새로운 eIDAS 규정의 디지털 보존, 무엇이 바뀔까요?

전자 식별, 인증 및 신뢰 서비스( eIDAS )는 EU 내부 시장에서 전자 거래를 위한 전자 식별 및 신뢰 서비스에 대한 유럽 규정 910/2014입니다. 이것은 유럽 연합의 시민, 기업 및 공공 기관 간의 안전한 전자 상호 작용을 위한 공통 규제 기반을 제공하기 때문에 정말 중요한 문서 입니다. 또한 전자 서비스와 전자 비즈니스 및 전자 상거래의 보안, 투명성 및 효율성을 다룹니다.

우리가 이해하는 것처럼 문제는 민감하고 결정적이며 피할 수 없습니다. 따라서 eIDAS 규정을 시작으로 전자 서명 , 디지털 인증서 , 타임 스탬프 및 디지털 보존 에 이르기까지 모든 것에 대해 고유한 표준이 만들어지고 있습니다.

궁극적인 목표는? 개별 국가뿐만 아니라 유럽 연합의 더 넓은 경제 및 사회적 생태계에서 시민, 기업 및 공공 기관 간의 관계를 완전히 디지털화 한다는 야심 찬 목표에 도달합니다 .

참고: 이것은 단지 비물질화 에 관한 것이 아니라 디지털화 에 관한 것 입니다. 다음 섹션에서 이 두 개념의 차이점에 대해 빠르게 살펴보는 것이 좋습니다. 이는 디지털 보존 주제와 새로운 eIDAS 규정으로 인한 참신함의 필수 전제이기 때문입니다. 예비점: 디지털화와 비물질화의 차이

디지털화 및 비물질화 : 이 두 용어는 때때로 동의어로 사용됩니다. 그러나 이것은 실수입니다. 사실, 법적 및 증거 수준에도 영향을 미치는 결정적인 차이가 있습니다.

그러므로 기록을 바로 잡자. 비물질화 프로세스는 아날로그 문서를 컴퓨터화된 문서로 대체합니다. 전자적으로 저장되기 전에 표준에 따라 스캔되고 디지털 서명된 비용 보고서. 요컨대 종이를 비트로 대체하는 것입니다.

반면에 디지털화 는 동일한 문서 생성의 업스트림 프로세스를 포함한다는 점에서 더 나아갑니다. 프로세스의 디지털화를 통해서만 진정으로 효율성 수준을 개선하고 혁신이 가져오는 모든 이점을 얻을 수 있습니다. 이러한 방식으로 종이 문서와 아날로그 프로세스를 완전히 제거할 수 있습니다.

구조화되고 안전하며 신뢰할 수 있는 프로세스가 생성, 관리 및 보존 이면에 있기 때문에 완전한 법적 및 증거 가치가 있습니다. 여기에는 디지털화의 많은 이점이 있습니다.

시간과 돈이 절약됩니다. 검색 및 공유 의 효율성 과 유동성이 향상 됩니다. 컴파일 오류가 줄어듭니다. 분실 및 변조의 위험이 제거됩니다. 보안이 강화됩니다. 그리고 이 모든 것은 선순환 속에서 동시에 일어납니다. 하지만 그게 전부는 아닙니다. 디지털화는 단순한 이행을 넘어서는 다양한 기회를 제공합니다. 즉, 전자 파일링으로 시작하여 CRM (Customer Relationship Management) 및 CCM (Customer Communication Management) 프로세스에 긍정적인 영향 을 미치는 기회입니다.

이 게시물의 마지막 섹션에서 이러한 기회에 초점을 맞출 것입니다. 그러나 이제 새로운 eIDAS 규정 에서 디지털 보존과 관련된 새로운 사항에 초점을 맞추겠습니다. 아직 공식화되지는 않았지만 순환되기 시작한 초안에서 볼 수 있는 새로운 변경 사항입니다.

새로운 eIDAS 규정: 디지털 보존에 미치는 영향

2021년 6월 3일: 유럽 위원회가 eIDAS 규정 이 처음 발표된 지 7년 후 변경을 제안한 날짜 입니다. 제안된 변경 사항이 많이 있지만 여기서 관심 있는 변경 사항은 디지털 보존과 관련된 변경 사항입니다. 이것은 47조와 48조에 언급되어 있으며 , 그 내용은 다음과 같이 인용합니다.

• 제47조 :

전자적 저장 : 전자적 데이터 또는 문서의 무결성, 출처의 정확성, 법적 특성을 보관 기간 내내 수신, 저장, 삭제 및 전송할 수 있는 서비스입니다.

• 제48조 :

"적격 전자 저장 서비스"는 제45g조의 요구 사항을 충족하는 서비스입니다. 그리고 위에서 인용한 제45g조에 다음과 같이 명시되어 있습니다.

• 조항 45g :

적격한 전자 문서 보관 서비스는 기술적 유효 기간을 넘어 전자 문서의 신뢰성을 확장할 수 있는 절차와 기술을 사용하는 적격한 신탁 서비스 제공자에 의해서만 제공될 수 있습니다.

이 규정이 발효된 후 12개월 이내에 위원회는 시행령을 통해 전자 저장 서비스에 적용되는 표준의 참조 번호를 설정해야 합니다. 이러한 시행령은 48(2)조에 언급된 심사 절차에 따라 채택되어야 합니다.” 입법 언어에서 벗어나 이 조항에서 나오는 결정적인 요소를 분리해 봅시다.

첫째, 단순한 "전자 출원"과 "적격 전자 출원" 서비스 사이의 차이점 을 볼 수 있습니다. 이러한 차이점은 SERC (Certified Electronic Delivery Service)와 SERCQ (Qualified Certified Electronic Delivery Service) 사이의 차이점과 매우 유사합니다.

이 두 경우 모두에서 "적격"이라는 용어는 보증 및 보안 측면에서 결정적인 차이를 나타냅니다. 따라서 절차. 자격을 갖춘 전자 저장소의 특정 경우에는 "자격을 갖춘 신뢰 서비스 공급자"를 사용해야 한다고 명시적으로 명시하는 중요한 구절이 있습니다. 즉, 이미 SERCQ 서비스뿐만 아니라 전자 서명과 관련된 서비스의 경우와 같이 디지털 보존 서비스도 적격 서비스가 될 가능성에 대한 경로가 열려 있습니다.

현재로서는 그렇지 않습니다. 적어도 유럽에서는 아카이빙이 규제가 훨씬 덜한 서비스이며 개별 국가의 재량 범위는 여전히 매우 넓습니다. 그러나 그것이 전부는 아닙니다. 전자 저장 장치에 관한 이탈리아의 상황 에는 다음 섹션에서 논의할 특징이 있습니다.

이탈리아의 디지털 보존: 유럽 환경에 어떻게 부합합니까?

용어와 관련된 세부 사항부터 시작하겠습니다. 이것들은 중요하지 않습니다. 이러한 종류의 규정이 위태로울 때 용어가 결정적입니다. eIDAS 규정 초안은 "디지털 아카이빙" 을 의미하며, 이는 이탈리아의 디지털 보존 개념과 다른 개념입니다 .

특히 전자 아카이빙의 정의는 디지털 보존의 하위 집합을 포함하는 더 큰 전체로 볼 수 있습니다. 디지털 보존 은 Agenzia per l'Italia Digitale 웹사이트에 "시간이 지남에 따라 컴퓨터화된 문서 및 데이터 아카이브를 보호하고 보존하는 활동"으로 설명되어 있습니다. 같은 사이트에는 다음과 같은 내용도 있습니다.

“CAD 44조에 규정된 보존 시스템 은 컴퓨터 문서의 진정성, 무결성, 신뢰성, 가독성 및 검색 가능성을 보장합니다. Digital Italy Agency는 보존 활동을 수행하기 위한 운영 방법을 다음과 같이 정의합니다.

• 시스템의 성격과 기능;
• 조직 모델;
• 관련된 사람들의 역할과 기능;
• 보존 과정에 대한 설명;
• 보존 과정에 고용된 관리자의 전문 프로필.”

결론적으로, 항상 같은 전선에 관련된 또 다른 화제의 문제가 제기되어야 한다. 2022년 1월 1일부터 "전산문서의 작성·관리 및 보존에 관한 지침" 및 "전산문서보존서비스 제공기준에 관한 규정" 이는 주로 공공 행정에 서비스를 제공하지만 이차적으로 개인에게도 서비스를 제공하는 회사의 프로세스에 상당한 영향을 미치는 규정입니다.

우리는 백서에서 새로운 규정에 의해 도입된 주요 변경 사항을 구체적으로 살펴보았습니다.

• 새 가이드라인의 목적과 영향
• 새로운 필수 최소 메타데이터 세트
• 변경 사항이 디지털 보존 시스템 인프라에 미치는 영향
• 프로세스 인증 도입;
• 새로운 지침에 비추어 세금 및 재정 문서의 보존.

그런 다음 유럽 위원회가 새로운 eIDAS 규정 의 도입 단락에서 언급한 내용에 주의하십시오 .

이탈리아 상황에 적용되는 기회. 그리고 이는 서비스 제공자뿐만 아니라 이러한 서비스를 사용하는 비즈니스와도 관련이 있습니다. 이상으로 포스팅을 마치겠습니다.

규정 준수를 넘어서 – 성숙한 디지털화의 기회

디지털화, 비물질화, 디지털 보존에 대해 이야기할 때 기억해야 할 점은 이것이 단순한 요구 사항이 아니라 포착할 수 있는 기회 라는 점 입니다. 특히 기업의 경우. 물론 앞서 언급한 보안성, 투명성, 편의성, 공유성, 효율성 향상 측면에서 큰 장점 이 있습니다. 그러나 목표로 삼는 진정한 목표는 디지털 성숙도 입니다 . 이는 비물질화와 관련된 모든 측면을 통합 하는 것입니다. 폭과 깊이에서 작동하는 작업.

Doxee와 같은 전문 회사에서 제공하는 도구를 사용하여 회사는 마케팅 및 고객 커뮤니케이션 부서에 이르기까지 디지털 보존과 관련된 모든 적격 인증 및 인증 도구를 통합할 수 있습니다. 달리 말하면 CRM(Customer Relationship Management) 시스템을 디지털 방식으로 혁신하고 결과적으로 CCM(Customer Communication Management) 시스템에도 매우 긍정적인 영향을 미치게 됩니다.

이것이 바로 진정한 패러다임의 변화이자 현재와 미래의 도전 과제를 가장 잘 해결하기 위해 모든 기업이 수용해야 하는 사고 방식의 진정한 변화입니다!