الحفظ الرقمي في لائحة eIDAS الجديدة ، ما الذي سيتغير؟

خدمات تحديد الهوية الإلكترونية والمصادقة والثقة ( eIDAS ) هي اللائحة الأوروبية 910/2014 لخدمات التعريف الإلكتروني والثقة للمعاملات الإلكترونية في السوق الداخلية للاتحاد الأوروبي. هذه وثيقة مهمة حقًا لأنها توفر أساسًا تنظيميًا مشتركًا للتفاعلات الإلكترونية الآمنة بين المواطنين والشركات والإدارات العامة في الاتحاد الأوروبي . بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يتعامل مع الأمن والشفافية وفعالية الخدمات الإلكترونية والأعمال التجارية الإلكترونية ومعاملات التجارة الإلكترونية.

القضية كما نفهمها حساسة وحاسمة ولا مفر منها. بدءًا من لائحة eIDAS ، يتم إنشاء معايير فريدة لكل شيء بدءًا من التوقيعات الإلكترونية والشهادات الرقمية والطوابع الزمنية والحفظ الرقمي.

الهدف الرئيسي؟ للوصول إلى الهدف الطموح المتمثل في الرقمنة الكاملة للعلاقات بين المواطنين والشركات والإدارات العامة ، ليس فقط داخل الدول الفردية ، ولكن في النظام البيئي الاقتصادي والاجتماعي الأوسع للاتحاد الأوروبي.

يرجى ملاحظة: هذا لا يتعلق فقط بإزالة الطابع المادي ، ولكن الرقمنة . من الجيد الإسهاب سريعًا في الاختلاف بين هذين المفهومين في القسم التالي ، لأنه مقدمة لا غنى عنها لموضوع الحفظ الرقمي والمستجدات التي جلبتها لائحة eIDAS الجديدة. نقطة أولية: الفرق بين الرقمنة وإلغاء الطابع المادي

الرقمنة وإلغاء الطابع المادي : يستخدم هذان المصطلحان أحيانًا بشكل مترادف. ولكن هذا خطأ. في الواقع ، هناك اختلافات حاسمة تؤثر أيضًا على المستوى القانوني ومستوى الأدلة.

لذلك ، دعونا نضع الأمور في نصابها. تحل عمليات إزالة الطابع المادي محل المستندات التناظرية مع نظيرتها المحوسبة: عقد بتنسيق PDF / A بدلاً من عقد ورقي ؛ تقرير مصروف تم مسحه ضوئيًا وتوقيعه رقميًا وفقًا للمعيار ، قبل تخزينه إلكترونيًا. باختصار ، يتعلق الأمر باستبدال الورق بالقطع.

من ناحية أخرى ، تذهب الرقمنة إلى أبعد من ذلك من حيث أنها تتضمن العمليات السابقة لإنشاء هذه المستندات نفسها. فقط من خلال رقمنة العمليات يمكن للمرء تحسين مستويات الكفاءة وجني جميع الفوائد التي يجلبها الابتكار. بهذه الطريقة ، يمكن التخلص تمامًا من المستندات الورقية والعمليات التناظرية ، حيث يتولى النظراء الرقميون

القيمة القانونية والاستدلالية الكاملة بسبب حقيقة أن العمليات المنظمة والآمنة والموثوقة هي وراء إنشائها وإدارتها والحفاظ عليها. هناك فوائد عديدة للرقمنة.

يتم توفير الوقت والمال. يمكنك تحسين كفاءة وسيولة البحث والمشاركة . يتم تقليل أخطاء التجميع. يتم التخلص من مخاطر الخسارة والعبث. يتم زيادة الأمن. وكل هذا يحدث في وقت واحد ، في دائرة فاضلة. لكن هذا ليس كل شيء. تقدم الرقمنة عددًا من الفرص التي تتجاوز مجرد الإنجاز: الفرص التي تبدأ بالتسجيل الإلكتروني ثم تؤثر بشكل إيجابي على عمليات CRM (إدارة علاقات العملاء) و CCM (إدارة اتصالات العملاء).

سنركز على هذه الفرص في القسم الأخير من هذا المنشور. ولكن ، الآن ، دعنا نركز على الجديد فيما يتعلق بالحفظ الرقمي في لائحة eIDAS الجديدة. تغييرات جديدة ليست رسمية بعد ، ولكن يمكننا رؤيتها من المسودات التي بدأ تداولها.

لائحة eIDAS الجديدة: التأثير على الحفظ الرقمي

3 يونيو 2021: هذا هو التاريخ الذي اقترحت فيه المفوضية الأوروبية تغييرات على لائحة eIDAS ، بعد 7 سنوات من نشرها لأول مرة. هناك العديد من التغييرات المقترحة ، لكن التغييرات التي نهتم بها هنا هي تلك المتعلقة بالحفظ الرقمي. وهذا مشار إليه في المادتين 47 و 48 اللتين ننقل نصوصهما بالكامل:

• مادة 47

التخزين الإلكتروني : خدمة تتيح استلام وتخزين وحذف ونقل البيانات أو المستندات الإلكترونية من أجل ضمان سلامة ودقة المصدر والخصائص القانونية لهذه البيانات أو المستندات طوال فترة التخزين.

• مادة 48

"خدمة التخزين الإلكترونية المؤهلة" هي خدمة تلبي متطلبات المادة 45 ز. وهذا ما تنص عليه المادة 45 ز المذكورة أعلاه:

• المادة 45 ز :

لا يجوز تقديم خدمة تخزين المستندات الإلكترونية المؤهلة إلا من قبل مزود خدمة ثقة مؤهل يستخدم إجراءات وتقنيات قادرة على توسيع موثوقية المستند الإلكتروني إلى ما بعد فترة الصلاحية التكنولوجية.

في غضون 12 شهرًا بعد دخول هذه اللائحة حيز التنفيذ ، يتعين على المفوضية ، عن طريق تنفيذ الإجراءات ، تحديد الأرقام المرجعية للمعايير المطبقة على خدمات التخزين الإلكترونية. يتم اعتماد إجراءات التنفيذ هذه وفقًا لإجراءات الفحص المشار إليها في المادة 48 (2) ". دعونا نخرج من اللغة التشريعية ونحاول عزل العناصر الحاسمة التي تنبثق عن هذه المواد.

أولاً ، نرى تمييزًا بين خدمات "الإيداع الإلكتروني" و "الإيداع الإلكتروني المؤهل". يشبه هذا التمايز إلى حد كبير ذلك بين SERC (خدمة التسليم الإلكتروني المعتمدة) و SERCQ (خدمة التسليم الإلكتروني المعتمدة المؤهلة) ، والتي ركزنا عليها في مقالنا السابق.

في كلتا الحالتين ، يمثل مصطلح "مؤهل" فرقًا حاسمًا ، من حيث الضمانات والأمن ؛ ومن ثم ، الإجراءات. في الحالة المحددة للتخزين الإلكتروني المؤهل ، هناك فقرة مهمة تنص صراحةً على أنه يجب عليك استخدام "مزود خدمة ثقة مؤهل". باختصار ، المسار مفتوح لاحتمال أن تصبح خدمة الحفظ الرقمي أيضًا خدمة مؤهلة ، كما هو الحال بالفعل مع خدمات SERCQ ولكن أيضًا لتلك المتعلقة بالتوقيعات الإلكترونية.

في الوقت الحالي ، ليس هذا هو الحال: الأرشفة ، على الأقل في أوروبا ، خدمة أقل تنظيماً بكثير ، كما أن هوامش حرية التصرف للبلدان الفردية لا تزال واسعة للغاية. ولكن هذا ليس كل شيء؛ الوضع الإيطالي فيما يتعلق بالتخزين الإلكتروني له خصائص مميزة ، والتي سنناقشها في القسم التالي.

الحفظ الرقمي في إيطاليا: كيف يتناسب مع المشهد الأوروبي؟

لنبدأ بالتفصيل الذي يتعلق بالمصطلحات. ضع في اعتبارك أن هذه ليست تافهة: عندما تكون هذه الأنواع من اللوائح على المحك ، فإن المصطلحات تكون حاسمة. تشير مسودة لائحة eIDAS إلى "الأرشفة الرقمية" ، وهو مفهوم يختلف عن المفهوم الإيطالي للحفظ الرقمي .

على وجه الخصوص ، يمكن اعتبار تعريف الأرشفة الإلكترونية ككل أكبر يحتوي على مجموعة فرعية من الحفظ الرقمي. تم وصف الحفظ الرقمي على موقع Agenzia per l'Italia Digitale على أنه "نشاط لحماية وحفظ أرشيفات المستندات والبيانات المحوسبة بمرور الوقت." يذكر الموقع نفسه أيضًا:

يضمن نظام الحفظ ، كما هو منصوص عليه في المادة 44 من قانون CAD ، مصداقية مستندات الكمبيوتر وسلامتها وموثوقيتها وإمكانية قراءتها واسترجاعها. تحدد وكالة Digital Italy الأساليب التشغيلية لتنفيذ نشاط الحفظ ، وهي:

• طبيعة ووظيفة النظام ؛
• النماذج التنظيمية
• أدوار ووظائف المشاركين ؛
• وصف عملية الحفظ ؛
• الملفات المهنية للمديرين العاملين في عملية الحفظ ".

في الختام ، لا بد من طرح قضية أخرى تهم نفس الجبهة دائمًا. اعتبارًا من 1 يناير 2022 ، "المبادئ التوجيهية لتكوين وإدارة وحفظ مستندات الكمبيوتر" و "اللوائح الخاصة بمعايير توفير خدمات حفظ مستندات الكمبيوتر". هذه لوائح لها تأثير كبير على عمليات الشركات التي تقدم الخدمات في المقام الأول للإدارة العامة ، ولكن بشكل ثانوي للأفراد أيضًا.

لقد استكشفنا التغييرات الرئيسية التي أدخلتها اللوائح الجديدة في ورقتنا البيضاء ، على وجه التحديد:

• الغرض من المبادئ التوجيهية الجديدة وآثارها ؛
• المجموعة الجديدة من البيانات الوصفية الدنيا الإلزامية ؛
• كيف تؤثر التغييرات على البنية التحتية لنظام الحفظ الرقمي ؛
• إدخال شهادة العملية ؛
• الحفاظ على المستندات الضريبية والمالية في ضوء الإرشادات الجديدة.

انتبه ، إذن ، إلى ما تلاحظه المفوضية الأوروبية نفسها في الفقرة التمهيدية للائحة eIDAS الجديدة: "يمكن أن يفتح إطار العمل هذا أيضًا فرصًا جديدة في السوق لمقدمي الخدمات الموثوق بهم في الاتحاد".

الفرص التي تنطبق ، بشكل خاص ، على السياق الإيطالي. ولا يقتصر الأمر على مزودي الخدمة فحسب ، بل يشمل أيضًا الشركات التي تستفيد من هذه الخدمات. سنغلق المنشور في هذه النقطة.

ما وراء الامتثال - فرص الرقمنة الناضجة

عندما نتحدث عن الرقمنة ، وإلغاء الطابع المادي ، والحفظ الرقمي ، علينا أن نتذكر: هذه ليست مجرد متطلبات ، بل فرص يجب اغتنامها . خاصة للشركات. بالطبع ، هناك مزايا كبيرة من حيث الأمان والشفافية والراحة والمشاركة وزيادة الكفاءة ، والتي ناقشناها بالفعل أعلاه. لكن الهدف الحقيقي هو النضج الرقمي . الذي يتعلق بدمج جميع الأطراف التي تشارك في إزالة الطابع المادي. عمل يعمل في الاتساع والعمق.

من خلال الأدوات التي تقدمها الشركات المتخصصة مثل Doxee ، يمكن للشركات دمج جميع أدوات التصديق والمصادقة المؤهلة ، مع تلك المتعلقة بالحفظ الرقمي ، وصولاً إلى أقسام التسويق والتواصل مع العملاء. بعبارة أخرى: أنت تحدث ثورة في أنظمة CRM (إدارة علاقات العملاء) بالمعنى الرقمي ، ونتيجة لذلك ، يكون لديك أيضًا تأثير إيجابي للغاية على أنظمة CCM (إدارة اتصالات العملاء).

هذا هو التحول الحقيقي في النموذج ، التغيير الحقيقي للعقلية التي يجب على كل شركة تبنيها لمواجهة تحديات الحاضر ... وتحديات المستقبل على أفضل وجه!