ما هي معالجة الدفع بالاستعانة بمصادر خارجية؟

بصفتك صاحب عمل ، فأنت تبحث باستمرار عن طرق للحفاظ على التدفق النقدي وتحسين عمليات عملك. يعد الاستعانة بمصادر خارجية لمعالجة المدفوعات طريقة رائعة لتوفير التكاليف وتوفير الوقت والموارد لعمليات الأعمال الأساسية. كما أنه يساعدك على تعزيز أمنك وتقليل الاحتيال والأخطاء في معالجة الدفع.

في هذه المقالة ، سنشرح ما هي معالجة الدفع بالاستعانة بمصادر خارجية وماذا تعني لعملك.

ماذا تعني معالجة الدفع بالاستعانة بمصادر خارجية؟

تسمح معالجة الدفع بالاستعانة بمصادر خارجية لشركتك بالتعاقد مع موفر حلول دفع تابع لجهة خارجية يقوم بمعالجة المدفوعات نيابة عن شركتك. وهذا يعني الاستعانة بخدمات جهات خارجية ذات خبرة لتسريع معاملات البطاقة ونقل بيانات العملاء بأمان من خلال بوابة دفع إلى المعالج للموافقة على المعاملة حتى يتمكن بنك العميل من تحويل الأموال إلى حساب الشركة. والغرض من ذلك هو تقليل عبء العمل المالي ووقت الفراغ لعمليات الأعمال الأساسية.

هناك حاجة إلى معالجة الدفع بالاستعانة بمصادر خارجية حيث لا يتوفر لدى الشركات الوقت أو الموارد أو برامج وأدوات التشغيل الآلي لتنفيذ مدفوعاتها حسب متطلبات أعمالها.

ما هي معالجة الدفع؟

معالجة الدفع هي الطريقة التي تكمل بها الشركات معاملات شراء عملائها باستخدام بطاقة الخصم أو الائتمان الخاصة بهم. ويشمل أيضًا دفع فواتير البائع وحسابات الدفع على الديون المستحقة للبائعين على البضائع المشتراة بالائتمان والمدفوعات الأخرى. تتراوح معالجة الدفع من إبلاغ معلومات الدفع الخاصة بالعملاء على بطاقات الائتمان أو الخصم إلى بنوكهم للتأكد من نجاح المدفوعات. يضمن نجاح جميع المعاملات ويتم الدفع للبائعين والموردين في الوقت المناسب.

تعد معالجة الدفع جزءًا من تعهيد العمليات التجارية (BPO) والتي تعد واحدة من أكثر الوظائف شيوعًا التي يتم الاستعانة بمصادر خارجية لها. إنه جزء مهم ولكنه يستغرق وقتًا طويلاً في أي عمل تجاري. والخبر السار هو أن هناك الكثير للاستفادة من اختيار الاستعانة بمصادر خارجية في معالجة الدفع.

متى يجب الاستعانة بمصادر خارجية لمعالجة الدفع؟

قد لا تكون هناك لحظة أو حدث معين من شأنه أن يدفع شركتك إلى الاستعانة بمصادر خارجية. بدلاً من ذلك ، فإن اختيار الاستعانة بمصادر خارجية هو نتيجة لعدة أحداث بمرور الوقت. إذا كانت إدارة معالجة الدفع تكلف عملك الكثير من الوقت والقوى العاملة والمبيعات ، فيجب أن تفكر في الاستعانة بمصادر خارجية.

يعتمد ما إذا كانت معالجة الدفع بالاستعانة بمصادر خارجية منطقية بالنسبة لعملك على قدرة مؤسستك على إدارة معالجة الدفع. تحتاج إلى معرفة مقدار الوقت الذي يتم إنفاقه على المدفوعات وما إذا كان هذا الوقت سيكون ذا قيمة في مكان آخر. إذا تمكنت من تحديد كيفية تحويل ذلك الوقت إلى مهمة مدرة للدخل أو شيء لتعزيز نمو الأعمال واستمراريتها ، فيمكنك اتخاذ قرارات أفضل فيما يتعلق بالاستعانة بمصادر خارجية.

فوائد معالجة الدفع بالاستعانة بمصادر خارجية

تعد معالجة الدفع بالاستعانة بمصادر خارجية مفيدة لعملك من نواح كثيرة. دعونا نلقي نظرة فاحصة!

انخفاض تكاليف معالجة الدفع

تقوم معظم الشركات بالاستعانة بمصادر خارجية لمعالجة الدفع لتوفير التكاليف. التحول من طباعة الشيكات والإيصالات باستخدام نظام إلكتروني يوفر لك المال. نظرًا لأن النظام مؤتمت ، لا يحتاج موظفوك إلى طباعة الشيكات وإرسالها بالبريد. نتيجة لذلك ، يتم تقليل تكلفة الطباعة ، والبريد ، وشراء الورق ، والمعالجة.

تدفق نقدي أسرع وخاضع للمساءلة

التدفق النقدي هو مصدر الحياة لعملك. يعد تعلم التدفق النقدي الحالي ضروريًا لاتخاذ قرارات العمل الحاسمة. لا تضمن الاستعانة بمصادر خارجية أن لديك دائمًا معلومات موثوقة حول التدفق النقدي الخاص بك ، ولكن قد يقوم مزود حلول الدفع أيضًا بتسريع هذه العملية بشكل كبير.

يمكنك الدفع للبائعين واستلام المدفوعات بشكل أسرع مع الحفاظ على المستوى المطلوب من السيولة وكسب خصومات السداد المبكر. إن تحقيق هذه السيولة ليس مصدر قلق دائم لأن المدفوعات الواردة تتم بسرعة أكبر. يمكن لشركتك اتخاذ قرارات مهمة بسرعة باستخدام هذه الاستراتيجية. أيضًا ، فإن امتلاك شركة تسترد مستحقات الحساب سيوفر عليك من المحادثات غير المريحة.

الصيانة ودعم العملاء

الاستعانة بمصادر خارجية يأخذ تكلفة الصيانة والتحديثات من يديك. ستتولى شركة التعهيد التعامل مع التحديثات الأمنية وجميع رسوم الصيانة والتشغيل. سيقومون بإجراء تحديثات منتظمة مع أحدث البرامج دون أي تكلفة إضافية.

الوصول إلى البرامج والأدوات المتقدمة

تستخدم الشركات المستعان بها خبراتها وخبراتها لتطوير ونشر حلول برمجية متقدمة لتسريع عملياتك وزيادة الرؤية في بيانات الأعمال المهمة. تمنحك هذه التقنيات نظرة ثاقبة في الوقت الفعلي حول صحة شركتك. يمكن للمستشارين الماليين استخدام هذه البيانات لعمل تنبؤات أعمال دقيقة وتقديم المشورة لك حول كيفية زيادة التدفق النقدي الخاص بك.

حلول دفع مرنة

مع نمو عملك ، قد تزيد أو لا تزيد وظائف معالجة الدفع الخاصة بك. قد يتطلب حل هذه المشكلة مزيدًا من الجهد ، وقد تكون متأخرًا في بعض المدفوعات. يضمن الاستعانة بمصادر خارجية أن عمليات الدفع الخاصة بك تسير بسلاسة حتى عند التعامل مع التعقيدات في عملك. يمكنك توسيع نطاق احتياجات الاستعانة بمصادر خارجية لتلائم احتياجات عملك. إذا كنت بحاجة إلى قدر أقل من المساعدة ، فيمكنك تقليل الحجم لتعكس ذلك والعكس صحيح. كما يسمح لأصحاب الأعمال بمراقبة حالة الدفع الخاصة بهم.

تقليل الأخطاء والاحتيال

موفرو الحلول الخارجيون هم محترفون يستخدمون برامج وأدوات التشغيل الآلي لتحديد تكرار الفواتير. يمكن أن تؤدي هذه التكرارات إلى مدفوعات مزدوجة وزيادة النفقات. سيؤدي هذا الخطأ إلى تقليل الأرباح والتدفقات النقدية ، مما يؤثر سلبًا على الإدارة. كما أنهم يستخدمون هذه الأدوات لتقليل أخطاء الدفع مثل فواتير البائعين المفقودة أو المهملة والدفعات المتأخرة. ستساعدك عملية الاستعانة بمصادر خارجية لمعالجة المدفوعات للمهنيين على اكتشاف ومنع الاحتيال في الدفع.

تعزيز الأمن

قد يبدو الاستعانة بمصادر خارجية لمعالجة المدفوعات الخاصة بك بمثابة مخاطرة أمنية كبيرة. ومع ذلك ، يمكنه بالفعل زيادة ميزات الأمان وحماية البيانات لديك. تتطلب محاولة حماية البيانات المالية داخليًا إجراءات أمنية صارمة وتضع إدارتك المالية تحت ضغط وخوف من حدوث اختراق. لذلك يجب أن تسمح للأعمال التجارية التي تعطي الأولوية للأمن الإلكتروني بوضع الإجراءات المطلوبة لحماية المعلومات المالية لك ولعميلك من السرقة الإلكترونية.

الامتثال للوائح والسياسات الفيدرالية والولائية

بصرف النظر عن تأمين بياناتك وأنظمتك من المتسللين والمتطفلين ، يجب أن يفي أمنك بالمتطلبات المنصوص عليها في القانون. تتضمن معالجة المدفوعات معالجة المعلومات الشخصية والسرية عن العملاء والموردين. يمكن أن يكون عنوان المنزل ، والتفاصيل المصرفية ، والاسم ، وغيرها. هناك قوانين فيدرالية وقوانين خاصة بالولاية تنص على كيفية حماية الشركة لبيانات العملاء.

ستساعدك الاستعانة بمصادر خارجية في معالجة مدفوعاتك إلى مؤسسات مهنية على البقاء متماشياً مع المتطلبات التنظيمية المعقدة. إن تعيين هذه الوظائف لطرف ثالث يزيل القلق والضغط من شركتك ويسمح لك بالتركيز على احتياجات العمل الملحة الأخرى.

عيوب معالجة الدفع بالاستعانة بمصادر خارجية

• انخفاض التحكم في معالجة الدفع
• قد يكون من الصعب الإبلاغ عن الأخطاء التي تمر دون أن يلاحظها أحد
• يمنح الاستعانة بمصادر خارجية لمعالجة الدفع الخاصة بك وصول طرف ثالث إلى المعلومات المالية الحساسة
• يمكن أن يؤدي استخدام فريق خارجي إلى خلق فجوات في الاتصال
• قد تؤدي فجوات الاتصال إلى أخطاء في المعالجة أو التواصل مع البائعين

افكار اخيرة

يمكن أن تخدم الاستعانة بمصادر خارجية لمعالجة المدفوعات عملك بشكل كبير ، خاصة إذا كنت ترغب في تقليل التكاليف وخفض عدد الموظفين. يمكن أن تسهل نمو الأعمال من خلال زيادة هامش الربح والتدفقات النقدية ، وتعزيز الكفاءة ، ومنح الوصول إلى الأدوات المتقدمة والخبراء والمهنيين المتمرسين. إذا كنت تفكر في الاستعانة بمصادر خارجية لمعالجة الدفع ، فيجب أن تعرف المخاطر والفوائد المحتملة.