Jak zarządzać zespołem zdalnym + najlepsze aplikacje dla zespołów zdalnych

Chociaż praca zdalna jest obecnie nowym sposobem życia dla wielu firm, nie zawsze tak było. Jest wiele firm, które już dawno przestawiły się na pracę zdalną, a niektóre od dłuższego czasu utrzymują równowagę między pracą zdalną a pracą osobistą. Nie wszystkie branże dobrze nadają się do zatrudniania pracowników zdalnych, ale jeśli Twój to robi — lub jeśli Twój zespół pracuje zdalnie, przynajmniej na razie — możemy Ci pomóc.

Jesteśmy w 100% zdalnym zespołem i zawsze nim byliśmy, więc w tym poście mamy do zaoferowania własne doświadczenia, ale podsumowaliśmy również kilka wskazówek, porad i praktyk, których używają inne zdalne firmy do zarządzania swoimi zdalnymi zespołami, więc nie musisz tylko wierzyć nam na słowo!

Ponadto na końcu tego artykułu wymieniamy nasze ulubione aplikacje, których używamy do uruchamiania i zarządzania zdalnym zespołem, więc jeśli o nich nie słyszałeś, a wydają się być dobrym rozwiązaniem dla Twojej firmy – możesz spróbować je też!

Przejdźmy do strategii, których możesz użyć do zarządzania zdalnym zespołem.

Jak zarządzać zdalnym zespołem

Po pierwsze, pamiętaj, że jako menedżer jesteś trenerem i liderem zespołu. Powinieneś już mieć wszystkich właściwych ludzi na właściwych stanowiskach, aby stworzyć zgrany zespół i musisz tylko poprowadzić ich i zmotywować do ostatecznego celu. Nie grasz dla nich ich pozycji, po prostu dajesz każdej osobie narzędzia, których potrzebują – zdalnie lub nie – aby grać na swojej pozycji i przynieść zwycięstwo całemu zespołowi.

Zachęcaj do współpracy

Jednym z najtrudniejszych aspektów zdalnych zespołów jest faktyczna odległość tego wszystkiego. Praca zespołowa może być trudna, gdy nie jesteście wszyscy razem w tym samym pomieszczeniu, więc trzeba włożyć wysiłek w tworzenie środowisk pracy zespołowej, nawet jeśli fizycznie nie znajdujecie się w tej samej przestrzeni.

Można to zrobić na wiele różnych sposobów, w zależności od rodzaju pracy wykonywanej przez Ciebie i Twój zespół, ale kilka przykładów to:

• Prowadzenie grupowych rozmów zespołowych, aby wszyscy spotykali się twarzą w twarz, nawet jeśli odbywa się to przez ekran
• Korzystanie ze wspólnych dokumentów, do których dostęp ma wiele osób, dzięki czemu Twój zespół może edytować, komentować, dodawać pomysły i sugerować nowe rzeczy
• Prowadź sesje burzy mózgów, zarówno podczas wirtualnych spotkań twarzą w twarz, na spotkaniach tylko audio, a nawet na forach pisemnych, na których członkowie zespołu mogą pluć i odbijać od siebie pomysły
• Wysyłanie cyfrowych makiet, zrzutów ekranu lub obrazów, które członkowie zespołu mogą oznaczać i komentować cyfrowo (naszą rekomendację aplikacji znajdziesz na końcu tego artykułu!)
• Udostępnianie filmów lub nagrań z udostępnienia ekranu, które członkowie zespołu mogą przeglądać i komentować

Celem jest stworzenie środowiska podobnego do biura w tym sensie, że masz grupę ludzi pracujących razem, łatwo komunikujących się i odbijających się od siebie, dzięki czemu możesz rozwijać się nie tylko jako firma, ale także jako zespół. Zespoły, które lepiej ze sobą współpracują, wykonują lepszą pracę, a zachęcanie do współpracy to jeden ze sposobów budowania środowiska przyjaznego zespołowi, nawet jeśli członkowie nie znajdują się w tej samej przestrzeni biurowej.

Nie mikrozarządzaj: zaufaj swoim ludziom

Jest to styl zarządzania, w który mogą wpaść niektórzy liderzy — zwłaszcza gdy prowadzą zdalny zespół — co może być upadkiem ich zespołu — więc nie zarządzaj mikro-zarządzaniem. Czemu? Mikrozarządzanie może być demoralizujące.

Jeśli nalegasz, aby pracownicy stale się meldowali lub instalowali oprogramowanie monitorujące na swoich komputerach, prawdopodobnie będzie to szybka droga do ich zdemoralizowania, a nawet zniechęcenia.

Pójście tą drogą może być szczególnie kuszące, jeśli jesteś przyzwyczajony do zarządzania zespołem w biurze przez cały dzień, sprawdzania, co robią i ciągłego otrzymywania bezpośrednich raportów od nich — ale rozumiesz, że praca zdalna to coś innego.

Praca zdalna różni się od tradycyjnej pracy 9-5 w ten sposób, że zwykle nie ma ustalonych godzin pracy. Nie może być ustawione godziny pracy (w godzinach, w których oczekiwane są członkowie zespołu będzie osiągalny przez innych członków zespołu) oraz te godziny pracy może wynosić około 9-5 normalne godziny pracy, ale dla zdalnych pracowników nie zawsze wyglądają jak 9- 5 i nie powinny.

Automattic — firma macierzysta WordPress — ma właściwe wyobrażenie o godzinach pracy w porównaniu z godzinami pracy wymienionymi bezpośrednio na ich stronie rekrutacyjnej:

Dbamy o pracę, którą wykonujesz, a nie tylko o godziny, które poświęcasz.

Pracownicy zdalni powinni być oceniani na podstawie wyników , a nie nakładów — a znacznie lepiej jest ustalać oczekiwania i terminy dotyczące wyników niż mikrozarządzanie danymi wejściowymi. Więc skup się na tym, zamiast oczekiwać, że Twój zespół będzie informował Cię o swoim miejscu pobytu wiele razy dziennie.

Dodatkowo, jeśli zatrudniłeś odpowiednich członków zespołu, prawdopodobnie również okaże się, że nie chcą się zwalniać, nie wykonywać swojej pracy lub nie dotrzymywać ważnych terminów. Jeśli zatrudniłeś odpowiednich ludzi, prawdopodobnie czują się spełnione tym, co robią i chcą wykonać swoją pracę i wziąć na siebie ciężar jako część zespołu. Więc ufaj, że członkowie Twojego zespołu wykonają swoją pracę (w ustalonych wcześniej oczekiwaniach i terminach) i bądź wobec nich elastyczny. Jak wyjaśnia Buffer, inna zdalna firma:

Elastyczność często sugeruje zaufanie. Ufaj, że wykonasz swoją pracę, ufaj, że ustalisz swój harmonogram, zaufaj pracy gdzieś, gdzie menedżer nie obserwuje każdego twojego ruchu.

Reklama

Nie martw się więc tak bardzo o to, nad czym pracuje Twój zespół i gdzie się znajduje — skup się na wynikach, które wytwarza, dając im czas, elastyczność i autonomię, których potrzebują, aby wykonać swoją pracę.

Pozostań w kontakcie i ułatw komunikację

Utrzymywanie dobrej komunikacji w zespole zdalnym jest niezwykle ważne — a także może być poważnym wyzwaniem. Ale jest to coś, w co musisz włożyć wysiłek, aby członkowie zespołu czuli się wspierani, słyszani i mogli wykonywać swoją pracę.

W przypadku większości zespołów zdalnych musisz zachować podobny proces komunikacji, jaki miałbyś w biurze — szybko i łatwo. Tak jakbyś fizycznie wsunął głowę do czyjegoś biura lub stuknął go w ramię, aby zwrócić jego uwagę, powinieneś być w stanie zrobić to samo, ale wirtualnie.

Dlatego metody komunikacji, takie jak poczta e-mail, są zwykle zbyt wolne w środowiskach pracy zdalnej — znacznie lepiej jest korzystać z firmowej aplikacji do czatu. Slack jest najlepszym rozwiązaniem w świecie pracy zdalnej i używamy go do komunikacji w naszej firmie.

Czaty umożliwiają szybkie i łatwe zadawanie pytań członkom zespołu i odpowiadanie na nie, a ponadto nie są tak formalne jak e-maile i zwykle jest mniej „hałasu” z zewnątrz (ponieważ ludzie otrzymują e-maile od osób niepracujących i marek). Dlatego trzymaj się aplikacji do czatu i daj dostęp wszystkim członkom zespołu, aby wszyscy byli w kontakcie i mogli z łatwością komunikować się.

Odprawa i kontynuacja

Meldowanie się z pracownikami jest ważną częścią zarządzania zdalnym zespołem, ponieważ zachęca do rozmowy, nawiązywania kontaktów i współpracy w sposób, którego czasami nie można wspierać tylko poprzez pisemną komunikację na czacie.

Istnieje wiele różnych sposobów meldowania się w zespole, ale większość zdalnych menedżerów ustala na to określone godziny i dni i ustala konkretny cel dla każdego spotkania. Najważniejszą rzeczą, o której należy pamiętać, jest zachowanie spójności, aby Twój zespół wiedział, kiedy ma być dostępny i co ma dostarczyć, aby mógł z powodzeniem wykonywać obie te rzeczy.

Oto kilka pomysłów, jak skonfigurować odprawy zespołu:

• Zamelduj się dwa razy w tygodniu, raz na początku tygodnia, aby porozmawiać o tym, nad czym wszyscy pracują, i raz pod koniec tygodnia, aby sprawdzić, co zostało ukończone.
• Zamelduj się raz w tygodniu, aby omówić, co zostało zakończone w zeszłym tygodniu i co jest w programie na nadchodzący tydzień.
• Miej codzienną „stójkę” na początku dnia pracy, aby członkowie zespołu mogli dzielić się swoim głównym zadaniem dnia.
• Pod koniec dnia codziennie przeprowadzaj kasę, podczas której członkowie zespołu mogą podzielić się swoimi dużymi lub małymi wygranymi dnia.
• Stwórz mieszankę regularnych meldowań twarzą w twarz i meldunków wirtualnych. Spróbuj raz w tygodniu spotykać się za pomocą rozmowy wideo i prowadzić forum, na którym członkowie zespołu mają dzielić się swoimi wygranymi dnia pod koniec każdego dnia roboczego na czacie grupowym.
• Spraw, aby niektóre odprawy były obowiązkowe, a inne opcjonalne (zazwyczaj działa to najlepiej, jeśli masz duży zespół i/lub zespół rozmieszczony w różnych strefach czasowych), aby ludzie nie czuli się przytłoczeni obowiązkami odprawy. Nagrywaj nieobowiązkowe spotkania i udostępniaj je swojemu zespołowi, aby wszyscy nieobecni członkowie mogli nadrobić zaległości.

Jest tak wiele opcji i naprawdę możesz dostosować je do potrzeb swojego zespołu, ale ważne jest, aby zachować spójność, aby członkowie zespołu nie tylko byli na bieżąco ze swoją pracą, ale także byli na bieżąco z tym, co dzieje się w firmie . Pomaga wspierać współpracę i koleżeństwo — oba te elementy są niezbędne dla każdej firmy.

Na przykład Zapier jest firmą w 100% zdalną i ma duży zespół, więc mają dość solidne praktyki, jeśli chodzi o meldowanie się ze swoim zespołem. Oto kilka fragmentów ich przewodnika Jak zarządzać zdalnym zespołem. Jeśli prowadzisz duży zespół, znajdziesz tutaj wiele samorodków mądrości:

W każdy czwartek rano lub po południu (zmieniając się co tydzień, aby pomieścić ludzi w różnych strefach czasowych), spotykamy się na błyskawiczne rozmowy, prezentacje i/lub wywiady. Przy ponad 300 osobach w siedmiu głównych działach i jeszcze większej liczbie mniejszych zespołów, trudno jest spotkać się ze wszystkimi co tydzień. Te spotkania są okazją do powiedzenia „cześć!” osobom, których normalnie nie widzisz.

Te spotkania to także dobra okazja do nauczenia się czegoś nowego. Każdego tygodnia ktoś z zespołu przeprowadza błyskawiczną przemowę lub prezentację czegoś interesującego. Ludzie dzielą się swoim najnowszym projektem, nowi koledzy z zespołu dzielą się zabawnymi faktami o sobie i swoim pochodzeniu, a członkowie kierownictwa prowadzą warsztaty na temat dobrego samopoczucia podczas tych spotkań.

Wiele zespołów organizuje te cotygodniowe spotkania jako spotkania na wszystkie ręce. W zdalnym zespole, który znajduje się w wielu strefach czasowych, staje się to wydarzeniem wykluczającym. W rezultacie to spotkanie staje się bardziej koleżeńskie i popisuje się pracą firmy. Nagrywamy je, aby ludzie, którzy nie mogą uczestniczyć, mogli nadrobić zaległości. Staramy się jednak unikać kluczowych tematów strategicznych, które zazwyczaj omawiane są w trybie Slack, Async lub Zoom, które mogą zapewnić włączenie wszystkich odpowiednich członków drużyny do podjęcia tej decyzji.

W miarę jak dorastaliśmy, poznanie wszystkich członków drużyny może być trudniejsze. Jednym z łatwych sposobów na złagodzenie tego jest to, że ludzie z zespołu są sparowani z jednym lub dwoma kolegami z drużyny losowo co tydzień na krótką rozmowę w parze. Używamy Donut in Slack, aby rozmawiać o życiu, pracy lub jakiejkolwiek innej przypadkowej rzeczy, która wydaje się interesująca. Czasami wychodzą z tego fajne nowe funkcje produktu, innym razem jest to po prostu dobra zabawa. Niezależnie od tego, pomaga każdemu lepiej poznać swoich kolegów z drużyny.

Ludzie często pytają: „skąd wiesz, czy pracownicy faktycznie pracują?” Każdy łatwy sposób, jaki znamy, to piątkowe aktualizacje. W każdy piątek każda osoba w zespole publikuje w Async aktualizację o tym, co wysłali w tym tygodniu i nad czym pracują w następnym tygodniu.

Ten ostatni akapit naprawdę uderza w produktywność pracowników i to, jak możesz być wtajemniczony dla członków zespołu, którzy nie kierują się własnym ciężarem — wdrażaj odprawy! Dla Zapiera piątkowe aktualizacje są tym, co sprawia, że ​​członkowie ich zespołu są odpowiedzialni, a także informują menedżerów o produktywności pracowników.

Utrzymuj odpowiedzialność swojego zespołu

To, że masz zdalny zespół, nie oznacza, że ​​praca nie jest wykonywana. Jak już wspomnieliśmy, jeśli zatrudniłeś odpowiedni zespół, próżniacy nie powinni być dla ciebie wielkim zmartwieniem, ale to nie znaczy, że nie powinieneś nadal rozliczać swojego zespołu.

Terminy, harmonogramy, zameldowanie i kontynuacje to wszystkie sposoby, dzięki którym możesz rozliczać członków zespołu — zarówno przed Tobą, jak i przed członkami zespołu, którzy również polegają na nich, aby wykonać swoją pracę.

Najważniejszą rzeczą jest ustalenie realistycznych terminów, utrzymywanie empatycznego harmonogramu (bądź elastyczny, jeśli członkowie zespołu są zawaleni, biorą urlop lub rzeczy pojawiają się w ich życiu osobistym) i zarządzaj oczekiwaniami. Chcesz, aby Twój zespół odniósł sukces, więc jasno określ swoje oczekiwania i powody, dla których je masz, i postaraj się, aby terminy były osiągalne, aby członkowie zespołu mogli je spełnić.

Harvard Business Review przeprowadził badanie, w którym stwierdzono, że menedżerowie:

Pielęgnuj zaufanie, wyznaczając jasny kierunek, dając ludziom to, czego potrzebują, aby je przejrzeć i schodząc im z drogi. Nie chodzi o bycie łagodnym dla swoich pracowników lub oczekiwanie od nich mniej. Firmy o wysokim zaufaniu pociągają ludzi do odpowiedzialności, ale nie zarządzają nimi w skali mikro. Traktują ludzi jak odpowiedzialnych dorosłych.

Nie myśl więc, że musisz być łagodny dla swoich zdalnych pracowników tylko dlatego, że nie są w tym samym biurze z tobą: w rzeczywistości wykorzystuj ich potencjał i dbaj o ich odpowiedzialność — zarówno członkowie zespołu, jak i firma lepiej dla tego.

Spodziewaj się produktywności poza 9-5

Tylko dlatego, że twoje godziny pracy to 9-5, nie oczekuj, że godziny pracy pracowników będą 9-5. Niektórzy ludzie pracują najlepiej poza „normalnymi” godzinami pracy, dlatego należy ich zachęcać do wykonywania pracy w najbardziej produktywnych godzinach. Dla niektórych jest to jasne i wczesne poranki, a dla innych późna noc. Nawet rodzice mogą mieć wolną chwilę dla siebie. Oczekuj, że członkowie Twojego zespołu wykonają swoją pracę, ale nie oczekuj, że zostanie ona wykonana tylko między godziną 9:00 a 17:00.

Należy również pamiętać, że niektórzy członkowie zespołu mogą być dostępni poza godzinami pracy 9-5, a inni nie. To niekoniecznie oznacza, że ​​są nieoddanymi lub nieproduktywnymi pracownikami, zwykle oznacza to po prostu, że utrzymują pewną równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.

Sprowadza się to do tego, że jako kierownik ds. pracowników zdalnych musisz pozwolić członkom zespołu być takimi osobami, jakimi są — zwłaszcza jeśli chodzi o godziny pracy, rutynę i dostępność. Ustaw oczekiwania, których od nich potrzebujesz (na przykład, jeśli chcesz, aby były dostępne przez czat, e-mail lub rozmowę wideo o określonych porach dnia), ale poza tym oczekuj, że zrobią to, co dla nich najlepiej działa.

Weź ten fragment z artykułu Gallupa Jak zarządzać zdalnymi pracownikami:

Niektórzy pracownicy zdalni czują się odizolowani pracując w pojedynkę, podczas gdy inni czują się wyzwoleni. Niektórzy uwielbiają całodobowy dostęp do pracy; inni muszą mieć prawdziwą granicę między biurem a domem. Niektórzy najlepiej pracują w środku nocy, podczas gdy inni trzymają się ściśle ustalonych godzin pracy.

Zaakceptowanie metody i rozumowania pracownika zdalnego pomaga menedżerom prowadzić coaching dla danej osoby w imieniu firmy, promując korzyści korporacyjne, które charakteryzują pracę poza miejscem pracy. Indywidualizacja pomaga pracownikom zdalnym „czuć się opieką jako osoba”, co jest podstawowym elementem zaangażowania.

Jako menedżer będziesz musiał być spostrzegawczy w stosunku do potrzeb i rutyny poszczególnych członków zespołu, a jeśli to nie działa dla Ciebie i Twojej firmy, musisz przekazać to osobom, które nie spełniają Twoich oczekiwań.

W końcu najlepsze w byciu zespołem zdalnym jest to, że nie musisz trzymać się ściśle 9-5 godzin. W rzeczywistości niektóre firmy mają podejście „pracuj w dowolnym czasie, gdziekolwiek jesteś” wbudowane w podstawowe systemy i procesy ich firmy, dzięki czemu pracownicy czują się całkowicie komfortowo, pracując w najbardziej odpowiadającym im czasie.

Jako przykład, Zapier przedstawił koncepcje pracy zdalnej, które Arkency — agencja konsultingowa, która tworzy oprogramowanie biznesowe, szkoli programistów oraz produkuje książki i seminaria internetowe — wbudowała w swoją firmę: anarchię, asynchroniczną i zdalną.

Co oznaczają te trzy rzeczy? Zgodnie z definicją w artykule Zapiera:

Anarchia to elastyczne godziny pracy, wybór własnych priorytetów i wychodzenie z inicjatywą (uwielbiamy to!). Zdalny oznacza, że ​​pracujesz z dowolnego miejsca na świecie — z domu, biura coworkingowego, cokolwiek. A synchronizacja oznacza, że ​​cała komunikacja nie powinna odbywać się natychmiast — unikamy spotkań i długich dyskusji.

I dlaczego Arkency tak prowadzi swoją firmę? Powiedzieli Zapierowi:

Bardziej niż zdalne, cenimy async, co oznacza pracę w dowolnym czasie. Wokół niego zbudowany jest cały proces. Asyc/remote jest częścią naszego DNA. Myślę, że teraz jest to także część naszego stylu życia. Przy takim podejściu jest dużo swobody.

Są dowodem na to, że zdalne firmy nie muszą działać dokładnie w taki sam sposób, jak tradycyjne, tradycyjne firmy — możesz wykorzystać swoje odległe okoliczności, aby stworzyć kulturę firmy, która promuje swobodę i elastyczność dla Twojego zespołu.

Informuj i angażuj swój zespół

Harvard Business Review przedstawił kilka interesujących informacji o firmach, które informują swoje zespoły i angażują się w plany na przyszłość:

Tylko 40% pracowników deklaruje, że są dobrze poinformowani o celach, strategiach i taktykach swojej firmy. Ta niepewność co do kierunku firmy prowadzi do chronicznego stresu, który hamuje uwalnianie oksytocyny i podkopuje pracę zespołową. Otwartość jest antidotum. Organizacje, które dzielą się swoimi „planami lotów” z pracownikami, zmniejszają niepewność co do tego, dokąd zmierzają i dlaczego.

Ponieważ pracownicy zdalni mają jeszcze mniejszy kontakt z ziemią, ponieważ nie przebywają fizycznie w pobliżu swoich współpracowników i bezpośrednich podwładnych, musisz przekazać im te informacje, aby wiedzieć, nad czym pracują i czego mogą się spodziewać w przyszłości. Gallup nazywa to „budowaniem linii wzroku” i musisz być tym, który trzyma latarkę, oświetlając ścieżkę Twojej firmy, aby Twój zespół wiedział, dokąd zmierza.

Zadbaj o to, aby udostępniać swojemu zespołowi aktualizacje, wygrane, przegrane, negocjacje i nadchodzące plany na spotkaniach odprawy i w wiadomościach e-mail w całej firmie. Oczywiście możesz nie chcieć ujawniać wszystkich zakulisowych szczegółów, zwłaszcza jeśli nie są one jeszcze ustalone w kamieniu, ale podziel się tym, co możesz, gdy jest to istotne i odpowiednie, aby Twój zespół widział szeroki obraz zmian w rozwijającej się firmie i ewoluuje.

Nie miej niepotrzebnych spotkań

Widzimy, że wiele firm — zarówno zdalnych, jak i niezdalnych — staje się bardziej świadomych tego. Spotkania potrafią pochłaniać ogromną ilość czasu, a nawet mogą być chaotyczne, gdy na jedną rozmowę jest dużo osób (zbyt wielu kucharzy psuje rosół). Tak więc, aby szanować czas wszystkich — nie organizuj spotkania zespołu, gdy wystarczyłby e-mail.

Teraz właśnie spędziliśmy sekcje tego artykułu, wyjaśniając znaczenie połączenia, komunikacji i koleżeństwa w zdalnym zespole, a wiele z nich jest rozwijanych poprzez spotkania wideo. Sztuczka polega na tym, aby wiedzieć, kiedy lepiej jest komunikować się za pośrednictwem pisemnego czatu lub e-maila zespołu niż przez telefon. Równie ważne jest prowadzenie rozmów między osobami, które muszą tam być najbardziej. Znalezienie równowagi między posiadaniem wystarczającej liczby połączeń, aby utrzymać komunikację i współpracę, a małą liczbą połączeń, aby ludzie nie czuli, że ich czas jest marnowany, jest trudne, ale należy to zrobić.

Elon Musk przedstawił trzy wskazówki dotyczące produktywności związane ze spotkaniami w e-mailu z 2018 r. do udziałowców Tesli:

• Nadmierne spotkania są zmorą dużych firm i prawie zawsze pogarszają się z czasem. Pozbądź się [pozbądź się] wszystkich dużych spotkań, chyba że masz pewność, że zapewniają one wartość całej publiczności, w takim przypadku prowadź je bardzo krótko.
• Pozbądź się także częstych spotkań, chyba że masz do czynienia z wyjątkowo pilną sprawą. Częstotliwość spotkań powinna szybko spaść po rozwiązaniu pilnej sprawy.
• Wyjdź ze spotkania lub zrezygnuj z połączenia, gdy tylko stanie się oczywiste, że nie dodajesz wartości. Nie jest niegrzecznie wychodzić, niegrzecznie jest zmuszać kogoś do pozostania i marnowania czasu.

Jak widać, jego stanowisko polega na tym, by spotkania ograniczały się tylko do tego, co niezbędne. Niezbędni ludzie potrzebni, istotne tematy poruszane i tylko podstawowa częstotliwość. Jeśli to nieistotne, nie musi to być spotkanie.

Pamiętaj o tym, zarządzając własnym zdalnym zespołem i definiując, co jest niezbędne dla Twojej firmy. Zameldowania, rozmowy integracyjne i aktualizacje całej firmy mogą być niezbędnymi rzeczami, jeśli są produktywne dla Ciebie i Twojego zespołu. Po prostu bądź świadomy i gotowy do zamknięcia lub anulowania spotkań, jeśli zaczną stać się nieproduktywne lub niepotrzebne.

Szanuj czas osobisty i zachęcaj do spędzania wolnego czasu

Dowiedz się, jakiego czasu wolnego potrzebują Twoi pracownicy. Ogólnie rzecz biorąc, pracownicy domowi biorą mniej dni wolnych, ponieważ ich praca jest bardziej elastyczna i nadal mogą pracować, nawet gdy są chorzy, więc ustal oczekiwania dotyczące tego, jak pracownicy mają zarządzać swoim czasem wolnym. Czy chcesz, aby nadal działały, jeśli mogą, gdy nie czują się dobrze? A może wolisz, żeby wzięli sobie wolne, żeby się nie przemęczać?

Oto jak Buffer to obsługuje:

• Członkowie zespołu współpracują ze swoimi menedżerami, aby ustalić swoje harmonogramy i godziny pracy; nie ma harmonogramów ani oczekiwań dla całego zespołu.
• Jako organizacja skupiamy się na kultywowaniu asynchronicznych praktyk komunikacyjnych, aby członkowie zespołu nie czuli, że muszą odprawiać się online przez cały dzień.
• Nie śledzimy godzin.
• Jeśli coś się pojawi, a kolega z zespołu musi wziąć dzień wolny od pracy, zawsze otrzymuje ten dzień.

A Automattic stosuje podobne podejście:

Otwarta polityka urlopowa (brak ustalonej liczby dni w roku). Zachęcamy wszystkich pracowników do spędzania czasu na urlopie, realizowania własnych zainteresowań, dbania o zdrowie oraz spędzania czasu z przyjaciółmi i rodziną.

Inwestuj na inne sposoby

Jest to prawdopodobnie jedna z najbardziej zabawnych i satysfakcjonujących części zarządzania zdalnym zespołem: Oddawanie i inwestowanie w swój zespół.

Jeśli prowadzisz w 100% zdalny zespół, prawdopodobnie nie masz fizycznej przestrzeni biurowej. Jest to świetne, ponieważ unikasz związanych z tym kosztów, które teoretycznie możesz obciążyć swoim zespołem na różne sposoby.

Może to nie być opcja dla każdej zdalnej firmy, w zależności od twoich priorytetów finansowych, jednak warto nadać priorytet innym sposobom inwestowania w personel, ponieważ może to budować zaufanie, promować produktywność i optymalizować szczęście zespołu! Szczęśliwe zespoły mają większe szanse na lepszą pracę.

A ponieważ jesteś zdalnym zespołem, nie ma granic, jeśli chodzi o to, co możesz zrobić, aby oddać i zainwestować w swój zespół. Jak mówi Zapier:

Jedną z zalet zdalnego zespołu jest to, że ponieważ praca zdalna wydaje się być eksperymentem, wszystko inne wydaje się być również bardziej eksperymentalne. Więc śmiało eksperymentuj! Największe wygrane zwykle nie znajdują się w poście w Internecie, ale w tym, co odkrywasz na własną rękę.

Reklama

Stwórz więc własne zasady! Oddaj się w sposób, który oznacza coś dla Twojego zespołu. Stwórz własną ścieżkę.

Oto pomysły na to, co robią niektóre firmy, aby oddać i zainwestować w swoich zdalnych pracowników:

• Buffer płaci za członkostwo w przestrzeni coworkingowej w miastach swoich pracowników, aby mieli gdzie pracować, jeśli chcą
• Pracownikom, którzy nie chcą pracować w coworkingu (a może nie ma ich gdziekolwiek mieszkają), Buffer zapewnia comiesięczne stypendium na pokrycie kosztów jedzenia i napojów podczas pracy w lokalnych kawiarniach ( mają nawet post na blogu o etykiecie pracy w kawiarni dla swoich pracowników jako wytyczne dla najlepszych praktyk)
• Zapier wyposaża swoich nowych pracowników w technologię, której potrzebują do wykonywania swojej pracy — niezależnie od rodzaju komputera, telefonu itp. Wiele firm aktualizuje również technologię swojego zespołu w zależności od potrzeb — w końcu jest to to, co muszą wykonywać swoją pracę!
• Niektóre firmy rekompensują również swoim pracownikom domowy internet, materiały biurowe i koszty mebli
• FlexJobs zapewnia swoim pracownikom wirtualne zajęcia fitness, takie jak joga i taniec brzucha
• Wysyłają też kilka razy w roku paczki-niespodzianki dostarczane do domów pracowników!
• Doist zapewnia hojny budżet na sprzęt/oprogramowanie, dzięki czemu jego zespół może wypróbowywać nowe narzędzia i rozwijać swoje umiejętności

Wiele innych firm zapewnia dużo urlopów i imprez integracyjnych i spotkań poza pracą. Zapier gromadzi całą ekipę kilka razy w roku w różnych lokalizacjach — oto, co mają do powiedzenia na ten temat:

Staramy się zebrać zespół dwa razy w roku w jakimś fajnym miejscu, od Vancouver przez Minneapolis po Nowy Orlean. Oprócz spotkań firmowych, wydziały organizują własne rekolekcje, a małe grupy z nas mogą spotykać się doraźnie przez cały rok, aby koordynować rozpoczęcie dużego projektu lub funkcji. Zwykle jest to tylko jedna osoba skacząca samolotem, aby odwiedzić inną osobę lub, jeśli więcej niż kilku członków personelu mieszka w bliskim sąsiedztwie (mamy wielu kolegów z drużyny na przykład w Austin i Portland), będą oni mieli zaimprowizowany coworking sesje. Jeśli wydaje się to drogie, to dlatego, że tak jest. Ale najlepsze jest to, że prawdopodobnie będziesz miał pieniądze na pokrycie tego plus więcej, ponieważ nie musisz płacić za centralę, w której wszyscy pracują.

Inne zespoły spotykają się od czasu do czasu w tym samym mieście, niektóre firmy organizują grupowe lunche, a inne po prostu od czasu do czasu spotykają się na wirtualnym happy hour, aby spędzić czas online. Buffer jest bardzo otwarty na to, w jaki sposób inwestują w swój zespół, więc sprawdź ich wpis na blogu na temat ich zdalnych spotkań zespołowych tutaj, a ich firma z zespołu zdalnego korzysta tutaj.

Firmy i menedżerowie, którzy wspierają te rzeczy, zwykle prowadzą lepsze biznesy – dlatego warto rozważyć to dla siebie, szczególnie w przypadku firmy zdalnej, gdzie koleżeństwo jest kluczowe i trzeba włożyć wysiłek w jego kultywowanie. Jak mówi Harvard Business Review:

Może to brzmieć jak wymuszona zabawa, ale kiedy ludzie troszczą się o siebie nawzajem, osiągają lepsze wyniki, ponieważ nie chcą zawieść swoich kolegów z drużyny.

Więc zainwestuj w swój zespół. Zainwestuj pieniądze, które wydawałbyś na fizyczną przestrzeń biurową, na rzeczy, które poprawią życie Twoich zdalnych pracowników. Pod koniec dnia prawdopodobnie uzyskasz znacznie więcej z inwestowania w swoich ludzkich pracowników, niż inwestując w nieożywiony budynek biurowy.

5 najlepszych aplikacji, których używamy do zarządzania naszym zdalnym zespołem

Nie jesteśmy Zapierem ani Bufferem – prowadzimy znacznie mniejszy zespół. Oznacza to, że stos aplikacji, którego używamy do zarządzania naszym zdalnym zespołem, wygląda trochę inaczej niż ich prawdopodobnie, jednak są to świetne aplikacje, za którymi stoimy i wszystkie będą działać dla firm dowolnej wielkości.

Luźny

Slack to złoty standard w zdalnej komunikacji zespołowej. Prawdopodobnie już korzystasz ze Slacka lub przynajmniej o nim słyszałeś, ale jeśli nie, jest to szybka komunikacja przypominająca czat dla zespołów biznesowych. Jest tak wiele funkcji i można je zintegrować z wieloma innymi narzędziami — to bardzo cenne.

Nadmuchiwany

Nie moglibyśmy zrobić tego, co robimy bez Airtable — dzięki temu nasz zdalny zespół jest zorganizowany. Jest to niezbędny element współpracy i komunikacji w zespole i nie możemy go bardziej polecić. Sprawdź naszą recenzję Airtable tutaj.

Pluto

Plutio to aplikacja do zarządzania projektami, której używamy do ustalania „linii wzroku” firmy, dzięki czemu członkowie zespołu rozumieją, nad czym pracujemy i nad czym planujemy pracować w przyszłości.

Aplikacja w chmurze

CloudApp jest prawdopodobnie najbardziej istotnym firma narzędzie do współpracy, którego używamy. Ułatwia komunikację — możemy wysyłać filmy wideo z udostępnieniem ekranu lub robić zrzuty ekranu i łatwo je opisywać w celu wyjaśnienia projektów lub przekazania opinii. To jedno z tych narzędzi, które bylibyśmy bardzo zagubieni, gdybyśmy go nie mieli.

Dokumenty i Arkusze Google

Są to inne narzędzia do współpracy, bez których bylibyśmy zagubieni. Dokumenty i Arkusze Google to filary naszej codziennej pracy. Możemy ich używać do łatwej wspólnej pracy nad projektami, przeprowadzania sesji burzy mózgów, przekazywania aktualizacji i po prostu ogólnie do wykonywania pracy i utrzymywania całego zespołu w pętli.

Wniosek

Ostatecznie Twoja firma składa się z Twoich ludzi i jest tak silna, jak Twój zespół. Najlepszym sposobem na posiadanie efektywnego zespołu jest posiadanie skutecznego przywództwa — a dla menedżerów zdalnych może to wyglądać nieco inaczej niż w przypadku tradycyjnych firm.

Niezależnie od tego, czy masz już zespół zdalny, czy nagle odkryłeś, że zarządzasz swoim zespołem zdalnie — a może chcesz zacząć zatrudniać pracowników zdalnych — zastosuj te techniki zdalnego zarządzania i wypróbuj niektóre z tych aplikacji, aby lepiej zarządzać zdalną firmą . Powodzenia!