Was ist ausgelagerte Zahlungsabwicklung?

Als Geschäftsinhaber suchen Sie ständig nach Möglichkeiten, Ihren Cashflow aufrechtzuerhalten und Ihre Geschäftsabläufe zu verbessern. Die Auslagerung Ihrer Zahlungsabwicklung ist eine großartige Möglichkeit, Kosten zu sparen und Zeit und Ressourcen für das Kerngeschäft zu sparen. Es hilft Ihnen auch, Ihre Sicherheit zu verbessern und Betrug und Fehler bei der Zahlungsabwicklung zu reduzieren.

In diesem Artikel erklären wir, was eine ausgelagerte Zahlungsabwicklung ist und was sie für Ihr Unternehmen bedeutet.

Was bedeutet ausgelagerte Zahlungsabwicklung?

Die ausgelagerte Zahlungsabwicklung ermöglicht Ihrem Unternehmen, einen Vertrag mit einem Drittanbieter von Zahlungslösungen abzuschließen, der Zahlungen im Namen Ihres Unternehmens verarbeitet. Es bedeutet, erfahrene Drittanbieterdienste zu beauftragen, um Kartentransaktionen zu beschleunigen und Kundendaten sicher mit einem Zahlungsgateway an den Prozessor zu übertragen, um die Transaktion zu genehmigen, damit die Bank des Kunden das Geld auf das Konto des Unternehmens überweisen kann. Ziel ist es, den finanziellen Arbeitsaufwand und die Freizeit für das Kerngeschäft zu reduzieren.

Eine ausgelagerte Zahlungsabwicklung ist dort erforderlich, wo Unternehmen nicht über die Zeit, Ressourcen oder Automatisierungssoftware und -tools verfügen, um ihre Zahlungen so auszuführen, wie es ihre Geschäftsanforderungen erfordern.

Was ist Zahlungsabwicklung?

Bei der Zahlungsabwicklung wickeln Unternehmen die Kauftransaktionen ihrer Kunden mit ihrer Debit- oder Kreditkarte ab. Es umfasst auch die Zahlung von Lieferantenrechnungen und Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten für Waren, die auf Kredit gekauft wurden, und andere Zahlungen. Die Zahlungsabwicklung reicht von der Übermittlung der Zahlungsinformationen der Kunden auf Kredit- oder Debitkarten an ihre Banken, um den Erfolg der Zahlungen zu bestätigen. Es stellt sicher, dass alle Transaktionen erfolgreich sind und Anbieter und Lieferanten pünktlich bezahlt werden.

Die Zahlungsabwicklung ist ein Teil des Business Process Outsourcing (BPO), einer der beliebtesten Funktionen, die ausgelagert werden. Es ist ein wichtiger, aber zeitraubender Teil eines jeden Unternehmens. Die gute Nachricht ist, dass es so viel zu profitieren gibt, wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihre Zahlungsabwicklung auszulagern.

Wann sollten Sie Ihre Zahlungsabwicklung auslagern?

Möglicherweise gibt es keinen bestimmten Moment oder Vorfall, der Ihr Unternehmen zum Outsourcen veranlasst. Stattdessen ist die Entscheidung für das Outsourcen das Ergebnis mehrerer Ereignisse im Laufe der Zeit. Wenn die Verwaltung Ihrer Zahlungsabwicklung Ihr Unternehmen viel Zeit, Personal und Umsatz kostet, sollten Sie Outsourcing in Betracht ziehen.

Ob die ausgelagerte Zahlungsabwicklung für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, hängt von der Fähigkeit Ihres Unternehmens ab, die Zahlungsabwicklung zu verwalten. Sie müssen herausfinden, wie viel Zeit für Zahlungen aufgewendet wird und ob diese Zeit anderweitig wertvoll wäre. Wenn Sie erkennen können, wie Sie diese Zeit in eine umsatzgenerierende Aufgabe oder etwas zur Förderung des Geschäftswachstums und der Kontinuität umwandeln können, können Sie bessere Outsourcing-Entscheidungen treffen.

Vorteile der ausgelagerten Zahlungsabwicklung

Die ausgelagerte Zahlungsabwicklung ist für Ihr Unternehmen in vielerlei Hinsicht von Vorteil. Lass uns genauer hinschauen!

Reduzierte Kosten der Zahlungsabwicklung

Die meisten Unternehmen lagern die Zahlungsabwicklung aus, um Kosten zu sparen. Der Wechsel vom Drucken von Schecks und Quittungen zu einem elektronischen System spart Ihnen Geld. Da das System automatisiert ist, müssen Ihre Mitarbeiter keine Schecks ausdrucken und versenden. Dadurch werden die Kosten für Druck, Versand, Papiereinkauf und Verarbeitung gesenkt.

Schnellerer und nachvollziehbarer Cashflow

Der Cashflow ist die Lebensquelle Ihres Unternehmens. Das Erlernen Ihres vorhandenen Cashflows ist notwendig, um wichtige Geschäftsentscheidungen zu treffen. Outsourcing garantiert nicht nur, dass Sie immer zuverlässige Informationen über Ihren Cashflow haben, sondern ein Anbieter von Zahlungslösungen kann diesen Prozess auch erheblich beschleunigen.

Sie können Kreditoren schneller bezahlen und Zahlungen erhalten, während Sie gleichzeitig das gewünschte Liquiditätsniveau beibehalten und Rabatte für vorzeitige Zahlungen erhalten. Das Erreichen dieser Liquidität ist keine ständige Sorge, da eingehende Zahlungen schneller abgewickelt werden. Mit dieser Strategie kann Ihr Unternehmen wichtige Entscheidungen schnell treffen. Außerdem erspart Ihnen ein Unternehmen, das Forderungen eintreibt, unangenehme Gespräche.

Wartung und Kundensupport

Outsourcing nimmt Ihnen die Kosten für Wartung und Updates ab. Das auslagernde Unternehmen kümmert sich um Sicherheitsupdates und alle Wartungs- und Betriebsgebühren. Sie führen regelmäßige Updates mit der neuesten Software ohne zusätzliche Kosten durch.

Zugriff auf erweiterte Software und Tools

Ausgelagerte Unternehmen nutzen ihr Fachwissen und ihre Erfahrung, um fortschrittliche Softwarelösungen zu entwickeln und einzusetzen, um Ihre Prozesse zu beschleunigen und die Sichtbarkeit wichtiger Geschäftsdaten zu erhöhen. Diese Technologien geben Ihnen Echtzeit-Einblicke in die Gesundheit Ihres Unternehmens. Finanzberater können diese Daten verwenden, um genaue Geschäftsprognosen zu erstellen und Sie zu beraten, wie Sie Ihren Cashflow steigern können.

Flexible Zahlungslösungen

Wenn Ihr Unternehmen wächst, können Ihre Zahlungsabwicklungsfunktionen zunehmen oder auch nicht. Die Lösung dieses Problems erfordert möglicherweise mehr Aufwand, und Sie sind möglicherweise mit einigen Zahlungen im Rückstand. Outsourcing stellt sicher, dass Ihre Zahlungsprozesse auch bei der Handhabung von Komplexitäten in Ihrem Unternehmen reibungslos ablaufen. Sie können Ihre Outsourcing-Anforderungen skalieren, um sie an Ihre Geschäftsanforderungen anzupassen. Wenn Sie weniger Unterstützung benötigen, können Sie entsprechend herunterskalieren und umgekehrt. Es ermöglicht Geschäftsinhabern auch, ihren Zahlungsstatus zu überwachen.

Reduzieren Sie Fehler und Betrug

Ausgelagerte Lösungsanbieter sind Fachleute, die Automatisierungssoftware und -tools verwenden, um doppelte Rechnungen zu erkennen. Diese Duplikate können zu Doppelzahlungen und erhöhten Ausgaben führen. Dieser Fehler wird den Gewinn und den Cashflow verringern und sich negativ auf das Management auswirken. Sie verwenden diese Tools auch, um Zahlungsfehler wie verlorene oder vernachlässigte Lieferantenrechnungen und verspätete Zahlungen zu reduzieren. Die Auslagerung der Zahlungsabwicklung an Fachleute hilft Ihnen, Zahlungsbetrug zu erkennen und zu verhindern.

Verbesserte Sicherheit

Die Auslagerung Ihrer Zahlungsabwicklung mag wie ein enormes Sicherheitsrisiko erscheinen. Es kann jedoch Ihre Sicherheits- und Datenschutzfunktionen tatsächlich verbessern. Der Versuch, Finanzdaten intern zu schützen, erfordert strenge Sicherheitsverfahren und setzt Ihre Finanzabteilung unter Druck und Angst vor einem Datenleck. Daher sollten Sie einem Unternehmen, das der elektronischen Sicherheit Priorität einräumt, gestatten, die Verfahren einzurichten, die erforderlich sind, um Sie und die Finanzinformationen Ihrer Kunden vor Cyber-Diebstahl zu schützen.

Einhaltung bundesstaatlicher und staatlicher Vorschriften und Richtlinien

Neben der Sicherung Ihrer Daten und Systeme vor Hackern und Eindringlingen muss Ihre Sicherheit den gesetzlichen Anforderungen genügen. Die Abwicklung von Zahlungen umfasst den Umgang mit personenbezogenen und vertraulichen Informationen über Ihre Kunden und Lieferanten. Dies können eine Privatadresse, Bankdaten, Name und andere sein. Es gibt Bundes- und Landesgesetze, die festlegen, wie ein Unternehmen die Daten seiner Kunden schützen muss.

Die Auslagerung Ihrer Zahlungsabwicklung an professionelle Organisationen hilft Ihnen, die komplexen regulatorischen Anforderungen einzuhalten. Die Zuweisung dieser Funktionen an Dritte nimmt Ihrem Unternehmen Sorgen und Druck ab und ermöglicht es Ihnen, sich auf andere dringende Geschäftsanforderungen zu konzentrieren.

Nachteile der ausgelagerten Zahlungsabwicklung

• Reduzierte Zahlungsabwicklungskontrolle
• Das Melden von Fehlern, die unbemerkt bleiben, kann schwierig sein
• Durch die Auslagerung Ihrer Zahlungsabwicklung erhalten Dritte Zugriff auf sensible Finanzinformationen
• Der Einsatz eines externen Teams kann zu Kommunikationslücken führen
• Kommunikationslücken können zu Fehlern bei der Abwicklung oder Kommunikation mit Lieferanten führen

Abschließende Gedanken

Die Auslagerung Ihrer Zahlungsabwicklung kann Ihrem Unternehmen von großem Nutzen sein, insbesondere wenn Sie Kosten senken und Personal abbauen möchten. Es kann das Unternehmenswachstum fördern, indem es Ihre Gewinnmarge und Ihren Cashflow erhöht, die Effizienz steigert und Zugang zu fortschrittlichen Tools, Experten und erfahrenen Fachleuten gewährt. Wenn Sie erwägen, Ihre Zahlungsabwicklung auszulagern, müssen Sie die möglichen Risiken und Vorteile kennen.