Cara Mengelola Tim Jarak Jauh + Aplikasi Terbaik untuk Tim Jarak Jauh

Sementara pekerjaan jarak jauh adalah cara hidup baru bagi banyak perusahaan saat ini, tidak selalu seperti itu. Ada banyak perusahaan yang beralih ke pekerjaan jarak jauh sejak lama, dan beberapa perusahaan telah mempertahankan keseimbangan antara pekerjaan jarak jauh dan tatap muka untuk sementara waktu. Tidak semua industri cocok untuk memiliki karyawan jarak jauh, tetapi jika Anda melakukannya—atau jika Anda menemukan tim Anda bekerja dari jarak jauh setidaknya untuk saat ini—kami dapat membantu.

Kami adalah tim jarak jauh 100% dan selalu demikian, jadi kami memiliki pengalaman sendiri untuk ditawarkan dalam posting ini, tetapi kami juga mengumpulkan beberapa tip, saran, dan praktik yang digunakan perusahaan jarak jauh lainnya untuk mengelola tim jarak jauh mereka. Anda tidak hanya harus mengambil kata kami untuk itu!

Selain itu, di akhir artikel ini, kami mencantumkan aplikasi favorit yang kami gunakan untuk menjalankan dan mengelola tim jarak jauh, jadi jika Anda belum pernah mendengarnya dan sepertinya cocok untuk bisnis Anda—Anda dapat mencoba mereka keluar juga!

Mari masuk ke strategi yang dapat Anda gunakan untuk mengelola tim jarak jauh.

Cara Mengelola Tim Jarak Jauh

Pertama, ingatlah bahwa Anda sebagai manajer adalah pelatih dan pemimpin tim. Anda seharusnya sudah memiliki semua orang yang tepat di posisi yang tepat untuk membentuk tim yang lengkap dan Anda hanya perlu membimbing dan memotivasi mereka ke tujuan akhir. Anda tidak memainkan posisi mereka untuk mereka, Anda hanya memberi setiap orang alat yang mereka butuhkan—jauh atau tidak—untuk memainkan posisi mereka guna membawa kemenangan bagi tim secara keseluruhan.

Mendorong Kolaborasi

Salah satu aspek yang paling menantang dari tim jarak jauh adalah keterpencilan yang sebenarnya dari semuanya. Mungkin sulit untuk bekerja sebagai tim saat Anda tidak berada di ruangan yang sama bersama sehingga Anda perlu berupaya menciptakan lingkungan kerja yang kolaboratif bahkan ketika Anda tidak secara fisik berada di ruang yang sama satu sama lain.

Ini dapat dilakukan dengan berbagai cara, tergantung pada jenis pekerjaan yang Anda dan tim Anda lakukan, tetapi beberapa contohnya adalah:

• Memiliki panggilan tim grup untuk benar-benar membuat semua orang bertemu tatap muka, bahkan jika itu melalui layar
• Menggunakan dokumen kolaboratif yang dapat diakses banyak orang sehingga tim Anda dapat mengedit, berkomentar, menambahkan ide, dan menyarankan hal baru
• Adakan sesi brainstorming, baik dalam pertemuan virtual tatap muka, dalam pertemuan audio saja, atau bahkan dalam forum tertulis di mana anggota tim dapat saling melempar dan melontarkan ide.
• Mengirim maket digital, tangkapan layar, atau gambar yang dapat ditandai dan diberi anotasi oleh anggota tim secara digital (temukan rekomendasi aplikasi kami untuk ini di akhir artikel ini!)
• Berbagi video atau rekaman berbagi layar yang dapat ditinjau dan dikomentari oleh anggota tim

Tujuannya adalah untuk menciptakan lingkungan seperti kantor dalam arti bahwa Anda memiliki sekelompok orang yang bekerja bersama, dengan mudah berkomunikasi dan saling mempengaruhi sehingga Anda tidak hanya dapat tumbuh sebagai bisnis tetapi juga sebagai sebuah tim. Tim yang bekerja lebih baik bersama-sama melakukan pekerjaan yang lebih baik, dan mendorong kolaborasi adalah salah satu cara Anda dapat membangun lingkungan yang ramah tim meskipun anggota tidak berada di ruang kantor yang sama.

Jangan Micromanage: Percayai Orang Anda

Ini adalah gaya manajemen yang beberapa pemimpin dapat jatuh ke dalam—terutama ketika memimpin tim jarak jauh—yang bisa menjadi kejatuhan tim mereka—jadi jangan melakukan micromanage. Mengapa? Manajemen mikro dapat menurunkan moral.

Jika Anda memaksa karyawan untuk check-in terus-menerus, atau menginstal perangkat lunak pemantauan di komputer mereka, itu kemungkinan akan menjadi jalur cepat untuk menurunkan moral dan bahkan mengasingkan mereka.

Sangat menggoda untuk menempuh rute ini jika Anda terbiasa mengelola tim Anda di kantor sepanjang hari, melihat apa yang mereka lakukan, dan mendapatkan laporan langsung dari mereka secara konsisten—tetapi pahami bahwa pekerjaan jarak jauh berbeda.

Pekerjaan jarak jauh berbeda dari pekerjaan 9–5 tradisional karena biasanya tidak ada jam kerja yang ditentukan. Mungkin ada jam kantor yang ditetapkan (jam di mana anggota tim diharapkan dapat dijangkau oleh anggota tim lainnya) dan jam kantor tersebut mungkin sekitar 9–5 normal, tetapi jam kerja untuk karyawan jarak jauh tidak selalu terlihat seperti 9– 5, mereka juga tidak.

Automattic—perusahaan induk WordPress—memiliki gagasan yang tepat tentang jam kerja versus jam kerja yang tercantum tepat di halaman perekrutan mereka:

Kami peduli dengan pekerjaan yang Anda hasilkan, bukan hanya jam yang Anda habiskan.

Pekerja jarak jauh harus diukur dengan output , bukan input —dan Anda jauh lebih baik menetapkan ekspektasi dan tenggat waktu untuk output daripada input micromanaging. Jadi letakkan fokus Anda di sana alih-alih mengharapkan tim Anda memberi Anda pembaruan tentang keberadaan mereka beberapa kali per hari.

Selain itu, jika Anda telah mempekerjakan anggota tim yang tepat, kemungkinan besar Anda juga akan menemukan bahwa mereka tidak ingin bermalas-malasan atau tidak menyelesaikan pekerjaan mereka atau melewatkan tenggat waktu yang penting. Jika Anda telah mempekerjakan orang yang tepat, maka kemungkinan besar mereka akan merasa puas dengan apa yang mereka lakukan dan ingin menyelesaikan pekerjaan mereka serta berusaha keras sebagai bagian dari tim. Jadi percayalah bahwa anggota tim Anda akan menyelesaikan pekerjaan mereka (dalam harapan dan tenggat waktu yang telah Anda tentukan sebelumnya) dan bersikap fleksibel dengan mereka. Sebagai Buffer, perusahaan jarak jauh lainnya, menjelaskan:

Fleksibilitas sering menunjukkan kepercayaan. Percaya untuk menyelesaikan pekerjaan, percaya untuk mengatur jadwal Anda, percaya untuk bekerja di suatu tempat di mana seorang manajer tidak mengawasi setiap gerakan Anda.

Iklan

Jadi, jangan terlalu khawatir tentang apa yang sedang dikerjakan tim Anda dan di mana mereka berada—fokuslah pada output yang mereka hasilkan dan beri mereka waktu, fleksibilitas, dan otonomi yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka.

Tetap Terhubung & Permudah Komunikasi

Menjaga komunikasi sebagai tim jarak jauh sangat penting—dan juga bisa sangat menantang. Namun, itu adalah sesuatu yang perlu Anda upayakan agar anggota tim Anda merasa didukung, didengar, dan dapat menyelesaikan pekerjaan mereka.

Untuk sebagian besar tim jarak jauh, Anda perlu mempertahankan jenis proses komunikasi serupa yang akan Anda lakukan jika Anda berada di kantor—cepat dan mudah. Sama seperti Anda akan secara fisik memasukkan kepala Anda ke kantor seseorang atau menepuk bahu mereka untuk mendapatkan perhatian mereka, Anda harus dapat melakukan hal yang sama tetapi secara virtual.

Inilah sebabnya mengapa metode komunikasi seperti email biasanya terlalu lambat untuk lingkungan kerja jarak jauh—Anda jauh lebih baik menggunakan aplikasi obrolan perusahaan. Slack adalah yang teratas di dunia kerja jarak jauh, dan itulah yang kami gunakan untuk komunikasi perusahaan kami.

Obrolan memungkinkan Anda untuk bertanya dan menanggapi anggota tim dengan cepat dan mudah, ditambah lagi mereka tidak seformal email dan biasanya ada lebih sedikit "kebisingan" di luar (karena orang menerima email dari orang dan merek non-kerja juga). Jadi tetap gunakan aplikasi obrolan dan berikan akses kepada semua orang di tim sehingga semua orang terhubung dan dapat berkomunikasi dengan mudah.

Check-In & Tindak Lanjut

Memeriksa dengan karyawan Anda adalah bagian penting dalam mengelola tim jarak jauh karena mendorong percakapan, koneksi, dan kolaborasi dengan cara yang terkadang tidak dapat Anda bina hanya melalui komunikasi obrolan tertulis.

Ada banyak cara berbeda untuk check-in dengan tim Anda, tetapi sebagian besar manajer jarak jauh menjadwalkan waktu dan hari tertentu untuk itu dan mereka menetapkan fokus khusus untuk setiap rapat. Hal utama yang harus diingat di sini adalah menjaganya tetap konsisten sehingga tim Anda tahu kapan mereka diharapkan tersedia dan apa yang diharapkan untuk mereka berikan sehingga mereka dapat melakukan kedua hal dengan sukses.

Berikut adalah beberapa ide tentang cara menyiapkan check-in tim Anda:

• Check-in dua kali seminggu, sekali di awal minggu untuk membicarakan apa yang sedang dikerjakan semua orang dan sekali di akhir minggu untuk menjalankan apa yang telah diselesaikan.
• Check-in seminggu sekali untuk mendiskusikan apa yang telah diselesaikan minggu lalu dan apa agenda untuk minggu depan.
• Miliki “standup” harian di awal hari kerja sehingga anggota tim dapat berbagi tugas utama mereka hari itu.
• Lakukan "check-out" setiap hari menjelang akhir hari di mana anggota tim dapat berbagi kemenangan besar atau kecil mereka hari itu.
• Buat campuran check-in tatap muka reguler dan check-in virtual. Cobalah bertemu melalui panggilan video sekali seminggu dan mengadakan forum check-out yang berjalan di mana anggota tim diharapkan untuk berbagi kemenangan mereka hari itu di akhir setiap hari kerja dalam obrolan grup.
• Buat beberapa check-in wajib dan lainnya opsional (ini biasanya bekerja paling baik jika Anda memiliki tim besar dan/atau tim yang tersebar di zona waktu yang berbeda) sehingga orang tidak merasa kewalahan dengan kewajiban check-in. Rekam rapat yang tidak wajib dan bagikan dengan tim Anda sehingga setiap anggota yang tidak hadir dapat mengikutinya.

Ada begitu banyak pilihan dan Anda benar-benar dapat menyesuaikannya dengan kebutuhan tim Anda, tetapi penting untuk tetap konsisten sehingga anggota tim tidak hanya tetap di atas pekerjaan mereka tetapi juga untuk tetap up-to-date dengan apa yang terjadi di perusahaan . Ini membantu mendorong kolaborasi dan persahabatan—keduanya sangat penting untuk bisnis apa pun.

Sebagai contoh, Zapier adalah perusahaan jarak jauh 100% dan mereka memiliki tim yang besar, jadi mereka memiliki beberapa praktik yang cukup solid dalam hal check-in dengan tim mereka. Berikut adalah beberapa kutipan dari Panduan Cara Mengelola Tim Jarak Jauh. Jika Anda menjalankan tim besar, ada banyak hikmah yang bisa diambil di sini:

Setiap Kamis pagi atau sore (berputar setiap minggu untuk mengakomodasi orang-orang di zona waktu yang berbeda), kami berkumpul untuk bincang-bincang kilat, demo, dan/atau wawancara. Dengan lebih dari 300 orang di tujuh departemen utama dan bahkan lebih banyak tim yang lebih kecil, sulit untuk melihat semua orang setiap minggu. Hangout ini adalah kesempatan untuk mengatakan "hai!" kepada orang-orang yang mungkin tidak biasa Anda lihat.

Hangout ini juga merupakan kesempatan yang baik untuk mempelajari sesuatu yang baru. Setiap minggu, seseorang di dalam tim melakukan pembicaraan kilat atau demo tentang sesuatu yang menarik. Kami memiliki orang-orang yang membagikan proyek terbaru mereka, rekan tim baru berbagi fakta menarik tentang diri mereka dan latar belakang mereka, dan anggota kepemimpinan mengadakan lokakarya kesejahteraan melalui hangout ini.

Banyak tim melakukan pertemuan mingguan ini sebagai pertemuan semua tangan. Dalam tim jarak jauh yang melintasi banyak zona waktu, ini menjadi acara eksklusif. Alhasil, pertemuan ini menjadi lebih tentang persahabatan dan pamer hasil kerja perusahaan. Kami merekam ini sehingga orang-orang yang tidak dapat hadir dapat mengejar ketinggalan. Tapi kami berhati-hati untuk menghindari topik strategis inti yang biasanya dibahas di Slack, Async, atau panggilan Zoom yang dapat memastikan untuk menggabungkan semua rekan tim yang relevan untuk keputusan itu.

Saat kami tumbuh, akan lebih sulit untuk mengenal semua rekan tim Anda. Salah satu cara mudah untuk menguranginya adalah dengan membuat orang-orang di tim dipasangkan dengan satu atau dua rekan satu tim lainnya secara acak setiap minggu untuk panggilan pasangan singkat. Kami menggunakan Donat di Slack untuk mengobrol tentang kehidupan, pekerjaan, atau hal acak apa pun yang tampaknya menarik. Terkadang fitur produk baru yang keren keluar dari ini, di lain waktu itu hanya menyenangkan. Terlepas dari itu, ini membantu semua orang lebih mengenal rekan satu tim mereka.

Orang sering bertanya, "Bagaimana Anda tahu jika karyawan benar-benar bekerja?" Cara mudah apa pun yang kami ketahui adalah dengan pembaruan hari Jumat. Setiap hari Jumat, setiap orang di tim memposting pembaruan ke Async tentang apa yang mereka kirimkan minggu itu dan apa yang sedang mereka kerjakan untuk minggu berikutnya.

Paragraf terakhir itu benar-benar menyentuh produktivitas karyawan dan bagaimana Anda bisa mengetahui rahasia anggota tim yang tidak memaksakan diri—terapkan check-in! Bagi Zapier, pembaruan hari Jumat adalah hal yang membuat anggota tim mereka tetap akuntabel dan juga membuat manajer tetap mengetahui produktivitas karyawan.

Pertahankan Akuntabilitas Tim Anda

Hanya karena Anda memiliki tim jarak jauh, bukan berarti pekerjaan tidak selesai. Seperti yang telah kami sebutkan, jika Anda telah merekrut tim yang tepat, pemalas seharusnya tidak menjadi masalah besar bagi Anda, tetapi itu tidak berarti Anda tidak harus tetap meminta pertanggungjawaban tim Anda.

Tenggat waktu, jadwal, check-in, dan tindak lanjut adalah semua cara Anda dapat membuat anggota tim Anda bertanggung jawab—baik kepada Anda tetapi juga kepada anggota tim yang mengandalkan mereka untuk menyelesaikan pekerjaan mereka juga.

Hal besar di sini adalah untuk menetapkan tenggat waktu yang realistis, menjaga jadwal yang empatik (bersikaplah fleksibel jika anggota tim kebanjiran atau mengambil waktu liburan atau hal-hal muncul dalam kehidupan pribadi mereka), dan mengelola harapan. Anda ingin mengatur tim Anda untuk sukses, jadi jelaskan harapan Anda dan mengapa Anda memiliki harapan itu, dan buat tenggat waktu dapat dicapai sehingga anggota tim benar-benar dapat memenuhinya.

Harvard Business Review melakukan penelitian di mana mereka menemukan bahwa para manajer:

Kembangkan kepercayaan dengan menetapkan arah yang jelas, memberi orang apa yang mereka butuhkan untuk menyelesaikannya, dan menyingkir. Ini bukan tentang bersikap mudah pada karyawan Anda atau mengharapkan lebih sedikit dari mereka. Perusahaan dengan kepercayaan tinggi meminta pertanggungjawaban orang tetapi tanpa mengelolanya secara mikro. Mereka memperlakukan orang seperti orang dewasa yang bertanggung jawab.

Jadi, jangan berpikir bahwa Anda harus bersikap lunak terhadap pekerja jarak jauh Anda hanya karena mereka tidak berada di kantor yang sama dengan Anda: Faktanya, pertahankan potensi mereka dan buat mereka bertanggung jawab—baik anggota tim Anda maupun bisnis Anda akan menjadi lebih baik untuk itu.

Harapkan Produktivitas Di Luar 9-5

Hanya karena jam kantor Anda adalah 9–5, jangan berharap jam kerja karyawan adalah 9–5. Beberapa orang bekerja paling baik di luar jam kerja "normal" sehingga mereka harus didorong untuk menyelesaikan pekerjaan mereka saat mereka paling produktif. Bagi sebagian orang, itu cerah dan pagi-pagi sekali dan bagi yang lain, itu larut malam. Bahkan untuk orang tua, mungkin kapan saja mereka bisa mendapatkan waktu luang untuk diri mereka sendiri. Harapkan anggota tim Anda untuk menyelesaikan pekerjaan mereka, tetapi jangan berharap itu dilakukan hanya antara jam 9 pagi dan 5 sore.

Penting juga untuk diingat bahwa beberapa anggota tim mungkin tersedia di luar jam kerja 9-5, sementara yang lain mungkin tidak. Itu tidak selalu membuat mereka menjadi karyawan yang tidak berdedikasi atau tidak produktif, biasanya hanya berarti mereka menjaga keseimbangan kerja/kehidupan tertentu.

Apa yang terjadi adalah bahwa sebagai manajer pekerja jarak jauh, Anda harus membiarkan anggota tim Anda menjadi individu apa adanya—terutama dalam hal jam kerja, rutinitas, dan ketersediaan mereka. Tetapkan harapan yang Anda butuhkan dari mereka (seperti jika Anda membutuhkannya untuk tersedia melalui obrolan, email, atau panggilan video selama waktu tertentu dalam sehari) tetapi di luar itu, harapkan mereka melakukan yang terbaik untuk mereka.

Ambil kutipan ini dari artikel Cara Mengelola Karyawan Jarak Jauh Gallup:

Beberapa pekerja jarak jauh merasa terisolasi dengan bekerja sendiri, sementara yang lain merasa terbebaskan. Beberapa menyukai akses 24/7 untuk bekerja; yang lain perlu memiliki batas nyata antara kantor dan rumah. Beberapa melakukan pekerjaan terbaik mereka di tengah malam, sementara yang lain menjaga jam kantor yang ketat.

Menerima metode dan penalaran pekerja jarak jauh membantu manajer melatih individu atas nama perusahaan, mempromosikan manfaat perusahaan yang menjadi ciri pekerjaan di luar lokasi. Individualisasi membantu pekerja jarak jauh “merasa diperhatikan sebagai pribadi”, yang merupakan elemen fundamental dari keterlibatan.

Sebagai seorang manajer, Anda harus peka terhadap kebutuhan dan rutinitas setiap anggota tim, dan jika itu tidak berhasil untuk Anda dan bisnis Anda, Anda perlu mengomunikasikannya dengan individu yang tidak memenuhi harapan Anda.

Bagian terbaik tentang menjadi tim jarak jauh, bagaimanapun, adalah Anda tidak harus berpegang teguh pada 9–5 jam yang ketat. Faktanya, beberapa perusahaan memiliki sikap kerja-kapan-kerja-di mana saja yang tertanam dalam sistem dan proses inti perusahaan mereka sehingga karyawan merasa benar-benar nyaman bekerja ketika itu paling cocok untuk mereka.

Sebagai contoh, Zapier menguraikan konsep kerja jarak jauh yang Arkency—sebuah agen konsultan yang membangun perangkat lunak bisnis, melatih pemrogram, dan memproduksi buku dan webinar—telah dibangun ke dalam perusahaan mereka: Anarki, asinkron, dan jarak jauh.

Apa maksud dari ketiga hal tersebut? Seperti yang didefinisikan dalam artikel Zapier:

Anarki berarti jam kerja yang fleksibel, memilih prioritas Anda sendiri dan muncul dengan inisiatif (kami menyukainya!). Jarak jauh berarti Anda bekerja dari mana saja di dunia—rumah, kantor rekan kerja Anda, apa pun. Dan async berarti semua komunikasi tidak dimaksudkan untuk dilakukan secara instan—kami menghindari rapat dan diskusi panjang.

Dan mengapa Arkency menjalankan perusahaan mereka seperti ini? Mereka memberi tahu Zapier:

Lebih dari jarak jauh, kami menghargai async, yang berarti bekerja kapan saja Anda inginkan. Seluruh proses dibangun di sekitarnya. Asyc/remote adalah bagian dari DNA kami. Saya pikir itu sekarang bagian dari gaya hidup kita juga. Ada banyak kebebasan dengan pendekatan seperti itu.

Mereka adalah bukti bahwa perusahaan jarak jauh tidak harus beroperasi dengan cara yang sama persis seperti bisnis tradisional, bata-dan-mortir—Anda dapat memanfaatkan keadaan jarak jauh Anda untuk menciptakan budaya perusahaan yang mempromosikan kebebasan dan fleksibilitas bagi tim Anda.

Informasikan & Libatkan Tim Anda

Harvard Business Review membagikan beberapa informasi menarik tentang perusahaan yang membuat tim mereka tetap terinformasi dan terlibat dalam rencana masa depan:

Hanya 40% karyawan yang melaporkan bahwa mereka mendapat informasi yang baik tentang tujuan, strategi, dan taktik perusahaan mereka. Ketidakpastian tentang arah perusahaan ini menyebabkan stres kronis, yang menghambat pelepasan oksitosin dan merusak kerja tim. Keterbukaan adalah penawarnya. Organisasi yang berbagi "rencana penerbangan" mereka dengan karyawan mengurangi ketidakpastian tentang ke mana mereka menuju dan mengapa.

Karena pekerja jarak jauh kurang peka karena mereka tidak secara fisik berada di sekitar rekan kerja dan bawahan langsung mereka, Anda perlu memberikan informasi itu untuk mereka sehingga tahu apa yang sedang mereka kerjakan dan apa yang diharapkan di masa depan. Gallup menyebutnya "membangun garis pandang" dan Anda harus menjadi orang yang memegang senter, menerangi jalur bisnis Anda, sehingga tim Anda tahu ke mana mereka menuju.

Pastikan untuk membagikan pembaruan, kemenangan, kekalahan, negosiasi, dan rencana mendatang dengan tim Anda dalam rapat check-in dan email di seluruh perusahaan. Jelas Anda mungkin tidak ingin mengungkapkan semua detail di balik layar, terutama jika belum ditetapkan, tetapi bagikan apa yang Anda bisa saat itu relevan dan sesuai sehingga tim Anda melihat gambaran besar seiring pertumbuhan bisnis Anda berubah. dan berkembang.

Jangan Ada Rapat yang Tidak Perlu

Ini adalah sesuatu yang kami lihat di banyak bisnis—baik jarak jauh maupun tidak jauh—menjadi lebih sadar. Rapat bisa sangat menyita waktu dan bahkan bisa menjadi kacau ketika ada banyak orang dalam satu panggilan (terlalu banyak juru masak merusak kaldu). Jadi untuk menghormati waktu semua orang—jangan mengadakan rapat tim jika email saja sudah cukup.

Sekarang, kami baru saja menghabiskan bagian dari artikel ini untuk menjelaskan pentingnya koneksi, komunikasi, dan persahabatan di antara tim jarak jauh, dan banyak dari itu dikembangkan melalui rapat panggilan video. Trik dengan semua ini adalah mengetahui kapan lebih baik berkomunikasi melalui obrolan tertulis tim Anda atau melalui email daripada panggilan. Sama pentingnya untuk menjaga panggilan antara orang-orang yang paling perlu berada di sana. Menemukan keseimbangan antara memiliki cukup panggilan untuk mempertahankan komunikasi dan kolaborasi versus sedikit panggilan sehingga orang tidak merasa waktu mereka terbuang itu sulit, tetapi itu harus dilakukan.

Elon Musk menguraikan tiga kiat produktivitas terkait rapat dalam email 2018 kepada pemegang saham Tesla:

• Rapat yang berlebihan adalah hal yang buruk bagi perusahaan besar dan hampir selalu menjadi lebih buruk dari waktu ke waktu. Harap singkirkan semua rapat besar, kecuali jika Anda yakin bahwa rapat tersebut memberikan nilai bagi seluruh audiens, dalam hal ini, pertahankan agar rapat tersebut sangat singkat.
• Singkirkan juga pertemuan yang sering, kecuali jika Anda berurusan dengan masalah yang sangat mendesak. Frekuensi pertemuan harus turun dengan cepat setelah masalah mendesak diselesaikan.
• Keluar dari rapat atau hentikan panggilan segera setelah jelas bahwa Anda tidak menambah nilai. Tidak sopan untuk pergi, tidak sopan membuat seseorang tinggal dan membuang waktu mereka.

Seperti yang Anda lihat, pendiriannya adalah menjaga rapat hanya berisi hal-hal penting. Orang-orang penting yang dibutuhkan, topik penting yang dibahas, dan hanya frekuensi penting. Jika tidak penting, tidak perlu rapat.

Ingatlah hal ini saat Anda menjalankan tim jarak jauh Anda sendiri dan tentukan apa yang penting untuk bisnis Anda. Check-in, panggilan membangun tim, dan pembaruan di seluruh perusahaan dapat menjadi hal penting jika itu produktif untuk Anda dan tim Anda. Berhati-hatilah dan bersiaplah untuk menutup atau membatalkan rapat jika rapat mulai menjadi tidak produktif atau tidak perlu.

Hormati Waktu Pribadi & Dorong Waktu Istirahat

Pahami jenis waktu istirahat yang dibutuhkan karyawan Anda. Umumnya, pekerja rumahan mengambil lebih sedikit hari libur karena pekerjaan mereka lebih fleksibel dan mereka masih dapat bekerja bahkan ketika mereka sakit, jadi tetapkan ekspektasi tentang bagaimana Anda ingin karyawan mengatur waktu istirahat mereka. Apakah Anda ingin mereka tetap bekerja jika mereka bisa ketika mereka merasa tidak enak badan? Atau apakah Anda lebih suka mereka mengambil cuti sehingga mereka tidak terlalu memaksakan diri?

Begini cara Buffer menanganinya:

• Rekan tim bekerja dengan manajer mereka untuk mengatur jadwal dan jam kerja mereka; tidak ada jadwal atau harapan di seluruh tim.
• Sebagai sebuah organisasi, kami fokus pada pengembangan praktik komunikasi asinkron sehingga rekan tim tidak merasa bahwa mereka perlu check-in online sepanjang hari.
• Kami tidak melacak jam.
• Jika ada sesuatu yang muncul dan rekan satu tim perlu mengambil cuti kerja, mereka selalu diberikan hari itu.

Dan Automattic mengambil pendekatan serupa:

Kebijakan liburan terbuka (tidak ada jumlah hari yang ditetapkan per tahun). Kami mendorong semua karyawan untuk meluangkan waktu yang mereka butuhkan untuk liburan, untuk mengejar kepentingan mereka sendiri, untuk tetap sehat, dan untuk menghabiskan waktu bersama teman dan keluarga.

Berinvestasi dengan Cara Lain

Ini mungkin salah satu bagian yang paling menyenangkan dan bermanfaat dari mengelola tim jarak jauh: Memberi kembali dan berinvestasi dalam tim Anda.

Jika Anda menjalankan tim jarak jauh 100%, Anda mungkin tidak memiliki ruang kantor fisik. Ini bagus karena Anda menghindari biaya yang terkait dengannya yang secara teori dapat Anda berikan kepada tim Anda dengan cara yang berbeda.

Ini mungkin bukan pilihan untuk setiap bisnis jarak jauh tergantung pada prioritas keuangan Anda, namun, ada baiknya memprioritaskan cara lain untuk berinvestasi pada staf Anda karena dapat membangun kepercayaan, meningkatkan produktivitas, dan mengoptimalkan kebahagiaan tim Anda! Tim yang bahagia lebih mungkin untuk melakukan pekerjaan yang lebih baik.

Dan karena Anda adalah tim jarak jauh, langit adalah batas dalam hal apa yang dapat Anda lakukan untuk memberi kembali dan berinvestasi dalam tim Anda. Seperti yang dikatakan Zapier:

Salah satu keindahan tim jarak jauh adalah karena pekerjaan jarak jauh terasa seperti eksperimen, segala sesuatu yang lain juga terasa lebih eksperimental. Jadi silakan dan bereksperimen! Kemenangan terbesar biasanya tidak ditemukan dalam posting di internet, tetapi dalam apa yang Anda temukan sendiri.

Iklan

Jadi buatlah aturanmu sendiri! Berikan kembali dengan cara yang berarti bagi tim Anda. Buatlah jalanmu sendiri.

Berikut adalah gagasan tentang apa yang dilakukan beberapa perusahaan untuk memberi kembali dan berinvestasi pada pekerja jarak jauh mereka:

• Buffer membayar keanggotaan co-working space di kota pekerja mereka sehingga mereka memiliki tempat untuk bekerja jika mereka mau
• Untuk karyawan mereka yang tidak ingin bekerja di luar ruang kerja bersama (atau mungkin tidak ada tempat tinggal mereka), Buffer memberikan tunjangan bulanan untuk menutupi biaya makanan dan minuman sementara karyawan bekerja di kedai kopi lokal ( mereka bahkan memiliki posting blog tentang etiket kerja kedai kopi bagi karyawan mereka untuk digunakan sebagai pedoman praktik terbaik)
• Zapier menyiapkan karyawan baru mereka dengan teknologi yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka—komputer jenis apa pun, jenis telepon apa pun, dll. Banyak perusahaan juga meningkatkan teknologi tim mereka berdasarkan kebutuhan—bagaimanapun juga, itulah yang mereka butuhkan. perlu melakukan pekerjaan mereka!
• Beberapa perusahaan juga memberi kompensasi kepada karyawan mereka untuk biaya internet rumah, perlengkapan kantor, dan furnitur mereka
• FlexJobs menyediakan kelas kebugaran virtual seperti yoga dan tari perut untuk karyawan mereka
• Mereka juga mengirim paket kejutan yang dikirimkan ke rumah pekerja mereka beberapa kali dalam setahun!
• Doist menyediakan anggaran perangkat keras/perangkat lunak yang besar sehingga tim mereka dapat mencoba alat baru dan terus mengembangkan keterampilan mereka

Banyak perusahaan lain menyediakan banyak waktu liburan dan acara serta pertemuan untuk membangun tim di luar pekerjaan. Zapier mengumpulkan seluruh kru mereka beberapa kali per tahun di lokasi yang berbeda—inilah yang mereka katakan tentangnya:

Kami berusaha menyatukan tim dua kali setahun di suatu tempat yang keren, dari Vancouver hingga Minneapolis hingga New Orleans. Selain kumpul-kumpul semua perusahaan, departemen mengadakan retret mereka sendiri, dan kelompok-kelompok kecil dari kami mungkin berkumpul secara ad hoc sepanjang tahun untuk mengoordinasikan dimulainya proyek atau fitur besar. Biasanya ini hanya satu orang yang melompat dalam penerbangan untuk mengunjungi orang lain atau, jika lebih dari beberapa anggota staf tinggal di dekat (kami memiliki banyak rekan tim di Austin dan Portland, misalnya), mereka akan memiliki rekan kerja dadakan sesi. Jika ini tampak mahal, itu karena memang begitu. Tetapi sebagian besar adalah bahwa Anda mungkin akan memiliki uang untuk menutupi ini ditambah lagi karena Anda tidak perlu membayar untuk kantor pusat tempat semua orang bekerja.

Tim lain kadang-kadang bertemu di kota yang sama, beberapa perusahaan mengadakan makan siang kelompok, dan yang lain hanya bertemu untuk happy hour virtual sesekali untuk hang out online. Buffer sangat terbuka tentang bagaimana mereka berinvestasi dalam tim mereka, jadi lihat posting blog mereka tentang pertemuan tim jarak jauh mereka di sini dan manfaat perusahaan tim jarak jauh mereka di sini.

Perusahaan dan manajer yang mendukung hal-hal ini biasanya menjalankan bisnis yang lebih baik—jadi ini layak dipertimbangkan untuk bisnis Anda sendiri, terutama untuk perusahaan terpencil di mana persahabatan adalah kuncinya dan Anda perlu berusaha untuk mengembangkannya. Seperti yang dikatakan oleh Harvard Business Review:

Ini mungkin terdengar seperti kesenangan yang dipaksakan, tetapi ketika orang-orang peduli satu sama lain, mereka tampil lebih baik karena mereka tidak ingin mengecewakan rekan satu tim mereka.

Jadi berinvestasi dalam tim Anda. Masukkan uang yang akan Anda keluarkan untuk ruang kantor fisik ke dalam hal-hal yang akan membuat kehidupan pekerja jarak jauh Anda lebih baik. Pada akhirnya, Anda mungkin akan mendapatkan lebih banyak keuntungan dari berinvestasi pada karyawan manusia Anda daripada berinvestasi di gedung kantor yang tidak bernyawa.

5 Aplikasi Teratas yang Kami Gunakan untuk Mengelola Tim Jarak Jauh Kami

Kami bukan Zapier atau Buffer—kami menjalankan tim yang jauh lebih kecil. Itu berarti tumpukan aplikasi yang kami gunakan untuk mengelola tim jarak jauh kami terlihat sedikit berbeda dari apa yang mungkin mereka lakukan, namun, ini semua adalah aplikasi hebat yang kami dukung, dan semuanya akan berfungsi untuk bisnis dari berbagai ukuran.

Kendur

Slack adalah standar emas untuk komunikasi tim jarak jauh. Anda mungkin sudah menggunakan Slack atau setidaknya pernah mendengarnya, tetapi jika tidak, ini adalah komunikasi cepat seperti obrolan untuk tim bisnis. Ada begitu banyak fitur dan dapat diintegrasikan dengan banyak alat lain—sangat berharga.

meja makan

Kami tidak dapat melakukan apa yang kami lakukan tanpa Airtable—itu membuat tim jarak jauh kami tetap teratur. Ini adalah bagian penting dari kolaborasi dan komunikasi tim dan kami sangat merekomendasikannya. Lihat Ulasan Airtable kami di sini.

Plutio

Plutio adalah aplikasi manajemen proyek yang kami gunakan untuk membangun "garis pandang" perusahaan sehingga anggota tim memiliki pemahaman tentang apa yang sedang kami kerjakan dan apa yang kami rencanakan untuk dikerjakan di masa depan.

CloudApp

CloudApp adalah mungkin paling alat kolaborasi perusahaan penting yang kita gunakan. Itu membuat komunikasi menjadi mudah—kami dapat mengirim video berbagi layar atau mengambil tangkapan layar dan dengan mudah membuat anotasi untuk menjelaskan proyek atau memberikan umpan balik. Ini adalah salah satu alat yang akan sangat hilang jika kita tidak memilikinya.

Google Dokumen & Google Spreadsheet

Ini adalah alat kolaborasi lain yang akan membuat kita tersesat tanpanya. Google Docs dan Google Sheets adalah pilar yang membentuk pekerjaan kita sehari-hari. Kita dapat menggunakannya untuk dengan mudah bekerja sama dalam proyek, mengadakan sesi brainstorming, memberikan pembaruan, dan secara umum menyelesaikan pekerjaan dan menjaga seluruh tim tetap terhubung.

Kesimpulan

Pada akhirnya, bisnis Anda terdiri dari orang-orang Anda dan hanya sekuat tim Anda. Cara terbaik untuk memiliki tim yang efektif adalah dengan memiliki kepemimpinan yang efektif—dan untuk manajer jarak jauh, hal itu dapat terlihat sedikit berbeda dari yang mungkin terlihat pada bisnis tradisional.

Jadi, apakah Anda sudah memiliki tim jarak jauh atau Anda tiba-tiba mendapati diri Anda menjalankan tim Anda dari jarak jauh—atau mungkin Anda ingin mulai mempekerjakan pekerja jarak jauh—gunakan teknik manajemen jarak jauh ini dan lihat beberapa aplikasi ini untuk mengelola perusahaan jarak jauh Anda dengan lebih baik . Semoga berhasil!