Qu'est-ce que le traitement des paiements externalisé ?

En tant que propriétaire d'entreprise, vous recherchez constamment des moyens de maintenir vos flux de trésorerie et d'améliorer vos opérations commerciales. L'externalisation de votre traitement des paiements est un excellent moyen de réduire les coûts, de gagner du temps et des ressources pour les opérations commerciales de base. Il vous aide également à renforcer votre sécurité et à réduire les fraudes et les erreurs dans le traitement des paiements.

Dans cet article, nous expliquerons ce qu'est le traitement des paiements externalisé et ce que cela signifie pour votre entreprise.

Que signifie le traitement des paiements externalisé ?

Le traitement des paiements externalisé permet à votre entreprise de conclure un contrat avec un fournisseur de solutions de paiement tiers qui traitera les paiements au nom de votre entreprise. Cela signifie embaucher des services tiers expérimentés pour accélérer les transactions par carte et transférer en toute sécurité les données des clients avec une passerelle de paiement vers le processeur pour approuver la transaction afin que la banque du client puisse transférer l'argent sur le compte de l'entreprise. L'objectif est de réduire la charge de travail financière et le temps libre pour les opérations commerciales de base.

Le traitement des paiements externalisé est nécessaire lorsque les entreprises n'ont pas le temps, les ressources ou les logiciels et outils d'automatisation pour effectuer leurs paiements selon les exigences de leur activité.

Qu'est-ce que le traitement des paiements ?

Le traitement des paiements est la façon dont les entreprises effectuent les transactions d'achat de leurs clients avec leur carte de débit ou de crédit. Cela comprend également le paiement des factures des fournisseurs et des comptes créditeurs sur les dettes dues aux fournisseurs sur les biens achetés à crédit et d'autres paiements. Le traitement des paiements va de la communication des informations de paiement des clients sur les cartes de crédit ou de débit à leurs banques pour confirmer que les paiements ont réussi. Il garantit que toutes les transactions sont réussies et que les vendeurs et les fournisseurs sont payés en temps opportun.

Le traitement des paiements fait partie de l'externalisation des processus métier (BPO), qui est l'une des fonctions les plus populaires externalisées. C'est une partie importante mais chronophage de toute entreprise. La bonne nouvelle est qu'il y a tellement d'avantages à choisir d'externaliser le traitement de vos paiements.

Quand devriez-vous externaliser votre traitement des paiements ?

Il se peut qu'il n'y ait pas de moment ou d'événement précis qui incitera votre entreprise à externaliser. Au lieu de cela, le choix d'externaliser est le résultat de plusieurs événements au fil du temps. Si la gestion de votre traitement des paiements coûte beaucoup à votre entreprise en temps, en main-d'œuvre et en ventes, vous devriez envisager l'externalisation.

La pertinence du traitement des paiements externalisé pour votre entreprise dépend de la capacité de votre organisation à gérer le traitement des paiements. Vous devez déterminer combien de temps est consacré aux paiements et si ce temps serait précieux ailleurs. Si vous pouvez identifier comment convertir ce temps en une tâche génératrice de revenus ou en quelque chose pour promouvoir la croissance et la continuité de l'entreprise, vous pouvez prendre de meilleures décisions d'externalisation.

Avantages du traitement des paiements externalisé

Le traitement des paiements externalisé est bénéfique pour votre entreprise à bien des égards. Regardons de plus près!

Réduction des coûts de traitement des paiements

La plupart des entreprises externalisent le traitement des paiements pour réduire les coûts. Passer de l'impression de chèques et de reçus à l'aide d'un système électronique vous permet d'économiser de l'argent. Parce que le système est automatisé, les employés de votre personnel n'ont pas besoin d'imprimer et d'envoyer des chèques. En conséquence, les coûts d'impression, d'envoi, d'achat de papier et de traitement sont réduits.

Flux de trésorerie plus rapide et responsable

La trésorerie est la source de vie de votre entreprise. Connaître votre flux de trésorerie existant est nécessaire pour prendre des décisions commerciales cruciales. L'externalisation garantit non seulement que vous disposez toujours d'informations fiables sur votre trésorerie, mais un fournisseur de solutions de paiement peut également accélérer considérablement ce processus.

Vous pouvez payer les fournisseurs et recevoir des paiements plus rapidement tout en maintenant le niveau de liquidité souhaité et en bénéficiant de remises pour paiement anticipé. Atteindre cette liquidité n'est pas une préoccupation constante car les paiements entrants sont effectués plus rapidement. Votre entreprise peut prendre rapidement des décisions importantes grâce à cette stratégie. De plus, avoir une entreprise qui recouvrera les comptes clients vous évitera des conversations inconfortables.

Entretien et support client

L'externalisation vous évite les coûts de maintenance et de mise à jour. La société d'externalisation s'occupera des mises à jour de sécurité et de tous les frais de maintenance et d'exploitation. Ils effectueront des mises à jour régulières avec le dernier logiciel sans frais supplémentaires.

Accès aux logiciels et outils avancés

Les entreprises externalisées utilisent leur expertise et leur expérience pour développer et déployer des solutions logicielles avancées afin d'accélérer vos processus et d'augmenter la visibilité sur les données commerciales importantes. Ces technologies vous donnent un aperçu en temps réel de la santé de votre entreprise. Les consultants financiers peuvent utiliser ces données pour faire des prévisions commerciales précises et vous conseiller sur la façon d'augmenter votre trésorerie.

Solutions de paiement flexibles

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vos fonctions de traitement des paiements peuvent ou non augmenter. La résolution de ce problème peut nécessiter plus d'efforts et vous pouvez être en retard sur certains paiements. L'externalisation garantit le bon déroulement de vos processus de paiement, même lorsque vous gérez des complexités dans votre entreprise. Vous pouvez adapter vos besoins d'externalisation aux besoins de votre entreprise. Si vous avez besoin de moins d'assistance, vous pouvez réduire l'échelle pour refléter cela et vice versa. Il permet également aux propriétaires d'entreprise de surveiller leur statut de paiement.

Réduire les erreurs et la fraude

Les fournisseurs de solutions externalisées sont des professionnels qui utilisent des logiciels et des outils d'automatisation pour détecter les doublons de factures. Ces doublons peuvent entraîner des paiements en double et une augmentation des dépenses. Cette erreur réduira les bénéfices et les flux de trésorerie, affectant négativement la direction. Ils utilisent également ces outils pour réduire les erreurs de paiement telles que les factures de fournisseurs perdues ou négligées et les retards de paiement. L'externalisation du traitement des paiements à des professionnels vous aidera à détecter et à prévenir les fraudes aux paiements.

Sécurité renforcée

L'externalisation de votre traitement des paiements peut sembler être un énorme risque de sécurité. Cependant, cela peut réellement augmenter vos fonctionnalités de sécurité et de protection des données. Essayer de protéger les données financières en interne nécessite des procédures de sécurité strictes et met votre service financier sous pression et craint une violation. Par conséquent, vous devez autoriser une entreprise qui accorde la priorité à la sécurité électronique à établir les procédures nécessaires pour vous protéger, ainsi que les informations financières de votre client, contre le vol informatique.

Se conformer aux réglementations et politiques fédérales et étatiques

Outre la sécurisation de vos données et de vos systèmes contre les pirates et les intrus, votre sécurité doit répondre aux exigences fixées par la loi. Le traitement des paiements implique la gestion d'informations personnelles et confidentielles sur vos clients et fournisseurs. Il peut s'agir d'une adresse personnelle, de coordonnées bancaires, d'un nom et autres. Il existe des lois fédérales et étatiques qui indiquent comment une entreprise doit protéger les données de ses clients.

L'externalisation de votre traitement des paiements à des organisations professionnelles vous aidera à rester en conformité avec les exigences réglementaires complexes. L'attribution de ces fonctions à un tiers soulage votre entreprise des soucis et de la pression et vous permet de vous concentrer sur d'autres besoins commerciaux urgents.

Inconvénients du traitement des paiements externalisé

• Contrôle réduit du traitement des paiements
• Signaler des erreurs qui passent inaperçues peut être difficile
• L'externalisation de votre traitement des paiements permet à un tiers d'accéder à des informations financières sensibles
• L'utilisation d'une équipe externe peut créer des lacunes dans la communication
• Les lacunes de communication peuvent entraîner des erreurs de traitement ou de communication avec les fournisseurs

Dernières pensées

L'externalisation de votre traitement des paiements peut grandement servir votre entreprise, surtout si vous souhaitez réduire les coûts et réduire le personnel. Il peut faciliter la croissance de votre entreprise en augmentant votre marge bénéficiaire et votre flux de trésorerie, en améliorant l'efficacité et en donnant accès à des outils avancés, à des experts et à des professionnels chevronnés. Si vous envisagez d'externaliser le traitement de vos paiements, vous devez connaître les risques et avantages possibles.