如何管理遠程團隊 + 遠程團隊的最佳應用

雖然現在遠程工作是許多公司的一種新生活方式，但並非總是如此。 許多公司很久以前就轉向遠程工作，有些公司已經在遠程工作和麵對面工作之間保持了一段時間的平衡。 並非所有行業都適合擁有遠程員工，但如果您的行業如此——或者如果您發現您的團隊至少目前在遠程工作——我們可以提供幫助。

我們是一個 100% 的遠程團隊，而且一直都是，所以我們在這篇文章中提供了自己的經驗，但我們也收集了一些其他遠程公司用來管理他們的遠程團隊的技巧、建議和做法，因此您不必只相信我們的話！

另外，在本文的末尾，我們列出了我們最喜歡的用於運行和管理遠程團隊的應用程序，因此如果您還沒有聽說過它們並且它們看起來很適合您的業務，您可以嘗試他們也出來了！

讓我們進入可用於管理遠程團隊的策略。

如何管理遠程團隊

首先，請記住，您作為經理是團隊的教練和領導者。 您應該已經將所有合適的人都安排在合適的位置來組成一個全面的團隊，您只需要引導和激勵他們實現最終目標。 你不會為他們打他們的位置，你只是給每個人他們需要的工具——遠程或非遠程——來發揮他們的位置，為整個團隊帶來勝利。

鼓勵合作

遠程團隊最具挑戰性的方面之一是它的實際遠程性。 當你們不在同一個房間裡時，作為一個團隊工作可能會很困難，因此即使你們不在同一個空間，你也需要努力創造協作的工作環境。

這可以通過多種不同的方式完成，具體取決於您和您的團隊所做的工作類型，但一些示例如下：

• 讓團隊通話讓每個人都能面對面見面，即使是通過屏幕
• 使用多人可以訪問的協作文檔，以便您的團隊可以編輯、評論、添加想法和建議新事物
• 舉行頭腦風暴會議，無論是在面對面的虛擬會議中，還是在純音頻會議中，甚至在團隊成員可以互相吐槽和交流想法的書面論壇中
• 發送數字模型、屏幕截圖或圖像，團隊成員可以對其進行數字標記和註釋（在本文末尾找到我們對此的應用推薦！）
• 共享團隊成員可以查看和評論的視頻或屏幕共享錄音

我們的目標是創造一個類似辦公室的環境，讓一群人一起工作，輕鬆地相互交流和彈跳，這樣你不僅可以作為一個企業，而且作為一個團隊成長。 合作得更好的團隊才能更好地工作，鼓勵協作是構建團隊友好環境的一種方式，即使成員不在同一個辦公空間。

不要微觀管理：相信你的人

這是一些領導者可能陷入的管理風格——尤其是在領導遠程團隊時——這可能會導致他們的團隊垮台——所以不要進行微觀管理。 為什麼？ 微觀管理可能會令人士氣低落。

如果您堅持要求員工經常簽到，或者在他們的計算機上安裝監控軟件，這很可能是讓他們士氣低落甚至疏遠他們的捷徑。

如果您習慣於整天在辦公室環境中管理您的團隊，了解他們在做什麼，並始終如一地從他們那裡獲得直接報告，那麼沿著這條路線走下去可能特別誘人——但要明白遠程工作是不同的。

遠程工作不同於傳統的朝九晚五的工作方式，因為它通常沒有固定的工作時間。 可能有固定的辦公時間（期望其他團隊成員可以聯繫到團隊成員的時間），這些辦公時間可能在正常的 9-5 點左右，但遠程員工的工作時間並不總是像 9 點- 5，也不應該。

Automattic——WordPress的母公司——在招聘頁面上列出了正確的辦公時間和工作時間：

我們關心您所做的工作，而不僅僅是您投入的時間。

遠程工作者應該通過輸出而不是輸入來衡量——你最好為輸出設定期望和截止日期，而不是微觀管理輸入。 因此，將您的注意力集中在那裡，而不是期望您的團隊每天多次向您提供有關他們下落的最新信息。

此外，如果您聘請了合適的團隊成員，您還可能會發現他們不想懈怠、不想完成工作或錯過重要的最後期限。 如果您僱用了合適的人，那麼他們可能會對自己的工作感到滿足，並希望完成工作並作為團隊的一員發揮作用。 因此請相信您的團隊成員會完成他們的工作（在您預定的期望和截止日期內）並靈活應對。 另一家遠程公司 Buffer 解釋說：

靈活性通常意味著信任。 相信可以完成工作，相信可以安排您的日程安排，相信可以在經理不會監視您的一舉一動的地方工作。

廣告

因此，不要太擔心您的團隊正在做什麼以及他們在哪裡——專注於他們產生的輸出，並為他們提供完成工作所需的時間、靈活性和自主權。

保持聯繫並使溝通變得容易

作為遠程團隊保持溝通非常重要，也可能具有很大的挑戰性。 但是，這是您需要付出努力的事情，這樣您的團隊成員才會感到被支持、被傾聽並能夠完成他們的工作。

對於大多數遠程團隊，您需要保持一種與在辦公室時類似的溝通過程——快速而輕鬆。 就像您將頭伸進某人的辦公室或拍拍他們的肩膀以引起他們的注意一樣，您應該能夠以虛擬方式做同樣的事情。

這就是為什麼像電子郵件這樣的通信方法對於遠程工作環境來說通常太慢的原因——使用公司聊天應用程序會更好。 Slack 是遠程工作領域中的佼佼者，它是我們用於公司溝通的工具。

聊天使您能夠快速輕鬆地詢問和回复團隊成員，而且它們不像電子郵件那樣正式，而且通常很少有外部“噪音”（因為人們也會收到來自非工作人員和品牌的電子郵件）。 因此，堅持使用聊天應用程序並為團隊中的每個人提供訪問權限，以便每個人都保持聯繫並可以輕鬆溝通。

簽到和跟進

與您的員工簽到是管理遠程團隊的重要組成部分，因為它鼓勵對話、聯繫和協作，而您有時無法僅通過書面聊天交流來培養這種方式。

您可以通過多種不同的方式與您的團隊簽到，但大多數遠程管理人員會為此安排特定的時間和日期，並為每次會議設置特定的重點。 這裡要記住的主要事情是保持一致，以便您的團隊知道他們何時可用以及他們期望交付什麼，以便他們能夠成功地完成這兩件事。

以下是有關如何設置團隊簽到的一些想法：

• 每週簽到兩次，一次在一周開始時討論每個人的工作，另一次在一周結束時瀏覽完成的工作。
• 每週簽到一次，討論上週完成的工作以及下一周的議程。
• 在工作日開始時進行每日“站會”，以便團隊成員可以分享他們當天的主要任務。
• 在一天結束時進行每日“結帳”，團隊成員可以分享他們當天的大贏或小贏。
• 創建常規的面對面簽到和虛擬簽到的混合。 嘗試每週召開一次視頻電話會議，並開設一個正在運行的結賬論壇，希望團隊成員在每個工作日結束時通過群聊分享他們當天的收穫。
• 將一些簽到設為強制性，而另一些設為可選（如果您有一個大型團隊和/或團隊分佈在不同的時區，這通常最有效），這樣人們就不會因簽到義務而感到不知所措。 記錄非強制性會議並與您的團隊分享，以便任何未出席的成員都能趕上。

有很多選擇，您可以真正根據團隊的需求對其進行定制，但保持一致很重要，這樣團隊成員不僅要掌握工作，還要了解公司的最新動態. 它有助於促進協作和友情——這兩者對任何企業都至關重要。

例如，Zapier 是一家 100% 遠程公司，他們有一個龐大的團隊，因此在與團隊簽到時，他們有一些非常可靠的實踐。 以下是他們的《如何管理遠程團隊指南》的一些摘錄。 如果你在管理一個大團隊，這裡有很多智慧可供選擇：

每個星期四早上或下午（每週輪換以適應不同時區的人），我們會聚在一起進行閃電演講、演示和/或採訪。 七個主要部門和更多更小的團隊有 300 多人，很難每週見到每個人。 這些環聊是一個說“嗨！”的機會對你通常看不到的人。

這些環聊也是學習新事物的好機會。 每週，團隊內部都會有人就有趣的事情進行閃電式演講或演示。 我們讓人們分享了他們的最新項目，新隊友分享了關於他們自己和他們背景的有趣事實，領導成員通過這些聚會舉辦了幸福研討會。

許多團隊將這些每週例會作為全體會議來進行。 在跨越多個時區的遠程團隊中，這變成了一個排他性事件。 結果，這次會議更多地是關於友情和炫耀公司的工作。 我們記錄這些，以便不能參加的人能夠趕上。 但我們小心避免核心戰略主題，這些主題通常在 Slack、Async 或 Zoom 調用中討論，可以確保將所有相關的團隊成員納入該決策。

隨著我們的成長，了解所有隊友可能會變得更加困難。 緩解這種情況的一種簡單方法是讓團隊中的人每週隨機與一兩個隊友配對進行短暫的配對通話。 為此，我們在 Slack 中使用 Donut 來聊聊生活、工作或任何看起來很有趣的隨機事物。 有時很酷的新產品功能來自這些，有時只是很好玩。 無論如何，它可以幫助每個人更好地了解他們的隊友。

人們經常問，“你怎麼知道員工是否真的在工作？” 我們知道的任何簡單方法都是星期五更新。 每個星期五，團隊中的每個人都會向 Async 發布關於他們當週發貨的內容以及他們下週要做的工作的更新。

最後一段確實影響了員工的工作效率，以及您如何了解不努力工作的團隊成員 - 實施簽到！ 對於 Zapier 來說，週五更新是讓他們的團隊成員負責並讓經理了解員工生產力的原因。

讓你的團隊負責

僅僅因為你有一個遠程團隊，並不意味著工作沒有完成。 正如我們所提到的，如果你僱傭了合適的團隊，懶惰者不應該讓你擔心，但這並不意味著你不應該仍然讓你的團隊負責。

截止日期、日程安排、簽到和跟進都是讓團隊成員負責的方式——既對你負責，也對依賴他們完成工作的團隊成員負責。

這裡的重要事情是設定切合實際的截止日期，保持一個善解人意的時間表（如果團隊成員被淹沒或休假或個人生活中的事情突然出現，請靈活處理），並管理期望。 你想讓你的團隊為成功做好準備，所以要清楚你的期望以及你為什麼會有這些期望，並使最後期限可以實現，這樣團隊成員才能真正滿足它們。

哈佛商業評論進行了一項研究，他們發現管理者：

通過設定明確的方向、為人們提供他們需要看透的東西並避開他們的方式來培養信任。 這不是要對您的員工感到輕鬆或對他們的期望降低。 高度信任的公司讓人們承擔責任，但不會對他們進行微觀管理。 他們對待人就像負責任的成年人一樣。

因此，不要以為遠程工作人員與您不在同一個辦公室就必須對他們放鬆：事實上，讓他們發揮潛力並讓他們承擔責任——您的團隊成員和您的企業都會過得更好。

期待朝九晚五之外的生產力

僅僅因為您的辦公時間是朝九晚五，不要期望員工的工作時間是朝九晚五。 有些人在“正常”工作時間之外工作得最好，因此應該鼓勵他們在工作效率最高的時候完成工作。 對一些人來說，那是清晨的明亮，而對另一些人來說，那是深夜。 即使對於父母來說，也可能是在他們有空閒時間獨處的時候。 期望您的團隊成員完成他們的工作，但不要期望它只在上午 9 點到下午 5 點之間完成。

同樣重要的是要記住，一些團隊成員可能在 9-5 個工作時間之外有空，而其他人則可能沒有。 這並不一定會使他們成為不敬業或生產力低下的員工，這通常只是意味著他們保持一定的工作/生活平衡。

歸根結底，作為遠程工作人員的經理，您必須讓您的團隊成員保持獨立——尤其是在他們的工作時間、例行程序和可用性方面。 設定您對他們的期望（例如，如果您需要在一天中的特定時間通過聊天、電子郵件或視頻通話獲得他們），但除此之外，希望他們做最適合他們的事情。

摘自蓋洛普的如何管理遠程員工文章：

一些遠程工作者因獨自工作而感到孤立，而另一些人則感到解放。 有些人喜歡 24/7 全天候工作； 其他人需要在辦公室和家庭之間有一個真正的界限。 一些人在半夜完成他們最好的工作，而另一些人則嚴格遵守辦公時間。

接受遠程員工的方法和推理有助於管理人員代表公司向個人提供指導，從而促進非現場工作特有的公司利益。 個性化幫助遠程工作者“感受到作為一個人的關懷”，這是參與的基本要素。

作為經理，您必須敏銳地了解每個團隊成員的需求和日常工作，如果這對您和您的企業不起作用，您需要與不符合您期望的個人進行溝通。

畢竟，作為遠程團隊的最大好處是您不必堅持嚴格的 9-5 小時。 事實上，一些公司將隨時隨地工作的態度嵌入到公司的核心系統和流程中，因此員工在最適合他們的時候會感到完全自在。

例如，Zapier 概述了 Arkency（一家構建商業軟件、培訓程序員、製作書籍和網絡研討會的諮詢機構）在其公司中內置的遠程工作概念：無政府狀態、異步和遠程。

這三件事是什麼意思？ 正如 Zapier 的文章中所定義的：

無政府狀態意味著靈活的工作時間，選擇您自己的優先事項並提出倡議（我們喜歡這一點！）。 遠程意味著您可以在世界各地工作——家裡、您的聯合辦公室，等等。 異步意味著所有溝通都不是立即完成的——我們避免開會和長時間的討論。

為什麼 Arkency 像這樣經營他們的公司？ 他們告訴扎皮爾：

比遠程更重要的是，我們重視異步，這意味著在您喜歡的任何時間工作。 整個過程都是圍繞它構建的。 Asyc/remote 是我們 DNA 的一部分。 我認為它現在也是我們生活方式的一部分。 這種方法有很多自由。

它們證明，遠程公司不必以與傳統實體企業完全相同的方式運營——您可以利用遠程環境來創建一種公司文化，以促進團隊的自由和靈活性。

通知並讓您的團隊參與

哈佛商業評論分享了一些關於讓團隊了解並參與未來計劃的公司的有趣信息：

只有 40% 的員工表示他們非常了解公司的目標、戰略和戰術。 這種對公司方向的不確定性導致慢性壓力，從而抑制催產素的釋放並破壞團隊合作。 開放是解藥。 與員工分享他們的“飛行計劃”的組織減少了他們要去哪里以及為什麼要去的不確定性。

由於遠程工作人員對地面的了解更少，因為他們不在同事和直接下屬身邊，因此您需要為他們提供這些信息，以便了解他們的工作目標以及未來的期望。 蓋洛普稱其為“建立視線”，您需要手持手電筒，照亮您的業務路徑，以便您的團隊知道他們的前進方向。

在您的簽到會議和全公司電子郵件中與您的團隊分享更新、勝利、失敗、談判和即將到來的計劃。 顯然，您可能不想透露所有幕後細節，尤其是在它們尚未確定的情況下，但在相關和適當的情況下分享您可以分享的內容，以便您的團隊隨著您不斷增長的業務變化而看到大局並進化。

不要舉行不必要的會議

這是我們看到許多企業（包括遠程和非遠程）越來越意識到的事情。 會議可能會浪費大量時間，而且當有很多人在同一個電話時，會議甚至會變得混亂（太多廚師會破壞肉湯）。 因此，為了尊重每個人的時間——當電子郵件就足夠時，不要召開團隊會議。

現在，我們剛剛用了本文的幾節來解釋遠程團隊之間聯繫、溝通和友情的重要性，其中很多都是通過視頻通話會議開發的。 所有這一切的訣竅是知道什麼時候通過團隊的書面聊天或電子郵件而不是電話進行交流更好。 在最需要的人之間保持通話同樣重要。 在有足夠多的電話來維持溝通和協作與足夠少的電話之間找到平衡，讓人們不會覺得他們的時間被浪費了，這很困難，但必須做到。

埃隆馬斯克在 2018 年給特斯拉股東的電子郵件中概述了三個與會議相關的生產力技巧：

• 過多的會議是大公司的敗筆，而且隨著時間的推移幾乎總是變得更糟。 請取消所有大型會議，除非您確定它們為全體觀眾提供了價值，在這種情況下，請盡量縮短會議時間。
• 也不要頻繁開會，除非你正在處理非常緊急的事情。 一旦緊急事項得到解決，會議頻率應迅速下降。
• 一旦明顯您沒有增加價值，就立即退出會議或掛斷電話。 離開並不粗魯，讓某人留下並浪費他們的時間是粗魯的。

如您所見，他的立場是讓會議只包含必需品。 需要的基本人員，涵蓋的基本主題，以及基本頻率。 如果不是必要的，則不需要開會。

在您運行自己的遠程團隊並定義對您的業務至關重要的內容時，請記住這一點。 如果簽到、團隊建設電話和公司範圍內的更新對您和您的團隊有幫助，那麼它們都是必不可少的。 請注意並準備好在會議開始變得無效或不必要時關閉或取消會議。

尊重個人時間並鼓勵休假

了解您的員工需要什麼樣的休假時間。 一般來說，在家工作的員工休假的時間更少，因為他們的工作更加靈活，即使生病了也仍然可以工作，因此請設定您希望員工如何管理他們的休假時間。 如果他們可以，當他們感覺不舒服時，你希望他們仍然工作嗎？ 或者您更願意他們請假以免過度勞累？

以下是 Buffer 處理它的方式：

• 隊友與他們的經理一起制定他們的日程安排和工作時間； 沒有團隊範圍的時間表或期望。
• 作為一個組織，我們專注於培養異步通信實踐，以便團隊成員不會覺得他們需要整天在線簽到。
• 我們不跟踪時間。
• 如果有任何事情突然出現並且隊友需要請一天假，他們總是會得到那一天。

而 Automattic 也採用了類似的方法：

開放假期政策（每年沒有固定的天數）。 我們鼓勵所有員工利用假期所需的時間，追求自己的興趣，保持健康，並與朋友和家人共度時光。

以其他方式投資

這可能是管理遠程團隊最有趣和最有價值的部分之一：回饋和投資於您的團隊。

如果您正在運營一個 100% 遠程團隊，您可能沒有實體辦公空間。 這很棒，因為您正在避免與之相關的成本，理論上，您可以以不同的方式為您的團隊投入這些成本。

根據您的財務優先級，這可能不是每個遠程企業的選擇，但是，值得優先考慮其他方式來投資您的員工，因為它可以建立信任、提高生產力並優化團隊的幸福感！ 快樂的團隊更有可能做得更好。

而且因為你是一個遠程團隊，就你可以做些什麼來回饋和投資你的團隊而言，天空是無限的。 正如扎皮爾所說：

遠程團隊的優點之一是，因為遠程工作感覺就像是一種實驗，其他一切都感覺起來也可以更具實驗性。 所以繼續實驗吧！ 最大的勝利通常不是在互聯網上的帖子中找到的，而是你自己發現的。

廣告

所以製定你自己的規則！ 以對您的團隊有意義的方式回饋。 走自己的路。

以下是一些公司如何回饋和投資遠程員工的想法：

• Buffer 為員工所在城市的聯合辦公空間會員資格付費，這樣他們就可以有地方工作
• 對於不想在聯合辦公空間工作（或者他們可能沒有任何地方居住）的員工，Buffer 提供每月津貼，以支付員工在當地咖啡店工作時的食品和飲料費用（他們甚至有一篇關於咖啡店工作禮儀的博客文章，供員工用作最佳實踐指南）
• Zapier 為他們的新員工配備了他們完成工作所需的技術——無論是哪種計算機、任何類型的電話等。許多公司還根據需要升級他們團隊的技術——畢竟，這就是他們需要做他們的工作！
• 一些公司還補償員工的家庭互聯網、辦公用品和家具費用
• FlexJobs 為員工提供瑜伽和肚皮舞等虛擬健身課程
• 他們每年還會向工人家中寄送驚喜包裹！
• Doist 提供了大量的硬件/軟件預算，因此他們的團隊可以嘗試新工具並不斷發展他們的技能

許多其他公司提供大量假期和​​失業的團隊建設活動和聚會。 Zapier 每年都會在不同的地點召集他們的整個團隊幾次——這是他們不得不說的：

從溫哥華到明尼阿波利斯再到新奧爾良，我們努力每年兩次將團隊聚集在涼爽的地方。 除了全公司聚會之外，部門還會舉行自己的務虛會，我們中的一小部分人可能會全年臨時聚在一起，以協調重大項目或功能的啟動。 通常這只是一個人跳上飛機去拜訪另一個人，或者，如果有超過幾個工作人員住在附近（例如，我們在奧斯汀和波特蘭有很多隊友），他們會即興合作會議。 如果這看起來很貴，那是因為它是。 但最重要的是，您可能有足夠的錢來支付這個費用以及更多費用，因為您不必為每個人都在工作的中央辦公室付費。

其他團隊偶爾會在同一個城市碰面，一些公司舉行集體午餐，而另一些則只是偶爾碰上一個虛擬的歡樂時光，在網上閒逛。 Buffer 對他們如何投資於他們的團隊非常開放，因此請在此處查看他們關於遠程團隊聚會的博客文章以及在此處查看他們的遠程團隊公司的好處。

支持這些事情的公司和經理通常會經營更好的業務——所以值得你自己考慮，特別是對於一個遠程公司，友情是關鍵，你需要努力培養牠。 正如《哈佛商業評論》所說：

這聽起來像是一種強迫的樂趣，但是當人們互相關心時，他們會表現得更好，因為他們不想讓隊友失望。

所以投資你的團隊。 將您在實體辦公空間上花費的錢投入到能讓您的遠程工作者的生活更美好的事物中。 歸根結底，與投資於無生命的辦公樓相比，投資於人類員工可能會獲得更多收益。

我們用來管理遠程團隊的 5 大應用

我們不是 Zapier 或 Buffer——我們的團隊規模要小得多。 這意味著我們用來管理遠程團隊的應用程序堆棧看起來與他們可能做的有些不同，但是，這些都是我們支持的出色應用程序，它們都適用於任何規模的企業。

鬆弛

Slack 是遠程團隊溝通的黃金標準。 您可能已經在使用 Slack 或至少聽說過它，但如果沒有，它是業務團隊的快速聊天式通信。 有如此多的功能，它可以與許多其他工具集成 - 它非常有價值。

空氣表

沒有 Airtable，我們就無法完成我們所做的事情——它讓我們的遠程團隊保持井然有序。 這是團隊協作和溝通的重要組成部分，我們不能再推薦它了。 在此處查看我們的 Airtable 評論。

冥王星

Plutio 是一個項目管理應用程序，我們用來建立公司“視線”，以便團隊成員了解我們正在做什麼以及我們計劃在未來做什麼。

雲應用

CloudApp 可能是我們使用的最重要的公司協作工具。 它使交流變得容易——我們可以發送屏幕共享視頻或截取屏幕截圖並輕鬆地對其進行註釋以解釋項目或提供反饋。 如果我們沒有它，我們就會失去它，這是其中一種工具。

Google 文檔和 Google 表格

這些是其他協作工具，如果沒有，我們將非常失落。 Google Docs 和 Google Sheets 是構成我們日常工作的支柱。 我們可以使用它們輕鬆地在項目上一起工作，進行頭腦風暴會議，提供更新，並且通常完成工作並使整個團隊保持循環。

結論

歸根結底，您的企業是由您的員工組成的，它的實力取決於您的團隊。 擁有有效團隊的最佳方法是擁有有效的領導力——對於遠程管理人員而言，這可能與傳統企業的情況略有不同。

因此，無論您是否已經擁有一個遠程團隊，或者您突然發現自己在遠程管理您的團隊——或者您想開始僱傭遠程員工——都可以使用這些遠程管理技術並查看其中一些應用程序以更好地管理您的遠程公司. 祝你好運！