Co to jest outsourcing przetwarzania płatności?

Jako właściciel firmy nieustannie szukasz sposobów na utrzymanie przepływu środków pieniężnych i usprawnienie działalności biznesowej. Outsourcing przetwarzania płatności to świetny sposób na zaoszczędzenie kosztów i czasu oraz zasobów na podstawowe operacje biznesowe. Pomaga również zwiększyć bezpieczeństwo i zmniejszyć liczbę oszustw i błędów w przetwarzaniu płatności.

W tym artykule wyjaśnimy, czym jest outsourcing przetwarzania płatności i co to oznacza dla Twojej firmy.

Co oznacza outsourcing przetwarzania płatności?

Zewnętrzne przetwarzanie płatności umożliwia Twojej firmie zawarcie umowy z zewnętrznym dostawcą rozwiązań płatniczych, który będzie przetwarzał płatności w imieniu Twojej firmy. Oznacza to zatrudnianie doświadczonych usług zewnętrznych w celu przyspieszenia transakcji kartowych i bezpiecznego przesyłania danych klientów za pomocą bramki płatniczej do procesora w celu zatwierdzenia transakcji, aby bank klienta mógł przelać pieniądze na konto firmy. Celem jest zmniejszenie obciążenia finansowego i czasu wolnego na podstawowe operacje biznesowe.

Zlecone przetwarzanie płatności jest potrzebne, gdy firmy nie mają czasu, zasobów ani oprogramowania i narzędzi do automatyzacji, aby realizować płatności zgodnie z wymaganiami biznesowymi.

Co to jest przetwarzanie płatności?

Przetwarzanie płatności to sposób, w jaki firmy realizują transakcje zakupu klientów za pomocą karty debetowej lub kredytowej. Obejmuje również płacenie faktur od dostawców i rozliczenia z tytułu długów wobec dostawców z tytułu towarów zakupionych na kredyt i inne płatności. Przetwarzanie płatności obejmuje przekazywanie informacji o płatnościach klientów za pomocą kart kredytowych lub debetowych do ich banków w celu potwierdzenia, że ​​płatność się powiodła. Gwarantuje, że wszystkie transakcje kończą się sukcesem, a dostawcy i dostawcy otrzymują terminowe płatności.

Przetwarzanie płatności jest częścią outsourcingu procesów biznesowych (BPO), który jest jedną z najpopularniejszych funkcji podlegających outsourcingowi. To ważna, ale czasochłonna część każdej firmy. Dobrą wiadomością jest to, że wybór outsourcingu przetwarzania płatności przynosi tak wiele korzyści.

Kiedy należy zlecić przetwarzanie płatności na zewnątrz?

Może nie być konkretnego momentu lub zdarzenia, które skłoni Twoją firmę do outsourcingu. Zamiast tego wybór outsourcingu jest wynikiem kilku wydarzeń w czasie. Jeśli zarządzanie przetwarzaniem płatności kosztuje Twoją firmę dużo czasu, siły roboczej i sprzedaży, powinieneś rozważyć outsourcing.

To, czy zlecane na zewnątrz przetwarzanie płatności ma sens dla Twojej firmy, zależy od zdolności Twojej organizacji do zarządzania przetwarzaniem płatności. Musisz dowiedzieć się, ile czasu poświęcasz na płatności i czy ten czas byłby cenny gdzie indziej. Jeśli potrafisz określić, w jaki sposób przekształcić ten czas w zadanie generujące przychody lub coś, co promuje rozwój i ciągłość biznesową, możesz podejmować lepsze decyzje outsourcingowe.

Korzyści z outsourcingu przetwarzania płatności

Zlecone przetwarzanie płatności jest korzystne dla Twojej firmy na wiele sposobów. Przyjrzyjmy się bliżej!

Niższe koszty przetwarzania płatności

Większość firm zleca przetwarzanie płatności na zewnątrz, aby obniżyć koszty. Przejście z drukowania czeków i paragonów za pomocą systemu elektronicznego pozwala zaoszczędzić pieniądze. Ponieważ system jest zautomatyzowany, pracownicy Twojego personelu nie muszą drukować i wysyłać czeków. W rezultacie zmniejszają się koszty drukowania, wysyłki, zakupu papieru i przetwarzania.

Szybszy i odpowiedzialny przepływ środków pieniężnych

Przepływy pieniężne to źródło życia Twojej firmy. Poznanie istniejących przepływów pieniężnych jest niezbędne do podejmowania kluczowych decyzji biznesowych. Outsourcing nie tylko gwarantuje, że zawsze dysponujesz rzetelną informacją o swoich przepływach pieniężnych, ale także dostawca rozwiązań płatniczych może znacznie przyspieszyć ten proces.

Możesz płacić dostawcom i szybciej otrzymywać płatności, zachowując pożądany poziom płynności i uzyskując rabaty za wcześniejszą płatność. Osiągnięcie takiej płynności nie jest ciągłym zmartwieniem, ponieważ płatności przychodzące są realizowane szybciej. Dzięki tej strategii Twoja firma może szybko podejmować ważne decyzje. Również posiadanie firmy, która będzie odzyskiwać należności z konta, uchroni Cię od niewygodnych rozmów.

Konserwacja i obsługa klienta

Outsourcing zdejmuje koszty utrzymania i aktualizacji z Twoich rąk. Firma outsourcingowa zajmie się aktualizacjami zabezpieczeń oraz wszystkimi opłatami konserwacyjnymi i operacyjnymi. Będą przeprowadzać regularne aktualizacje z najnowszym oprogramowaniem bez dodatkowych kosztów.

Dostęp do zaawansowanego oprogramowania i narzędzi

Firmy zewnętrzne wykorzystują swoją wiedzę i doświadczenie do opracowywania i wdrażania zaawansowanych rozwiązań programowych, które przyspieszają procesy i zwiększają wgląd w ważne dane biznesowe. Technologie te zapewniają wgląd w stan zdrowia Twojej firmy w czasie rzeczywistym. Konsultanci finansowi mogą wykorzystywać te dane do sporządzania dokładnych prognoz biznesowych i doradzać, jak zwiększyć przepływ gotówki.

Elastyczne rozwiązania płatnicze

Wraz z rozwojem firmy, funkcje przetwarzania płatności mogą, ale nie muszą, wzrosnąć. Rozwiązanie tego problemu może wymagać większego wysiłku i możesz mieć zaległości w niektórych płatnościach. Outsourcing gwarantuje, że Twoje procesy płatnicze przebiegają sprawnie, nawet w przypadku złożoności w Twojej firmie. Możesz skalować swoje potrzeby w zakresie outsourcingu, aby dopasować je do potrzeb biznesowych. Jeśli potrzebujesz mniejszej pomocy, możesz zmniejszyć skalę, aby to odzwierciedlić i na odwrót. Pozwala także właścicielom firm monitorować status ich płatności.

Zmniejsz liczbę błędów i oszustw

Zewnętrzni dostawcy rozwiązań to profesjonaliści, którzy wykorzystują oprogramowanie i narzędzia do automatyzacji do wykrywania duplikacji faktur. Te duplikaty mogą prowadzić do podwójnych płatności i zwiększonych wydatków. Ten błąd zmniejszy zysk i przepływy pieniężne, negatywnie wpływając na zarządzanie. Używają również tych narzędzi do ograniczania błędów płatniczych, takich jak zagubione lub zaniedbane faktury od dostawców i opóźnione płatności. Zlecanie przetwarzania płatności profesjonalistom pomoże Ci wykrywać i zapobiegać oszustwom płatniczym.

Rozszerzona ochrona

Outsourcing przetwarzania płatności może wydawać się ogromnym zagrożeniem bezpieczeństwa. W rzeczywistości może jednak zwiększyć Twoje funkcje bezpieczeństwa i ochrony danych. Próba wewnętrznej ochrony danych finansowych wymaga ścisłych procedur bezpieczeństwa i naraża dział finansowy pod presję i strach przed naruszeniem. Dlatego powinieneś pozwolić firmie, która nadaje priorytet bezpieczeństwu elektronicznemu, na ustanowienie procedur wymaganych do ochrony informacji finansowych Ciebie i Twoich klientów przed cyberkradzieżą.

Przestrzeganie przepisów i zasad federalnych i stanowych

Oprócz zabezpieczenia Twoich danych i systemów przed hakerami i intruzami, Twoje bezpieczeństwo musi spełniać wymagania określone przez prawo. Przetwarzanie płatności obejmuje przetwarzanie danych osobowych i poufnych informacji o klientach i dostawcach. Mogą to być adres domowy, dane bankowe, nazwisko i inne. Istnieją przepisy federalne i stanowe, które określają, w jaki sposób firma musi chronić dane klientów.

Zlecanie przetwarzania płatności profesjonalnym organizacjom pomoże Ci zachować zgodność ze złożonymi wymogami regulacyjnymi. Przypisanie tych funkcji stronie trzeciej odciąża firmę i pozwala skoncentrować się na innych pilnych potrzebach biznesowych.

Wady outsourcingu przetwarzania płatności

• Ograniczona kontrola przetwarzania płatności
• Zgłaszanie błędów, które pozostaną niezauważone, może być trudne
• Outsourcing przetwarzania płatności daje stronie trzeciej dostęp do poufnych informacji finansowych
• Korzystanie z zewnętrznego zespołu może tworzyć luki w komunikacji
• Luki w komunikacji mogą prowadzić do błędów w przetwarzaniu lub komunikacji z dostawcami

Końcowe przemyślenia

Outsourcing przetwarzania płatności może bardzo pomóc Twojej firmie, zwłaszcza jeśli chcesz obniżyć koszty i zmniejszyć liczbę pracowników. Może ułatwić rozwój firmy, zwiększając marżę zysku i przepływ środków pieniężnych, zwiększając wydajność i zapewniając dostęp do zaawansowanych narzędzi, ekspertów i doświadczonych specjalistów. Jeśli rozważasz outsourcing przetwarzania płatności, musisz znać możliwe zagrożenia i korzyści.