Conservazione digitale nel nuovo regolamento eIDAS, cosa cambierà?

Electronic IDentification, Authentication, and trust Services ( eIDAS ) è il regolamento europeo 910/2014 per l'identificazione elettronica e i servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno dell'UE. Si tratta di un documento davvero cruciale perché fornisce una base normativa comune per interazioni elettroniche sicure tra cittadini, imprese e pubbliche amministrazioni nell'Unione europea . Inoltre, si occupa della sicurezza, della trasparenza e dell'efficacia dei servizi elettronici e delle transazioni di e-business e di e-commerce.

La questione, come si capisce, è delicata, decisiva e inevitabile. A partire dal regolamento eIDAS, quindi, si stanno creando standard univoci per tutto, dalle firme elettroniche , ai certificati digitali , alle marche temporali e alla conservazione digitale.

Lo scopo finale? Raggiungere l'ambizioso obiettivo della completa digitalizzazione delle relazioni tra cittadini, imprese e pubbliche amministrazioni non solo all'interno dei singoli Stati, ma nel più ampio ecosistema economico e sociale dell'Unione Europea.

Attenzione: non si tratta solo di dematerializzazione , ma di digitalizzazione . Sulla differenza tra questi due concetti è bene soffermarsi velocemente nella prossima sezione, perché è una premessa indispensabile al tema della conservazione digitale e alle novità portate dal nuovo regolamento eIDAS. Una premessa: la differenza tra digitalizzazione e dematerializzazione

Digitalizzazione e dematerializzazione : questi due termini sono talvolta usati come sinonimi. Ma questo è un errore. Vi sono, infatti, differenze decisive che incidono anche sul piano giuridico e probatorio.

Pertanto, mettiamo le cose in chiaro. I processi di dematerializzazione sostituiscono i documenti analogici con la loro controparte informatica: un contratto in PDF/A anziché cartaceo; una nota spese scansionata e firmata digitalmente secondo lo standard, prima di essere archiviata elettronicamente. In breve, si tratta di sostituire la carta con i bit.

La digitalizzazione , invece, va oltre in quanto coinvolge i processi a monte della creazione di questi stessi documenti. Solo attraverso la digitalizzazione dei processi si possono davvero migliorare i livelli di efficienza e raccogliere tutti i benefici che l' innovazione porta. In questo modo si possono eliminare completamente i documenti cartacei e le lavorazioni analogiche, mentre le controparti digitali assumono un ruolo di

pieno valore legale e probatorio dovuto al fatto che processi strutturati, sicuri e affidabili sono alla base della loro creazione, gestione e conservazione. Ci sono molti vantaggi della digitalizzazione.

Si risparmia tempo e denaro. Migliori l'efficienza e la fluidità della ricerca e della condivisione . Gli errori di compilazione sono ridotti. I rischi di smarrimento e manomissione sono eliminati. La sicurezza è aumentata. E tutto questo avviene contemporaneamente, in un circolo virtuoso. Ma non è ancora tutto. La digitalizzazione offre una serie di opportunità che vanno oltre il semplice adempimento: opportunità che iniziano con l'archiviazione elettronica e poi impattano positivamente sui processi CRM (Customer Relationship Management) e CCM (Customer Communication Management).

Ci concentreremo su queste opportunità nella sezione finale di questo post. Ma, ora, concentriamoci sulle novità in materia di conservazione digitale nel nuovo regolamento eIDAS . Nuove modifiche non ancora ufficiali, ma che possiamo vedere dalle bozze che hanno cominciato a circolare.

Nuovo regolamento eIDAS: impatto sulla conservazione digitale

3 giugno 2021: questa è la data in cui la Commissione europea ha proposto modifiche al regolamento eIDAS , 7 anni dopo la sua prima pubblicazione. Ci sono molte modifiche proposte, ma quelle che ci interessano qui sono quelle relative alla conservazione digitale. A ciò si fa riferimento negli articoli 47 e 48 , i cui testi riportiamo integralmente:

• Articolo 47 :

Conservazione elettronica : servizio che consente la ricezione, la conservazione, la cancellazione e la trasmissione di dati o documenti elettronici al fine di garantire l'integrità, l'accuratezza della fonte e le caratteristiche legali di tali dati o documenti durante il periodo di conservazione.

• Articolo 48 :

Il “Servizio di conservazione elettronica qualificato” è un servizio che soddisfa i requisiti di cui all'articolo 45 octies. Ed ecco cosa afferma l' articolo 45g , citato sopra:

• Articolo 45 octies :

Un servizio qualificato di conservazione dei documenti elettronici può essere fornito solo da un prestatore di servizi fiduciari qualificato che utilizza procedure e tecnologie in grado di estendere l'affidabilità del documento informatico oltre il periodo di validità tecnologica.

Entro 12 mesi dall'entrata in vigore del presente regolamento, la Commissione, mediante atti di esecuzione, stabilisce i numeri di riferimento delle norme applicabili ai servizi di conservazione elettronica. Tali atti di esecuzione sono adottati secondo la procedura d'esame di cui all'articolo 48, paragrafo 2.” Usciamo dal linguaggio legislativo e cerchiamo di isolare gli elementi decisivi che emergono da questi articoli.

In primo luogo, vediamo una distinzione tra servizi di semplice “deposito elettronico” e servizi di “deposito elettronico qualificato”. Questa differenziazione ricorda molto da vicino quella tra SERC (Certified Electronic Delivery Service) e SERCQ (Qualified Certified Electronic Delivery Service), su cui ci siamo concentrati nel nostro post precedente.

In entrambi i casi, il termine “qualificato” segna una differenza decisiva, in termini di garanzie e sicurezza; quindi, procedure. Nel caso specifico della conservazione elettronica qualificata, c'è un passaggio cruciale che afferma esplicitamente che è necessario utilizzare un "prestatore di servizi fiduciari qualificato". Insomma, si apre la strada alla possibilità che anche il servizio di conservazione digitale diventi un servizio qualificato, come già avviene per i servizi SERCQ ma anche per quelli legati alle firme elettroniche.

Al momento non è così: l'archiviazione, almeno in Europa, è un servizio molto meno regolamentato ei margini di discrezionalità per i singoli paesi sono ancora molto ampi. Ma non è tutto; la situazione italiana in materia di conservazione elettronica presenta delle peculiarità, di cui parleremo nella prossima sezione.

La conservazione digitale in Italia: come si inserisce nel panorama europeo?

Partiamo da un dettaglio che ha a che fare con i termini. Intendiamoci, non sono insignificanti: quando sono in gioco questo tipo di regolamenti, la terminologia è decisiva. La bozza di regolamento eIDAS fa riferimento all '"archiviazione digitale", che è un concetto diverso dal concetto italiano di conservazione digitale .

In particolare, la definizione di archiviazione elettronica può essere vista come un insieme più ampio che contiene il sottoinsieme della conservazione digitale. La conservazione digitale è descritta sul sito dell'Agenzia per l'Italia Digitale come "l'attività di protezione e conservazione nel tempo degli archivi di documenti e dati informatici". Lo stesso sito riporta anche:

“Il sistema di conservazione, previsto dall'articolo 44 del CAD, garantisce l'autenticità, l'integrità, l'affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici. L'Agenzia Italia Digitale definisce le modalità operative per lo svolgimento dell'attività di conservazione, ovvero:

• natura e funzione del sistema;
• modelli organizzativi;
• ruoli e funzioni dei soggetti coinvolti;
• descrizione del processo di conservazione;
• profili professionali dei responsabili impiegati nel processo di conservazione.

In conclusione, va fatta emergere un'altra questione di attualità, che riguarda sempre lo stesso fronte. Dal 1° gennaio 2022 sono state emanate le “Linee guida per la formazione, la gestione e la conservazione dei documenti informatici” e il “Regolamento sui criteri per l'erogazione dei servizi di conservazione dei documenti informatici”. Si tratta di norme con un impatto significativo sui processi delle imprese che erogano servizi primariamente alla pubblica amministrazione, ma secondariamente anche ai privati.

Abbiamo approfondito nel nostro white paper le principali novità introdotte dalla nuova normativa, nello specifico:

• lo scopo e gli impatti delle nuove Linee Guida;
• la nuova serie di metadati minimi obbligatori;
• in che modo i cambiamenti incidono sull'infrastruttura del sistema di conservazione digitale;
• l'introduzione della certificazione di processo;
• la conservazione dei documenti fiscali e tributari alla luce delle nuove Linee Guida.

Occhio, poi, a quanto rileva la stessa Commissione Europea nel paragrafo introduttivo al nuovo regolamento eIDAS : “Questo quadro potrebbe anche aprire nuove opportunità di mercato per i fornitori di servizi di fiducia nell'Unione”.

Opportunità che valgono, a maggior ragione, nel contesto italiano. E non riguarda solo i fornitori di servizi ma anche le imprese che usufruiscono di questi servizi. Chiudiamo il post su questo punto.

Oltre la conformità: le opportunità della digitalizzazione matura

Quando si parla di digitalizzazione, dematerializzazione e conservazione digitale, bisogna ricordarlo: non si tratta solo di esigenze, ma di opportunità da cogliere . Soprattutto per le imprese. Certo, ci sono grandi vantaggi in termini di sicurezza, trasparenza, convenienza, condivisione, maggiore efficienza, di cui abbiamo già parlato sopra. Ma il vero obiettivo a cui puntare è la maturità digitale ; che riguarda l'integrazione di tutte le parti coinvolte nella dematerializzazione. Un lavoro che opera in ampiezza e profondità.

Con gli strumenti offerti da aziende specializzate come Doxee, le aziende possono integrare tutti gli strumenti qualificati di certificazione e autenticazione, con quelli legati alla conservazione digitale, fino alle funzioni di marketing e comunicazione con i clienti. In altre parole: rivoluzionate in senso digitale i sistemi CRM (Customer Relationship Management) e, di conseguenza, avete un impatto estremamente positivo anche sui sistemi CCM (Customer Communication Management).

Questo è il vero cambio di paradigma, il vero cambio di mentalità che ogni azienda deve abbracciare per affrontare al meglio le sfide del presente…e quelle del futuro!