Apa itu Pemrosesan Pembayaran yang Dialihdayakan?

Sebagai pemilik bisnis, Anda terus mencari cara untuk mempertahankan arus kas dan meningkatkan operasi bisnis Anda. Mengalihdayakan pemrosesan pembayaran Anda adalah cara yang bagus untuk menghemat biaya dan menghemat waktu, dan sumber daya untuk operasi bisnis inti. Ini juga membantu Anda meningkatkan keamanan dan mengurangi penipuan dan kesalahan dalam pemrosesan pembayaran.

Pada artikel ini, kami akan menjelaskan apa itu proses pembayaran outsourcing dan apa artinya bagi bisnis Anda.

Apa Arti Pemrosesan Pembayaran yang Dialihdayakan?

Pemrosesan pembayaran yang dialihdayakan memungkinkan perusahaan Anda membuat kontrak dengan penyedia solusi pembayaran pihak ketiga yang akan memproses pembayaran atas nama perusahaan Anda. Ini berarti mempekerjakan layanan pihak ketiga yang berpengalaman untuk mempercepat transaksi kartu dan mentransfer data pelanggan secara aman dengan gateway pembayaran ke prosesor untuk menyetujui transaksi sehingga bank pelanggan dapat mentransfer uang ke rekening perusahaan. Tujuannya adalah untuk mengurangi beban kerja keuangan dan waktu luang untuk operasi bisnis inti.

Pemrosesan pembayaran yang dialihdayakan diperlukan di mana perusahaan tidak memiliki waktu, sumber daya, atau perangkat lunak dan alat otomatisasi untuk melakukan pembayaran sesuai tuntutan bisnis mereka.

Apa itu Pemrosesan Pembayaran?

Pemrosesan pembayaran adalah bagaimana bisnis menyelesaikan transaksi pembelian pelanggan mereka dengan kartu debit atau kredit mereka. Ini juga mencakup pembayaran faktur vendor dan hutang dagang kepada vendor atas barang yang dibeli secara kredit dan pembayaran lainnya. Pemrosesan pembayaran berkisar dari mengkomunikasikan informasi pembayaran pelanggan pada kartu kredit atau debit ke bank mereka untuk mengonfirmasi bahwa pembayaran berhasil. Ini memastikan semua transaksi berhasil dan vendor dan pemasok dibayar tepat waktu.

Pemrosesan pembayaran adalah bagian dari outsourcing proses bisnis (BPO) yang merupakan salah satu fungsi paling populer yang dialihdayakan. Ini adalah bagian penting tetapi memakan waktu dari bisnis apa pun. Kabar baiknya adalah ada begitu banyak manfaat dari memilih untuk mengalihdayakan pemrosesan pembayaran Anda.

Kapan Anda Harus Mengalihdayakan Pemrosesan Pembayaran Anda?

Mungkin tidak ada momen atau kejadian tertentu yang akan mendorong perusahaan Anda untuk melakukan outsourcing. Sebaliknya, memilih untuk melakukan outsourcing adalah hasil dari beberapa peristiwa dari waktu ke waktu. Jika mengelola proses pembayaran Anda menghabiskan banyak waktu, tenaga kerja dan penjualan, Anda harus mempertimbangkan outsourcing.

Apakah pemrosesan pembayaran yang dialihdayakan masuk akal untuk bisnis Anda bergantung pada kapasitas organisasi Anda untuk mengelola pemrosesan pembayaran. Anda perlu mencari tahu berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk pembayaran dan apakah waktu itu akan berharga di tempat lain. Jika Anda dapat mengidentifikasi cara mengubah waktu itu menjadi tugas yang menghasilkan pendapatan atau sesuatu untuk mendorong pertumbuhan dan kesinambungan bisnis, Anda dapat membuat keputusan outsourcing yang lebih baik.

Manfaat Pemrosesan Pembayaran yang Dialihdayakan

Pemrosesan pembayaran yang dialihdayakan bermanfaat bagi bisnis Anda dalam banyak hal. Mari kita lihat lebih dekat!

Pengurangan Biaya Pemrosesan Pembayaran

Sebagian besar bisnis melakukan outsourcing pemrosesan pembayaran untuk menghemat biaya. Beralih dari mencetak cek dan kwitansi menggunakan sistem elektronik menghemat uang Anda. Karena sistemnya otomatis, karyawan staf Anda tidak perlu mencetak dan mengirimkan cek. Akibatnya, biaya pencetakan, pengiriman surat, pembelian kertas, dan pemrosesan berkurang.

Arus Kas Lebih Cepat dan Akuntabel

Arus kas adalah sumber kehidupan bisnis Anda. Mempelajari arus kas Anda yang ada diperlukan untuk membuat keputusan bisnis yang penting. Outsourcing tidak hanya menjamin bahwa Anda selalu memiliki informasi yang dapat dipercaya tentang arus kas Anda, tetapi penyedia solusi pembayaran juga dapat mempercepat proses ini secara signifikan.

Anda dapat membayar vendor dan menerima pembayaran lebih cepat sambil mempertahankan tingkat likuiditas yang diinginkan dan mendapatkan diskon pembayaran awal. Mencapai likuiditas itu bukanlah kekhawatiran yang konstan karena pembayaran yang masuk diselesaikan lebih cepat. Perusahaan Anda dapat membuat keputusan penting dengan cepat dengan strategi ini. Juga, memiliki perusahaan yang akan memulihkan piutang akan menyelamatkan Anda dari percakapan yang tidak nyaman.

Pemeliharaan dan Dukungan Pelanggan

Outsourcing mengambil biaya pemeliharaan dan pembaruan dari tangan Anda. Perusahaan outsourcing akan menangani pembaruan keamanan dan semua biaya pemeliharaan dan operasional. Mereka akan melakukan pembaruan rutin dengan perangkat lunak terbaru tanpa biaya tambahan.

Akses ke Perangkat Lunak dan Alat Tingkat Lanjut

Perusahaan outsourcing menggunakan keahlian dan pengalaman mereka untuk mengembangkan dan menerapkan solusi perangkat lunak canggih untuk mempercepat proses Anda dan meningkatkan visibilitas ke data bisnis penting. Teknologi ini memberi Anda wawasan real-time tentang kesehatan perusahaan Anda. Konsultan keuangan dapat menggunakan data ini untuk membuat prediksi bisnis yang akurat dan memberi tahu Anda tentang cara meningkatkan arus kas Anda.

Solusi Pembayaran Fleksibel

Seiring pertumbuhan bisnis Anda, fungsi pemrosesan pembayaran Anda mungkin meningkat atau tidak. Memecahkan masalah ini mungkin memerlukan lebih banyak usaha, dan Anda mungkin terlambat dalam beberapa pembayaran. Outsourcing memastikan bahwa proses pembayaran Anda berjalan lancar bahkan ketika menangani kompleksitas dalam bisnis Anda. Anda dapat menskalakan kebutuhan outsourcing Anda agar sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Jika Anda membutuhkan lebih sedikit bantuan, Anda dapat menurunkan skala untuk mencerminkan hal ini dan sebaliknya. Ini juga memungkinkan pemilik bisnis untuk memantau status pembayaran mereka.

Kurangi Kesalahan dan Penipuan

Penyedia solusi outsourcing adalah profesional yang menggunakan perangkat lunak dan alat otomatisasi untuk menemukan duplikasi faktur. Duplikat ini dapat menyebabkan pembayaran ganda dan peningkatan biaya. Kesalahan ini akan menurunkan laba dan arus kas, yang berdampak negatif pada manajemen. Mereka juga menggunakan alat ini untuk mengurangi kesalahan pembayaran seperti faktur vendor yang hilang atau diabaikan dan pembayaran yang tertunda. Mengalihdayakan pemrosesan pembayaran kepada para profesional akan membantu Anda mendeteksi dan mencegah penipuan pembayaran.

Keamanan yang Ditingkatkan

Mengalihdayakan pemrosesan pembayaran Anda mungkin tampak seperti risiko keamanan yang sangat besar. Namun, itu sebenarnya dapat meningkatkan fitur keamanan dan perlindungan data Anda. Mencoba melindungi data keuangan secara internal memerlukan prosedur keamanan yang ketat dan menempatkan departemen keuangan Anda di bawah tekanan dan ketakutan akan pelanggaran. Oleh karena itu, Anda harus mengizinkan bisnis yang memprioritaskan keamanan elektronik untuk menetapkan prosedur yang diperlukan untuk melindungi Anda dan informasi keuangan pelanggan Anda dari pencurian dunia maya.

Mematuhi Peraturan dan Kebijakan Federal dan Negara Bagian

Selain mengamankan data dan sistem Anda dari peretas dan penyusup, keamanan Anda harus memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh undang-undang. Memproses pembayaran melibatkan penanganan informasi pribadi dan rahasia tentang pelanggan dan vendor Anda. Ini bisa berupa alamat rumah, detail bank, nama, dan lainnya. Ada undang-undang federal dan negara bagian yang menyatakan bagaimana perusahaan harus melindungi data klien.

Mengalihdayakan pemrosesan pembayaran Anda ke organisasi profesional akan membantu Anda tetap sejalan dengan persyaratan peraturan yang rumit. Menugaskan fungsi-fungsi ini kepada pihak ketiga menghilangkan kekhawatiran dan tekanan dari perusahaan Anda dan memungkinkan Anda untuk fokus pada kebutuhan bisnis mendesak lainnya.

Kekurangan Pemrosesan Pembayaran yang Dialihdayakan

• Mengurangi kontrol pemrosesan pembayaran
• Melaporkan kesalahan yang tidak diperhatikan mungkin sulit
• Mengalihdayakan pemrosesan pembayaran Anda memberi pihak ketiga akses ke informasi keuangan yang sensitif
• Menggunakan tim eksternal dapat menciptakan kesenjangan dalam komunikasi
• Kesenjangan komunikasi dapat menyebabkan kesalahan dalam pemrosesan atau komunikasi dengan vendor

Pikiran Akhir

Mengalihdayakan pemrosesan pembayaran Anda dapat sangat membantu bisnis Anda, terutama jika Anda ingin mengurangi biaya dan mengurangi staf. Ini dapat memfasilitasi pertumbuhan bisnis dengan meningkatkan margin keuntungan dan arus kas Anda, meningkatkan efisiensi, dan memberikan akses ke alat canggih, ahli, dan profesional berpengalaman. Jika Anda mempertimbangkan untuk melakukan outsourcing pemrosesan pembayaran, Anda harus mengetahui kemungkinan risiko dan manfaatnya.