Pelestarian digital dalam peraturan eIDAS baru, apa yang akan berubah?

Electronic IDentification, Authentication, and trust Services ( eIDAS ) adalah Peraturan Eropa 910/2014 untuk identifikasi elektronik dan layanan kepercayaan untuk transaksi elektronik di pasar internal UE. Ini adalah dokumen yang benar-benar penting karena menyediakan dasar peraturan umum untuk interaksi elektronik yang aman antara warga negara, bisnis, dan administrasi publik di Uni Eropa . Selain itu, berkaitan dengan keamanan, transparansi, dan efektivitas layanan elektronik dan transaksi e-bisnis dan e-commerce.

Masalahnya, seperti yang kami pahami, sensitif, menentukan, dan tidak dapat dihindari. Dimulai dengan peraturan eIDAS, oleh karena itu, standar unik dibuat untuk segala hal mulai dari tanda tangan elektronik, sertifikat digital , stempel waktu , dan preservasi digital.

Tujuan akhir? Untuk mencapai tujuan ambisius dari digitalisasi lengkap hubungan antara warga negara, bisnis, dan administrasi publik tidak hanya di dalam masing-masing negara, tetapi juga di ekosistem ekonomi dan sosial Uni Eropa yang lebih luas.

Harap diperhatikan: ini bukan hanya tentang dematerialisasi , tetapi digitalisasi . Ada baiknya untuk segera membahas perbedaan antara kedua konsep ini di bagian selanjutnya, karena ini merupakan premis yang sangat diperlukan untuk topik preservasi digital dan hal baru yang dibawa oleh regulasi eIDAS yang baru. Poin awal: perbedaan antara digitalisasi dan dematerialisasi

Digitalisasi dan dematerialisasi : kedua istilah ini terkadang digunakan secara sinonim. Tapi ini adalah kesalahan. Bahkan, ada perbedaan yang menentukan yang juga mempengaruhi tingkat hukum dan pembuktian.

Oleh karena itu, mari kita luruskan. Proses dematerialisasi menggantikan dokumen analog dengan rekan terkomputerisasi mereka: kontrak dalam PDF/A alih-alih kertas; laporan pengeluaran dipindai dan ditandatangani secara digital sesuai standar, sebelum disimpan secara elektronik. Singkatnya, ini tentang mengganti kertas dengan bit.

Digitalisasi , di sisi lain, melangkah lebih jauh karena melibatkan proses hulu pembuatan dokumen yang sama ini. Hanya melalui proses digitalisasi seseorang dapat benar-benar meningkatkan tingkat efisiensi dan menuai semua manfaat yang dibawa oleh inovasi. Dengan cara ini, dokumen kertas dan proses analog dapat sepenuhnya dihilangkan, karena analog digital mengambil a

nilai hukum dan pembuktian penuh karena fakta bahwa proses yang terstruktur, aman, dan andal berada di balik pembuatan, pengelolaan, dan pelestariannya. Ada banyak manfaat digitalisasi.

Waktu dan uang disimpan. Anda meningkatkan efisiensi dan kelancaran pencarian dan berbagi . Kesalahan kompilasi berkurang. Risiko kehilangan dan gangguan dihilangkan. Keamanan ditingkatkan. Dan semua ini terjadi secara bersamaan, dalam lingkaran yang bajik. Tapi itu masih belum semuanya. Digitalisasi menawarkan sejumlah peluang yang melampaui pemenuhan sederhana: peluang yang dimulai dengan pengarsipan elektronik dan kemudian berdampak positif pada proses CRM (Manajemen Hubungan Pelanggan) dan CCM (Manajemen Komunikasi Pelanggan).

Kami akan fokus pada peluang ini di bagian akhir posting ini. Tapi, sekarang mari kita fokus pada apa yang baru tentang pelestarian digital dalam peraturan eIDAS yang baru. Perubahan baru yang belum resmi, namun bisa kita lihat dari draft yang sudah mulai beredar.

Peraturan eIDAS baru: Berdampak pada pelestarian digital

3 Juni 2021: Ini adalah tanggal ketika Komisi Eropa mengusulkan perubahan peraturan eIDAS , 7 tahun setelah pertama kali diterbitkan. Ada banyak perubahan yang diusulkan, tetapi yang kami minati di sini adalah yang terkait dengan pelestarian digital. Hal ini disebutkan dalam Pasal 47 dan 48 , yang naskahnya kami kutip lengkap:

• Pasal 47 :

Penyimpanan elektronik : layanan yang memungkinkan penerimaan, penyimpanan, penghapusan, dan pengiriman data atau dokumen elektronik untuk memastikan integritas, keakuratan sumber, dan karakteristik hukum dari data atau dokumen tersebut selama periode penyimpanan.

• Pasal 48 :

“Layanan penyimpanan elektronik yang memenuhi syarat” adalah layanan yang memenuhi persyaratan Pasal 45g. Dan inilah yang Pasal 45g , dikutip di atas, menyatakan:

• Pasal 45g :

Layanan penyimpanan dokumen elektronik yang memenuhi syarat hanya dapat disediakan oleh penyedia layanan kepercayaan yang memenuhi syarat yang menggunakan prosedur dan teknologi yang mampu memperpanjang keandalan dokumen elektronik melampaui masa berlaku teknologi.

Dalam waktu 12 bulan setelah berlakunya peraturan ini, Komisi, melalui tindakan pelaksanaan, harus menetapkan nomor referensi dari standar yang berlaku untuk layanan penyimpanan elektronik. Tindakan pelaksanaan ini harus diadopsi sesuai dengan prosedur pemeriksaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 48(2).” Mari kita keluar dari bahasa legislatif dan mencoba mengisolasi unsur-unsur penentu yang muncul dari pasal-pasal ini.

Pertama, kami melihat perbedaan antara layanan "pengarsipan elektronik" sederhana dan "pengarsipan elektronik yang memenuhi syarat". Diferensiasi ini sangat mirip antara SERC (Layanan Pengiriman Elektronik Bersertifikat) dan SERCQ (Layanan Pengiriman Elektronik Bersertifikat Berkualitas), yang kami fokuskan pada posting kami sebelumnya.

Dalam kedua kasus ini, istilah “memenuhi syarat” menandai perbedaan yang menentukan, dalam hal jaminan dan keamanan; karenanya, prosedur. Dalam kasus khusus penyimpanan elektronik yang memenuhi syarat, ada bagian penting yang secara eksplisit menyatakan bahwa Anda harus menggunakan "penyedia layanan kepercayaan yang memenuhi syarat". Singkatnya, jalur terbuka untuk kemungkinan bahwa layanan preservasi digital juga akan menjadi layanan yang berkualitas, seperti halnya layanan SERCQ tetapi juga yang terkait dengan tanda tangan elektronik.

Saat ini tidak demikian: pengarsipan, setidaknya di Eropa, adalah layanan yang jauh lebih tidak diatur dan margin kebijaksanaan untuk masing-masing negara masih sangat luas. Tapi itu belum semuanya; situasi Italia terkait penyimpanan elektronik memiliki kekhasan, yang akan kita bahas di bagian selanjutnya.

Pelestarian digital di Italia: bagaimana cara menyesuaikannya dengan lanskap Eropa?

Mari kita mulai dengan detail yang berkaitan dengan istilah. Perlu diingat, ini bukan hal yang tidak penting: ketika peraturan semacam ini dipertaruhkan, terminologinya sangat menentukan. Draf peraturan eIDAS mengacu pada “pengarsipan digital,” yang merupakan konsep yang berbeda dari konsep pelestarian digital Italia .

Secara khusus, definisi pengarsipan elektronik dapat dilihat sebagai keseluruhan yang lebih besar yang berisi subset dari preservasi digital. Pelestarian digital dijelaskan di situs web Agenzia per l'Italia Digitale sebagai "kegiatan melindungi dan melestarikan arsip dokumen dan data yang terkomputerisasi dari waktu ke waktu." Situs yang sama juga menyatakan:

“Sistem preservasi, sebagaimana diatur dalam Pasal 44 CAD, menjamin keaslian, keutuhan, keandalan, keterbacaan, dan pengambilan kembali dokumen komputer. Digital Italy Agency menetapkan metode operasional untuk melakukan kegiatan preservasi, yaitu:

• sifat dan fungsi sistem;
• model organisasi;
• peran dan fungsi mereka yang terlibat;
• deskripsi proses pengawetan;
• profil profesional manajer yang dipekerjakan dalam proses pelestarian.”

Sebagai kesimpulan, masalah topikal lain harus diangkat, yang selalu menyangkut front yang sama. Mulai 1 Januari 2022, “Pedoman pembentukan, pengelolaan, dan pelestarian dokumen komputer” dan “Peraturan tentang kriteria penyediaan layanan penyimpanan dokumen komputer.” Ini adalah peraturan dengan dampak signifikan pada proses perusahaan yang menyediakan layanan terutama untuk administrasi publik, tetapi juga untuk individu swasta.

Kami telah mempelajari perubahan utama yang diperkenalkan oleh peraturan baru di buku putih kami, khususnya:

• tujuan dan dampak Pedoman baru;
• set metadata minimum wajib yang baru;
• bagaimana perubahan berdampak pada infrastruktur sistem preservasi digital;
• pengenalan sertifikasi proses;
• pelestarian dokumen pajak dan fiskal sehubungan dengan Pedoman baru.

Maka, perhatikan apa yang dicatat oleh Komisi Eropa sendiri dalam paragraf pengantar peraturan eIDAS yang baru: "Kerangka kerja ini juga dapat membuka peluang pasar baru bagi penyedia layanan tepercaya di Uni."

Peluang yang berlaku, terlebih lagi, untuk konteks Italia. Dan itu tidak hanya menyangkut penyedia layanan tetapi juga bisnis yang menggunakan layanan ini. Kami akan menutup posting pada titik ini.

Melampaui kepatuhan – peluang digitalisasi yang matang

Ketika kita berbicara tentang digitalisasi, dematerialisasi, dan preservasi digital, kita harus ingat: ini bukan hanya persyaratan, tetapi peluang yang harus diambil . Terutama untuk bisnis. Tentunya ada keuntungan besar dalam hal keamanan, transparansi, kenyamanan, berbagi, peningkatan efisiensi, yang sudah kita bahas di atas. Namun tujuan sebenarnya yang ingin dicapai adalah kematangan digital ; yaitu tentang mengintegrasikan semua pihak yang terlibat dalam dematerialisasi. Sebuah karya yang beroperasi secara luas dan mendalam.

Dengan alat yang ditawarkan oleh perusahaan khusus seperti Doxee, perusahaan dapat mengintegrasikan semua alat sertifikasi dan autentikasi yang memenuhi syarat, dengan alat yang terkait dengan preservasi digital, hingga ke departemen pemasaran dan komunikasi pelanggan. Dengan kata lain: Anda merevolusi sistem CRM (Customer Relationship Management) dalam pengertian digital, dan sebagai hasilnya, Anda juga memiliki dampak yang sangat positif pada sistem CCM (Customer Communication Management).

Ini adalah perubahan paradigma yang nyata, perubahan pola pikir yang nyata yang harus dianut oleh setiap bisnis untuk menjawab tantangan masa kini… dan masa depan!