindre l'objectif ambitieux d' une numérisation complète des relations entre les citoyens, les entreprises et les administrations publiques non seulement au sein des États individuels, mais dans l'écosystème économique et social plus large de l'Union européenne.

Attention : il ne s'agit pas seulement de dématérialisation , mais de numérisation . Il est bon de s'attarder rapidement sur la différence entre ces deux concepts dans la section suivante, car c'est une prémisse indispensable au sujet de la conservation numérique et des nouveautés apportées par le nouveau règlement eIDAS. Un point préliminaire : la différence entre numérisation et dématérialisation

Numérisation et dématérialisation : ces deux termes sont parfois utilisés comme synonymes. Mais c'est une erreur. En fait, il existe des différences décisives qui affectent également le niveau juridique et probatoire.

Par conséquent, remettons les pendules à l'heure. Les processus de dématérialisation remplacent les documents analogiques par leur pendant informatisé : un contrat en PDF/A au lieu d'un papier ; une note de frais scannée et signée numériquement conformément à la norme, avant d'être stockée électroniquement. En bref, il s'agit de remplacer le papier par des bits.

La numérisation , en revanche, va plus loin en ce qu'elle concerne les processus en amont de la création de ces mêmes documents. Ce n'est que grâce à la numérisation des processus que l'on peut véritablement améliorer les niveaux d'efficacité et récolter tous les avantages que l' innovation apporte. De cette façon, les documents papier et les processus analogiques peuvent être complètement éliminés, car les homologues numériques prennent une

pleine valeur juridique et probante du fait que des processus structurés, sécurisés et fiables sont à l'origine de leur création, de leur gestion et de leur conservation. L es avantages de la numérisation sont nombreux.

Du temps et de l'argent sont économisés. Vous améliorez l'efficacité et la fluidité de la recherche et du partage . Les erreurs de compilation sont réduites. Les risques de perte et de falsification sont éliminés. La sécurité est augmentée. Et tout cela se passe simultanément, dans un cercle vertueux. Mais ce n'est pas encore tout. La numérisation offre un certain nombre d'opportunités qui vont au-delà de la simple réalisation : des opportunités qui commencent par le dépôt électronique et qui ont ensuite un impact positif sur les processus CRM (Customer Relationship Management) et CCM (Customer Communication Management).

Nous nous concentrerons sur ces opportunités dans la dernière section de cet article. Mais, maintenant, concentrons-nous sur les nouveautés concernant la conservation numérique dans le nouveau règlement eIDAS . De nouveaux changements qui ne sont pas encore officiels, mais que l'on peut voir dans les brouillons qui ont commencé à circuler.

Nouveau règlement eIDAS : impact sur la conservation numérique

3 juin 2021 : C'est la date à laquelle la Commission européenne a proposé des changements pour le règlement eIDAS , 7 ans après sa première publication. De nombreux changements sont proposés, mais ceux qui nous intéressent ici sont ceux liés à la préservation numérique. Il en est fait mention aux articles 47 et 48 , dont nous citons intégralement les textes :

• Article 47 :

Stockage électronique : un service qui permet la réception, le stockage, la suppression et la transmission de données ou de documents électroniques afin d'assurer l'intégrité, l'exactitude de la source et les caractéristiques juridiques de ces données ou documents pendant toute la durée de stockage.

• Article 48 :

« Service de stockage électronique qualifié » est un service qui répond aux exigences de l'article 45 octies. Et voici ce que stipule l'article 45g , cité ci-dessus :

• Article 45g :

Un service qualifié de stockage de documents électroniques ne peut être fourni que par un prestataire de services de confiance qualifié qui utilise des procédures et des technologies capables d'étendre la fiabilité du document électronique au-delà de la période de validité technologique.

Dans les douze mois suivant l'entrée en vigueur du présent règlement, la Commission, au moyen d'actes d'exécution, établit les numéros de référence des normes applicables aux services de stockage électronique. Ces actes d'exécution sont adoptés en conformité avec la procédure d'examen visée à l'article 48, paragraphe 2.» Sortons du langage législatif et essayons d'isoler les éléments décisifs qui ressortent de ces articles.

Premièrement, nous voyons une distinction entre les services de « dépôt électronique » simples et les services de « dépôt électronique qualifié ». Cette différenciation ressemble étroitement à celle entre SERC (Service de livraison électronique certifié) et SERCQ (Service de livraison électronique certifié qualifié), sur laquelle nous nous sommes concentrés dans notre article précédent.

Dans ces deux cas, le terme « qualifié » marque une différence décisive, en termes de garanties et de sécurité ; donc des procédures. Dans le cas particulier du stockage électronique qualifié, il existe un passage crucial qui précise explicitement qu'il faut faire appel à un « prestataire de services de confiance qualifié ». Bref, la voie est ouverte à la possibilité que le service de préservation numérique devienne aussi un service qualifié, comme c'est déjà le cas avec les services du SERCQ mais aussi ceux liés à la signature électronique.

Pour l'instant ce n'est pas le cas : l'archivage, du moins en Europe, est un service beaucoup moins réglementé et les marges d'appréciation des différents pays sont encore très larges. Mais ce n'est pas tout; la situation italienne en matière de stockage électronique présente des particularités, que nous aborderons dans la section suivante.

La conservation numérique en Italie : comment s'inscrit-elle dans le paysage européen ?

Commençons par un détail qui a à voir avec les termes. Attention, ceux-ci ne sont pas anodins : lorsqu'il s'agit de réglementations de ce type, la terminologie est déterminante. Le projet de règlement eIDAS fait référence à « l'archivage numérique », qui est un concept qui diffère du concept italien de conservation numérique .

En particulier, la définition de l'archivage électronique peut être considérée comme un ensemble plus large qui contient le sous-ensemble de la préservation numérique. La conservation numérique est décrite sur le site de l'Agenzia per l'Italia Digitale comme "l'activité de protection et de conservation des archives de documents et de données informatisés dans le temps". Le même site précise également :

« Le système de conservation, tel que prévu à l'article 44 du CAD, garantit l'authenticité, l'intégrité, la fiabilité, la lisibilité et la récupérabilité des documents informatiques. L'Agence Italie Numérique définit les modalités opérationnelles de réalisation de l'activité de conservation, à savoir :

• nature et fonction du système;
• modèles organisationnels;
• rôles et fonctions des personnes concernées;
• description du processus de conservation;
• profils professionnels des gestionnaires employés dans le processus de préservation.

En conclusion, une autre question d'actualité doit être soulevée, qui concerne toujours le même front. Depuis le 1er janvier 2022, les « Lignes directrices pour la formation, la gestion et la conservation des documents informatiques » et le « Règlement sur les critères de fourniture de services de conservation de documents informatiques ». Il s'agit de réglementations ayant un impact significatif sur les processus des entreprises qui fournissent des services principalement à l'administration publique, mais secondairement également aux particuliers.

Nous avons exploré les principaux changements introduits par la nouvelle réglementation dans notre livre blanc, notamment :

• l'objectif et les impacts des nouvelles lignes directrices ;
• le nouvel ensemble de métadonnées minimales obligatoires ;
• comment les changements affectent l'infrastructure du système de préservation numérique ;
• l'introduction de la certification des processus ;
• la conservation des documents fiscaux et fiscaux à la lumière des nouvelles lignes directrices.

Attention donc à ce que la Commission européenne elle-même note dans le paragraphe introductif du nouveau règlement eIDAS : « Ce cadre pourrait également ouvrir de nouvelles opportunités de marché pour les prestataires de services de confiance dans l'Union.

Des opportunités qui s'appliquent d'autant plus au contexte italien. Et cela ne concerne pas seulement les prestataires de services mais aussi les entreprises qui utilisent ces services. Nous fermons le post sur ce point.

Au-delà de la conformité – les opportunités d'une numérisation mature

Quand on parle de numérisation, de dématérialisation et de conservation numérique, il faut se rappeler : ce ne sont pas seulement des exigences, mais des opportunités à saisir . Surtout pour les entreprises. Bien sûr, il y a de grands avantages en termes de sécurité, de transparence, de commodité, de partage, d'efficacité accrue, dont nous avons déjà parlé plus haut. Mais le véritable objectif à viser est la maturité numérique ; qui consiste à intégrer toutes les parties impliquées dans la dématérialisation. Une œuvre qui opère en largeur et en profondeur.

Avec les outils proposés par des sociétés spécialisées telles que Doxee, les entreprises peuvent intégrer tous les outils de certification et d'authentification qualifiés, avec ceux liés à la préservation numérique, jusqu'aux services marketing et communication client. Autrement dit : vous révolutionnez les systèmes CRM (Customer Relationship Management) au sens numérique, et par conséquent, vous avez également un impact extrêmement positif sur les systèmes CCM (Customer Communication Management).

C'est le vrai changement de paradigme, le vrai changement d'état d'esprit que toute entreprise doit adopter pour relever au mieux les défis du présent… et ceux de demain !