La migliore guida sull'automazione di Gmail!

Cosa puoi automatizzare con Gmail?

L'obiettivo dell'automazione di Gmail è impostare processi automatizzati per aiutarti nelle attività quotidiane. Include una gamma molto ampia di funzionalità, dalle bozze delle e-mail ai promemoria di follow-up e ai flussi di lavoro automatizzati.

L'automazione di Gmail è diventata indispensabile per venditori e marketer in crescita poiché li aiuta a risparmiare tempo e ad essere più produttivi. Sapendo che Gmail ha 1,5 miliardi di utenti in tutto il mondo mentre Outlook ne ha solo 400 milioni, l'automazione di Gmail è un vero punto di svolta per i team di vendita!

Ecco l'elenco delle attività che puoi:

• Ordinamento dei messaggi in arrivo con etichette
• Inoltro automatico di e-mail e contrassegno con filtri
• Invio di risposte pre-scritte con risposte predefinite
• Elimina automaticamente le email promozionali dalla tua casella di posta
• Email cancellate automaticamente dopo il numero di giorni specificato
• Funzionalità di posticipazione delle e-mail
• Automatizzare le e-mail programmandole in anticipo.

Daremo un'occhiata a tutte queste attività che puoi automatizzare con Gmail, spiegandoti come farlo ogni volta in modo che tu possa apportare le modifiche subito dopo aver letto questo articolo.

Ordinamento dei messaggi in arrivo con etichette

Grazie alle etichette di categoria, è possibile ordinare e organizzare le e-mail in arrivo in Gmail. Puoi impostare etichette per contatti specifici in modo che quando un'e-mail da quel contatto arriva nella tua casella di posta venga ordinata automaticamente.

Con una casella di posta straripante, è fondamentale poter distinguere tra le e-mail urgenti e quelle che possono attendere. Fare questo ordinamento manualmente richiede tempo prezioso della tua giornata, ma Gmail offre una soluzione.

C'è un menu a discesa nella barra di ricerca che ti consente di ordinare per oggetto, mittente o data.

Come farlo?

Puoi impostare etichette per termini di filtro più specifici in modo che Gmail etichetti automaticamente i messaggi in arrivo correlati a quel termine.

In questo modo, puoi vedere rapidamente quali e-mail urgenti richiedono la tua attenzione immediata senza guadare catene di messaggi irrilevanti.

Vediamo come affrontarlo passo dopo passo.

1. Clicca su “Impostazioni” e “Vedi tutte le impostazioni”;

1. Vai alla sezione “Etichetta”;
2. Clicca su “Crea una nuova etichetta” o rimuovi quelle vecchie.

Se utilizzi LaGrowthMachine per il tuo scopo di automazione di Gmail, puoi anche gestire il tuo lead direttamente all'interno del nostro strumento, senza utilizzare etichette.

È molto più facile e più conveniente per scopi di prospezione.

Inoltro automatico di e-mail e contrassegno con filtri

In Gmail, la funzione filtri ti consente di impostare le condizioni che si attivano quando un'e-mail arriva nella tua casella di posta ed eseguire azioni di conseguenza.

Ad esempio, puoi impostare un filtro per inoltrare le email da un indirizzo a un altro o contrassegnarle automaticamente come lette.

È molto utile quando fai prospezione B2B, poiché riceverai e invierai un sacco di e-mail ogni giorno! Proprio come le etichette, i filtri sono un modo per ripulire e organizzare la posta in arrivo per avere una visione più chiara.

Come si fa a impostare i filtri?

1. Clicca su “Impostazioni” e “Vedi tutte le impostazioni”;
2. Vai alla sezione “Filtri e indirizzi bloccati”;

1. Clicca su “Crea nuovo filtro”;
2. Compila i campi a seconda del filtro che desideri creare.

Invio di risposte pre-scritte con risposte predefinite

Le risposte predefinite di Gmail sono uno strumento ingegnoso che consente agli utenti di salvare e utilizzare messaggi precompilati. Per abilitare questa funzione, vai semplicemente su "Impostazioni" (l'icona dell'ingranaggio) e segui le istruzioni fornite. Questo ti permetterà di rispondere rapidamente a qualsiasi richiesta con pochi clic!

Se ti ritrovi a rispondere ripetutamente agli stessi tipi di richieste o follow-up, prova a creare modelli per tali risposte. Devi sapere che Gmail ti consente di archiviare queste risposte salvate nella tua casella di posta in modo da poter rispondere a e-mail ripetitive senza dover digitare ogni volta lo stesso messaggio.

Come farlo?

1. Apri una nuova casella di posta elettronica e scrivi la risposta che desideri salvare come modello;

1. Vai alla scheda "Altre opzioni";

1. Fare clic sul pulsante "Modelli";

1. Salva l'email come modello e riutilizzala quando necessario!

Elimina automaticamente le email promozionali dalla tua casella di posta

Anche se le e-mail di marketing, le newsletter e le risposte automatiche dai siti Web potrebbero non occupare molto tempo, possono essere fonte di distrazione e fastidio. Se vuoi rimanere concentrato su messaggi più importanti, c'è un modo per sbarazzartene abbastanza facilmente.

Come farlo?

Anche se non lavori nelle vendite o nel marketing, se sei stanco delle email promozionali che intasano la tua casella di posta, c'è un modo semplice per sbarazzartene: usa i filtri di Gmail. Seleziona il messaggio che hai ricevuto e specifica che le email simili provenienti da questo indirizzo devono essere filtrate. Quindi, dopo aver ordinato le e-mail per mittente, scegli cosa farne: etichetta, archivia o elimina.

Fallo per ogni email di marketing in arrivo per assicurarti di non riceverne altre in futuro.

Da un paio d'anni, Gmail ha integrato questa funzione. Puoi comunque accedervi e configurarlo con i tuoi parametri, se lo desideri!

Email cancellate automaticamente dopo un numero specificato di giorni di script

Stiamo arrivando ad alcune delle funzionalità più avanzate e tecniche dell'automazione di Gmail, passando attraverso Google Script.

Proprio come qualsiasi codice JS, puoi impostare regole di automazione nella console tramite Google Script per automatizzare le attività di posta elettronica, come l'eliminazione di messaggi di posta elettronica dopo un determinato numero di giorni.

Questo è uno script molto utile per gli addetti alle vendite e al marketing che riceve tonnellate di e-mail, per avere una visione più chiara e ridurre le caselle di posta affollate.

Come farlo?

1. Vai a questo URL: https://script.google.com/;
2. Accedi con il tuo account Google;

1. Crea un nuovo script

1. Incolla lo script qui sotto;

Script per l'eliminazione automatica

function auto_delete_mails() { var label = GmailApp.getUserLabelByName("Cancellami"); // Un'etichetta che indica le email contrassegnate per l'eliminazione if(label == null){ GmailApp.createLabel('Delete Me'); } else{ var delayDays = 2 // Numero di giorni prima che i messaggi vengano spostati nel cestino var maxDate = new Date(); maxDate.setDate(maxDate.getDate()-delayDays); var thread = label.getThreads(); per (var i = 0; i

• Non dimenticare di specificare il numero di giorni in cui vuoi che la tua email venga cancellata!
• Trova un titolo per il tuo script e distribuiscilo.

Script per posticipare le e-mail

Questa è anche una funzione molto utile in arrivo con Google Scripts.

Posticipare le tue e-mail ti consente di nascondere il thread dalla tua casella di posta fino a un momento specifico. È abbastanza utile se non devi occuparti di qualcosa subito o se devi tornarci più tardi.

Come farlo?

1. Vai a questo URL: https://script.google.com/;
2. Accedi con il tuo account Google;
3. Crea un nuovo script;
4. Incolla lo script qui sotto:

• Distribuisci il tuo codice.

La posticipazione di un messaggio ne annulla temporaneamente il contrassegno come letto dopo un determinato numero di giorni.

Quali sono i principali vantaggi di Gmail Automation?

Bene, se hai letto tutte le funzionalità automatizzate sopra, dovresti già farti un'idea.

Fondamentalmente, come ogni strumento automatizzato, l'obiettivo è ridurre i tempi per guadagnare denaro.

Come puoi vedere nell'immagine qui sotto, è quello che stiamo facendo con LaGrowthMachine:

Ma c'è di più.

Guadagna più tempo

Le funzionalità di automazione della posta elettronica come l'automazione delle risposte alle e-mail, la posticipazione delle e-mail per una risposta successiva e l'eliminazione delle e-mail dopo un numero specificato di giorni sono un modo per ridurre il noioso processo di gestione manuale di migliaia di e-mail.

Mantenere una buona relazione con il cliente (per le persone in crescita)

Se stai eseguendo l'automazione di Gmail, hai più tempo a disposizione per concentrarti su attività importanti o relazioni cruciali con i clienti.

È una situazione vantaggiosa per tutti.

Quanto più velocemente il tuo team sarà in grado di rispondere alle richieste dei clienti, tanto meglio sarà per la longevità del tuo rapporto commerciale con loro. Questo è ciò che ti offre l'automazione di Gmail.

Ridurre gli errori

Con l'automazione di Gmail, puoi sbarazzarti degli errori umani che potrebbero costarti un sacco di soldi in termini di opportunità di lead persi.

In effetti, l'automazione è un ottimo strumento poiché ti garantisce, se hai effettuato una buona configurazione in primo luogo, di ottenere una posta in arrivo pulita, filtrata e organizzata senza perdere o cancellare alcune e-mail importanti.

Ottieni più contatti

Infine, l'automazione di Gmail aiuta i tuoi venditori a ottenere più lead. Potresti chiedere com'è?

Ebbene, per tutti i motivi che abbiamo già presentato sopra, ma non solo. L'automazione di Gmail ti dà anche la possibilità di inviare molte più e-mail di vendita B2B rispetto a se stessi prospettando manualmente.

Questo è quello che vedremo adesso.

Automazione di Gmail per l'invio di email di massa

Gmail potrebbe essere utilizzato per scopi di posta elettronica di massa, per prospezione.

In effetti, la funzione automatizzata di Gmail aiuta a inviare e-mail a un gran numero di persone contemporaneamente. È un modo eccellente per la generazione di lead e le vendite.

Tuttavia, devi prestare attenzione a non degradare la tua deliverability, il che sarebbe negativo a lungo termine.

È una buona idea?

Tutto dipende dal numero di email e dal formato delle email.

Se hai intenzione di inviare un'e-mail personale ben congegnata a ciascun potenziale cliente, richiederà molto tempo e sarà difficile.

Ma come abbiamo visto in precedenza, con Gmail Automation, puoi impostare modelli che invieranno automaticamente e-mail per te in modo tempestivo.

In questo modo, i tuoi contatti non cadranno nelle fessure, poiché riceveranno costantemente e-mail da te.

E puoi farlo gratuitamente, che potrebbe essere una buona soluzione per iniziare la ricerca se non hai budget da spendere per questo.

Tieni presente che Gmail limita 500 per 24 ore per gli account gratuiti, tuttavia.

Come farlo?

Esistono diversi metodi che possono essere utilizzati per inviare molte e-mail contemporaneamente tramite Gmail.

1. Puoi farlo manualmente: puoi scegliere l'elenco di contatti a cui desideri inviare l'e-mail, quindi copiare e incollare semplicemente lo stesso messaggio per ciascun destinatario.
2. Puoi utilizzare un software di automazione: questo è utile se devi inviare e-mail a un gran numero di persone in una volta sola. Un buon software avrà funzionalità come il monitoraggio dei tassi di apertura, i tassi di clic e il numero di volte in cui il destinatario ha aperto l'e-mail.

Se vuoi saperne di più su questo, puoi visitare il nostro post sull'invio di massa di Gmail.

Il miglior flusso di lavoro di Gmail con LaGrowthMachine

LaGrowthMachine è uno strumento di automazione delle vendite che ti consente di guadagnare molto tempo ottimizzando il tuo tasso di conversione, attraverso sequenze automatizzate multicanale.

Come funziona?

1. Collega il tuo account Gmail (e LinkedIn);
2. Importa il tuo elenco di lead (non necessariamente contenente email professionali);
3. Il nostro strumento arricchirà i dati e troverà il 30 – 60% delle email professionali;
4. Potrai costruire la tua campagna email senza limiti.

Sebbene la nostra esperienza e i nostri dati ci facciano pensare che il multicanale sia più efficiente delle sole sequenze di posta elettronica, alcuni dei nostri clienti preferiscono mantenerlo solo sui canali di posta elettronica.

Se sei in quel caso, ecco una sequenza che potrebbe adattarsi alle tue esigenze:

1. D1 – E-mail di presentazione delle vendite: in questa e-mail devi presentare te stesso, la tua azienda e il prodotto/servizio che offri.
2. D3 – Email di follow-up 1: Se non hai ricevuto alcuna risposta alla tua prima email, è una buona idea seguire una versione leggermente diversa dello stesso messaggio.
3. D6 – Email di follow-up 2: Dopo la seconda email, dovresti già avere una buona idea di chi è interessato e chi no. Se non c'è ancora alcuna risposta dal tuo potenziale cliente, è il momento di essere più creativo con il tuo copywriting.
4. D9 – Chiusura: se non hai ancora ricevuto una risposta dal tuo lead, puoi chiedergli di portarti dalla persona più rilevante nella sua azienda.

Se segui il passo breve (con un buon copywriting e una configurazione tecnica), sarai in grado di raggiungere 3,5 volte più lead B2B rispetto a quando lo facevi manualmente.

Ma la parte migliore è che puoi rispondere ai tuoi contatti direttamente nella nostra funzione Posta in arrivo: