Najlepszy przewodnik po automatyzacji Gmaila!

Co możesz zautomatyzować za pomocą Gmaila?

Celem automatyzacji Gmaila jest skonfigurowanie zautomatyzowanych procesów, które pomogą Ci w codziennych zadaniach. Obejmuje bardzo szeroki zakres funkcji, od wersji roboczych wiadomości e-mail po przypomnienia uzupełniające i zautomatyzowane przepływy pracy.

Automatyzacja Gmaila stała się nieodzowna dla sprzedawców i marketerów zajmujących się rozwojem, ponieważ pomaga im oszczędzać czas i zwiększać produktywność. Wiedząc, że Gmail ma 1,5 miliarda użytkowników na całym świecie, podczas gdy Outlook ma tylko 400 milionów, automatyzacja Gmaila to prawdziwy przełom dla zespołów sprzedaży!

Oto lista zadań, które możesz wykonać:

• Sortowanie wiadomości przychodzących z etykietami
• Automatyczne przekazywanie wiadomości e-mail i oznaczanie ich za pomocą filtrów
• Wysyłanie gotowych odpowiedzi z odpowiedziami w puszkach
• Automatycznie usuwaj e-maile promocyjne ze swojej skrzynki odbiorczej
• Wiadomości e-mail są usuwane automatycznie po określonej liczbie dni
• Funkcja drzemki e-maili
• Automatyzacja e-maili poprzez planowanie ich z wyprzedzeniem.

Przyjrzymy się wszystkim tym zadaniom, które możesz zautomatyzować w Gmailu, wyjaśniając, jak to zrobić za każdym razem, abyś mógł wprowadzić zmiany zaraz po przeczytaniu tego artykułu.

Sortowanie wiadomości przychodzących z etykietami

Dzięki etykietom kategorii możesz sortować i organizować przychodzące wiadomości e-mail w Gmailu. Możesz skonfigurować etykiety dla określonych kontaktów, więc gdy wiadomość e-mail od tego kontaktu dotrze do Twojej skrzynki odbiorczej, zostanie automatycznie posortowana.

Przy przepełnionej skrzynce odbiorczej bardzo ważne jest, aby móc odróżnić pilne e-maile od tych, które mogą poczekać. Ręczne sortowanie zajmuje cenny czas, ale Gmail oferuje rozwiązanie.

Na pasku wyszukiwania znajduje się menu rozwijane, które umożliwia sortowanie według tematu, nadawcy lub daty.

Jak to zrobić?

Możesz skonfigurować etykiety dla bardziej szczegółowych terminów filtrowania, aby Gmail automatycznie oznaczał wiadomości przychodzące związane z tym terminem.

W ten sposób możesz szybko zobaczyć, które pilne e-maile wymagają Twojej natychmiastowej uwagi, bez przedzierania się przez nieistotne łańcuchy wiadomości.

Zobaczmy, jak krok po kroku sobie z tym poradzić.

1. Kliknij „Ustawienia” i „Zobacz wszystkie ustawienia”;

1. Przejdź do sekcji „Etykieta”;
2. Kliknij „Utwórz nową etykietę” lub usuń stare.

Jeśli używasz LaGrowthMachine do celów automatyzacji Gmaila, możesz również zarządzać potencjalnymi klientami bezpośrednio w naszym narzędziu, bez używania etykiet.

Jest to o wiele łatwiejsze i wygodniejsze do celów poszukiwawczych.

Automatyczne przekazywanie wiadomości e-mail i oznaczanie ich za pomocą filtrów

W Gmailu funkcja filtrów umożliwia skonfigurowanie warunków uruchamianych po dotarciu wiadomości e-mail do skrzynki odbiorczej i wykonywanie odpowiednich działań.

Na przykład możesz skonfigurować filtr, aby przesyłać wiadomości e-mail z jednego adresu na inny lub oznaczać je automatycznie jako przeczytane.

Jest to bardzo przydatne podczas poszukiwania klientów B2B, ponieważ każdego dnia będziesz otrzymywać i wysyłać mnóstwo e-maili! Podobnie jak etykiety, filtry to sposób na uporządkowanie i uporządkowanie skrzynki odbiorczej w celu uzyskania wyraźniejszej wizji.

Jak masz zamiar skonfigurować filtry?

1. Kliknij „Ustawienia” i „Zobacz wszystkie ustawienia”;
2. Przejdź do sekcji „Filtry i zablokowane adresy”;

1. Kliknij „Utwórz nowy filtr”;
2. Wypełnij pola w zależności od tego, jaki filtr chcesz utworzyć.

Wysyłanie gotowych odpowiedzi z odpowiedziami w puszkach

Odpowiedzi w puszkach Gmaila to sprytne narzędzie, które pozwala użytkownikom zapisywać i wykorzystywać wcześniej napisane wiadomości. Aby włączyć tę funkcję, po prostu przejdź do „Ustawień” (ikona koła zębatego) i postępuj zgodnie z podanymi instrukcjami. Umożliwi to szybką odpowiedź na wszelkie zapytania za pomocą zaledwie kilku kliknięć!

Jeśli często odpowiadasz na te same typy próśb lub działań następczych, spróbuj utworzyć szablony dla tych odpowiedzi. Musisz wiedzieć, że Gmail umożliwia przechowywanie tych zapisanych odpowiedzi w skrzynce pocztowej, dzięki czemu możesz odpowiadać na powtarzające się e-maile bez konieczności wpisywania za każdym razem tej samej wiadomości.

Jak to zrobić?

1. Otwórz nową skrzynkę e-mail i wpisz odpowiedź, którą chcesz zapisać jako szablon;

1. Przejdź do zakładki „Więcej opcji”;

1. Kliknij przycisk „Szablony”;

1. Zapisz e-mail jako szablon i użyj go ponownie w razie potrzeby!

Automatycznie usuwaj e-maile promocyjne ze swojej skrzynki odbiorczej

Chociaż e-maile marketingowe, biuletyny i automatyczne odpowiedzi ze stron internetowych mogą nie zajmować dużo czasu, mogą rozpraszać i irytować. Jeśli chcesz skupić się na ważniejszych wiadomościach, istnieje sposób, aby dość łatwo się ich pozbyć.

Jak to zrobić?

Nawet jeśli nie pracujesz w sprzedaży ani marketingu, jeśli masz dość e-maili promocyjnych zatykających Twoją skrzynkę odbiorczą, istnieje prosty sposób na pozbycie się ich: użyj filtrów Gmaila. Wybierz otrzymaną wiadomość i określ, czy podobne e-maile z tego adresu mają być filtrowane. Następnie, po posortowaniu wiadomości według nadawcy, wybierz, co z nimi zrobić: oznaczyć, zarchiwizować lub usunąć.

Zrób to dla każdego przychodzącego e-maila marketingowego, aby mieć pewność, że nie będziesz otrzymywać więcej w przyszłości.

Od kilku lat Gmail ma zintegrowaną tę funkcję. Jeśli chcesz, nadal możesz uzyskać do niego dostęp i skonfigurować go z własnymi parametrami!

E-maile usuwane automatycznie po określonej liczbie dni w skrypcie

Przechodzimy do najbardziej zaawansowanych i technicznych funkcji automatyzacji Gmaila, przechodząc przez Google Script.

Podobnie jak w przypadku każdego kodu JS, możesz skonfigurować reguły automatyzacji w konsoli za pomocą Google Script, aby zautomatyzować zadania e-mail, takie jak usuwanie e-maili po określonej liczbie dni.

Jest to bardzo przydatny skrypt dla osób zajmujących się sprzedażą i marketingiem, które otrzymują mnóstwo e-maili, aby uzyskać jaśniejszą wizję i zmniejszyć zatłoczone skrzynki odbiorcze.

Jak to zrobić?

1. Przejdź do tego adresu URL: https://script.google.com/;
2. Zaloguj się na swoje konto Google;

1. Utwórz nowy skrypt

1. Wklej poniższy skrypt;

Skrypt automatycznego usuwania

funkcja auto_delete_mails() { var label = GmailApp.getUserLabelByName("Usuń mnie"); // Etykieta oznaczająca e-maile oznaczone do usunięcia if(label == null){ GmailApp.createLabel('Delete Me'); } else{ var delayDays = 2 // Liczba dni przed przeniesieniem wiadomości do kosza var maxDate = new Date(); maxDate.setDate(maxDate.getDate()-delayDays); var wątki = label.getThreads(); dla (var i = 0; i

• Nie zapomnij podać liczby dni, przez które chcesz usunąć swój e-mail!
• Znajdź tytuł dla swojego skryptu i wdróż go.

Skrypt uśpionych wiadomości e-mail

Ta jest również bardzo przydatną funkcją w Google Scripts.

Odkładanie wiadomości e-mail pozwala ukryć wątek w skrzynce odbiorczej do określonej godziny. Jest to bardzo przydatne, jeśli nie musisz zajmować się czymś od razu lub musisz do tego wrócić później.

Jak to zrobić?

1. Przejdź do tego adresu URL: https://script.google.com/;
2. Zaloguj się na swoje konto Google;
3. Utwórz nowy skrypt;
4. Wklej poniższy skrypt:

• Wdróż swój kod.

Odłożenie wiadomości tymczasowo usuwa jej oznaczenie jako przeczytanej po określonej liczbie dni.

Jakie są główne zalety automatyzacji Gmaila?

Cóż, jeśli przeczytałeś wszystkie powyższe zautomatyzowane funkcje, powinieneś już mieć pomysł.

Zasadniczo, jak każde zautomatyzowane narzędzie, celem jest skrócenie czasu na zdobycie pieniędzy.

Jak widać na poniższym obrazku, właśnie to robimy z LaGrowthMachine:

Ale jest tego więcej.

Zyskaj więcej czasu

Funkcje automatyzacji poczty e-mail, takie jak automatyzacja odpowiedzi na wiadomości e-mail, odkładanie wiadomości e-mail w celu późniejszej odpowiedzi i usuwanie wiadomości e-mail po określonej liczbie dni to sposób na ograniczenie żmudnego procesu ręcznego zarządzania tysiącami wiadomości e-mail.

Utrzymywanie dobrych relacji z klientami (dla osób rozwijających się)

Jeśli automatyzujesz Gmaila, masz więcej czasu na skupienie się na ważnych zadaniach lub kluczowych relacjach z klientami.

Jest to sytuacja, w której wszyscy wygrywają.

Im szybciej Twój zespół będzie w stanie odpowiedzieć na zapytania klientów, tym lepiej dla trwałości relacji biznesowych z nimi. To właśnie zapewnia automatyzacja Gmaila.

Zmniejszanie błędów

Dzięki automatyzacji Gmaila możesz pozbyć się błędów ludzkich, które mogą kosztować cię sporo pieniędzy w postaci utraconych potencjalnych klientów.

Rzeczywiście, automatyzacja jest świetnym narzędziem, ponieważ zapewnia – jeśli najpierw dokonałeś dobrej konfiguracji – uzyskanie czystej, przefiltrowanej, zorganizowanej skrzynki odbiorczej bez utraty lub usunięcia niektórych ważnych wiadomości e-mail.

Zdobądź więcej potencjalnych klientów

Wreszcie, automatyzacja Gmaila pomaga Twoim handlowcom zdobywać więcej potencjalnych klientów. Możesz zapytać, jak to jest?

Cóż, ze wszystkich powodów, które przedstawiliśmy powyżej, ale nie tylko. Automatyzacja Gmaila daje również możliwość wysyłania znacznie większej liczby e-maili sprzedażowych B2B niż w przypadku ręcznego pozyskiwania klientów.

Właśnie to zobaczymy teraz.

Automatyzacja Gmaila do masowego wysyłania e-maili

Gmail może być używany do masowych e-maili, do poszukiwania potencjalnych klientów.

Rzeczywiście, zautomatyzowana funkcja Gmaila pomaga wysyłać wiadomości e-mail do dużej liczby osób jednocześnie. To doskonały sposób na generowanie leadów i sprzedaż.

Trzeba jednak uważać, aby nie pogorszyć swojej dostarczalności, co na dłuższą metę byłoby złe.

Czy to dobry pomysł?

Wszystko zależy od liczby e-maili i formatu e-maili.

Jeśli zamierzasz wysłać dobrze przygotowany osobisty e-mail do każdego potencjalnego klienta, będzie to bardzo czasochłonne i trudne.

Ale jak widzieliśmy wcześniej, dzięki Gmail Automation możesz skonfigurować szablony, które będą automatycznie wysyłać e-maile w odpowiednim czasie.

W ten sposób Twoi potencjalni klienci nie wypadną przez szczeliny, ponieważ będą stale otrzymywać od Ciebie e-maile.

Możesz to zrobić za darmo, co może być dobrym rozwiązaniem na rozpoczęcie poszukiwania, jeśli nie masz na to budżetu.

Pamiętaj jednak, że Gmail ogranicza 500 na 24 godziny dla bezpłatnych kont.

Jak to zrobić?

Istnieją różne metody wysyłania wielu e-maili jednocześnie przez Gmaila.

1. Możesz to zrobić ręcznie: możesz wybrać listę kontaktów, do których chcesz wysłać wiadomość e-mail, a następnie po prostu skopiować i wkleić tę samą wiadomość dla każdego odbiorcy.
2. Możesz użyć oprogramowania do automatyzacji: jest to przydatne, jeśli chcesz wysłać e-maile do dużej liczby osób za jednym razem. Dobre oprogramowanie będzie miało takie funkcje, jak śledzenie współczynników otwarć, współczynników klikalności i liczby otwarć wiadomości e-mail przez odbiorcę.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat, możesz odwiedzić nasz post na temat masowego wysyłania Gmaila.

Najlepszy przepływ pracy w Gmailu przy użyciu LaGrowthMachine

LaGrowthMachine to narzędzie do automatyzacji sprzedaży, które pozwala zyskać dużo czasu przy jednoczesnej optymalizacji współczynnika konwersji, dzięki zautomatyzowanym sekwencjom wielokanałowym.

Jak to działa?

1. Połącz swoje konto Gmail (i LinkedIn);
2. Zaimportuj listę potencjalnych klientów (niekoniecznie zawierającą profesjonalne e-maile);
3. Nasze narzędzie wzbogaci dane i znajdzie 30 – 60% e-maili pro;
4. Będziesz mógł budować swoją kampanię e-mailową bez żadnych ograniczeń.

Chociaż nasze własne doświadczenie i dane każą nam sądzić, że wielokanałowość jest wydajniejsza niż tylko sekwencje e-maili, niektórzy z naszych klientów wolą pozostać przy niej tylko w kanałach e-mail.

Jeśli jesteś w takim przypadku, oto sekwencja, która może pasować do Twoich potrzeb:

1. D1 – E-mail wprowadzający do sprzedaży: W tym e-mailu powinieneś przedstawić siebie, swoją firmę oraz oferowany produkt/usługę.
2. D3 – Kolejny e-mail 1: Jeśli nie otrzymałeś żadnej odpowiedzi na swój pierwszy e-mail, dobrym pomysłem jest wysłanie nieco innej wersji tej samej wiadomości.
3. D6 – E-mail uzupełniający 2: Po drugim e-mailu powinieneś już wiedzieć, kto jest zainteresowany, a kto nie. Jeśli nadal nie ma odpowiedzi od potencjalnego klienta, nadszedł czas, aby być bardziej kreatywnym w swoim copywritingu.
4. D9 – Zamknięcie: Jeśli nadal nie otrzymałeś odpowiedzi od potencjalnego klienta, możesz poprosić go, aby skierował Cię do najbardziej odpowiedniej osoby w jego firmie.

Jeśli wykonasz krótki krok (z dobrym copywritingiem i konfiguracją techniczną), będziesz w stanie dotrzeć do 3,5 razy większej liczby potencjalnych klientów B2B, niż gdybyś robił to ręcznie.

Ale najlepsze jest to, że możesz odpowiadać na swoje leady bezpośrednio w naszej skrzynce odbiorczej: