Conservarea digitală în noul regulament eIDAS, ce se va schimba?

Serviciile electronice de identificare, autentificare și încredere ( eIDAS ) este Regulamentul european 910/2014 pentru identificarea electronică și serviciile de încredere pentru tranzacțiile electronice pe piața internă a UE. Acesta este un document cu adevărat crucial, deoarece oferă o bază de reglementare comună pentru interacțiunile electronice sigure între cetățeni, întreprinderi și administrațiile publice din Uniunea Europeană . În plus, se ocupă de securitatea, transparența și eficacitatea serviciilor electronice și a tranzacțiilor e-business și e-commerce.

Problema, după cum înțelegem, este sensibilă, decisivă și inevitabilă. Prin urmare, începând cu regulamentul eIDAS, sunt create standarde unice pentru orice, de la semnături electronice , certificate digitale , mărci de timp și conservare digitală.

Scopul final? Pentru a atinge obiectivul ambițios de digitalizare completă a relațiilor dintre cetățeni, întreprinderi și administrații publice nu numai în cadrul statelor individuale, ci și în ecosistemul economic și social mai larg al Uniunii Europene.

Vă rugăm să rețineți: nu este vorba doar de dematerializare , ci de digitalizare . Este bine să ne oprim repede asupra diferenței dintre aceste două concepte în secțiunea următoare, pentru că este o premisă indispensabilă subiectului conservării digitale și noutățile aduse de noul regulament eIDAS. Un punct preliminar: diferența dintre digitizare și dematerializare

Digitalizare și dematerializare : acești doi termeni sunt uneori folosiți sinonim. Dar aceasta este o greșeală. De fapt, există diferențe decisive care afectează și nivelul juridic și probatoriu.

Prin urmare, să clarificăm recordul. Procesele de dematerializare înlocuiesc documentele analogice cu omologul lor computerizat: un contract în PDF/A în loc de unul pe hârtie; un raport de cheltuieli scanat și semnat digital în conformitate cu standardul, înainte de a fi stocat electronic. Pe scurt, este vorba despre înlocuirea hârtiei cu bucăți.

Digitizarea , pe de altă parte, merge mai departe prin faptul că implică procesele din amonte de crearea acestor documente. Doar prin digitalizarea proceselor se poate îmbunătăți cu adevărat nivelurile de eficiență și se poate culege toate beneficiile pe care le aduce inovația. În acest fel, documentele pe hârtie și procesele analogice pot fi complet eliminate, deoarece omologii digitale preiau a

valoare juridică și probatorie deplină datorită faptului că în spatele creării, gestionării și păstrării acestora se află procese structurate, sigure și de încredere. Există multe beneficii ale digitalizării.

Se economisesc timp și bani. Îmbunătățiți eficiența și fluiditatea căutării și partajării . Erorile de compilare sunt reduse. Riscurile de pierdere și manipulare sunt eliminate. Securitatea este crescută. Și toate acestea se întâmplă simultan, într-un cerc virtuos. Dar asta nu este tot. Digitalizarea oferă o serie de oportunități care depășesc simpla îndeplinire: oportunități care încep cu depunerea electronică și apoi au un impact pozitiv asupra proceselor CRM (Customer Relationship Management) și CCM (Customer Communication Management).

Ne vom concentra asupra acestor oportunități în secțiunea finală a acestei postări. Dar, acum, să ne concentrăm pe ceea ce este nou în ceea ce privește conservarea digitală în noul regulament eIDAS . Noi modificări care încă nu sunt oficiale, dar pe care le vedem din proiectele care au început să circule.

Noua reglementare eIDAS: Impactul asupra conservării digitale

3 iunie 2021: Aceasta este data la care Comisia Europeană a propus modificări pentru regulamentul eIDAS , la 7 ani după ce a fost publicat pentru prima dată. Sunt multe modificări propuse, dar cele care ne interesează aici sunt cele legate de conservarea digitală. La aceasta se face referire la articolele 47 și 48 , ale căror texte le cităm integral:

• Articolul 47 :

Stocare electronică : un serviciu care permite primirea, stocarea, ștergerea și transmiterea datelor sau documentelor electronice pentru a asigura integritatea, acuratețea sursei și caracteristicile legale ale acestor date sau documente pe toată perioada de stocare.

• Articolul 48 :

„Serviciul de stocare electronică calificat” este un serviciu care îndeplinește cerințele articolului 45g. Și iată ce prevede articolul 45g , citat mai sus:

• Articolul 45g :

Un serviciu calificat de stocare a documentelor electronice poate fi furnizat numai de un furnizor de servicii de încredere calificat care utilizează proceduri și tehnologii capabile să extindă fiabilitatea documentului electronic dincolo de perioada de valabilitate tehnologică.

În termen de 12 luni de la intrarea în vigoare a prezentului regulament, Comisia, prin acte de punere în aplicare, stabilește numerele de referință ale standardelor aplicabile serviciilor de stocare electronică. Aceste acte de punere în aplicare se adoptă în conformitate cu procedura de examinare menționată la articolul 48 alineatul (2).” Să ieșim din limbajul legislativ și să încercăm să izolăm elementele decisive care reies din aceste articole.

În primul rând, vedem o distincție între serviciile simple de „depunere electronică” și servicii de „depunere electronică calificată”. Această diferențiere seamănă foarte mult cu cea dintre SERC (Serviciul de livrare electronică certificată) și SERCQ (Serviciul de livrare electronică certificată calificată), pe care ne-am concentrat în postarea noastră anterioară.

În ambele cazuri, termenul „calificat” marchează o diferență decisivă, în ceea ce privește garanțiile și securitatea; prin urmare, proceduri. În cazul specific al stocării electronice calificate, există un pasaj crucial care afirmă în mod explicit că trebuie să utilizați un „furnizor de servicii de încredere calificat”. Pe scurt, calea este deschisă pentru posibilitatea ca și serviciul de conservare digitală să devină un serviciu calificat, așa cum este deja cazul serviciilor SERCQ dar și celor legate de semnăturile electronice.

Momentan nu este cazul: arhivarea, cel puțin în Europa, este un serviciu mult mai puțin reglementat, iar marjele de discreție pentru fiecare țară sunt încă foarte largi. Dar asta nu este tot; situația italiană în ceea ce privește stocarea electronică are particularități, despre care vom discuta în secțiunea următoare.

Conservarea digitală în Italia: cum se încadrează ea în peisajul european?

Să începem cu un detaliu care are legătură cu termenii. Atentie, acestea nu sunt nesemnificative: atunci cand sunt in joc astfel de reglementari, terminologia este decisiva. Proiectul de regulament eIDAS se referă la „arhivarea digitală”, care este un concept care diferă de conceptul italian de conservare digitală .

În special, definiția arhivării electronice poate fi văzută ca un întreg mai larg care conține subsetul de conservare digitală. Conservarea digitală este descrisă pe site-ul Agenzia per l'Italia Digitale ca fiind „activitatea de protejare și conservare a arhivelor de documente și date computerizate în timp”. Același site mai spune:

„Sistemul de conservare, astfel cum este prevăzut la articolul 44 din CAD, garantează autenticitatea, integritatea, fiabilitatea, lizibilitatea și recuperabilitatea documentelor informatice. Agenția Digital Italia definește metodele operaționale de desfășurare a activității de conservare și anume:

• natura și funcția sistemului;
• modele organizatorice;
• rolurile și funcțiile celor implicați;
• descrierea procesului de conservare;
• profilurile profesionale ale managerilor angajați în procesul de conservare.”

În concluzie, ar trebui scoasă la iveală o altă problemă de actualitate, care privește întotdeauna același front. Începând cu 1 ianuarie 2022, „Orientările pentru formarea, gestionarea și conservarea documentelor informatice” și „Regulamentele privind criteriile pentru furnizarea serviciilor de conservare a documentelor informatice”. Sunt reglementări cu impact semnificativ asupra proceselor companiilor care prestează servicii în primul rând administrației publice, dar în al doilea rând și persoanelor fizice.

Am explorat principalele modificări introduse de noile reglementări în cartea noastră albă, în special:

• scopul și impactul noilor orientări;
• noul set de metadate minime obligatorii;
• modul în care schimbările afectează infrastructura sistemului de conservare digitală;
• introducerea certificării procesului;
• conservarea documentelor fiscale și fiscale în lumina noilor Orientări.

Atenție, așadar, la ceea ce însăși Comisia Europeană notează în paragraful introductiv la noul regulament eIDAS : „Acest cadru ar putea deschide, de asemenea, noi oportunități de piață pentru furnizorii de servicii de încredere din Uniune”.

Oportunități care se aplică, cu atât mai mult, contextului italian. Și nu se referă doar la furnizorii de servicii, ci și la companiile care folosesc aceste servicii. Vom închide postarea în acest punct.

Dincolo de conformitate – oportunitățile unei digitalizări mature

Când vorbim despre digitizare, dematerializare și conservare digitală, trebuie să ne amintim: acestea nu sunt doar cerințe, ci oportunități de profitat . Mai ales pentru afaceri. Desigur, există mari avantaje în ceea ce privește securitatea, transparența, comoditatea, partajarea, eficiența sporită, despre care am discutat deja mai sus. Dar obiectivul real pe care trebuie să-l urmărim este maturitatea digitală ; care este despre integrarea tuturor părților implicate în dematerializare. O lucrare care operează în amploare și profunzime.

Cu instrumentele oferite de companii specializate precum Doxee, companiile pot integra toate instrumentele de certificare și autentificare calificate, cu cele legate de conservarea digitală, până la departamentele de marketing și comunicare cu clienții. Altfel spus: revoluționezi sistemele CRM (Customer Relationship Management) în sens digital și, ca urmare, ai și un impact extrem de pozitiv asupra sistemelor CCM (Customer Communication Management).

Aceasta este adevărata schimbare de paradigmă, adevărata schimbare a mentalității pe care trebuie să o îmbrățișeze fiecare afacere pentru a răspunde cel mai bine provocărilor prezentului... și celor ale viitorului!