eIDASの新規制でデジタル保存、何が変わる？
公開: 2022-12-15Electronic IDentification, Authentication, and trust Services ( eIDAS ) は、EU 域内市場での電子取引の電子 ID および信頼サービスに関する欧州規則 910/2014 です。 これは、欧州連合の市民、企業、および行政機関の間の安全な電子的やり取りのための共通の規制基盤を提供するため、非常に重要な文書です。 さらに、電子サービスと電子商取引および電子商取引のセキュリティ、透明性、有効性を扱います。
私たちが理解しているように、この問題はデリケートで、決定的で、避けられないものです。 そのため、eIDAS 規制を皮切りに、電子署名、デジタル証明書、タイムスタンプ、デジタル保存など、あらゆるものに対して独自の標準が作成されています。
究極の目標？ 個々の州内だけでなく、欧州連合のより広範な経済的および社会的エコシステムにおいて、市民、企業、行政の間の関係を完全にデジタル化するという野心的な目標を達成すること。
注意: これは単なる非物質化ではなく、デジタル化です。 次のセクションでは、これら 2 つの概念の違いについて簡単に説明します。これは、デジタル保存のトピックと、新しい eIDAS 規則によってもたらされる目新しさの不可欠な前提であるためです。 予備的なポイント：デジタル化と非物質化の違い
デジタル化と非物質化: この 2 つの用語は同義語として使用されることがあります。 しかし、これは間違いです。 実際、法的および証拠レベルにも影響を与える決定的な違いがあります。
したがって、記録をまっすぐに設定しましょう。 非電子化プロセスは、アナログ文書をコンピューター化された文書に置き換えます。紙の文書ではなく PDF/A の契約書です。 電子的に保存される前に、標準に従ってスキャンされ、デジタル署名された経費報告書。 つまり、紙をビットに置き換えるということです。
一方、デジタル化は、これらの同じ文書の作成よりも上流のプロセスを含むという点でさらに進んでいます。 効率レベルを真に向上させ、イノベーションがもたらすすべてのメリットを享受できるのは、プロセスのデジタル化のみです。 このようにして、紙のドキュメントとアナログ プロセスを完全に排除することができます。
構造化された安全で信頼できるプロセスが作成、管理、保存の背後にあるという事実により、完全な法的および証拠的価値があります。 デジタル化には多くのメリットがあります。
時間とお金が節約されます。 検索と共有の効率と流動性が向上します。 コンパイル エラーが減少します。 紛失や改ざんのリスクがなくなります。 セキュリティが強化されます。 そして、これらすべてが好循環の中で同時に起こります。 しかし、それだけではありません。 デジタル化は、単純なフルフィルメントを超える多くの機会を提供します。機会は、電子ファイリングから始まり、 CRM (顧客関係管理) およびCCM (顧客コミュニケーション管理) プロセスにプラスの影響を与えます。
この投稿の最後のセクションで、これらの機会に焦点を当てます。 しかし、ここでは、新しいeIDAS 規則におけるデジタル保存に関する新しい点に焦点を当てましょう。 まだ正式なものではないが、流通し始めた草案からわかる新しい変更。
新しい eIDAS 規制: デジタル保存への影響
2021 年 6 月 3 日:これは、欧州委員会が eIDAS 規則の変更を提案した日であり、最初に公開されてから 7 年後です。 多くの変更案がありますが、ここで関心があるのはデジタル保存に関連するものです。 これは第 47 条と第 48 条で言及されており、その全文を引用します。
- 第47条：
電子ストレージ: 電子データまたは文書の完全性、ソースの正確性、および法的特性を保管期間全体にわたって保証するために、電子データまたは文書の受信、保管、削除、および送信を可能にするサービス。
- 第48条：
「適格電子ストレージ サービス」は、第 45g 条の要件を満たすサービスです。 そして、上で引用した第 45g 条には次のように記載されています。
- 第45g条：
適格な電子文書保管サービスは、技術的有効期間を超えて電子文書の信頼性を拡張できる手順と技術を使用する、適格なトラスト サービス プロバイダーによってのみ提供されます。
この規則の発効後 12 か月以内に、欧州委員会は、実施行為により、電子ストレージ サービスに適用される標準の参照番号を確立するものとします。 これらの実施行為は、第 48 条(2)で言及されている審査手順に従って採択されるものとする。」 立法の文言から離れて、これらの条項から現れる決定的な要素を分離しようとしましょう。
まず、単純な「電子出願」サービスと「適格電子出願」サービスの違いを確認します。 この違いは、前回の記事で取り上げたSERC (Certified Electronic Delivery Service) とSERCQ (Qualified Certified Electronic Delivery Service) の違いとよく似ています。
どちらの場合も、 「資格のある」という用語は、保証とセキュリティの点で決定的な違いを示しています。 したがって、手順。 適格な電子ストレージの特定のケースでは、「適格な信頼サービスプロバイダー」を使用する必要があることを明示的に述べている重要な一節があります。 つまり、SERCQ サービスだけでなく、電子署名に関連するサービスの場合と同様に、デジタル保存サービスも適格なサービスになる可能性への道が開かれています。
現時点ではそうではありません。少なくともヨーロッパでは、アーカイブは規制の緩いサービスであり、各国の裁量の範囲は依然として非常に広いです。 しかしそれだけではありません。 電子ストレージに関するイタリアの状況には特徴があります。これについては、次のセクションで説明します。
イタリアのデジタル保存: ヨーロッパの風景にどのように適合しますか?
用語に関係する詳細から始めましょう。 これらは取るに足らないものではないことに注意してください。これらの種類の規制が危機に瀕している場合、用語は決定的です。 eIDAS の規制草案は「デジタル アーカイブ」に言及しており、これはイタリアのデジタル保存の概念とは異なる概念です。
特に、電子アーカイブの定義は、デジタル保存のサブセットを含むより大きな全体として見ることができます。 デジタル保存は、Agenzia per l'Italia Digitale の Web サイトで、「コンピュータ化されたドキュメントとデータのアーカイブを長期にわたって保護および保存する活動」と説明されています。 同サイトには次のようにも記載されています。
「CAD の第 44 条に規定されている保存システムは、コンピュータ ドキュメントの真正性、完全性、信頼性、読みやすさ、および検索可能性を保証します。 Digital Italy Agency は、保存活動を実行するための運用方法を定義しています。
- システムの性質と機能;
- 組織モデル;
- 関係者の役割と機能。
- 保存プロセスの説明;
- 保存プロセスで採用されたマネージャーの専門的なプロファイル。
結論として、常に同じ前線に関係する別の話題の問題を提起する必要があります。 2022 年 1 月 1 日現在、 「コンピュータ文書の作成、管理および保存に関するガイドライン」および「コンピュータ文書保存サービスの提供基準に関する規則」。 これらは、主に行政にサービスを提供する企業のプロセスに大きな影響を与える規制ですが、二次的には個人にも影響を与えます。
ホワイトペーパーでは、新しい規制によって導入された主な変更点について説明しました。具体的には次のとおりです。
- 新しいガイドラインの目的と影響。
- 必須の最小限のメタデータの新しいセット。
- 変更がデジタル保存システム インフラストラクチャに与える影響。
- プロセス認証の導入;
- 新しいガイドラインに照らした税務および会計文書の保存。
したがって、欧州委員会自体が新しいeIDAS 規則の導入段落で指摘していることに注意してください。
イタリアの文脈に当てはまる機会はなおさらです。 また、サービス プロバイダーだけでなく、これらのサービスを利用する企業にも関係があります。 以上で投稿を締め切らせていただきます。
コンプライアンスを超えて – 成熟したデジタル化の機会
デジタル化、非物質化、およびデジタル保存について話すとき、覚えておく必要があります。これらは単なる要件ではなく、つかむ機会です。 特に企業向け。 もちろん、セキュリティ、透明性、利便性、共有、効率の向上という点で大きな利点があります。これについては、既に説明しました。 しかし、目指すべき真の目標はデジタル成熟度です。 これは、非物質化に関与するすべての側面を統合することです。 幅と深さを兼ね備えた作品。
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